Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios

Apresentação em tema: "Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios"— Transcrição da apresentação:

1 Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios
AGOPREM Associação Goiana de Previdência do Estado e Municípios

2 Objetivos Difusão da Cultura Previdenciária no Estado de Goiás
Colaboração no Desenvolvimento Institucional dos RPPS Apoio na Gestão financeira, administrativa Defesa dos RPPS nos Municípios goianos

3 O Estado de Goiás é dividido em 246 Municípios
172 com RPPS 97 são filiados da AGOPREM 42 estão capitalizando seus recursos

4 Serviços de Apoio aos Municípios
Realização de Seminários Itinerantes com objetivo de Formação Previdenciária dos Servidores Consultoria a Distância Informativo Agoprem Programa de Gestão de Benefícios Cálculo Atuarial e Modelagem através de parceria com a Universidade Federal do Rio de Janeiro Prêmio anual :”Prefeito Previdencialmente Responsável” Consultoria em Planejamento Estratégico

5 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A Experiência de Goiás
Tecnologia de Gestão Aplicada aos Regimes Próprios de Previdência Prof.Luciano Rogério Fernandes Sociólogo-Pedagogo-Especialista em Gestão Pública

6 CONCEITO: O Planejamento Estratégico aplicado aos RPPS é um processo gerencial de planejamento desenvolvido pela organização com a finalidade de melhoria na qualidade dos serviços prestados, elaborado de forma participativa com a equipe.O PE define o que é o RPPS, o que ele pretende realizar, onde ele pretende chegar , de que maneira e com quais recursos.É um processo coordenado pela liderança da organização para o alcance de uma situação desejada, de uma maneira mais eficiente e eficaz, com a melhor concentração de esforços e de recursos.

7 Apresentação No PE, a organização analisa seu desempenho passado, seus processos, suas relações internas e externas, seus valores, sua missão, suas condições de funcionamento e seus resultados.A partir dessa análise ela projeta seu futuro, define aonde quer chegar, que estratégias adotará para alcançar seus objetivos, que processos desenvolverá, quem estará envolvido em cada processo e qual o perfil dos resultados que deseja alcançar.

8 Estrutura do Planejamento Estratégico
1a.Etapa :Preparação – Etapa em que o RPPS se organiza para a elaboração do PE, define os passos a serem seguidos, identifica as responsabilidades, promove a conscientização,motivação e comprometimento da equipe e divulga o processo a todos os envolvidos 2a.Etapa:Análise Situacional – (diagnóstico) etapa em que é efetuado um levantamento de todos os dados estatísticos da organização e informações sobre a qualidade do RPPS em seus diferentes aspectos.Nessa etapa a equipe reflete sobre essas informações para obter uma melhor compreensão do que está sendo feito e do que deve ser feito para melhorar o desempenho da organização.O diagnóstico é condição indispensável para que o RPPS possa elaborar sua visão estratégica e seu plano de suporte estratégico.

9 3a.Etapa:Definição da Visão Estratégica e do Plano de Suporte Estratégico – Etapa de Elaboração da visão estratégica e do Plano de Suporte Estratégico para implementação dos objetivos estratégicos 4a.Etapa : Execução – Etapa em que os planos de ação estabelecidos pela organização são implementados 5a.Etapa:Acompanhamento e Controle – Etapa de verificação da execução dos planos de ação e de adoção de medidas corretivas, quando necessário.

10 1a.Etapa Preparação Constitui-se o Grupo de Sistematização
Indica-se o coordenador do PE Realiza a semana de conscientização, motivação e mobilização da equipe e divulga a importância do PE Estabelece datas e prazos para o cumprimento de cada etapa

11 2a.Etapa-Análise Situacional CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
Momento em que se descreve todas as informações disponíveis do RPPS Endereço, Lei de criação,Presidente, No. De segurados, aposentado, pensionistas, tipos de benefícios, no. De servidores, nome e função e objetivo principal da organização Reunir todas as estatísticas disponíveis da organização.Ex:Folha de pagamento dos inativos, gráfico geral de benefícios,gráfico por categoria,gráfico demonstrando a evolução da concessão de benefícios, auxílio doença por origem do servidor, auxílio doença por cargos, por sexo. Estabelecer um demonstrativo das despesas administrativas, e a sua evolução no decorrer do ano e o demonstrativo das contribuições previdenciárias.

12 Análise dos Gráficos Nesse momento é importante que conjuntamente se faça uma análise de cada conjunto de informações levantadas, pois essas análises serão importantes no momento de estabelecer estratégia de trabalho para os próximos anos. Ao levantar os dados, geralmente se descobre informações que ainda não foram elencadas no dia-a-dia do RPPS, é importante que ao perceber qualquer fato se faça um relatório sobre as impressões que ficaram.

