Protocolo e Cerimonial de Eventos Profª Solange Moura Agosto/2009 E-mail: solange.moura@uol.com.br

Conceituação: Protocolo, Cerimonial e Etiqueta “ protocolo é o conjunto de leis, decretos, normas e regras que regem o cerimonial, objetivando dar a cada um dos participantes de uma solenidade as prerrogativas e privilégios a que têm direito, pelo cargo ou função que ocupam”. (Gilda Fleury Meirelles)

Conceituação: Protocolo, Cerimonial e Etiqueta Toda solenidade, oficial ou não, segue um planejamento elaborado por um conjunto seqüencial de formalidades. A essa seqüência de ações nós definimos como: “o cerimonial é a seqüência de acontecimentos que resultam em um evento, sempre cerimonioso, realizado com pompa e circunstância”. (Gilda Fleury Meirelles)

Conceituação: Protocolo, Cerimonial e Etiqueta Etimologicamente, o termo etiqueta, vem do francês étiquette. Esta facilita o convívio entre as pessoas por meio de comportamento adequado a cada ocasião e cerimônia. Não é regulamentada por leis e decretos, sendo cultural, estudada na antropologia e na sociologia, como resultado de acontecimentos e fatores ambientais que moldam o comportamento de um povo. “ etiqueta é o conjunto de regras de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas”. (Gilda Fleury Meirelles)

Conceituação: Protocolo, Cerimonial e Etiqueta Esse conjunto de formalidades está assim resumido: ► Protocolo: regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento e os lugares. ►Cerimonial: é a organização seqüencial do evento, sempre cerimonioso. ►Etiqueta: está relacionada ao comportamento social das pessoas.

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL A importância do protocolo e do cerimonial nas relações entre as organizações, os diversos segmentos de públicos, o relacionamento governamental e internacional, necessário se faz que o profissional responsável pela coordenação do protocolo e do cerimonial tenha essas qualificações:  - curso superior - pós-graduação, de preferência em relações internacionais - cultura geral ampla - fluência em pelo menos dois idiomas - competência profissional - educação - aparência pessoal - postura.

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL Baseados no artigo 96 do Decreto nº 11.074, de 5 de janeiro de 1978, que regula o Cerimonial do Estado de São Paulo, definimos a competência e atribuições para o responsável pelo Cerimonial, independentemente de sua designação – Relações Públicas; Comunicação Social; Superintendente, Diretor, Chefe, Gerente, Supervisor, Coordenador, Assessor ou Assistente do Cerimonial. Compete a esse profissional:  1. coordenar o Cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e distribuir as atribuições; 2. conhecer ou contribuir para a implantação de uma política de relações públicas que atuará no relacionamento da organização com os seus diversos públicos;

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 3. manter uma listagem atualizada de todos os públicos do interesse da organização; 4. manter articulação com o Cerimonial governamental de sua instância, sendo:  - o da Presidência da República no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações com o setor federal;  - o do Estado no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações com o setor estadual; - o do Município no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações com o setor municipal;

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 5. manter articulação com o Ministério das Relações Exteriores, para o caso de recepção de visitas oficiais – governamentais ou empresariais – estrangeiras;  6. atender o Corpo Diplomático, Consular e demais segmentos envolvidos na política de relacionamento da organização;

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 7. criar sistema de cumprimentos dos públicos do interesse da organização para datas específicas e especiais;  8. encarregar-se de toda a correspondência da presidência da organização que envolva sua política de relacionamento – relações públicas; 9. assessorar a presidência da organização sobre a programação, o protocolo e o cerimonial das solenidades e recepções às quais deva ou não comparecer, informando sobre todos os dados complementares, inclusive o traje exigido;

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 10. coordenar e organizar as solenidades oficiais, que envolvam a presidência e diretoria da organização, assim como o cerimonial de visitas de altas personalidades civis e militares, nacionais ou estrangeiras, providenciando, inclusive, os meios de transporte e hospedagem, se necessário for; 11. organizar a montagem de mesas de honra ou diretora, obedecendo as regras de precedência e a forma de tratamento correspondente a cada personalidade; 12. elaborar o roteiro e o script das cerimônias; 

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 13. coordenar e supervisionar o trabalho do pessoal de apoio, especialmente do Mestre de Cerimônias e das recepcionistas; 14. articular e fornecer todas as informações e a programação das cerimônias ao departamento de imprensa da organização;  15. acionar, com antecedência, os departamentos e serviços de apoio que deverão estar envolvidos ou participando dos atos da organização;

COMPETÊNCIA DO CERIMONIAL 16. articular e solicitar a cooperação de unidades militares necessárias às honras oficiais previstas no cerimonial, bem como a designação de Ajudante-de-Ordem à disposição de altas personalidades civis e militares, nacionais ou estrangeiras, em visita oficial à organização; 17. atuar como introdutor na recepção de visitas oficiais ou formais à organização; 18. resolver os casos omissos.  Adequar esses itens a realidade das organizações facilitará a vida de quem tem, por profissão, de trabalhar com as leis do protocolo, as normas do cerimonial e as regras da etiqueta.

