Padronização na área de trabalho PROFESSOR IVAN CARLOS PALUDO

Padronizar Estabelecer padrões, normas ou modelos.

O que é padronização? É deixar documentado como a empresa alcança seus resultados através da execução de suas atividades. É preservar a tecnologia, o conhecimento e, até mesmo, a história da empresa. É tornar cada processo previsível e, conseqüentemente, ter uma menor variação nos resultados da organização.

Por que padronizar? A documentação do conhecimento, principalmente na forma de procedimentos operacionais, é um passo importante na implantação de um Sistema da Qualidade e até mesmo na obtenção de uma certificação. A variação nos resultados gera um retrabalho.

Por que padronizar? Um sistema de controle de documentos bem estruturado pode significar mais tranquilidade no processo de certificação, quer seja ISO 9000, ISO 14000, ou mesmo o Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ.

Quais são as etapas de um processo de padronização? São basicamente: Determinação dos processos relacionados com os objetivos da organização. Treinamento dos responsáveis pela condução do processo de padronização. Elaboração dos primeiros procedimentos. Definição da sistemática de controle.

Quais são as etapas de um processo de padronização? Estabelecimento de objetivos, metas e respectivo cronograma de implementação e avaliação dos resultados. Gestão da informação. Estabelecimento de auditorias internas. Utilização do Ciclo PDCA.

Quais são as etapas de um processo de padronização? A prática tem demonstrado que, se colocado como estrategicamente importante para a empresa, todo esse processo produzirá resultados satisfatórios e trará lucro para a organização.

A importância da padronização Grande parte dos produtos e processos têm suas normas e padrões técnicos regidos pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), seguindo modelos internacionais. As empresas privadas estão cada vez mais conscientes da necessidade de padronização interna de seus processos, visando o aperfeiçoamento de sua capacidade competitiva.

O padrão é o instrumento básico para um gerenciamento O padrão é o instrumento que indica a meta e os procedimentos para a execução dos trabalhos, de modo que cada um tenha condições de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.

O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pela organização. Não existe gerenciamento sem padronização. Comece a padronizar pelas tarefas prioritárias.

O uso do Fluxograma é o primeiro passo para iniciar a padronização. No gerenciamento utiliza-se o fluxograma com dois objetivos: Garantir a qualidade; Aumentar a produtividade.

Todos os gerentes devem estabelecer os fluxogramas do processo sob sua autoridade, como: previsão de vendas, vendas, compras, planejamento estratégico, faturamento, contabilidade, desenvolvimento de novo produto, manutenção preventiva, entre outros.

Quando o fluxograma estiver pronto critique-o: Este processo é necessário? Cada etapa do processo é necessária? É possível simplificar? É possível adotar novas tecnologias (informatização ou automação) no todo ou em parte?

Uma das definições de processo é: toda operação que introduz uma modificação de forma, composição, estrutura, etc. Esta definição serve tanto para a área de manufatura quanto para manutenção e administração. Explicite as tarefas conduzidas em cada processo. Quantas tarefas existem em sua área de trabalho? Quantas pessoas trabalham em cada uma.

Monte um manual para cada processo importante. Agora faça uma reunião com seus supervisores e determine, junto com eles, quais são as tarefas prioritárias a serem padronizadas. Não se esqueça: comece sempre do fluxograma do seu produto prioritário ou crítico.

Tarefas prioritárias são aquelas em que: Se houver um pequeno erro, afetam fortemente a qualidade do produto. Já ocorreram acidentes no passado. Ocorrem “problemas” na visão dos supervisores e na sua.

Existem outras maneiras de se priorizar a padronização dos procedimentos operacionais, algumas delas são: Ocorrência de acidentes; Reclamações de clientes; Análise de anomalias repetitivas; Análise de anomalias de alto custo; Alta dispersão (avaliação de processos), etc.

 Se você estiver assumindo a gerência de uma empresa (ou de um processo), você deverá receber o POP, já pontos da área administrativa, da área de engenharia ou do fornecedor do equipamento. Neste caso cabe a realizar o treinamento da equipe de acordo com estes procedimentos. POP (Procedimento Operacional Padrão)

Primeiro verifique como cada Operador daquela tarefa está trabalhando (isto deve ser feito em todas os setores); - Esta verificação pode ser feita através de um check-list ou mesmo de uma câmera de vídeo; Peça a seu supervisores para conversar com os Operadores as oposições que vocês encontraram; PROCEDIMENTOS

Defina com os supervisores a “seqüência certa” para o trabalho; Assegure-se de que todos os Operadores, em todas as turmas, que executam a mesma tarefa, estão conduzindo o seu trabalho da mesma maneira; Por fim, faça o “esboço”, colocando em um pedaço de papel qualquer “sequência certa” das atividades críticas.

“Atividade crítica” é uma atividade que tem que ser feita para que a tarefa tenha bom resultado. Por exemplo: “retirar as cadeiras do auditório antes de lavar o piso”. O crítico aqui é retirar as cadeiras antes de lavar o piso. O operador é livre para retirar a seu jeito. Procedimento Operacional Padrão