Gestão de Projetos - aula 5: organização - Profª. Vilma Tupinambá, MsC

Projeto é um esforço TEMPORÁRIO para criar um produto, serviço ou resultado EXCLUSIVO. É um empreendimento não-repetitivo (temporário), com uma sequencia bem definida de eventos com inicio e fim, conduzido por pessoas, para se obter um novo produto, serviço ou resultado (único) que se caracteriza por: possuir objetivos e requisitos definidos (escopo): obedecer ao orçamento aprovado (custo) e ser concluído em prazo especificado (tempo)

Projeto Operação Projeto Diferença entre Projeto e Operação É um esforço temporário e único Produz produto, serviço ou resultado único. Termina quando o resultado é alcançado Elaborado progressivamente em etapas Operação É um esforço contínuo e repetitivo Produz o mesmo produto/serviço Finalidade é manter o negócio Trabalho repetitivo Projeto

O projeto e a operação possuem características em comum São realizados por pessoas, possuem recursos limitados, são planejados, executados e controlados, realizados para atingir objetivos organizacionais.

O processo aparece tanto em operações continuadas quanto em projetos. Processo é algo que tem entradas, saídas e atividades intermediarias para transformar entradas em saídas. Às atividades do processo são aplicadas ferramentas e técnicas para produzir as saídas desejadas. Ressalta-se que os processos das operações são diferentes dos processos dos projetos. Os processos realizados nas operações são processos técnicos e os processos de gerenciamento de projetos são processos gerenciais.

Organização temporária Operação continuada Organização temporária Fonte: http://www.wankesleandro.com/2009/10/entendendo-o-basico-de-projetos-onde.html, acessado em 20set2015

Fases do Projeto

Fases do Projeto Concepção Geração Seleção Gestão Planejamento Execução Controle Conclusão

Fases do projeto - Concepção Geração Estudar a necessidade de realizar um projeto Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar. Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto – usuários, clientes, direção e outros.

Fases do projeto - Concepção Seleção Estudar a viabilidade de realizar um projeto Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar

GESTÃO

Origens de um Projeto Necessidade Empresarial Avanço Tecnológico Planejamento Empresarial Demanda de Mercado Exigência Legal Solicitação de Cliente

Definição dos papéis e responsabilidades do projeto

Direção Executiva Define a visão estratégica e objetivos para um determinado programa ou projeto. A equipe lidera os esforços para construir consenso de toda a organização para apoiar o projeto ou os objetivos do programa.

patrocinador cliente Stakeholders (Partes Interessadas do Projeto) – pessoas ou organizações (clientes, patrocinadores, artistas, público) que estão envolvidas ativamente no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente impactados pela execução ou implementação do projeto. usuário gerente de programas gerente de portfólio

usuários - consumidor Cliente/ usuários- consumidor Aquele que contrata os serviços ou produtos. É o ator principal. É o destinatário. usuários - consumidor

Patrocinador do projeto Fornece clareza da visão do projeto, e dirige as atividades da equipe do projeto. Aloca recursos para o projeto. Fornece autoridade executiva necessária para superar os obstáculos e barreiras organizacionais. É o “guardião do business case”, e o responsável final pelo sucesso ou fracasso do projeto.

Gerente de Portfólio Portfólio é tudo que a empresa faz. Um Portfólio pode ter programas, projeto isolados, operações, portfólios menores etc. Gerente do Programa Pessoa responsável pela gestão centralizada e coordenada de um programa (grupo de projetos relacionados) para alcançar os objetivos e os benefícios estratégicos do programa. No Programa a capitalização de benefícios são maiores do que seriam os obtidos se os projetos fossem gerenciados individualmente.

Estrutura Organizacional para administração dos Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO: Project Management Office) Uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas com a gestão centralizada e coordenada dos programas/projetos sob seu domínio.

Gerente de Projeto A pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto. O gerente de projeto é responsável por coordenar e integrar as atividades em várias linhas funcionais e gerenciar as comunicações entre as partes interessadas. O gerente de projeto realiza o acima descrito, gerenciando o escopo do projeto, o tempo, custo e qualidade. Finalmente, o gerente de projeto aplica o gerenciamento de projetos, a gerência geral e habilidades técnicas, bem como a gestão de equipe, negociação, perspicácia financeira e de negócios, combinados com um entendimento da política de organização para atender os objetivos do projeto e para atender ou exceder as expectativas das partes interessadas.

Equipe de Projeto Todos os membros da equipe de projeto, incluindo a equipe de gerenciamento de projetos, o gerente de projeto, e para alguns projetos, o patrocinador do projeto. A organização cujo pessoal está mais diretamente envolvido em fazer o trabalho do projeto. Gerente Técnico Responsável pela execução técnica do projeto em comparação aos requisitos do projeto, metas de qualidade, e restrições orçamentárias e cronogramas. Garante que as entregas técnicas sejam consistentes com a estratégia técnica global da empresa. Líder de Equipe do Projeto Responsável por garantir que as tarefas acordadas e as designações do projeto sejam concluídas no prazo, no orçamento, e dentro dos padrões de qualidade para o pessoal sob sua esfera de controle ou influência. O líder da equipe deve ter conhecimento dos princípios e práticas de gerenciamento de projeto e entender as questões estratégicas e operacionais da unidade de negócios. Gerente funcional – Em relação aos projetos, é a pessoa responsável por assegurar que as tarefas acordadas do projeto sejam cumpridas usando recursos pré-definidos sob o controle do gerente funcional, dentro das restrições de escopo, tempo, orçamento e qualidade. Analista de Negócios Interface primária entre projetos e parceiros de negócios. Responsável pela compreensão dos processos atuais e futuros, incluindo os processos para toda a empresa. Documenta requisitos de negócios, gera casos de negócios, auxilia na definição de benefícios/custos do projeto, e participa das revisões do projeto.

Motivos da Finalização de um Projeto Bem-sucedido Cumprimento do prazo, custo, escopo e qualidade Insucesso Descontinuidade Não atendimento do prazo e/ou custo, e/ou escopo e/ou qualidade

Quais as causas dos Fracassos em Projetos ? Quando um projeto é encerrado prematuramente, é cancelado ou termina sem que seus objetivos tenham sido atingidos, considera-se que ele fracassou. Expectativas irrealistas Planejamento deficiente Falha no controle de desempenho Falta de liderança efetiva Falta de skills dos membros do time de projeto Falta de motivação do time e dos interessados Falta de apoio dentro da organização  Falta de recursos  Planejamento e Comunicação são as duas atribuições críticas que o GP não deve delegar. 

Objetivo é garantir a qualidade dos produtos e serviços gerados, considerando prazo, custo e escopo