Precedência “ A precedência é o ponto crucial e a base do cerimonial.É reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre a outra, e tem sido, desde os tempos mais antigos, e em todas as partes, motivo de normas escritas, cuja falta de acatamento provoca desgraças”. Blanco Villalta em “Ceremonial em Las Relaciones Publicas”, 1981, Buenos Aires – Argentina.

Precedência Precedência significa que alguém tem prioridade, que precede ou vai adiante, ou que está antes em uma ordem determinada. Aliás, quem quer ficar atrás do outro? Principalmente em se tratando de pessoas que ocupam cargos públicos e empresariais. Quem assina primeiro um acordo? Brasil ou Argentina. Quem se senta primeiro à mesa, o presidente da organização X ou Y?

Precedência No Brasil, devemos seguir as normas de precedência regulamentada pelo Decreto nº 70.274 de 09 de março de 1972, e suas alterações no Decreto nº 83.186 (*) de 19 de fevereiro de 1979, com uma peculiaridade que o distingue dos anteriores – apresenta as ordens de precedência em três níveis hierárquicos: (*) inclui na ordem de precedência artigo 8º das normas de precedência de cerimonial público aprovadas pelo Decreto n° 70.274, o Estado do Mato Grosso do Sul.

Precedência I – Ordem de precedência nas cerimônias oficiais de caráter federal, na Capital da República. II – Ordem de precedência nas cerimônias oficiais, nos Estados da União, com a presença de autoridades federais. III – Ordem de precedência nas cerimônias oficiais, de caráter estadual.

Precedência O critério utilizado pelo Decreto nº 70.274/72 é o de precedência. Entretanto, o profissional poderá ter necessidade de utilizar outros critérios, dependendo das autoridades presentes: ► Anfitrião – deverá comandar o evento, caso não estejam presentes autoridades superiores a ele. ► Hierarquia – Decreto acima citado. ►Data de criação ou constituição – utilizado com a presença de vários representantes de Estados (Governadores), de instituições de classe, universidades, faculdades. ►Antigüidade de diplomação, cargo – utilizado com a presença de várias pessoas que ocupam o mesmo cargo ou função (exemplo: Senadores, Deputados Federais ou Estaduais)

Precedência ►Poder econômico ►Poder da força ► Poder cultural e honraria ► Interesses políticos e empresariais ► Idade ► Sexo (vide observação abaixo) ► Ordem alfabética ► Bom senso Obs: Esses critérios não subsistem isoladamente, mas se complementam e se somam.

Precedência Somente no protocolo social deve-se observar o seguinte: ► o mais velho tem precedência sobre o mais novo, quando ocupadas funções do mesmo escalão; ► as senhoras têm precedência sobre os cavalheiros, quando ocupadas funções do mesmo escalão; ► entre idade e sexo, precede a idade. OBSERVAÇÃO: No protocolo governamental e empresarial, as mulheres não têm precedência sobre os homens, ocupando os lugares que lhe são de direito, de acordo com o cargo ou função que ocupam.

Precedência Em “Tapetes de Cumprimentos” Os “Tapetes de Cumprimentos” são utilizados para reverenciar anfitriões, convidados especiais e homenageados no momento dos cumprimentos. São organizados da seguinte forma: ►as filas devem ser formadas da esquerda para a direita; ► a precedência é do anfitrião, seguido do convidado especial ou homenageado, esposa do anfitrião, esposa do convidado especial ou homenageado. ► quando compostas somente com homens, a precedência é do anfitrião, seguida do convidado especial ou homenageado.

Precedência Serviços à Mesa Nos serviços descritos abaixo mostramos, apenas, a precedência em cada estilo.

Precedência ►Serviço à Francesa a precedência – primeira pessoa a ser servida – é do convidado especial, ficando os anfitriões por último; inicia-se pela primeira senhora, sentada à direita do anfitrião, seguem-se todas as senhoras e, por último, a anfitriã; em seguida, começa-se pelo convidado sentado à direita da anfitriã, seguem-se todos os senhores, e por último, o anfitrião. aguarda-se a anfitriã iniciar sua refeição; exceção feita quando a anfitriã convida todos para que iniciem suas refeições

Precedência ► Serviço à Inglesa os anfitriões são servidos primeiro; após a anfitriã, todas as senhoras são servidas; segue-se o anfitrião, antes de todos os convidados; aguarda-se o último ser servido para se iniciar; embora o serviço à inglesa seja muito utilizado, esta forma de precedência é a menos usada.

