Introdução ao SGA Elementos Melhoria Contínua Política Ambiental PDCA Planejamento Análise Crítica Implementação e Operação Monitoramento e ação corretiva

IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO Na etapa de Implementação e Operação, a empresa deverá capacitar - se e desenvolver mecanismos de apoio necessários para a efetiva implementação de sua Política Ambiental e cumprimento dos seus objetivos e Metas.

SGA Passo a Passo Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Treinamento, Conscientização e Competência Comunicação Documentação do SGA Controle de Documentos Controle Operacional Preparação e Atendimento a Emergências

ESTRUTURA E RESPONSABILIDADE Define, documenta e comunica a estrutura do SGA; Prove recursos (recursos humanos), tecnologias (constante revisão das opções tecnológicas), financeiros (fazer parte do orçamento anual, incorporação do SGA nos Planos de Negócios, relatar os gastos para vários investimentos); Estabelece o(s) representante(s) do SGA; Define os responsáveis pela destinação dos resíduos, pela comunicação, acompanhamento da legislação, etc.

TREINAMENTO, CONSCIENTIZAÇÃO E COMPETÊNCIA A execução da política e dos objetivos ambientais somente terá êxito se a possibilidade de pensar, propor e agir for estendida a todos na organização. E a condição fundamental para isto ocorra é o treinamento e a conscientização de forma global. Pode-se dizer que o treinamento é um dos elementos que estabelecem a competência, que é baseada na combinação de educação, treinamento e experiência.

COMUNICAÇÃO A comunicação interna representa um mecanismo que possibilita a implantação do SGA em todos os níveis, pois permite que todos os colaboradores, excelentes fontes de informações e idéias, percebam e conheçam sua responsabilidade pessoal. A comunicação externa proporciona a transparência e aumenta a credibilidade do SGA externamente, pois estar ciente da visão dos clientes pode ajudar a empresa a entender como a mesma é percebida pelos outros.

DOCUMENTAÇÃO DO SGA A documentação deve ser vista como uma série de explicações a respeito de como os critérios do SGA se aplicam à organização: Pode estar em forma eletrônica ou papel; Devem ser elaborados e mantidos (de maneira simples e direta, objetiva, método de dizer “dizer o que faz” e “fazer o que diz”; Descrever os elementos centrais; Promover relação com os demais documentos da organização.

CONTROLE DE DOCUMENTOS É um controle para assegurar que os documentos estejam acessíveis e disponíveis numa versão atualizada e sejam revisados (quando necessário) e autorizados por autoridade apropriada.

CONTROLE OPERACIONAL A organização precisa conhecer e controlar as atividades que causam impactos ambientais significativos, a fim de garantir o cumprimento da política e das exigências ambientais. Requisitos relacionados: Necessário para todas as operações que tenham impacto ambiental significativo; Importante incluir os parâmetros chaves relevantes para a performance ambiental; Comunicar as diretrizes para os fornecedores e clientes; Os procedimentos devem ser revisados com melhoria da performance ambiental.

PREPARAÇÃO E ATENDIMENTO A EMERGÊNCIAS Significa minimizar os impactos em eventos sem controle. O planejamento e a preparação efetiva podem reduzir os danos, proteger os colaboradores e a vizinhança, minimizar as perdas e o tempo de paralisação da produção. Devem ser regularmente previstos e realizados testes periódicos e pró-ativos dos planos e após a ocorrências de acidente – emergência, revisar os planos para a melhoria contínua.

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade De acordo com a ISO 14001:96: A administração deve fornecer recursos essenciais para implementação e controle do SGA, abrangendo recursos humanos, qualificações específicas, tecnologias e recursos financeiros. A alta administração deve nomear representante(s) específico(s), que, independente de outras atribuições, deve(m) ter funções, responsabilidades e autoridades definidas para: Assegurar que os requisitos do SGA sejam estabelecidos, implementados e mantidos de acordo com A ISO 14001; Relatar a alta administração o desempenho do SGA, para análise crítica, como base do aprimoramento do SGA.

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade O sucesso na implantação de um SGA depende de: Da efetiva conscientização; Do comprometimento dos colaboradores da empresa. Definindo Estrutura e Responsabilidade Nesse sentido, as pequenas e médias empresas geralmente apresentam vantagem sobre as maiores.

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Nas pequenas e médias organizações a integração das responsabilidades ambientais é mais simples pelos seguintes motivos: As linhas de comunicação são pequenas; A organização é menos complexa; As delegações são limitadas; O acesso à alta administração é mais simples.