13 Análise dos Fatores Determinantes da Eficácia e Funcionamento do RPPS
1=Muito Fraca – 2=Fraca – 3=Regular – 4=Bom – 5=Muito Bom Os fatores Determinantes: a)Efetividade dos Serviços Prestados b)Clima no Ambiente de Trabalho c)Envolvimento dos Segurados no Processo de Gestão d)Gestão Participativa dos Processos e)Desenvolvimento do Patrimônio Humano f)Instalações e Materiais

14 Fator 1 – Efetividade dos Serviços prestados – Total de Pontuação: 2,74
Requisito Características Escala 1- Legislação, Regulamento e Portarias adequadas. 1.1 - A organização possui e utilização toda a legislação; 1.2 - Todos as decisões estão regulamentadas; 1.3 - A equipe conhece e sabe sobre a utilização da legislação disponível; 1.4 – A equipe acompanha o desenvolvimento da legislação (processo histórico); 1.5 - Os níveis adequados de atendimento ao segurado são conhecidos pela equipe da organização; 1.6 - A qualidade do atendimento prestado pela equipe pode ser medida; 1.7 - Todos sabem informar quando a legislação não está adequada a necessidade da organização; 1.8 - Todos conhecem os motivos pelos quais a organização existe. 2 - Proteção do tempo produtivo na organização. 2.1 - Os eventos e assuntos administrativos são tratados com o mínimo de intercepção do atendimento ao público; 2.2 - O tempo de atendimento previsto para cada serviço é claramente definido e seguido pela equipe; 2.3 - A equipe começa e termina o seu período de trabalho pontualmente 2.4 - A interrupção no atendimento por falta de alguém da equipe é mínima; 2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho; 2.6 - Há normas em relação a atraso e faltas para a equipe.

15 Explicação A análise desses fatores é determinante para o sucesso do PE Um conjunto de 125 questões procura responder a quase todas as demandas do RPPS As respostas precisam ser dadas em conjunto para que possam traduzir a mais pura realidade do RPPS Ter o cuidado de não ser excessivamente negativo ou entusiasmado, pois pode comprometer a verdade sobre a realidade e essa verdade é que determina a qualidade, objetividade e excelência do PE O líder da organização no momento dessa análise precisa ter o cuidado de deixar a equipe com liberdade para expressar o que sente a respeito da organização, do ambiente de trabalho e até mesmo suas impressões sobre o líder. Poderíamos dizer que essa análise é o coração do PE por isso é importante que durante todo esse processo se tome nota das impressões que são provocadas por essa análise

16 Ficha-Resumo dos Fatores de Eficácia
Para cada fator de eficácia, escolher três Requisitos menos pontuados e para cada requisito escolher duas características menos pontuadas(para isso é preciso em cada requisito somar os pontos e dividir pelo número de característica obtendo assim uma média em cada requisito) Após essa primeira análise selecionar para cada requisito menos pontuado(gargalos)selecionar duas características que também teve pontuação mais baixa.Dessa maneira estaremos selecionando os Requisitos e Características que devem ser atacados prioritariamente Os dois exemplos seguem:

17 1.8 - A organização dispõe de parâmetro para o desempenho da equipe;
Fatores de Eficácia Requisitos Características Efetividade dos serviços prestados 2.74 Proteção do tempo produtivo na organização 2.2 O tempo de atendimento previsto para cada serviços é claramente definido e seguido pela equipe; 2.3 A equipe começa e termina o seu período de trabalho pontualmente 2.5 - A equipe dispõe de um plano de trabalho; Avaliação 4.2 - Há coleta de dados, anual e relatórios sobre o desempenho de cada hum; 4.3 – A avaliação do desempenho da equipe é adequada aos objetivos da organização 4.6 – A organização utiliza padrões de desempenho para avaliar a qualidade dos serviços prestados com base na legislação existente. Rotina da Organização planejada e disciplinada 5.3 - Os gestores e equipe podem mostrar a qualquer pessoa e em qualquer momento o seu plano de trabalho e explicar sua utilidade; 5.4 - O plano de trabalho dos gestores contem informações de todo o trabalho, como faze-lo e como avaliar-lo; 5.5 - As regras e procedimentos do dia-a-dia da organização são conhecidos por todos; Clima no Ambiente de Trabalho 2.8 Estabelecimento de alto padrão de qualidade dos serviços prestados 1.1 - A equipe tem claros os objetivos de atendimento ao público que devem ser alcançados; 1.3 - O gestor e a equipe são capazes de evitar as metas e os objetivos da organização para todas pessoas inclusive para os segurados; 1.8 - A organização dispõe de parâmetro para o desempenho da equipe; Normas e regulamento da organização 6.1 - A organização possui um código de conduta escrito que especifica as normas de comportamento para a equipe; 6.2 – O código de conduta é de conhecimento de toda a equipe; 6.3 – As normas de comportamento são aplicada e integralmente para todos; Êxito da equipe é reconhecido pela organização 8.1 – A organização reconhece, oficialmente o sucesso da equipe por meio de cerimônias e prêmios.