Precedência Considerações Gerais sobre a Precedência Artigo 16 do Decreto nº 70.274/72, “Nos casos omissos, o Chefe do Cerimonial, quando solicitado, prestará esclarecimento de natureza protocolar, bem como determinará a colocação das autoridades e personalidades, que não constem da Ordem de Precedência”. 1. A ordem de precedência se refere à entrada das pessoas, composição de mesa, lugares e citação. Para pronunciamentos, a ordem de precedência é inversa, ou seja, a maior autoridade faz seu pronunciamento por último e a menor autoridade em primeiro lugar. 2. As ordens de precedência em eventos internos dos órgãos e organizações (Empresas, Universidades, Legislativo, etc...), seguem o organograma da instituição.

Precedência 3. Em eventos que contam com a participação de convidados, utiliza-se o seguinte critério: Anfitrião Convidados, em ordem de precedência → instância federal 1º escalão → instância estadual 2º escalão → instância municipal 3º escalão Os da casa, em ordem de precedência. 4. As autoridades militares e religiosas devem ser inseridas de acordo com sua instância e hierarquia, sempre após o primeiro escalão.

Presidência nos Eventos É necessário não confundir presidência com precedência. Em geral, a presidência é do anfitrião, que nem sempre terá a maior precedência no evento. O presidente da mesa deve ocupar o centro, o chamado ponto zero. As exceções ficam por conta de eventos com a presença do Presidente da República, do Vice-Presidente da República, e das organizações que se subordinam a um órgão superior.

Presidência nos Eventos Importante: “ O Presidente da República presidirá sempre a cerimônia a que comparecer. Não comparecendo o Presidente da República, o Vice- Presidente da República presidirá a cerimônia a que estiver presente.

Presidência nos Eventos Solenidades Empresariais Não existe nenhuma regulamentação para solenidade no âmbito empresarial, sejam entidades de classe ou empresas. Nesses casos, estando presentes autoridades governamentais – federais, estaduais e municipais – observa-se o Decreto nº 70.274/72, e se adapta ao tipo de cada ato e evento. O Presidente da Organização (anfitrião) terá precedência sobre as demais autoridades e presidirá a solenidade, caso não estejam presentes o Presidente da República e o Vice-Presidente da República. Ausentes o Presidente da República e o Vice-Presidente da República, e presente o Governador do Estado, a este deverá ser dado o centro da mesa.

Presidência nos Eventos Em solenidades empresariais nos Municípios, o Prefeito Municipal deverá ter o lugar de honra – à direita do anfitrião -, não sendo obrigatório dar-lhe a presidência do evento. Na ausência das autoridades acima, após o anfitrião, a precedência será da maior autoridade presente, seguida da segunda em hierarquia, e assim por diante. Outros integrantes da entidade de classe ou da empresa, mesmo sendo diretores, ocuparão seus lugares após as autoridades.

Lugares A ordem de precedência entre autoridades governamentais e civis é regulamentada por legislação específica e, juntamente com a presidência de uma solenidade, contribuem para a composição da mesa diretora, determinando os assentos de seus integrantes.

Lugares Nas precedências convencionou-se que o centro da mesa é o ponto zero, o local de onde o anfitrião comanda o evento. O lugar de honra é à direita do ponto central da mesa, na maioria dos países do Ocidente.

Lugares Entende-se como anfitrião um cidadão em sua residência, um reitor em sua Universidade, um presidente de empresa em sua organização, um prefeito em sua cidade, etc...A ele será dado o lugar de comando, ponto central da mesa, chamado de ponto zero e a partir daí será feita a precedência. É comum, nos eventos, o convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, podendo este lhe ceder o centro da mesa, como deferência e cortesia. A exceção é feita com a presença do Presidente da República ou do Vice-Presidente, que sempre ocupam posição privilegiada.

Lugares → Para a determinação dos lugares é necessário utilizar a designação correta para os tipos de mesa: ► Mesa de Honra – termo utilizado para as solenidades elitizadas, e organizadas com pompa, como cerimônias de posse, transmissão de cargo, entrega de honrarias, medalhas e outras. ► Mesa Diretora – termo utilizado para os eventos informativos, questionadores e expositivos, como palestras, conferências, fórum, debates, simpósio, seminário, congressos, feira, salão, entre outros. ► Mesa de Trabalho – termo utilizado somente para reuniões de trabalho.

Lugares → Na determinação dos lugares é preciso considerar, ainda, o tipo de evento que se está realizando: ► Estilo plenário ou auditório – com composição de mesa diretora e a presença de platéia – palestra, simpósio, seminário, entrevista coletiva, outros. ► Estilo aberto – sem composição de mesa diretora – inaugurações, coquetéis, comícios, outros. ► Estilo reunião ou banquete – com os participantes sentados em mesas distintas ou em uma única mesa - reunião, almoço, jantar, café da manhã, outros.

