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Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos.

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Apresentação em tema: "Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos."— Transcrição da apresentação:

1 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Gledson Pompeu Corrêa da Costa

2 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Governança de TI Conceitos e boas práticas ITIL Estrutura, conceitos e processos COBIT Estrutura, conceitos e processos CMMI, ISO 17799, PMBOK e outros modelos Visão geral Integração e aplicação dos modelos

3 Governança de TI Qual é o seu significado? Qual é a sua importância?

4 O que é Governança de TI? Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI (Weill e Ross, 2004) Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados (Forrester Research, 2005)

5 O que é Governança de TI? Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI (Van Grembergen, 2004) Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização (IT Governance Institute, 2003)

6 Governança de TI Modelo que define direitos e responsabilidades pelas decisões que encorajam comportamentos desejáveis no uso de TI

7 (Weill e Ross, 2004) Decisões que devem ser tomadas Princípios de TI Declarações de alto nível sobre como a TI é usada para suportar o negócio da organização Arquitetura de TI Políticas, diretrizes e alternativas técnicas para padronização e integração de dados, aplicações e processos de negócio Estratégias de infra-estrutura Definições sobre os serviços de TI a serem providos e suas estratégias de contratação, provimento e gestão Necessidades de negócio Identificação das necessidades e oportunidades para aplicação de soluções de TI na organização Priorização de investimentos Definição de critérios para seleção e gestão do portfólio de projetos de TI na organização

8 (Weill e Ross, 2004) Responsabilidade pelas decisões ArquétipoQuem toma ou influencia as decisões Monarquia de negócios Dirigentes de 1º escalão, individualmente ou em grupo, com ou sem a participação do CIO Monarquia de TI Gerentes de TI, individualmente ou em grupo Federativo Dirigentes de 1º escalão, juntamente com pelo menos um outro grupo de gerentes Duopólio Gerentes de TI, juntamente com pelo menos um outro grupo (dirigentes ou gerentes de negócio) Feudal Gerentes das áreas de negócio, responsáveis por processos ou seus prepostos, individualmente AnarquiaCada gerente ou usuário final, individualmente

9 (Weill e Ross, 2004) Principais mecanismos utilizados MecanismoObjetivoRisco Comitê executivo Visão holística da alta direção sobre o negócio, incluindo TI Decisões tomadas sem bases adequadas Gerentes de relacionamento Compreensão mútua e comunicação entre TI e negócios Conflitos com gerentes da área de TI Comitês setoriais Otimização do valor agregado pela TI às áreas de negócio Conflitos internos pelos recursos de TI Equipes de processos Suporte efetivo da TI a processos de negócio Fragmentação das soluções de TI Acordos de nível de serviço Especificação e mensuração dos serviços providos pela TI Foco nos indicadores e não no negócio Comitê de arquitetura Identificação de padrões e tecnologias estratégicas Engessamento e atraso na inovação

10 (Weill e Ross, 2004) Mapa da Governança de TI Domínio Estilo PrincípiosArquitetura Infra- estrutura AplicaçõesPriorização InfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecide Monarquia de negócios Monarquia de TI Federativo Duopólio Feudal Anarquia Não sabe

11 (Weill e Ross, 2004) Como a governança de TI está estruturada hoje no TCU? Domínio Estilo PrincípiosArquitetura Infra- estrutura AplicaçõesPriorização InfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecide Monarquia de negócios Monarquia de TI Federativo Duopólio Feudal Anarquia Não sabe

12 (Weill e Ross, 2004) Arranjos típicos Domínio Estilo PrincípiosArquitetura Infra- estrutura AplicaçõesPriorização InfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecideInfluenciaDecide Monarquia de negócios Monarquia de TI Federativo Duopólio Feudal Anarquia Não sabe

13 (Weill e Ross, 2004) Arranjos mais efetivos Domínio Estilo PrincípiosArquitetura Infra- estrutura AplicaçõesPriorização Monarquia de negócios Monarquia de TI Federativo Duopólio Feudal Anarquia

14 Precisamos mudar a forma como decidimos sobre... Princípios? Arquitetura? Infra-estrutura? Aplicações? Priorização?

15 (Weill e Ross, 2004) Fatores críticos de sucesso Transparência gera confiança Planeje explicitamente a governança de TI –Muitos problemas vêm da ausência de definições Altere o modelo somente quando necessário Conscientize os gerentes Governança requer escolhas –Não é possível atender a 100% das expectativas Tenha processos para tratamento de exceções Defina responsáveis, indicadores e metas Projete a governança de TI em todos os níveis

16 Governança de TI Processo pelo qual decisões são tomadas sobre os investimentos em TI, o que envolve: como as decisões são tomadas, quem toma as decisões, quem é responsabilizado e como os resultados são medidos e monitorados