18 Síntese da 1a.Etapa Análise Situacional
1 – Após a análise dos gráficos e da primeira conversa com a equipe quais os outros problemas detectados na organização 2 – Dos problemas levantados quais os que devem ser atacados prioritariamente 3 – Após a análise dos fatores críticos de sucesso liste os mais críticos e em qual o fator de eficácia eles se enquadram, como no exemplo a seguir 4 – Relacionar as principais tarefas que a organização pretende realizar com base na análise efetuada

19 Exemplo: Fator Critico de Sucesso
Fator de Eficácia 1. Falta de organização, planejamento e disciplina Efetividade de serviços prestados 2. Ausência de uma sistemática de avaliação da organização 3. Ausência de um colegiado atuante Gestão participativa de processos 4. Ausência de um planejamento das Ações 5. Instalações inadequadas da organização Instalações e Materiais 6. Instalações inadequadas dos departamentos

20 Avaliação Estratégica da Organização
1 - Nesse momento a organização faz uma definição de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades 2 – Forças representam o conjunto de fatores positivos no ambiente interno da organização, ex:Quantidade de servidores segurados, Capacidade financeira do RPPS, liderança atuante e formação acadêmica da equipe de trabalho 3 – Fraquezas são as características negativas no ambiente interno, ex:Falta de entrosamento da equipe, Falta de organização e controle dos procedimentos administrativos, falta de comprometimento da equipe 4 – As oportunidades são as características positivas que se encontram fora da organização e que a mesma pode ir em busca para se beneficiar delas, ex:Compromisso do Poder Executivo com os repasses, Patrocínio de Instituições Financeiras, A qualidade dos serviços prestados pelos parceiros 5 – As ameaças são as características negativas que se encontram fora da organização e que pode ameaçar o bom funcionamento da mesma, ex:Ausência de repasse, interferência política dentro da organização e indicação política dos gestores

21 Questionário da Avaliação Estratégica
Quais são as nossas três principais forças(ambiente interno)? Quais são as nossas três principais fraquezas(ambiente interno)? Quais são as nossas três maiores oportunidades que se apresentam nos próximos anos(ambiente externo)? Quais são as nossas três principais ameaças ou riscos ao nosso desempenho nos próximos anos(ambiente externo)? Quais as dez tarefas mais importantes que devemos realizar nos próximos anos?Por que são importantes?

22 Consolidação das Forças,Fraquezas,Oportunidades e Ameaças
Os conceitos são: A=Alta B=Baixa C=Média

23 A B QUADRO 1 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E OPORTUNIDADES Oportunidades/Forças
Op. 1 Comp. Poder Executivo Op. 2 Patrocínio das Inst. Financeiras Op. 3 A qualidade dos Serv. dos ___ Força 1 Grande Numero de segurado A B Força 2 Capacidade Financeira do Instituto Força 3 Liderança atuante e Formação da Equipe

24 B M QUADRO 2 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E AMEAÇAS
Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a fraqueza X reforça o impacto da ameaça Y? Ameaça/Fraqueza Ameaça. 1 Ausência de repasse Ameaça. 2 Indicação Político dos gestores Ameaça. 3 Interferência do Ente na gestão Fraqueza 1 Entrosamento da equipe B M Fraqueza 2 Organização e controle dos Procedimentos Fraqueza 3 Equipe N Especializada e descomprometida

25 B M A QUADRO 3 – RELAÇÃO DAS FORÇAS E AMEAÇAS
Nota: agora a pergunta é a seguinte: Como a força X pode ajudar o impacto da ameaça Y? Ameaça/Força Ameaça. 1 Ausência de repasse Ameaça. 2 Indicação Politica Ameaça. 3 Interferência do Ente na gestão Força 1 Nº de Servidores B Força 2 Capacidade Financeira do Instituto Força 3 Liderança atuante e formação Acadêmica M A

26 B A QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADES
Nota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y? Oportunidades/Fraqueza Op. 1 Comp. Poder Executivo Op. 2 Pat. Insti. Financeiras Op. 3 A qudo Ser. Dos Parceiros Fraqueza 1 Entrosamento Equipe B A Fraqueza 2 Organização e Controle Processo Fraqueza 3 Eq. Esp. Comp.

