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E FICÁCIA ORGANIZACIONAL Teorias e Estruturas Organizacionais Profª Maria Tereza Grimaldi Larocca Priscila Alvarenga Coelho Valéria Silvestre de Araújo.

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1 E FICÁCIA ORGANIZACIONAL Teorias e Estruturas Organizacionais Profª Maria Tereza Grimaldi Larocca Priscila Alvarenga Coelho Valéria Silvestre de Araújo

2 O QUE É EFICÁCIA ? No dicionário: Qualidade do que é eficaz, capacidade de produzir o efeito desejado; Capacidade de realização de tarefas com eficiência, com bons resultados.

3 O QUE É EFICAZ ? No dicionário: Que produz ou realiza aquilo a que se destina (vacina eficaz); Que realiza bem e com eficiência as tarefas que lhe cabem (secretária eficaz); CAPAZ; PRODUTIVO; Que contribui, que é útil para que se atinja certo resultado (sua orientação e seus conselhos foram muito eficazes e eu fiz uma boa prova).

4 O QUE É EFICIÊNCIA ? No dicionário: Ação, força ou capacidade de produzir bem o efeito desejado ou realizar bem tarefas; EFICÁCIA. Qualidade ou capacidade (de alguém, um dispositivo, um método etc.) de ter um bom rendimento em tarefas ou trabalhos com um mínimo de dispêndio (de tempo, recursos, energia etc.); PRODUTIVIDADE.

5 Q UAL A DIFERENÇA ENTRE EFICIÊNCIA E EFICÁCIA ? Nos dicionários trata-se de sinônimos, porém no dia-a-dia organizacional as palavras eficiência e eficácia têm significados distintos. No dialeto corporativo eficiência traduz-se por fazer as coisas bem,utilização dos recursos. Enquanto eficácia significa fazer as coisas certas,alcance dos resultados da organização.E nisto consiste uma grande diferença, porque podemos alcançar uma meta, porém depende do esforço e recursos maiores do que o necessário.

6 Eficácia Conceito de sistema aberto Fatores Externos - A eficácia concentra-se no sucesso quanto ao alcance dos objetivos e tem a atenção voltada para os aspectos externos da organização. Eficiência Conceito de sistema fechado Fatores Internos - A eficiência concentra-se nas operações e tem a atenção voltada para os aspectos internos da organização.

7 A LGUMAS DIFERENÇAS ENTRE EFICÁCIA E EFICIÊNCIA Ênfase nos resultados Fazer as coisas certas Atingir objetivos Aperfeiçoar os recursos Possibilitar eficácia aos trabalhadores Maquinas disponíveis Ênfase nos meios Fazer as coisas corretamente Resolver problemas Defender os recursos Cumprir tarefas e obrigações Manutenção das maquinas Eficácia (Para quê) Eficiência (Como)

8 U MA HISTÓRIA... Certa vez um jovem lenhador resolveu desafiar o mestre de seu vilarejo.Este homem era um senhor já de idade,mas muito respeitado em sua profissão.Conhecia todas as técnicas e era quem tinha sempre a maior produção entre os lenhadores. O jovem,convencido de que era melhor do que ele fez o desafio.Nesta região,estes desafios eram eventos que agitavam os moradores locais.Ser o melhor lenhador era um titulo que conferia status,respeito e admiração.O jovem se preparou muito até o dia marcado. Chegando, cumpriram todo ritual que deveria anteceder à competição. Cada qual deveria usar apenas um machado.Venceria aquele que cortasse mais árvores num período de 8 horas. Cabe aqui um pequeno comentário,para que a historia não tenha sentido politicamente incorreto,ou seja,antiecologio, vale destacar que tratava-se de um reflorestamento especifico para fins industriais e que o mesmo estava dentro das regras ambientais. Assim dito, foi iniciado o embate.Ambos começaram a atividade com vigor.Após um longo período, o lenhador mais jovem,ao olhar para trás viu o mestre sentado.E continuou a labuta.Por várias vezes o mancebo ao olhar em direção ao experiente lenhador o via sentado.Logo imaginou o cansaço do mesmo devido à idade e que com isto a vitoria seria fácil.Ao final do período estipulado, os juízes foram contar o numero de árvores que cada um havia derrubado.O sorriso do jovem traduzia sua certeza de vitoria.Porém, o mesmo se viu decepcionado ao ouvir o resultado. Havia perdido por uma boa diferença.Inconformado questionou ao mestre como poderia ter perdido se sempre que olhava para trás o via sentado.O senhor disse-lhe: todas as vezes que me via sentado eu estava a amolar meu machado, enquanto o jovem lenhador só se preocupava com a tarefa (derrubar árvores) seu machado ia cegando.A cada nova árvore era necessário despender muito mais força e tempo.Ao contrario do mestre que planejou e se preocupou no como fazer melhor.

