O SECRETARIADO NA EMPRESA

A Secretária é … “A profissional que sabe escrever à máquina, tomar notas de forma sistemática e atender funcionalmente o telefone, encarregando-se de tarefas de pura rotina.” Mª João Gomes2

O Secretariado … As organizações já não procuram alguém que se limite a ser suficiente, a assegurar o atendimento, a tomar notas, a digitar e a arquivar, como vemos caricaturado no filme “Das 9 às 5” (“nine to five”). Mª João Gomes3

7 Trunfos do Secretariado: 1.Uma voz persuasiva 2.Um CV comunicativo 3.Um talento para ideias * 4.Gosto pela tecnologia 5.Jeito para fazer dinheiro 6.Possuir uma rede de bons contactos 7.Muita persistência! Mª João Gomes4

Evolução histórica: O termo «secretário» é originalmente associado à posição de um escriba (escrivão, copista) que deriva da palavra secernere do latim, significa distinguir ou destacar e está conotado com o conceito de privado ou confidencial. Um secretário era uma pessoa que supervisionava um negócio, a mando de uma personalidade poderosa, um rei ou um papa. Mª João Gomes5

Evolução histórica: Desde o renascimento até ao fim do séc. XIX, os secretários eram homens encarregados da correspondência diária e de outras tarefas para pessoas importantes. A partir de meados do séc. XX, esta profissão evoluiu com a cada vez maior integração das mulheres no mercado de trabalho, no sentido de uma maior especialização e exigência, quer das competências pessoais e técnicas, quer das responsabilidades. Mª João Gomes6

Evolução histórica: No final do milénio, surgiram teorias pessimistas que previram a extinção gradual desta profissão devido ao aparecimento e rápido desenvolvimento das novas tecnologias. Mas na realidade assiste-se à procura continuada destes profissionais, no entanto com um NOVO perfil: pró-ativo, versátil, pessoas capazes de evoluir e estar à altura dos desafios de um mercado global e altamente concorrencial. Mª João Gomes7

Perfil Profissional Mª João Gomes8 – Pessoais (personalidade e postura – saber ser e saber estar) Discrição e lealdade Organização Simpatia e empatia Cortesia e diplomacia Bom senso e serenidade Determinação Pró-atividade e autonomia Dinamismo e disponibilidade Seriedade e rigor Flexibilidade e criatividade Aparência cuidada Boa memória e boa dicção Pontualidade e assiduidade Interesse pelo mundo e gosto pela leitura – Técnicas (aquisição de conhecimento – saber saber e saber fazer) Informática Língua materna Línguas estrangeiras Expediente geral de escritório Digitação Técnicas de arquivo Protocolo Contabilidade, finanças e direito Área comportamental (gestão de stress, de conflitos, de tempo…) Cultura geral Outros mais específicos.

Exigências da função “As secretárias geralmente são definidas como pessoas que: -se orgulham do seu trabalho e se empenham na orientação para a qualidade; -procuram responsabilidade; -antecipam e não esperam por instruções – mostram iniciativa; - Fazem tudo ao seu alcance para executar o seu trabalho; -Se envolvem, não se resumindo ao papel que lhes foi atribuído; -Estão sempre à procura de novas formas de simplificar a vida das suas chefias; Mª João Gomes9

Exigências da função (continuação) : -Estão sempre interessadas em aprender tudo o que podem sobre a atividade da organização e sobre as responsabilidades das chefias que apoiam; -Estão efetivamente atentas às necessidades das suas chefias; -Aprendem a compreender e a pensar como as suas chefias, para poder representá-las adequadamente quando ausentes; -Trabalham em equipa; -Não divulgam as confidências que lhes são feitas; -São honestas, confiáveis e leais e estão abertas a críticas construtivas sobre como melhorar o seu desempenho.” Maister, David H. Mª João Gomes10

Mercado de Trabalho Requisitos preferenciais: Fluência e escrita em 3 línguas, no mínimo; Conhecimentos em tecnologias da Informação e Comunicação; Vasta Cultura Geral; Boa apresentação; Experiência na organização de eventos; Discrição e bom humor; Idade: até aos 25 anos ou com mais de 35 anos. Níveis salariais em 2013 entre 485€ a 3.000€ Mª João Gomes11

Categorias profissionais As pessoas, maioritariamente mulheres, que exercem esta função são chamadas secretárias, assessoras ou assistentes, complementadas com as palavras executiva, pessoal, de Direção ou Administração, etc. cujas valências não são visíveis pela categoria que detêm mas pelas competências e experiência, que quando comprovadas permitem a ascensão na carreira. Mª João Gomes12

Progressão na carreira 1.Secretária estagiária (grau de responsabilidade Baixo) 2.Secretária júnior (apoio ao secretariado sénior) 3.Secretária /assistente/assessora de departamento/direção (grau de responsabilidade Médio) 4.Coordenadora de departamento/secção (supervisão; grau de responsabilidade Alto) 5.Secretária de gerência/administração 6.Office Manager (gestão do escritório) 7.Assessoria a personalidade pública Mª João Gomes13

Em suma: “A secretária ideal será uma secretária “andrógina” ou seja, cujo perfil é um misto de qualidades analíticas, estratégicas, do raciocínio orientado à ação, com alto componente intuitivo, de implicação emocional, capaz de mobilizar as pessoas em torno dos projetos de trabalho e de proporcionar um ambiente de aprendizagem para subordinados e colegas.” 1º Fórum Nacional para Secretários(as) de Presidências e Direções Gerais, Madrid - ESPANHA Mª João Gomes14