27 B A QUADRO 4 – RELAÇÃO DAS FRAQUEZAS E OPORTUNIDADES
Nota: Como a fraqueza X pode dificultar o aproveitamento da oportunidade Y? Oportunidades/Fraqueza Op. 1 Comp. Poder Executivo Op. 2 Pat. Insti. Financeiras Op. 3 A qudo Ser. Dos Parceiros Fraqueza 1 Entrosamento Equipe B A Fraqueza 2 Organização e Controle Processo Fraqueza 3 Eq. Esp. Comp.

28 Ficha-Resumo da Avaliação Estratégica
1 – Três combinações que apresentam alteração alta entre Força x Oportunidade 2 – Três combinações favoráveis para futuros planos de ação entre Fraqueza x Ameaça, Força x Ameaça 3 – Combinações que ajudam a neutralizar o efeito das ameaças, Fraqueza x Oportunidade Que medidas a organização pretende tomar para contrabalancear o efeito das fraquezas e ameaças Que medidas a organização pretende tomar para reforçar o efeito das forças e oportunidades

29 3a.Etapa Definição da Visão Estratégica
Momento em que o RPPS, baseado no seu compromisso social define sua visão de futuro(momento em que todos podem sonhar alto)seus valores, sua missão e seus objetivos estratégicos Lembrando que os objetivos Estratégicos devem estar baseados em toda a análise realizada desde a primeira etapa do PE Seguem os exemplos:

30 Nossos Valores Respeito pelo individuo:
Respeitamos a dignidade e os direitos de cada pessoa dentro e fora da organização Transparência: Valorizamos a transparência na gestão administrativa e financeira do Instituto Criatividade: Apoiamos a criatividade de nossa equipe na resolução de nossos principais desafios Solidariedade: Valorizamos a relação solidária entre os integrantes da equipe

31 Nossa Visão de Futuro Pretendemos nos tornar um Instituto de Previdência referência no país pela qualidade dos serviços que prestamos realizando um trabalho de maneira eficaz, seguro e responsável respeitando os nossos segurados, a nossa equipe e o interesse público.

32 Nossa Missão Nossa missão e fornecer serviços previdenciários da mais alta qualidade, excedendo as expectativas de nossos segurados assegurando aos nossos clientes melhores condições socioeconômicas no presente e no futuro.

33 Nossos Objetivos Estratégicos
Implementar a gestão de benefícios Modernizar o gerenciamento financeiro Otimizar a gestão administrativa

34 Plano de Suporte Estratégico Estratégias, Metas
Os objetivos estratégicos são baseados no resumo de toda a análise realizada até agora, portanto são mais amplos e não precisam ser possíveis de mensurá-los As estratégias são baseadas nos problemas encontrados no questionário da análise dos fatores de eficácia, são um pouco menos amplas que os objetivos Estratégicos As metas são mais específicas e precisam ser possíveis mensurá-las Lembrando que para cada O.E no mínimo três estratégias e para cada estratégia no mínimo duas metas Segue exemplo:

35 Objetivos Estratégicos
Estratégicas Metas 1- Implementar a gestão de benefícios 1.1-Concentrar esforços na otimização da concessão de benefícios Estabelecer um plano de trabalho envolvendo a concessão de benefícios 1.2-Utilizar os resultados do cadastro previdenciário Desenvolver 13 medidas de utilização dos dados do cadastro de segurados 1.3-Dinamizar os procedimentos de analise concessão e manutenção de benefícios Estabelecer um conjunto de 08 medidas para dinamizar analise, concessão e manutenção de benefícios 2- Otimizar o gerenciamento financeiro 2.1-Estabelecer Estratégias de acompanhamento dos investimentos dos recursos previdenciários Implementar um sistema continuo de acompanhamento e avaliação dos investimentos previdenciários 2.2-Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros Implementar 04 medidas de organização administrativa do setor de compra Implementar 01 medida para organizar os pagamentos Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros 3- Melhoria a gestão administrativa 3.1-Estabelecer normas de procedimentos administrativo Implementar 05 medidas de normatização de procedimentos 3.2-Otimizar o atendimento aos segurados Estabelecer 12 medidas para otimizar o atendimento aos segurados 3.4-Implementar a estrutura física administrativa Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa

