Manuais Administrativos

1. Manuais Administrativos

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

1.1 Vantagens do manual

Importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa

Facilita o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas

Ajuda a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo administrativo

Possibilita adequação, coerência e continuidade nas normas e nos procedimentos pelas várias unidades organizacionais da empresa

Evita discussões e equívocos

Possibilita treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa

Possibilita efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados

Representa um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa

Representa uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas

Aprimora o sistema de autoridade da empresa

Representa um instrumento que pode elevar o moral do funcionário

Representa um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados

Aumenta a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades e

Representa um legado histórico da evolução administrativa da empresa.

1.2 Desvantagens do manual

Constitui um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos que possam ocorrer na empresa

Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais da empresa

O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo-benefício identificada pela empresa

Quando não é utilizado adequada e permanentemente, perde rapidamente seu valor

É pouco flexível

Inclui somente os aspectos formais da empresa

Quando muito sintético, torna-se pouco útil e quando muito detalhado, corre o risco de se tornar obsoleto diante de quaisquer mudanças pequenas

Diminui a incidência do julgamento pessoal, tornando-se, muitas vezes, um freio para a iniciativa individual e

Seu uso pode ficar muito prejudicado e difícil devido a uma redação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada.

1.3 Requisitos básicos para a utilização de manuais

Necessidade real e efetiva da empresa

Ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades

Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário

Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes

Ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem

Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema

Ter adequada flexibilidade e

Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.

2. Roteiro para elaboração de um manual

Identificação dos sistemas a serem considerados

Seleção dos sistemas e subsistemas

Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias

Estudo dos campos dos problemas

Pesquisa e classificação das fontes de informações

Reconhecimento e definição dos problemas

Diferenciação dos diversos elementos dos problemas

Análises esquemáticas dos problemas identificados

Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas

Apreciação e avaliação dos fatores dos problemas

Avaliação dos dados recolhidos

Reunião, ordenação e análise dos registros, fatos e informações

Ensaios de possíveis soluções

Ordenação e sistematização da exposição dos processos, dados e informações e

Escolha do estilo, forma de apresentação e redação.

2.1 A preparação de um manual também deve respeitar aspectos, como:

Reconhecimento, pela alta administração, da empresa necessitar de manuais

Sugestão e escolha dos títulos e das finalidades dos manuais pela alta administração da empresa

Fixação dos objetivos específicos de cada manual e respectivo conteúdo

Atribuição de responsabilidades pelo preparo e atualização de cada manual e

Critério sobre o uso de cada manual e a quem se destina cada tipo.

3. Tipos de manuais administrativos

3.1 Manual de organização - tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos/unidades organizacionais da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades relacionados a cada um dos cargos da empresa.

3.2 Manual de normas e procedimentos - tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.

3.3 Manual de políticas ou diretrizes - política ou diretriz é um parâmetro para a tomada de decisão. Esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões que levam aos objetivos estabelecidos.

3.4 Manual de instruções especializadas - agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa – manual do vendedor, manual da secretária etc. A apresentação desse tipo de manual pela empresa é recomendável quando o número de funcionários que podem utilizá-lo é suficientemente grande para justificar sua preparação.

3.5 Manual do empregado - é particularmente importante em empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa. Propicia ao novo funcionário um rápido entendimento da empresa, explicitando seus deveres e direitos.

3.6 Manual de finalidade múltipla - em algumas situações (tamanho da empresa), pode ser interessante fazer um único manual, que atenda todos os aspectos considerados pelos vários tipos de manuais.

4. Estrutura de um manual

4.1 Índice numérico ou sumário - é o índice básico com a indicação do assunto e do número da página. Deve ser suficientemente detalhado para permitir a rápida localização da informação necessária.

4. 2 Apresentação - aqui é enfocado o objetivo do manual 4.2 Apresentação - aqui é enfocado o objetivo do manual. Normalmente consiste numa carta de apresentação assinada pelo Presidente da empresa, que deve redigi-la de forma que seja comunicada a todos os funcionários a obrigatoriedade de respeito ao conteúdo do manual.

4.3 Instruções para uso - deverá ser suficientemente clara e objetiva para facilitar seu uso pelos vários funcionários envolvidos no processo.

4.4 Conteúdo básico – é a parte do manual que possui todo o conteúdo principal – a razão de ser do manual. É a parte mais extensa do manual.

4.5 Apêndice - nessa parte são colocados formulários, fluxogramas, organogramas, gráficos, exemplos etc - documentos que não devem constar da parte de conteúdo básico, para evitar quebra na clareza da leitura.

4.6 Glossário - é uma espécie de dicionário de termos técnicos que serve para homogeneizar a conceituação dos termos básicos utilizados no manual.