17 (Forrester Research, 2005) Estruturas organizacionais e a Governança de TI Estrutura centralizada –Orçamento de TI e decisões de investimento concentrados na área de TI corporativa –Possibilidade de o CIO assumir a coordenação dos processos de governança, com a participação dos demais executivos –Concentração do poder pode inibir a definição de processos formais de governança –Desafio: identificação e tratamento adequado de demandas específicas das áreas de negócio

18 (Forrester Research, 2005) Estruturas organizacionais e a Governança de TI Estrutura descentralizada –Independência das áreas de negócio, com tendência de fragmentação dos processos de governança –Decisões sobre investimentos otimizadas apenas localmente, sem a visão da organização –Tendência à duplicação de esforços e investimentos, pelo não compartilhamento de soluções locais –Desafio: desenvolver processos corporativos de governança que permitam priorizar e compartilhar investimentos entre áreas de negócio distintas

19 (Forrester Research, 2005) Estruturas organizacionais e a Governança de TI Estrutura federativa –Organização híbrida, com parte das responsabilidades por TI centralizadas e parte alocada às áreas de negócio –Combina otimização de custos compartilhados com flexibilidade no atendimento de necessidades pontuais –Infra-estrutura básica e aplicações corporativas tipicamente centralizadas, com possível repasse de custos –Independência das áreas de negócio para o desenvolvimento de soluções locais, com equipes próprias –Demanda esforços significativos para manter aderência das soluções locais aos padrões da arquitetura corporativa –Desafio: encontrar o ponto de equilíbrio entre padronização (ganhos de escala) e independência (flexibilidade)

20 (Forrester Research, 2005) Estruturas organizacionais e a Governança de TI Estrutura baseada em projetos –Variante recente da estrutura centralizada, baseada no modelo de operação das empresas de consultoria –Equipes de desenvolvimento reestruturadas como centros de competências, cuja função é prover recursos para os projetos –Função dos gerentes de TI é otimizar o uso dos recursos e garantir que as necessidades dos projetos sejam atendidas –Sucesso do modelo depende fortemente de mecanismos de governança adequados para seleção e gestão de projetos –Desafio: estabelecimento de critérios e processos eficazes para avaliação e priorização de projetos

21 Qual seria o modelo mais adequado para o TCU? Centralizado? Descentralizado? Federativo? Baseado em projetos? Nenhum deles?

22 (Forrester Research, 2005) Componentes da governança de TI Estrutura Quem toma as decisões? Quais estruturas organizacionais estão envolvidas, quem participa e quais são suas responsabilidades? Processos Como as decisões de investimento são tomadas? Quais são os processos para proposta, aprovação e priorização dos investimentos em TI? Comunicação Como as decisões são comunicadas? Como os resultados das investimentos em TI são monitorados, medidos e comunicados?

23 (Forrester Research, 2005) Estruturas de governança de TI Posicionamento do CIO –Vinculação direta do CIO ao dirigente máximo da organização, com participação ativa em discussões estratégicas Comitês –Grupos formados por representantes da alta direção, da área de TI e das áreas de negócios, para decisão de temas específicos Papéis específicos –Gestor da governança de TI, responsável pela manutenção de foco permanente sobre o tema –Gerentes de relacionamento, para traduzir as implicações da governança de TI para as áreas de negócio e, por outro lado, traduzir as necessidades dessas áreas para a TI

24 (Forrester Research, 2005) Processos de governança de TI Gestão de portfólio –Compreende a gestão integrada dos ativos de TI, do portfólio de soluções existentes e do portfólio de projetos em andamento –Decisões baseadas em visão holística da TI na organização Gestão de demandas –Centraliza todas as demandas apresentadas à área de TI – de questões operacionais do dia-a-dia a solicitações estratégicas –Facilita a construção da visão holística da área de TI Acordos de nível de serviço –Explicitam as condições de provimento dos serviços de TI, incluindo os custos associados, para que decisões sobre tais serviços sejam tomadas de forma consciente

25 (Forrester Research, 2005) Comunicação e governança de TI Balanced Scorecard para TI –Construção de um BSC para TI, como instrumento para implementação, comunicação e mensuração da estratégia de TI (e seus mecanismos de governança) –Perspectivas: valor para o negócio, orientação para clientes, excelência operacional e orientação futura Portal de Governança –Repositório para publicação de políticas, padrões, modelos de documentos e relatórios referentes à governança de TI

26 BSC para TI – Perspectivas Contribuição para o negócio Valor agregado ao negócio pelos investimentos em TI Orientação para clientes Avaliação dos usuários sobre os produtos e serviços de TI Excelência operacional Eficiência e eficácia dos processos associados aos produtos e serviços de TI Orientação futura Capacidade de atendimento às futuras demandas por produtos e serviços de TI

27 (Forrester Research, 2005) Maturidade da governança de TI NívelDescrição 1Ad-hoc Ausência de processos formais de governança de TI, cuja necessidade não é reconhecida. Investimentos realizados de forma assistemática. 2Fragmentada Processos formais em algumas unidades de negócio. Ausência de coordenação no nível organizacional para priorização de investimentos entre áreas de negócio. 3Consistente Processos aplicados consistentemente a todas as áreas. Decisões sobre investimentos tomadas com base na visão da organização. 4 Melhores práticas Processos otimizados de governança, com participação dos dirigentes de 1º escalão. Utilização de práticas de gestão de portfólio, com base em uma estratégia de TI vinculada à estratégia da organização.

