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Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação.

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1 Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares

2 Benchmarking

3 AQUELE QUE FAZ O QUE SEMPRE FEZ, CONTINUA OBTENDO O QUE SEMPRE OBTEVE

4 Conceitos É a busca das melhores práticas que conduzem ao desempenho superior.

5 Coceitos Benchmarking é um processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. É um processo de pesquisa que permite realizar comparações de processos e práticas "companhia-a-companhia" para identificar o melhor do melhor e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva.

6 Conceitos É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma função semelhante.

7 Conceitos É uma técnica que consiste em acompanhar processos de organizações concorrentes ou não, que sejam reconhecidas como representantes das melhores práticas administrativas.

8 Conceitos É um processo de pesquisa, contínuo e sistemático, para avaliar produtos, serviços e métodos de trabalho, com o propósito de melhoramento organizacional, procurando a superioridade competitiva.

9 Conceitos O benchmarking consiste na busca das melhores práticas da administração, como forma de ganhar vantagens competitivas.

10 Conceitos Utiliza-se de pontos de referências ao invés de criar algo novo.

11 Conceitos Implementar mudanças que levem a melhorias significativas nos produtos e processos da organização e, consequentemente, nos seus resultados.

12 Conceitos Qualquer organização, pública ou privada, com ou sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte pode utilizar o Benchmarking para entender e melhorar os seus processos.

13 Conceitos O benchmarking é uma das formas mais eficazes de se estabelecer metas e tem um efeito motivacional muito grande junto às equipes.

14 Conceitos É um processo gerencial permanente, que requer: atualização constante, a análise cuidadosa daquilo que há de melhor externamente em práticas e desempenho para as funções de tomada de decisões.

15 Conceitos A idéia por trás do benchmarking é de que ninguém é melhor em tudo. Então, copiar modelos de outras empresas significa economizar tempo e trabalho.

16 Conceitos Por definição, as cópias nunca serão iguais. Sempre haverá ajustes, adaptação e aprimoramentos, o que garante a evolução da idéia original.

17 Conceito A palavra japonesa dantotsu significa lutar para tornar-se o melhor do melhor. Que consiste no seguinte processo: Procurar Encontrar Superar os pontos fortes dos concorrentes Este conceito enraizou-se na nova abordagem de planejamento estratégico e, hoje, é conhecido como Benchmarking.

18 Resumo Então: Benchmarking consiste em avaliar e comparar os processos de um competidor com o seus próprios processos para que melhoras possam ser feitas. Esses processos de sucesso também são chamados de "boas práticas".

19 Glossário Boas práticas: Estratégias e processos documentados que são considerados os mais eficientes e que rendem os melhores resultados.

20 Terminologia BENCHMARKING é o Processo BENCHMARK é o Referencial

21 Resumo É medir suas ações e processos para ver como pode comparar com os processos e ações de outros. As informações obtidas são usadas para melhorar seu próprio processo.

22 Histórico Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se prática empresarial comum nas empresas americanas comparar-se a outras a fim de determinar padrões para pagamento, cargas de trabalho, segurança, higiene e outros fatores no âmbito.

23 Histórico Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos americanos fluíram para o Japão. E quanto mais os japoneses conheciam os Estados Unidos, mais viam a relação entre o seu próprio estilo de vida. Conseqüentemente, em virtude da curiosidade e da inclinação por imitação dos Japoneses, este tipo prática formou-se consistentemente no Japão

24 Histórico Muitos observadores têm descrito os empresários japoneses como "copiadores que têm se sobressaído apenas na arte de imitação. Isto não é verdade – os japoneses tem aplicado a prática de benchmarking para seus desenvolvimentos de produto e de processo, como meio de abreviar o tempo necessário para implementar aperfeiçoamentos e reduzir o tempo requerido para levar os produtos ao mercado.

25 Histórico Os japoneses se sobressaem em benchmarking, na análise exaustiva das melhores empresas de cada indústria, aperfeiçoando continuamente seu desempenho até que os produtos e serviços japoneses acabem se tornando os melhores.

26 Histórico EUA : Xerox Corporation o pioneirismo na introdução da prática de benchmarking. A Xerox utilizou formalmente esta ferramenta no final dos anos 70 para perceber e ultrapassar as suas desvantagens competitivas.

