Ministério da Cultura P R E S T A Ç Ã O D E C O N T A S O R I E N T A Ç Õ E S G E R A I S Francisco Alves de Carvalho Secretaria Executiva Diretoria de Gestão Interna Coordenação de Prestação de Contas

R E C O M E N D A Ç Ã O Antes de iniciar quaisquer atividades relacionadas à execução do projeto e elaboração da prestação de contas, é imprescindível a leitura da Instrução Normativa nº 01/97 STN/MF, Portaria Interministerial – PI nº 127/2008, do Termo de Convênio e Plano de Trabalho.

O B S E R V A Ç Ã O S Ú M U L A 230/TCU “Compete ao gestor sucessor apresentar as contas referentes aos recursos federais recebidos por seu antecessor, quando este não o tiver feito ou, na impossibilidade de fazê-lo, adotar as medidas legais visando ao resguardo do patrimônio público com a instauração da competente Tomada de Contas Especial, sob pena de co-responsabilidade.”

QUEM DEVE PRESTAR CONTAS? Toda pessoa que utilize, arrecade, guarde, gerencie, administre ou responda por dinheiros, bens e valores públicos da União ou que em seu nome assuma obrigação de natureza pecuniária, bem como o gestor de quaisquer recursos repassados pela União, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, a Estado, ao Distrito Federal, a Município, a entidades públicas, privadas e as organizações particulares. (art. 70/CF/88 e artigo 84 do Decreto 200/67).

QUANDO PRESTAR CONTAS Art. 7º, inciso VIII da IN/STN 01/97. “...a obrigatoriedade de o convenente de prestar contas dos recursos recebidos, no prazo máximo de sessenta dias, contados da data do término da vigência...” Art. 56 – PI 127/2008. “O órgão ou entidade que receber recursos na forma estabelecida nesta Portaria estará sujeito a prestar contas da sua boa e regular aplicação no prazo máximo de trinta dias contados do término da vigência do convênio...”

DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS - PI 127/2008. Art. 58. A prestação de contas será composta, além dos documentos e informações apresentados pelo convenente ou contratado no SICONV, do seguinte: I - Relatório de Cumprimento do Objeto; II - declaração de realização dos objetivos a que se propunha o instrumento; III - relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, quando for o caso; IV - a relação de treinados ou capacitados, quando for o caso; V - a relação dos serviços prestados, quando for o caso; VI - comprovante de recolhimento do saldo de recursos, quando houver; VII - termo de compromisso por meio do qual o convenente ou contratado será obrigado a manter os documentos relacionados ao convênio ou contrato de repasse, nos termos do § 3º do art. 3º.

DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS NA PRESTAÇÕES DE CONTAS – IN/STN 01/97. Art. 28. O órgão ou entidade que receber recursos, inclusive de origem externa, na forma estabelecida nesta Instrução Normativa, ficará sujeito a apresentar prestação de contas final do total dos recursos recebidos, que será constituída de Relatório de Cumprimento do Objeto, acompanhada de: Relatório de Execução Físico-Financeira; Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos; Relação de Pagamentos;

DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS – IN/STN 01/97. Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União); Extrato da conta bancária específica e da conta de investimento do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso; Cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia; Comprovante de recolhimento do saldo de recursos, à conta indicada pelo concedente, ou GRU, quando recolhido ao Tesouro Nacional;

DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS NA PRESTAÇÕES DE CONTAS – IN/STN 01/97. Cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal; Obs: Cópia das cotações de preços realizadas no mercado, no mínimo 3 (três) orçamentos/pesquisas válidos, com vistas a garantir os princípios administrativos, contendo a data de validade da proposta, as condições de fornecimento dos bens/serviços, em papel timbrado e devidamente assinado. (PI 127/2008)

GUARDA DOS DOCUMENTOS PI 127/ Artigo 3º (...) § 3º O convenente ou contratado deverá manter os documentos relacionados ao convênio e contrato de repasse pelo prazo de dez anos, contado da data em que foi aprovada a prestação de contas.

DAS VEDAÇÕES realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar; pagamento de gratificação, consultoria, assistência técnica ou vantagem, a dirigentes, associados ou servidores que pertençam aos quadros de órgãos ou de entidades da Administração Pública Federal, Estadual, Municipal ou Distrito Federal, ou que estejam lotados ou em exercício em qualquer dos entes partícipes. realizar despesa em data anterior ou posterior à vigência do instrumento;

DAS VEDAÇÕES efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento, salvo se expressamente autorizada pela autoridade competente do concedente ou contratante e desde que o fato gerador da despesa tenha ocorrido durante a vigência do instrumento pactuado; realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos; gastos com publicidade envolvendo o convenente.

E X E C U Ç Ã O F Í S I C A A materialização do convênio efetiva-se com a execução física que é o cumprimento das etapas e fases do Plano de Trabalho. O êxito na fase de execução do convênio depende essencialmente de dois fatores: seguir à risca o planejamento do convênio estabelecido no plano de trabalho aprovado e a legislação vigente aplicada a convênios.

C O N T A B A N C Á R I A Os recursos serão depositados e geridos na conta bancária específica do convênio ou do contrato de repasse exclusivamente em instituições financeiras controladas pela União e, enquanto não empregados na sua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados: - em caderneta de poupança de instituição financeira pública federal, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.