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Agora, os diferentes papéis e funções e responsabilidades: Alta Administração Responsável pelo SGA Áreas em Geral

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Alta Administração Além de garantir recursos financeiros e humanos para a implementação e manutenção do sistema, ela deve indicar um representante com as seguintes funções: Integrar a proteção ambiental no planejamento estratégico da organização; Garantir que o SGA seja estabelecido e implementado; Estabelecer a Política Ambiental; Deliberar os objetivos, metas e programas ambientais; Definir as competências; Avaliar e reportar o desempenho continuamente e definir medidas para a melhoria contínua.

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Responsável pelo SGA O responsável pelo SGA deve ser capaz de realizar tarefas distintas, tais como: Analisar os pontos fortes e fracos, das oportunidades e ameaças e relatá-los à alta administração; Analisar e detectar as fragilidades organizacionais, técnicas e de qualificação dos colaboradores; Avaliar clientes e fornecedores e a comunicação; Apoiar o trabalho dos consultores e colaboradores; Definir e promover treinamentos para os colaboradores; Realizar auditorias ambientais e de fornecedores; Realizar contato com órgãos públicos;

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Áreas em Geral As responsabilidades e funções das demais área consistem em: Cumprir as leis ambientais; Desenvolver e alcançar objetivos e programas ambientais; Avaliar clientes e fornecedores e a comunicação; Manter os procedimentos; Introduzir medidas corretivas necessárias e controlar a execução.

Implementação e Operação Treinamento, conscientização e competência De acordo com a ISO 14001:96: As pessoas cujas tarefas possam criar impacto significativo para o meio ambiente devem receber treinamento apropriado. Os procedimentos devem fazer com que os colaboradores ou membros estejam conscientes: Da importância da conformidade com Política Ambiental, procedimentos e requisitos do SGA; Dos impactos ambientais significativos, reais ou potenciais, de suas atividades e dos benefícios ao meio ambiente resultantes da melhoria do seu desempenho ambiental; De suas funções e responsabilidades em relação ao SGA; Das potenciais conseqüências da inobservância de procedimentos operacionais especificados;

Implementação e Operação Estrutura e Responsabilidade Quais as razões para investir no treinamento dos colaboradores em um SGA, além do fato de ser uma exigência da norma? Todo colaborador pode gerar impacto ambiental, além de poder ter boas idéias de como melhorar os procedimentos para a implementação do SGA. Outras razões são: motivação, comprometimento, competência, desempenho, habilidades/capacidades, conscientização e cumprimento.

Implementação e Operação Treinamento, conscientização e competência Definindo os passos para a realização dos treinamentos relativos ao SGA: Determinar necessidades de treinamento e requisitos Determinar os objetivos do treinamento Selecionar programas e métodos eficientes Preparar o plano de treinamento Implantar o programa de treinamento Rastrear e manter os registros do treinamento Avaliar a efetividade do treinamento Melhorar o programa de treinamento quando necessário

Implementação e Operação Treinamento, conscientização e competência Em que situações a organização deve TREINAR os colaboradores? Quando novos colaboradores forem contratados ou transferidos; Os colaboradores não seguirem os procedimentos do SGA corretamente; Os procedimentos forem modificados ou novos equipamentos e processos introduzidos; Os objetivos e metas forem modificados; Novas legislações entrarem em vigor.

Implementação e Operação Comunicação Interna e Externa De acordo com a ISO 14001:96: Com relação aos seus aspectos ambientais e o SGA, a organização deve estabelecer: Comunicação interna entre os vários níveis da organização; Recebimento, documentação e resposta a comunicações pertinentes da parte interessada “interna”;

Implementação e Operação Comunicação Interna e Externa A comunicação efetiva pode ajudar a organização a: Motivar a força de trabalho; Explicar a Política Ambiental e como esta se relaciona com a visão e estratégia global dos negócios; Garantir o entendimento de papéis e expectativas; Demonstrar comprometimento da alta administração; Monitorar desempenho; Identificar melhorias potenciais do SGA.

Implementação e Operação Comunicação Interna e Externa Possibilita a implantação do SGA em todos os níveis, já que os colaboradores conhecerão os procedimentos. Comunicação Interna Métodos: periódicos, reuniões, informativos, quadros de aviso, etc.

Implementação e Operação Comunicação Interna e Externa Proporciona transparência e aumenta a credibilidade do SGA externamente, junto aos vizinhos, organismos oficiais e fiscalizadores, etc. Comunicação Externa Métodos: visitações, imprensa, relatórios anuais, entrevista coletiva, etc.

Implementação e Operação Documentação De acordo com a ISO 14001:96: A organização deve estabelecer e manter informações em papel ou meio eletrônico para: - Descrever os principais elementos do sistema de gestão e a interação entre eles; - Fornecer orientação sobre a documentação relacionada.