27 Histórico Posteriormente, outras organizações destacaram-se ao aplicar com sucesso o benchmarking, entre as quais: Ford Motor Company, Alcoa, Millken, AT&T, IBM, Johnson & Johnson, Kodak, Motorola e Texas Instruments, tornando-se quase obrigatório para qualquer organização que deseje melhorar os seus produtos, serviços, processos e resultados.

28 Características

29 Benefícios Melhoria na tomada de decisões sobre mudanças nos processos Ampliação da visão do negócio Criação de estímulos e apoio à projetos Aceleração do progresso de projetos

30 Áreas mais procuradas Desenvolvimento de funcionários Satisfação do cliente Marketing Melhoria de processo Benefícios para funcionários

31 Coleta de Dados: o mais importante Primeiro: Determinar as áreas que precisam de benchmark. Um bom planejamento do foco do estudo é crítico e deve ser claramente documentado.

32 Coleta de Dados: o mais importante Segundo: Administrar os questionários e pesquisas dentro da sua própria organização para coletar os dados que serão usados na comparação.

33 Coleta de Dados: o mais importante Terceiro: Analisar os dados. Isso envolve comparações dos seus dados com os dados de outras empresas.

34 De Onde Obter as Informações O benchmarking se constrói de fontes existente de informação. Informalmente, pode-se realizá-lo usando-se: Matérias publicadas Informações obtidas em reuniões de negócios Conversas com especialistas do setor Clientes e Outros.

35 De Onde Obter as Informações Inclui: Pesquisa em bancos de dados existentes Pesquisa conduzida pelo correio, por telefone, em meio eletrônicoou pessoalmente. Cada abordagem tem os seus prós e contras, incluindo a relação entre a disponibilidade da informação e a sua precisão e aplicabilidade à uma questão específica.

36 De Onde Obter as Informações A opção definitiva depende do tipo de projeto de benchmarking empreendido, do grau de necessidade de uma resposta imediata e da importância global do projeto para o desempenho competitivo à longo prazo da organização.

37 De Onde Obter as Informações Soluções rápidas podem servir para a análise de curto prazo altamente focalizada, mas as mudanças necessárias para se obter a melhoria contínua e conquistar a vantagem competitiva, exigem dados concretos, analisados e contextualizados.

38 Ética no Benchmarking

39 Ética no Processo de Benchmarking Informações obtidas legalmente Vedada divulgação ou recepção de informações confidenciais Abertura e honestidade Reciprocidade Parceria e cooperação

40 Ética no Processo de Benchmarking A participação em exercícios de benchmarking está sujeita a um conjunto de princípios dos quais destacamos:

41 Ética no Processo de Benchmarking 1- Princípio da Legalidade: Não faculte os resultados de um estudo de benchmarking sem primeiro ter obtido o consentimento das partes que participaram no estudo;

42 Ética no Processo de Benchmarking 2- Princípio da Troca de Informações: Esteja disponível para prestar o mesmo tipo e nível de informações que pediu aos seus parceiros de benchmarking. Seja honesto e completo;

43 Ética no Processo de Benchmarking 3 - Princípio da Confidencialidade: A participação de uma empresa num estudo é confidencial e não deve ser revelada ao exterior sem a prévia autorização dessa empresa;

44 Ética no Processo de Benchmarking 4 - Princípio da Utilização: Utilize as informações obtidas através do benchmarking apenas para efeitos de formular melhorias. Não utilize o benchmarking como meio de comercializar ou vender;

45 Ética no Processo de Benchmarking 5 - Princípio do Primeiro Contato: Respeite a cultura empresarial das empresas parceiras e trabalhe de acordo com procedimentos mutuamente acordados. Evite revelar o nome de um contato numa reunião aberta sem ter obtido a licença desse contato;

46 Ética no Processo de Benchmarking 6 - Princípio da Preparação: Tire o maior partido do tempo de benchmarking dos seus parceiros estando totalmente preparado para a troca;

47 Ética no Processo de Benchmarking 7 - Princípio da Conclusão: Cumpra cada compromisso assumido para com os parceiros de benchmarking;

48 Ética no Processo de Benchmarking 8 - Princípio da Compreensão e da Ação: Compreenda de que modo os seus parceiros de benchmarking gostariam de ser tratados.

49 Quando Realizar

50 Quando realizar Benchmarking Nos processos de Planejamento Na fase inicial do Desenvolvimento de Novos Projetos Todas as vezes que o Desempenho de um Processo estiver aquém das expectativas.