Lugares Estilo Plenário: Campõe-se a mesa diretora chamando em primeiro lugar o anfitrião, caso não estejam presentes o Presidente da República ou o Vice - Presidente. O lugar do anfitrião é ao centro, a maior autoridade à sua direita, a seguinte à sua esquerda e assim por diante. O Governador do Estado, o Prefeito Municipal ou os Presidentes dos outros Poderes se sentarão à direita do anfitrião, caso não seja um evento de sua instância. (QUADRO 1)

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Lugares Utiliza-se, também, a composição de mesa diretora das extremidades para o centro, sob a alegação de que não se deve fazer as autoridades esperarem. Essa forma de montagem é muito utilizada na Capital Federal – Brasília – e ambas estão corretas. A composição de Mesa Diretora com um número ímpar de participantes facilita a definição do centro; sendo o número ideal de sete a onze membros. No caso de mesa par, a divisão do centro é alterada para a direita, sendo o lugar nobre o centro-direito (de frente para a platéia); o centro-esquerdo é o segundo lugar em importância. O número ideal é de oito a doze lugares (QUADRO 2).

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Lugares Estilo Aberto: A organização do evento deve preocupar-se somente com a ordem de precedência para chamada, caso haja, que é idêntica para os eventos estilo plenário – da maior autoridade para a menor. Os lugares são livres; os mais próximos do anfitrião são os lugares de destaque. Sendo necessária a definição de lugares, estes poderão estar marcados por identificadores ou marcadores de pé, com indicações no chão.

Lugares Estilo Reunião ou Banquete São os eventos nos quais os participantes sentados, em uma única ou em diversas mesas, debatem e trocam idéias sobre determinado assunto, realizando negócios ou visando ao entrosamento e à confraternização – reuniões, almoços, jantares. Os lugares são determinados pelas cabeceiras, que são de três tipos: Cabeceira inglesa; Cabeceira francesa e Cabeceira presidencial.

Lugares Cabeceira Inglesa Devem ser organizadas assim: 1. Os anfitriões sentam-se na cabeceira, o convidado especial ao lado direito da anfitriã e a convidada especial ao lado direito do anfitrião, no caso de casais; A composição da mesa que, não sendo formada por casais, o lado direito dos anfitriões será dos convidados especiais, sejam homens ou mulheres;

Lugares 3.Estilo muito utilizado com o objetivo de homenagear pessoas, dando-lhe a posição nobre à mesa; 4.Desejando-se intercalar os casais, o número de convivas deve ser sempre múltiplo de quatro mais dois, a fim de que se alternem damas e cavalheiros. Anfitriões devem ocupar a cabeceira; convidado especial à direita da anfitriã e convidada especial à direita do anfitrião.

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Lugares Cabeceira Francesa Neste estilo, as cabeceiras não são definidas e, dependendo do objetivo do evento, a montagem poderá ser de duas formas:

Lugares QUADRO 4 – Homenagem Os anfitriões sentam-se ao centro da mesa; O convidado ao lado direito da anfitriã; A convidada ao lado direito do anfitrião; A composição da mesa não sendo formada por casais, o lado direito dos anfitriões é reservado aos convidados especiais; sejam homens ou mulheres.

Lugares QUADRO 4 – Homenagem

Lugares QUADRO 5 – Negociação O anfitrião senta-se à frente do convidado, montagem que facilita a interlocução entre os dois; Demais convidados sentados à direita e à esquerda do anfitrião e do convidado; Os de menor hierarquia ficam próximo das cabeceiras, que permanecem desocupadas.

Lugares QUADRO 5 – Negociação

Lugares Cabeceira Presidencial Neste estilo, somente a cabeceira é definida, sentando-se nela o anfitrião/coordenador do evento. O anfitrião ou coordenador do evento senta-se à cabeceira da mesa; O primeiro em hierarquia à sua direita; O segundo em hierarquia à sua esquerda. Assim por diante, até o final da mesa,ficando livre a cabeceira oposta a do anfitrião/coordenador do evento.

Lugares Cabeceira Presidencial

Referências Bibliográficas MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e Cerimonial:Normas, Ritos e Pompa. São Paulo: IBRADEP, 2006. Bibliografias Complementares: "Cerimonial para Relações Públicas", de Nelson Speers (Ed.USP), "Cerimonial e Protocolo - Organização de Solenidades e Convívio Social", de Paulo Schneider (Ed.Sulina), "Cerimonial Universitário", de Maria Lizabete Azolin (Edição independente, impressa na UFSM). “Tudo sobre eventos” e “Eventos – Seu Negócio, Seu Sucesso”, de Gilda Fleury Meirelles.