Em suma: As tarefas variam com a dimensão da organização, sector de atividade, experiência, habilitações… Se trabalhar numa pequena empresa terá tarefas mais diversificadas do que se trabalhar numa média ou grande empresa, pois estas tendem a formar vários departamentos para funções específicas. No entanto, existem tarefas de rotina que quase todo o secretariado executa. Mª João Gomes15

Tarefas de rotina:  Registo e distribuição da correspondência entrada e saída;  Redação e/ou digitalização de comunicações escritas;  Arquivo;  Atendimento telefónico e presencial;  Gestão da agenda;  Organização de reuniões;  Organização de viagens;  Organização de eventos;  Traduções e retroversões. Mª João Gomes16

Tarefas específicas:  Manutenção das páginas web;  Compras e fornecimentos;  Recursos Humanos (e.g. criar e atualizar fichas, efetuar inscrições na Segurança Social, produzir mapas de pessoal e de férias, processar remunerações…);  Serviços financeiros (gerir o fundo de maneio, efetuar pagamentos e cobranças, …);  Comunicação e publicidade (emitir comunicados de imprensa – press releases, gerir a produção de merchandising, brochuras ou catálogos, assegurar o envio de maillings…) Mª João Gomes17

“Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que não souberem aprender, desaprender e reaprender.” In Rethinking the future, Alvin Toffler (setembro 2009) Mª João Gomes18

A função da secretária como gerente do escritório. – A equipa Secretária/Gestor Formação comum mas não em simultâneo (Gestão do Tempo; Gestão de Conflitos, etc.) – Mudança de papel: de executora a assessora Maior autonomia de decisões e delegação de tarefas. O Gestor elabora a sua própria correspondência escrita. A secretária efetua estudos de marketing. Mª João Gomes19

Energia: a chave para o crescimento profissional do Secretariado e da Empresa. Implica autoestima, ambição e comprometimento, empreendedorismo, autoconfiança, automotivação, criatividade. Mª João Gomes20

Motivação Mª João Gomes21 Motivante Ter um sonho e fazer o possível para torná-lo realidade. Entender que a vida é cheia de oportunidades que não devem ser desperdiçadas. Sentir-se bem com o que faz. Ouvir e responder com empatia. Receber apoio sem perder responsabilidade. Ser informado do que se passa à sua volta. Desmotivante Falta de confiança. Falta de tempo para resolver problemas. Não saber quando está a ter êxito. Ter um chefe que rouba o mérito dos outros. Insuficiência de recursos para realizar bem um trabalho. Trabalho simplificado e sem sentido. Crença de que a sua participação é indiferente.

Desenvolvimento A INTELIGÊNCIA EMOCIONAL = Sucesso e prosperidade Surge em oposição à teoria do Q.I. e sua polémica medição. A produtividade está relacionada com a capacidade de relacionamento interpessoal e gestão de conflitos, capacidade de improviso e adaptação à mudança. ansiedade > inteligência emocional I. E. » autoconhecimento, auto regulação, responsabilidade, dedicação, determinação, empatia e simpatia. Mª João Gomes22

6 Princípios da I. E. 1.Ser capaz de se acalmar quando estiver nervoso ou com raiva. 2.Ser capaz de se auto motivar diante de adversidades. 3.Ser persistente nos seus objetivos. 4.Ser empático, colocar-se no lugar do outro. 5.Perceber os seus próprios sentimentos. 6.Através dos nº 4 e 5 gerir conflitos, liderar e negociar. Mª João Gomes23

Ética e Deontologia Mª João Gomes24 Éthos = hábito ou costume Êthos = caráter Racionalização do comportamento humano, i.é, um conjunto de Princípios que orientam a conduta com o objetivo da retidão. Déon = necessário e conveniente Logos = Devido e obrigatório Conjunto de comportamentos exigíveis aos profissionais, muitas vezes não codificados em regulamentação jurídica.

Em suma: Todas as profissões implicam uma ética dado que se relacionam sempre com pessoas. A ética de cada uma das profissões depende dos deveres ou a deontologia que cada profissional aplique aos casos concretos que se podem apresentar no âmbito pessoal e social. A deontologia é uma ética profissional das obrigações práticas, baseada na livre ação da pessoa e no seu caráter moral. A indagação e o acatamento das princípios deontológicos significa seguir pelo caminho da perfeição pessoal e profissional. Mª João Gomes25

Ética on-line: -Responda a todos os s mas não aborreça os outros com correntes de piadinhas ou outras. -Nunca deixe visível a lista das pessoas as quais enviou uma mensagem. (utilize o Bcc.) -Assine sempre, mesmo quando já se identificou no remetente. -Preencha sempre o campo “Assunto”. -Envie mensagens curtas e claras. Mª João Gomes26

Código Deontológico Deveres da Secretária Profissional Em relação a si própria e às suas funções Em relação aos colegas de trabalho Em relação à empresa ou organismo em que trabalha Em relação à Comunidade Em relação à ASP (autor do código e associação profissional) Mª João Gomes27

Código Deontológico A atuação de cada um depende de si próprio. Este código só é vinculativo aos associados da ASP. No entanto, contém direitos e deveres fundamentais, baseados em valores humanistas e intemporais, como a lealdade, responsabilidade, bom senso e respeito pelo outro. Mª João Gomes28

Conclusão: A imagem do secretariado está ligada à das chefias que apoia e à da organização a que pertence. A detenção de certas competências pessoais e técnicas revela-se hoje insuficiente, sendo imprescindível uma reciclagem permanente e um contacto estreito com o mercado global Sendo durante muito tempo considerado um ofício menor, esta profissão justifica hoje um curso superior e revela um crescimento em termos de desafios, estímulo intelectual, condições atrativas e efetiva progressão na carreira. Mª João Gomes29