28 Dicas práticas Patrocínio é essencial Desenvolva as estruturas primeiro –CIO como membro do grupo executivo –Comitê para revisão, aprovação e priorização de investimentos em TI Desenvolva os processos em seguida –Gestão de portfólio e gestão de demandas Não reinvente a roda –COBIT, ITIL, ISO 17799, etc.

29 Governança de TI Capacidade organizacional exercida pela alta direção, gerência de negócios e gerência de TI para controlar a formulação e implementação da estratégia de TI e, com isso, assegurar o alinhamento entre negócios e TI

30 (Van Grembergen, 2004) Gestão x Governança de TI Gestão de TI –Oferta de produtos e serviços efetivos –Gerenciamento das operações atuais Governança de TI –Atendimento às demandas atuais e futuras do negócio e de seus clientes

31 (Henderson e Venkatraman, 1993) Alinhamento entre negócios e TI Não é suficiente distinguir as áreas de TI e de negócio; cada área deve ser subdividida –componentes externos caráter estratégico –componentes internos aspectos operacionais Reconhecimento da necessidade de uma Estratégia de TI voltada para definições de escopo, competência e governança da área –Como definir essa estratégia?

32 (Henderson e Venkatraman, 1993) Modelo de Alinhamento Estratégico

33 (Henderson e Venkatraman, 1993) Como essas áreas interagem Ajuste estratégico –Alinhamento entre o posicionamento externo e a organização interna Integração Funcional – nível estratégico –Ligação entre as estratégias de negócio e TI –Definição de soluções de TI para modelar ou apoiar estratégias (de negócio e de TI) Integração Funcional – nível operacional –Coerência entre as necessidades e expectativas organizacionais e a infra-estrutura de TI

34 (Henderson e Venkatraman, 1993) Como se dá o alinhamento 1.A partir da estratégia de negócios Execução estratégica –Visão clássica de gerenciamento da área de TI –Automação de processos organizacionais, baseada em critérios de eficiência Transformação tecnológica –Área de TI formula estratégias e organiza seus processos com base na estratégia de negócios –Menos sujeita a restrições decorrentes do atual desenho organizacional

35 (Henderson e Venkatraman, 1993) Como se dá o alinhamento 2.A partir da capacidade de inovação da TI Potencial competitivo –Estratégia de TI influencia a estratégia de negócios –Redefine produtos e serviços e proporciona novas vantagens competitivas Nível de serviço –Infra-estrutura de negócios é afetada diretamente pela estratégia e pela organização da área de TI –Aplicável quando produtos e serviços finais da organização são fortemente baseados em TI

36 (Henderson e Venkatraman, 1993) Modelo de Alinhamento Estratégico

37 Antes de continuarmos... Uma revisão conceitual sobre planejamento e estratégia

38 (Drucker, 1984) Planejamento estratégico Processo contínuo de, sistematicamente e com o maior conhecimento possível do futuro, –tomar decisões atuais que envolvem riscos; –organizar sistematicamente as atividades necessárias à execução dessas decisões; e –medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas.

39 (TCU, 2006) Gestão Estratégica Conjunto de decisões que determinam o desempenho da organização no longo prazo. Esse tipo de gestão inclui uma análise dos ambientes interno e externo, a formulação de um referencial estratégico e a formulação, implementação, avaliação e controle da estratégia.

40 (TCU, 2006) Estratégia Caminho pré-definido a ser seguido para garantir a legitimidade e sobrevivência da organização no longo prazo. É o conjunto de ações necessárias ao cumprimento da missão institucional e ao alcance da visão de futuro da organização.

41 (TCU, 2006) Objetivos Estratégicos São os fins a serem perseguidos pela organização para o cumprimento de sua missão institucional e o alcance de sua visão de futuro. Constituem elo entre as diretrizes de uma instituição e seu referencial estratégico. Traduzem, consideradas as demandas e expectativas dos clientes, os desafios a serem enfrentados pela organização num determinado período.

42 (TCU, 2006) Iniciativas Estratégicas Conjunto de ações necessárias ao alcance dos objetivos estratégicos e ao preenchimento das lacunas de desempenho existentes entre a performance atual e as metas futuras. Elas se diferenciam dos objetivos estratégicos e da rotina organizacional –por serem mais específicas –por terem começo e fim predeterminados –por terem pessoas ou equipes alocados para a sua execução, bem como verba preestabelecida, se necessário.