4.7 Índice temático - é o conjunto de temas relativos ao assunto do manual e sua localização no conjunto.

4.8 Bibliografia - é uma lista das obras bibliográficas citadas no texto.

5. Fases da elaboração do manual

5.1 Definição dos objetivos do manual - é a definição da razão de ser do manual. Um manual não é a solução mágica de todos os problemas, mas a solução de muitos problemas pode ser encaminhada por meio de um manual adequado.

5.2 Escolha do responsável pela preparação do manual - é importante determinar o número de pessoas, bem como o perfil técnico-comportamental das pessoas que vão trabalhar na elaboração do manual administrativo.

O que é melhor para a minha empresa: o uso de analistas internos e/ou consultores externos?

A empresa deve usar comitês de trabalho?

5.3 Análise preliminar da empresa - essa é a fase inicial de contato dos analistas internos ou externos à empresa com os futuros usuários do manual.

Os responsáveis pela tarefa devem realizar entrevistas com os funcionários, visitas às instalações da empresa, estudos de documentação, todo tipo de atividades que lhes permita um conhecimento global da organização na qual tem de desenvolver seu trabalho.

5.4 Planejamento - o analista deverá projetar seu trabalho no tempo, devendo para isso definir claramente a qualidade de informação a ser levantada, as suas fontes, os colaboradores de que vai necessitar e outros recursos materiais.

5.5 Levantamento de informações – feito através de entrevistas, observação direta, questionário e análise de documentação.

5.6 Elaboração - a redação do texto deve ser feita de forma clara e curta, evitando ambigüidades, utilizando um tom formal, com uniformidade de estilo, somente utilizando terminologias técnicas quando for imprescindível e entendível, deve ser específico e não geral, deve ser concreto e não abstrato, e deve preferir os verbos na forma ativa do que na forma passiva.

5.7 Distribuição – quem são os destinatários do manual.

5.8 Instrução – tarefa de responsabilidade dos chefes das unidades organizacionais envolvidas no processo.

Uma forma prática e amena de cumprir essa tarefa – instrução - é criar situações cujas soluções dependam da utilização do manual e mostrar aos usuários como recorrer a ele.

5.9 Acompanhamento do uso - é importante para verificar a eficiência e a eficácia do manual.

A verificação do uso do manual pode ser feita através de entrevistas, observações, elaboração de registros estatísticos e etc.

O processo de acompanhamento do uso do manual deve ser feito de forma sistemática e contínua.

6. Processo de atualização do manual

6.1 Revisão - é a efetivação de correções e atualizações no manual.

6.2 Reemissão - é uma nova edição completa do manual.

A reemissão deve ocorrer sempre que as revisões afetarem mais de 2/3 da publicação anterior do manual.

6.3 Cancelamento - o cancelamento de um manual ou parte dele pode ocorrer com a divulgação de seu cancelamento.

7. Avaliação dos manuais

O que pensam os usuários sobre o manual?

O título do manual é adequado e claro para suas finalidades?

O manual é de fácil leitura (linguagem, referências, revisão)?

Com que freqüência o manual é consultado?

Em que casos o manual é consultado?

O manual contém instruções para sua utilização? Elas são compreensíveis?

O manual contém exemplos ilustrativos?

O manual contém índice temático?

O manual está bem ordenado?

O manual permite localizar facilmente a informação necessária?

Que sistema de codificação de folha o manual utiliza? É o mais adequado?

Os temas do corpo principal do manual foram distribuídos de acordo com uma ordem lógica?

O manual possui ilustrações, exemplos e modelos que facilitam a sua compreensão?

O manual está sempre atualizado O manual está sempre atualizado? Qual o procedimento de atualização adotado? Quem são os responsáveis pela atualização?

A diagramação do manual é boa A diagramação do manual é boa? Foram observados aspectos como: formato de apresentação adequado, espaço suficiente entre as linhas, possibilidade de impressão?

Foi previsto no manual a inclusão de um glossário com a definição dos principais termos? Se sim, o glossário é suficientemente amplo e claro?

O manual tem nos apêndices aqueles assuntos cuja inclusão no seu corpo principal interrompe a fluidez da leitura?

No caso do manual também ser impresso, foi previsto um número suficiente de exemplares?

As dimensões do manual impresso permitem fácil manuseio e arquivamento cômodo?

Desde que o manual entrou em vigência, foram observadas mudanças positivas na forma de execução das atividades?

O conteúdo do manual fornece as soluções de todas as situações que se apresentam, ou é necessário interpretar soluções por analogia?

As normas recém-elaboradas são inseridas no manual com antecedência em relação à data de início de sua vigência? Com que antecedência?

Qual o critério adotado para diferenciar as normas recém-elaboradas daquelas que serão substituídas?

O que é feito com as normas substituídas?