9 C ONCLUSÃO DA HISTÓRIA Na história existe a grande distinção entre o significado de eficiência e eficácia. Imagine quem estava mais exausto ao final da competição.Certamente o mais jovem e não o mais velho que soube dosar sua energia e preparar sua ferramenta adequadamente. A eficácia vai além da eficiência, está vinculada ao método ao como foi feito e não apenas se foi feito. Hoje em dia há muitos profissionais e empresas eficientes,mas poucos eficazes. Na maioria das vezes cumprimos o que temos de fazer,porem de uma forma que exige mais recursos,tempo e energia.

10 O QUE PODEMOS FAZER ? Aberto à mudanças; Questionar como temos feito as coisas, nossos métodos e estratégias; Não nos acomodar ao que sempre deu certo; Acredite que pode melhorar; Certifique qual é o objetivo; Invista tempo estudando e planejando; Seja organizado, a eficácia exige isso; Tenha o controle em suas mãos; E obtenha resultados.

11 D IFICULDADES NA AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA Não existe uma noção universal do que é eficácia. As organizações apresentam a sua noção muito própria de eficácia organizacional. Sua medição, referem-se ao resultado final (medidas de produção:custos,rendimentos,volume de faturação ou de vendas,volume de reclamações de clientes, e outros indicadores financeiros.

12 D IFICULDADES NA AVALIAÇÃO DA EFICÁCIA Alguns autores [1] sugerem a utilização de outro tipo de indicadores como: - Capacidade de atrair mão-de-obra qualificada; - Utilização de mão-de-obra de qualidade; - Moral dos trabalhadores e sua satisfação no trabalho; - Relações interpessoais na organização; - Relações departamentais (entre subsistemas); - Percepção dos gestores a respeito dos objetivos globais da organização; - [1] Negandhi citando Argyris,Likert e outros

13 RELATO DOS PRINCIPAIS MODELOS ORGANIZACIONAIS A seguir será mostrado um breve relato dos principais modelos organizacionais que forma a essência de numerosas definições sobre a eficácia. Freqüentemente consideram que é impossível descrever a eficácia organizacional de forma simples, pois dependeria da interpretação escolhida que põem a questão eficácia em evidência de acordo com: (Cameron e whetten, 1983, 1985; Taerman e Quinn, 1985).

14 R ACIONALIDADE Os objetivos bem definidos fazem o funcionamento das Organizações por meio de princípios organizacionais. Estes objetivos podem ser traduzidos de forma operacional de ouput/saída. A eficácia de uma organização num contexto de racionalidade econômica pode ser caracterizada como a produtividade de uma empresa.

15 M ODELO DE S ISTEMAS O RGÂNICO As organizações são comparadas a sistemas biológicos que se adaptam ao meio ambiente, podendo exercer influência sobre o mesmo. A flexibilidade e a adaptabilidade são os principais fatores de eficácia da organização, pois são condições essencial para reservar os recursos e o outro input/entrada.

16 B UROCRÁTICO A administração e a estrutura das organizações são caracterizadas pela formalização de lugares e das funções. A necessidade de garantir sua continuidade, da o critério da eficiência.

17 O MODELO ORGANIZACIONAL POLÍTICO É a comparação da empresa como um campo de batalha político: os serviços, os empregados e o pessoal administrativo utilizando objetivos específicos com fins próprios.