43 (TCU, 2006) Modelo de planejamento e gestão

44 Qual perspectiva de alinhamento estratégico se aplica ao TCU? Execução estratégica? Transformação tecnológica? Potencial competitivo? Nível de serviço?

45 (Luftman, 2000) Maturidade no alinhamento estratégico Alinhamento estratégico depende de seis fatores que descrevem o comportamento da TI –Comunicação –Valor mensurável –Governança –Parcerias –Arquitetura e escopo –Habilidades O fator Governança subdivide-se em: –Planejamento estratégico de negócios –Planejamento estratégico de TI –Estrutura organizacional –Controle orçamentário –Gestão dos investimentos em TI –Comitês de gestores –Processo de priorização

46 Governança de TI Responsabilidade da alta direção, consiste em liderança, estruturas organizacionais e processos que garantem que a TI corporativa sustenta e estende as estratégias e objetivos da organização

47 (IT Governance Institute, 2003) Desafios Aproveitar a capacidade da TI de impulsionar e transformar as práticas de negócios Garantir o retorno dos investimentos em TI, por meio do equilíbrio entre o valor da informação e os custos de TI Gerenciar os riscos gerados pela dependência de elementos fora do controle direto da organização Gerenciar o impacto da TI sobre a continuidade de negócios, causado pela dependência da informação Evitar as falhas de TI, que cada vez mais prejudicam o valor e a reputação da organização

48 (IT Governance Institute, 2003) Responsabilidades da alta direção Assegurar o alinhamento entre a estratégia de TI e a estratégia de negócios Direcionar a execução da estratégia de TI –Decisões sobre priorização de investimentos e alocação de recursos Assegurar o cumprimento da estratégia de TI –Diretrizes claras, indicadores e metas objetivas Promover cultura de abertura e colaboração entre as áreas de negócios e a área de TI

49 (IT Governance Institute, 2003) Responsabilidades dos gerentes Integrar estratégias, políticas e metas da organização aos processos de TI Prover estruturas organizacionais que suportem a implementação da estratégia de TI (comitês envolvendo TI e áreas de negócio) Definir responsabilidades pelo gerenciamento de riscos Desenvolver competências gerenciais em TI Coletar métricas de processo e de resultados da TI Focar as competências essenciais do negócio que devem ser suportadas pela TI Focar os processos que aumentam o valor agregado ao negócio –Gerenciamento de portfólio, mudanças, incidentes e problemas Focar a otimização dos custos de TI Desenvolver estratégias claras para contratação em TI

50 (IT Governance Institute, 2003) Visão sistêmica

51 (IT Governance Institute, 2003) Focos da governança de TI Alinhamento estratégico Vinculação entre TI e negócios (planejamento e operações) Agregação de valor Garantia de alcance dos benefícios, com otimização de custos Gerenciamento de recursos Otimização dos investimentos e do uso dos recursos de TI Gerenciamento de riscos Incorporação do tratamento de riscos e da conformidade nos processos Mensuração de desempenho Uso do BSC para avaliar todas as dimensões da TI

52 (IT Governance Institute, 2003) Alinhamento estratégico

53 (IT Governance Institute, 2003) Agregação de valor

54 (IT Governance Institute, 2003) Mensuração de desempenho

55 Onde precisamos melhorar? Governança de TI Alinhamento Estratégico Agregação de Valor Gerenciamento de Recursos Gerenciamento de Riscos Mensuração de Desempenho

56 Dicas práticas Estabeleça um modelo para a governança de TI –Objetivos, responsabilidades e metas Alinhe a estratégia de TI às metas do negócio Identifique e compreenda os riscos de TI Defina áreas prioritárias Analise a capacidade e identifique lacunas Desenvolva estratégias de melhoria Meça os resultados Repita o processo regularmente

57 Outras referências

58 Portanto, Governança de TI é... Conjunto de estruturas organizacionais e processos que envolvem a alta direção, gerentes de TI e gerentes de négócio na tomada de decisões sobre o uso de TI, na coordenação das ações decorrentes de tais decisões e no monitoramento de seus resultados, com o objetivo de promover o alinhamento entre estratégias e operações das áreas de TI e de negócios.

59 (Pink Elephant, 2005) Modelos para Gestão e Governança de TI Governança de TI Serviços Aplicações Projetos Planejamento Segurança Qualidade ITIL BS ISO CMMI MPS.BR ISO ISO ISO PMBOK PRINCE 2 COBIT BSC-TI ISO 9000 Six Sigma Contratações eSCM-CL eSCM-SP Gestão de TI

60 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Gledson Pompeu Corrêa da Costa


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