Implementação e Operação Documentação A documentação está relacionada aos registros. Enquanto o que a documentação descreve em que consiste o SGA (o que a organização faz), os registros demonstram o que a organização está realmente fazendo e o que ela se propôs a fazer.

Implementação e Operação Documentação - Política Ambiental; - Estrutura organizacional e principais responsabilidades; - Descrição de como a organização mantém a conformidade com a ISO 14001; - Referências aos procedimentos e controles e documentos correlatos. A documentação do SGA deve ser composta de:

Implementação e Operação Documentação A documentação do SGA deve preocupar-se basicamente com: A clareza e os compromissos com as prescrições em todos os níveis da organização; A continuidade dos procedimentos praticados; A apresentação do funcionamento do SGA perante órgãos internos; A revisão do SGA.

Implementação e Operação Documentação Etapas para a elaboração da documentação do SGA: Definição dos níveis de documentação exigidos pelo SGA  Integração com os outros documentos (Manuais) do SGA Elaboração das propostas Verificação, aprovação e correções Disponibilização e entrada em vigor 

Elaboração do MANUAL DO SGA, que pode servir de guia para o mesmo Elaboração do MANUAL DO SGA, que pode servir de guia para o mesmo. Neste Manual devem ser descritos os principais conceitos do SGA e como esses elementos se relacionam com os outros, além ser feitas referências a outros documentos e procedimentos.

Após a disponibilização e a entrada em vigor, é preciso assegurar que a documentação do SGA seja distribuída, mantida, melhorada e atualizada.

Implementação e Operação Controle de Documentos - Possam ser localizados; - Estejam acessíveis a todos os níveis da organização; - Sejam periodicamente revisados; - Tenham versões atualizadas disponíveis; - Sejam removidas quando obsoletas. A implementação deste controle deve garantir que os documentos do SGA:

Implementação e Operação Controle de Documentos Os procedimentos para o controle de documentos devem ser simples, principalmente nas pequenas e médias empresas; É importante preparar um índice de controle de documentos que mostre todos os documentos do SGA e o histórico de suas revisões, devendo ser este índice estar anexado ao Manual do SGA; Se existe a possibilidade de manter as pessoas informadas por meio de rede de computadores, pode ser desenvolvido um sistema de controle em meio eletrônico, facilitando o acesso e a atualização do documento.

Implementação e Operação Controle Operacional De acordo com a ISO 14001:96: A organização deve identificar aquelas operações e atividades associadas aos aspectos ambientais significativos identificados de acordo com a sua política, objetivos e metas. A organização deve planejar tais atividades, inclusive manutenção, de forma a assegurar que sejam executadas sob condições específicas através: Do estabelecimento e manutenção de procedimentos documentados; Da estipulação de critérios operacionais nos procedimentos; Do estabelecimento e manutenção de procedimentos relativos aos aspectos ambientais significativos; Da comunicação dos procedimentos e requisitos pertinentes a serem atendidos por fornecedores e prestadores de serviço.

Implementação e Operação Controle Operacional Elaboração da visão geral das atividades avaliadas Elaboração e Manutenção de descrições de procedimentos Consideração de aspectos críticos Procedimentos para controle operacionais

Implementação e Operação Preparação e Atendimento à Emergências Deve incluir: Avaliação do potencial para acidentes e emergências; Prevenção de incidentes e seus impactos ambientais; Planos e procedimentos para responder aos incidentes; Teste periódico dos planos e procedimentos de emergência; Mitigação dos impactos associados a estes incidentes; Avaliação do desempenho da resposta a emergência após a ocorrência de incidentes, visando a adequação e a melhoria de planos.

Implementação e Operação Preparação e Atendimento à Emergências Check-list de um plano de preparação a atendimento à emergências (o plano deve conter): Situações de emergências potenciais, como incêndios, explosões, etc; Materiais perigosos utilizados na organização e sua localização; Responsabilidades na organização, incluindo o coordenador para emergências; Parcerias com prestadores de serviços referentes a emergências locais; Procedimentos de atendimento a emergências, incluindo os de comunicação;

Implementação e Operação Preparação e Atendimento à Emergências Check-list de um plano de preparação a atendimento à emergências (o plano deve conter): Localização e tipo de equipamentos para atendimento à emergências e sistema de segurança; Manutenção dos equipamentos para atendimento à emergências; Treinamento e teste do pessoal; Testes dos alarmes públicos e dos endereços dos sistemas públicos; Mapas e rotas de fuga, assim como saídas e pontos de segurança.