COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA Objetivo da Coordenação Administrativa Prover e gerenciar o bom funcionamento do prédio da Aedi, buscando integração entre.

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Transcrição da apresentação:

COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA Objetivo da Coordenação Administrativa Prover e gerenciar o bom funcionamento do prédio da Aedi, buscando integração entre os setores, objetivando a otimização dos métodos de processos aplicáveis ao ambiente de trabalho.

1 - Atividades Coordenação Administrativa Acompanhar processos administrativos junto a PROAD; Suprir as demandas das subunidades quanto às solicitações de aquisição de material de consumo, pagamento de serviços eventuais autônomos, outros demandados pelas subunidades. Organizar eventos de EaD; Supervisionar e distribuir materiais didáticos ; Realizar a distribuição de materiais solicitados pelas coordenações de cursos UAB e subunidades da Assessoria.

Consulta e controle de recursos no sistema SIAFI; Informar a coordenação superior da Aedi quanto à disponibilidade dos recursos. Elaborar planilhas orçamentárias UAB; Realizar junto com a coordenação superior a elaboração de planilhas orçamentárias quanto a melhor forma de utilização dos recursos nas diferentes rubricas.

Acompanhar a gestão dos recursos UAB descentralizados junto à fundação; Registrar solicitações no sistema SIMA/SIASG as aquisições de materiais e serviços; Registrar solicitações de diárias e passagens junto ao sistema SCDP; Orientar as secretarias dos cursos UAB em suas atividades relacionadas a administração;

RH: contratação, demissão. Solicitar junto PROGEP servidores; Encaminhar a Fundação as solicitações dos Cursos UAB e subunidades a contratação de celetistas para Aedi. Financeiro: Planejamento orçamentário com acompanhamento das receitas previstas; Colaborar na redação / geração / conferência de relatórios financeiros; Elaboração/Acompanhamento de relatórios e/ou cronogramas financeiros de gestão de projetos;

Processo de pagamentos diversos; Fazer acompanhamento do sistema de custos das unidades; Prestar informações sobre contas a pagar.

SECRETARIA AEDI Objetivo da Secretaria Executiva Promover a melhor prestação do serviço público para que o atendimento seja eficiente e corresponda às necessidades do setor, seus colaboradores e do público em geral.

SECRETARIA AEDI Atendimento ao público interno e externo Apoio a administração do prédio da AEDI Controle de entrada e saída de documentos bem como sua tramitação Controle da agendas: viagens UAB/auditório.

ATIVIDADES EXPECÍFICAS Atendimento ao usuário externo: Informações gerais, recebimento de documento, triagem de demanda Atendimento ao usuário interno: Suporte ao Coordenador Geral Atendimento aos Coordenadores de Curso e Polo Atendimento aos colaboradores dos setores da AEDI Registro e controle do patrimônio - SIMA

ADMINISTRAÇÃO DO PRÉDIO Controle e acompanhamento da manutenção da estrutura física do prédio, bem como de seus equipamentos, limpeza e conservação do mesmo. Controle do Almoxarifado Controle de utilização dos espaços (auditório e sala de reunião)

DOCUMENTAÇÃO Recebimento, saída, criação e arquivamento de documentos(memorandos, ofícios, declarações etc...) Frequência dos servidores Documentação dos polos e dos cursos Processos que tramitam no setor

Demandas Secretaria Rotineiro Planejamento Suporte no auditório: Vídeo conferência Apresentações Web conferência TI Alimentação do Site: Lançamento de Editais Atualização de Formulários Atualização Dados de Polos e Cursos Manutenção de PC Atualização e instalação de Softwares Agenda online do auditório, sala de reunião e carro Ambiente para documentos (internos) digitalizados (consulta)Programa Almoxarifado Agenda de contatos internos (online/sistema)