36 Plano de Ação Para cada meta criada deve se estabelecer um Plano de Ação O Plano de Ação é formado por um conjunto de ações, específicas e mensuráveis que possam ajudar a organização atingir as metas e por conseqüência alcançar os objetivos propostos É necessário que cada plano de ação contenha o nome da organização, o objetivo estratégico, o nome do Líder de objetivo, a estratégia , a meta e o nome do gerente de meta. É importante também conter no plano de ação á data de início do plano, o período de revisão e a previsão de término As pessoas que compõem o P.E estão estabelecidas em um Grupo de Sistematização conforme o exemplo que se segue:

37 Grupo de Sistematização
Coordenador do Planejamento Estratégico Um Líder para cada objetivo estratégico Um gerente de meta para cada meta Um responsável para cada ação

38 Nº Ações Período de Realização Responsável Esperado Início Término
PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 2- Otimizar o gerenciamento financeiro Líder de Objetivo: Lúcio Flávio Estratégia: 2.2- Estabelecer estratégias de compra, pagamentos, e demais procedimentos financeiros Metas: Implementar 05 medidas de organização dos demais procedimentos financeiros Indicador da Meta: 05 medidas de organização dos demais procedimentos implementadas Gerente de Meta: Lúcio Flávio Nº Ações Período de Realização Responsável Resultado Esperado Início Término 01 Contratar um auxiliar para o departamento financeiro 03/06 Luciano 01 auxiliar contratado 02 Estabelecer uma sistema de avaliação semestral dos fornecedores de sojtware para o departamento financeiro 02/06 12/06 Lúcio Flávio 01 sistemática de avaliação estabelecida 03 Adquirir um conjunto de moveis de escritórios com mesa, cadeira e arquivo 01 conjunto de moveis adquirido 04 Adaptar aguarda-roupa para transformar-lo em armário 01/06 01 guarda-roupa adaptado 05 Adquirir uma impressora 01 impressora adquirida

39 Nº Ações Período de Realização Responsável Esperado Início Término
PLANO DE AÇÃO Nome da Organização: APARECIDAPREV Objetivo Estratégico: 3- Melhorar a gestão administrativa Líder de Objetivo: Maria Marlene Estratégia: 3.4- Implementar a estrutura físico-administrativa Metas: Estabelecer 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa Indicador da Meta: 15 medidas de adequação da estrutura físico-administrativa estabelecidas Gerente de Meta: Maria Marlene Nº Ações Período de Realização Responsável Resultado Esperado Início Término 01 Adquirir 03 computadores completos 02/06 03/06 Leonardo 03- Computadores adquiridos 02 Adquirir 02 impressoras 02- impressoras adquiridas 03 Adquirir 01 scanner 01- Scanner adquirida 04 Adquirir divisória para separar os departamentos 04/06 Ronaldo Divisórias adquiridas 05 Adquirir 03 jogos de mesa cadeira de escritório Luciano 03 jogos de escritório adquiridos 06 Adequar o gabinete da presidência com mesa, cadeira e armário Gabinete da presidência adequado 07 Adquirir uma maquina de fotocópias 01- Maquina de fotocópias adquirida 08 Adquirir 8 poltronas de espera para a recepção 08- Poltronas de sala de espera adquirida 09 Adquirir um veículo 01/06 01- Veículo adquirido 10 Adquirir 02 armários para arquivo 02- armários para arquivo adquirido 11 Fazer uma reforma na pintura e o telhado Reforma da pintura e telhado realizada 12 Construir um banheiro para os funcionários 01- Banheiro construído 13 Confeccionar 04 bannes contendo a visão estratégica do instituto 04-Bannes confeccionados 14 Melhorar o sistema de internet Sistema de internet melhorado

40 4a. e 5a. Etapas Execução, Acompanhamento e Controle
Ocorre quando a elaboração do PE está totalmente concluída e seus planos de ação começam a ser implementados. Etapa extremamente importante para o sucesso do plano É necessário que aconteça constantemente durante a realização das ações(revisão) Se por acaso alguma ação não for possível ser realizada poderá ser substituída de acordo com a necessidade e avaliação da organização Produção de relatórios mensais da realização das ações(controle) Se qualquer fato acontecer e que possa colocar em risco o sucesso do plano é preciso promover o que chamamos de recuperação do processo

41 Luciano Rogério Fernandes
Pensar, agir e pensar sobre a ação, rever , corrigir e novamente pensar, constituem etapas importantes num processo de planejamento.Existem outras formas de planejamento.Essa é uma sugestão que a Agoprem tem colocado a disposição de seus associados em Goiás e tem gerado bons resultados.Os nossos segurados merecem serviços previdenciários de qualidade e nós gestores, temos o dever de buscar novas formas de gestão para cumprir com a nossa missão. Luciano Rogério Fernandes