51 Quando realizar Benchmark II Desejar atingir uma capacidade competitiva de nível internacional Desejar prosperar em uma economia global Desejar sobreviver.

52 Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua A vantagem competitiva não se obtêm através da espionagem industrial. Atualmente, o planejamento eficaz inclui a adoção do conceito de "melhoria contínua como a principal meta, o desejo de melhorar, todos os dias, em todas as atividades.

53 Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua O benchmarking está emergindo como um valioso instrumento para iniciar e orientar o caminho para a melhoria contínua. Ao estabelecer um novo conjunto de medidas, consegue desfazer a mentalidade do "cumprimento de padrões.

54 Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua Fornece uma estrutura em torno do processo de mudança, resultando de uma avaliação objetiva do ambiente competitivo. Portanto, o benchmarking estabelece a base para se superar o passado, criando-se uma nova cultura com o melhor do passado, mas sem a bagagem improdutiva

55 Fatores de Sucesso Comprometimento da alta gerência Disposição para aprender com os outros e mudar Compreensão do seu processo de trabalho Disposição de trocar informações Compreensão que a concorrência está melhorando Focalizar nas práticas e nas mensurações Treinamento

56 Fatores Desencadeadores Programas de qualidade Processo de redução de custos Tentativas de melhorar as operações Mudanças de gerência Novas operações/novos empreendimentos Revisão das estratégias existentes e Crises

57 Tipos de Benchmarking

58 Tipos Benchmarking Competitivo Caracteriza-se por ter como alvo específico as práticas dos concorrentes. É o menos usual uma vez que é quase impossível que as empresas se prestem a fornecer dados que estão ligados diretamente com sua atividade à concorrência.

59 Tipos Benchmarking Interno A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da própria organização, em unidades diferentes Tem como vantagens a facilidade de se obter parcerias, custos mais baixos e a valorização do pessoal interno. A grande desvantagem é que as práticas estarão sempre impregnadas com os mesmos paradigmas. Este é o tipo mais utilizado.

60 Tipos Benchmarking Genérico É baseado em um processo que atravessa várias funções da organização e pode ser encontrado na maioria das empresas do mesmo porte. É neste tipo de Benchmarking que encontramos a maioria dos exemplos práticos e onde as empresas estão mais dispostas a colaborar e serem mais verdadeiras.

61 Processos

62 Processo O processo de Benchmarking tem, em geral, 5 fases: Planejamento Coleta de Dados Análise Adaptação Implementação

63 Processo Detalhada Identificar os marcos de referência Identificar empresas comparativas Definir método de coletar os dados Determinar a lacuna de desempenho Projetar níveis de desempenho futuro Comunicar descoberta do benchmark dos marcos de referência e obter aceitação do grupo Estabelecer metas funcionais Desenvolver plano de ação Implementar ações específicas e monitorar progresso Recalibrar marcos de referência

64 O que é e o que não é

65 O que é Um processo contínuo Uma investigação que fornece informações valiosas Um processo de aprendizagem Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que requer disciplina Uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo

66 O que não é Um evento isolado Uma investigação que fornece respostas simples e receitas Cópia, imitação Rápido e fácil Mais um modismo da administração

67 Desvantagens Se todos os seus maiores concorrentes começarem a usar os mesmos processos e se tornarem muito parecidos, então onde está a vantagem sobre a concorrência que você espera conseguir? Um resultado possível é que companhias similares conseguem apenas o lucro necessário para sobreviverem. Mas isso pode estar relacionado, na maior parte, com processos de fabricação e serviços. O que significa que a chave do sucesso ainda será encontrada nas técnicas inovadoras.

68 Diretrizes Examine todos os processos Não abra muito os parâmetros do estudo Consiga o comprometimento de todos os envolvidos Seja detalhista a respeito dos parceiros de benchmarking e empresas escolhidas para as "boas práticas Implemente os resultados corretamente Teste os resultados

69 O PROCESSO BENCHMARKING 69 RESULTADOS, FCS COLETA DE DADOS 1- BENCHMARKING DE QUÊ? 2- QUEM/QUAL É O MELHOR? 3- COMO NÓS FAZEMOS? 4- COMO ELES FAZEM? Análise PROCESSOS, PRÁTICAS, MÉTODOS NÓSNÓS ELESELES


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