18 S ISTEMAS NA O RGANIZAÇÃO As necessidades de mudanças e aprimoramento das estratégias organizacionais atuais, fazem com que as informações passem a ser o principal ativo para a gestão da organização. Quando se fala em sistema de informação engloba toda e qualquer informação pertinente á tomada de decisão. A revisão dos processos são fatores primordiais, como também ter uma visão holística: ver a empresa como um todo, vendo os sistemas, seus subsistemas e suas interdependências, levando em conta os valores da empresa como: missão e cultura.

19 Então dados são os itens básicos de informação antes de serem transformados (entrada) e informações são transformadas (processamento) em resultados (saída). Sendo assim os dados alimentam a entrada do sistema e as informações produzidas, saem do sistema.

20 O S SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA T OMADA DE DECISÃO O que é sistema de Informação? Para CHURCHMAN (1972, p.50) é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de finalidades. Já para CASSARRO (1988, p. 27) é um conjunto de partes e componentes, logicamente estruturados, com a finalidade de atender a um dado objetivo. DEMING (1997, p.41) Sistema é uma rede de componentes interdependentes que trabalham em conjunto para tentar realizar um objetivo.

21 As organizações são consideradas um sistema aberto, afetado pelas mudanças das condições do meio ambiente, por isso precisa sempre: interagir, reformular, alterar, produzir e se manter atenta a todas as mudanças que possam afetar a organização de forma geral. Sistemas de informação é um conjunto de partes coordenadas para atingir determinado objetivo, com elevado grau de inter-relacionamento e interdependência, necessitando de constante adequações do meio interno ou externo. Tendo e fases básicas: entrada (dado) processamento e saída (informação).Figura 1.

22 Figura 1.

23 E VOCÊ É EFICAZ ? Descubra um jeito melhor de fazer as coisas, isto poderá gerar economia de tempo,material,equipamento e poderá traduzir-se em um diferencial em sua carreira ou empresa. Faça certo e da maneira certa.Não fique preso somente ao fazer,mas fazer da melhor maneira possível. Você só tem a ganhar sendo eficaz! Por isso da próxima vez que lhe perguntarem se você é eficiente ou eficaz, que você responda confiante que é EFICAZ!

24 B IBLIOGRAFIA ARAUJO, Luis Cesar G. de. Organização, sistemas em todos: e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, BALLESTERO-ALVAREZ, Maria Esmeralda. Manual de organização, sistemas em todos: abordagem teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação : um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, CASSARRO, Antonio Carlos. Sistemas de informações para tomada de decisões. São Paulo: Pioneira, CAUTELA, Alciney Lourenço; POLLONI, Enrico Giulio Franco. Sistemas de informação. Rio de Janeiro: McGraw- Hill, CHINELATO FILHO, João. O&M Integrado Informática. Rio de Janeiro: LTC, CHURCHMAN, C. West. Introdução Teoria dos Sistemas. Petrópolis:Vozes, CURY, Antonio. Organização & Métodos: uma visão holística. S o Paulo, Atlas, DEMING, Edward W. A nova economia para a indústria, o governo e a educação. Rio de Janeiro: Qualitymark, GIL, Antonio de Loureiro. Sistemas de informações contábil / financeiros. S o Paulo: Atlas, KATZ, Daniel; KAHAN, Robert. Psicologia Social das Organizações. S o Paulo: Atlas, LUPORINI, Carlos Eduardo Mori e PINTO, Nelson Martins. Sistemas administrativos: uma abordagem moderna de O&M. S o Paulo: Atlas, NAKAGAWA, Masayuki. Introdução controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, RIBEIRO, Carlos Campello. Abordagem estrutural: uma metodologia para organização, sistemas e métodos. Cadernos Técnicos de O&M, n. 10. São Paulo: CENADEM, Sistemas de Informação, o Papel de O&M. Anais do 3º Congresso Brasileiro de Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: CENADEM, STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC Editora, TARAPANOFF, Kira. Técnicas para tomada de decisão nos sistemas de informação. Brasília: Thesaurus, 1995.

25 Sites consultados: f8/teoria-geral-dos-sistemas-t66.htm f8/teoria-geral-dos-sistemas-t66.htm Eduardo/ Eduardo/ dinmica-organizacional dinmica-organizacional

26 Agradecemos a atenção! Boa noite!


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