C O N T A B A N C Á R I A Os rendimentos das aplicações financeiras serão obrigatoriamente aplicados no objeto do convênio ou do contrato de repasse, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidas para os recursos transferidos. As contas específicas são isentas da cobrança de tarifas bancárias.

C O N T A B A N C Á R I A Os recursos deverão ser movimentados mediante cheque nominativo, ordem bancária, transferência eletrônica disponível ou outra modalidade de pagamento autorizada pelo Banco Central do Brasil.

C O N T R A P A R T I D A Quando definida em recursos financeiros, deverá obrigatoriamente ser depositada na conta específica e terá o mesmo tratamento que os recursos repassados pelo Concedente, inclusive quanto à aplicação financeira e devolução de saldos não aplicados no objeto do convênio;

D E V O L U Ç Ã O D O S A L D O Os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas nas aplicações financeiras realizadas, não utilizadas no objeto pactuado, serão devolvidos à entidade ou órgão repassador dos recursos, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias; A devolução dos saldos financeiros será realizada observando-se a proporcionalidade dos recursos transferidos e os da contrapartida previstos na celebração independentemente da época em que foram aportados pelas partes.

FALHAS NA FASE DE PROPOSIÇÃO DO CONVÊNIO QUE PODEM COMPROMETER A PRESTAÇÃO DE CONTAS Plano de Trabalho pouco detalhado/incompleto (sem estimativa de custo); Projeto Técnico incompleto e/ou com informações insuficientes e termos genéricos (sistemas coletivos, kits); Justificativa insuficiente das reais necessidades de implantação do projeto/falta de caracterização da situação de carência dos recursos; Classificação equivocada/incoerente das receitas no plano de aplicação do plano de trabalho (material de consumo classificado como permanente e vice-versa ).

PRINCIPAIS FALHAS NA EXECUÇÃO FÍSICA Falta de capacidade técnica; Mudança na equipe técnica; Mudança na gestão dos entes; Ausência de um histórico de ações/etapas do projeto; Remanejamento de metas sem prévia autorização da concedente;

PRINCIPAIS FALHAS NA EXECUÇÃO FÍSICA Alteração de equipamentos, utensílios, serviços e quantidades sem prévia autorização do concedente; Não aplicação ou não comprovação/cumprimento da contrapartida; Alteração no objeto do convênio/desvio de finalidade (não se encontra na margem de discricionariedade do gestor a alteração unilateral dos instrumentos de convênio –Acórdão n° 27/2004, 1ª Câmara/TCU);

PRINCIPAIS FALHAS NA EXECUÇÃO FINANCEIRA Realização de despesas fora da vigência do convênio. Saque em espécie, devida a ausência do nexo de causalidade, ocorrerá a impugnação total do gasto (Acórdão 2318/2008 –Plenário). Utilização de recursos para finalidade diferente daquela prevista no convênio.

PRINCIPAIS FALHAS NA EXECUÇÃO FINANCEIRA Pagamento antecipado a fornecedores de bens e serviços. Transferência de recursos da conta específica para outras contas. Retirada de recursos para outras finalidades com posterior ressarcimento. Aceitação de documentação inidônea como comprovação de despesa (NF/Faturas/Recibos de empresas com objeto social diferente); Não depósito da contrapartida na conta específica;

PRINCIPAIS FALHAS NA EXECUÇÃO FINANCEIRA Falta de referência do convênio nos comprovantes de despesas (empenhos, notas fiscais, medições, recibos, etc.) Falta de conciliação entre os débitos em conta e os pagamentos efetuados. Ausência de aplicação de recursos em caderneta de poupança ou no mercado financeiro. Uso dos rendimentos de aplicação financeira para finalidade diferente da prevista no convênio (deverão ser, obrigatoriamente, aplicadas no objeto).

PRINCIPAIS FALHAS ENCONTRADAS NAS LICITAÇÕES Aquisição direta de bens e serviços sem licitação ou cotação de preço; Dispensa indevida sob alegação de emergência; Aquisição fracionada do objeto para alteração da modalidade de licitação; Contratação de empresas para prestação de serviços cujo objeto social diverge do serviço a ser executado.

IMPLICAÇÕES DA NÃO APRESENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Devolução total dos recursos, incluindo os rendimentos de aplicação, se houver, acrescidos de juros e correções; Rejeição das contas; Bloqueio de recursos de outros convênios; Tomada de Contas Especial.

TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Procedimento de exceção. Objetivo: quantificação do dano ao Erário. Razões de instauração: a) Omissão no dever de prestar contas b) Rejeição parcial/total das contas c) Irregularidades detectadas em auditorias d) Denúncias apuradas e comprovadas

COMO DEVEM PROCEDER OS GESTORES NO FINAL DOS MANDATOS Preparar uma prestação de contas parcial ou mesmo final, se objeto já concluído. Guardar prova do envio; Organizar todos os documentos comprobatórios das despesas realizadas; Solicitar, na transição do governo, recibo da documentação entregue ao seu sucessor.

|Ministério Cultura Quod nonest in actis non est in mundo

Ministério da Cultura Diretoria de Gestão Interna Coordenação de Prestação de Contas/CPCON Prestação de Contas Financeira FRANCISCO ALVES DE CARVALHO Tel: (61) Fax: (61) /2436