Agilidade Organizacional

“Hoje, a mudança, contínua e inevitável, é fato social dominante. Nenhuma decisão sensata pode ser tomada em tempo algum sem levar em conta não apenas o mundo como ele é, mas o mundo como ele será”. Isaac Asimov

As companhias bem-sucedidas não permanecem estáticas. Se ficarem paradas, tornam-se facilmente vulneráveis – às novas tecnologias, aos novos concorrentes, às modificações nas preferências do consumidor ou a outras mudanças. Em vez disso, elas usam o sucesso presente para continuarem criando vantagem competitiva para o futuro, buscando permanentemente novas alternativas para se manterem flexíveis, inovadoras, eficientes e responsivas ao cliente. Uma das principais alternativas para se obter isso é garantir a adaptabilidade dos sistemas e das estruturas organizacionais – preparados para atender aos complexos desafios em permanente mudança.

1. Organização responsiva – a estrutura formal é criada para controlar pessoas, decisões e ações. Mas no ambiente empresarial atual de rapidas mudanças, responsividade – rapidez, agilidade, adaptabilidade para atender às mudanças de demanda – é vital para a sobrevivência da empresa.

Organização mecanicista – forma de organização que busca maximizar a eficiência interna.

Estrutura orgânica – forma organizacional que enfatiza a flexibilidade.

2. Estratégia e agilidade organizacional – as estratégias e estruturas de uma empresa devem estar baseadas em suas competências essenciais, alianças estratégicas, capacidade de aprendizado e na habilidade para envolver todas as pessoas da organização na conquista dos objetivos.

2.1 Organização em torno das competências essenciais

Competência essencial – consiste na capacidade – conhecimento, especialização, qualificação – que sustenta a habilidade da companhia para se tornar líder do fornecimento de uma gama de mercadorias ou serviços específicos. Permite à companhia competir com base no seu conhecimento especializado e nas suas forças essenciais e não apenas em seus produtos. A competência essencial é as raízes da competitividade, e os produtos, os frutos.

2.2 Alianças estratégicas – relação formal criada entre organizações independentes com a finalidade de buscar conjuntamente metas mútuas.

2.3 Organização de aprendizagem – organização com capacidade de criar; adquirir e transferir conhecimento, e de modificar o comportamento para refletir o novo conhecimento e as novas perspectivas.

2.4 Organização com alto grau de envolvimento – tipo de organização em que os principais executivos asseguram a existência de consenso sobre a direção na qual a empresa é conduzida.

3. Agilidade e tamanho da organização

O aumento no tamanho da empresa resulta em complexidade, o que requer mais controle. Conseqüentemente, as organizações adotam estratégias burocráticas de controle. A burocratização aumenta a eficiência, mas diminui a capacidade de inovação da empresa.

3.1 Empresa de grande porte – cria uma economia de escala (custos inferiores por unidade de produção). Com isto obtém redução de custos operacionais, aumento do poder de compra e facilidade de aceso ao capital.

A empresa de grande porte também cria uma economia de escopo – os materiais e os processos utilizados em um produto são aproveitados para criar outros produtos relacionados.

3.2 Empresa de pequeno porte

“Deseconomia de escala” – os custos decorrentes do tamanho excessivo da empresa. “O ideal é ser pequeno” tornou-se a frase favorita entre os gerentes de novos empreendimentos.

A empresa de pequeno porte consegue movimentar-se com mais rapidez, oferecer mercadorias e serviços de qualidade em nichos específicos de mercado, e pode inspirar maior envolvimento do seu pessoal.

3.3 Empresa ao mesmo tempo de “grande” e “pequeno” portes

Ser pequeno é ideal para desencadear energia e velocidade. Contudo, em termos de compra e venda, ser grande proporciona poder de mercado. Portanto, o desafio é ser ao mesmo tempo grande e pequeno para aproveitar as vantagens de cada um.

Desafio para as empresas e seus executivos de monitorar constantemente a sua agilidade – se a empresa estiver perdendo velocidade na tomada de decisão e na reação às ações de seus concorrentes, que decisões estruturais tomar?

4. Clientes e organização responsiva

O principal aspecto da estruturação de uma organização ágil e responsiva está em atender e superar as expectativas dos clientes – as pessoas que devem ser atraídas pela empresa para adquirir mercadorias ou serviços cujos contínuos patrocínio e envolvimento com a organização constituem fatores impulsionadores do sucesso e da competitividade sustentável de longo prazo.

4.1 Gestão do relacionamento com clientes (CRM – Customer Relationship Management) – processo multifacetado focando a criação de trocas bidirecionais com clientes para conhecer profundamente suas necessidades, seus desejos e padrões de compra. Assim, a empresa entende, além de antecipar, as necessidades de clientes atuais e potenciais.

A melhor visão para entender como a organização pode adicionar valor percebido pelo cliente em seus produtos é a de cadeia de valores – a seqüência de atividades que vai da matéria-prima até a entrega do produto ou serviço, com a criação de valor adicionado em cada etapa.

4.2 Gestão da qualidade total – abordagem integrativa de gestão baseada na satisfação do cliente mediante a utilização de diversas ferramentas e técnicas para produzir mercadorias e serviços da mais alta qualidade.

4.3 ISO 9000 – uma série de normas de qualidade elaboradas por um comitê sob a supervisão da International Organization for Standardization para melhorar a qualidade total em todas as empresas visando beneficiar tanto produtores como consumidores.

4.4 Reengenharia – se você fosse o cliente, como gostaria que trabalhássemos? Obtendo a resposta, reorganizar a empresa!

5. Tecnologia e agilidade organizacional

A tecnologia influi na agilidade organizacional? Como?

Tecnologia – aplicação sistemática de conhecimento científico em um novo produto, processo ou serviço.

5.1 Tipos de configurações tecnológicas

5.1.1 Tecnologia de pequeno lote – tecnologia que produz mercadorias e serviços em pequeno volume. A companhia que realiza esse tipo de trabalho é chamada de oficina de trabalho. E.g.: pequenas metalúrgicas, restaurantes, consultórios médicos e dentários.

5.1.2 Tecnologia de grande lote – tecnologia que produz mercadorias e serviços em grande volume. Produção em massa – aumento no volume de produção, diminuição na variedade de produtos oferecidos. Estrutura da empresa é mecanicista. E.g.: montadoras de automóveis, McDonald’s.

5.1.3 Tecnologia de processo contínuo – processo altamente automatizado e com fluxo produtivo contínuo. Tecnologia de operação ininterrupta. Em empresas químicas, hidrelétricas e outras as pessoas não atuam diretamente no trabalho em si. Ele é executado majoritariamente por máquinas e/ou computadores. Em alguns casos as pessoas operam os computadores que operam as máquinas.

5.2 Organização de produção flexível

Personalização em massa (customização) – alto volume de produção, alto volume de variedade de produtos. E.g.: montadora de automóveis permitindo que você personalize o carro ao seu gosto e possibilidades ($) no site da empresa, antes de comprá-lo.

Produção integrada por computador – uso de projeto assistido por computador e fabricação assistida por computador para seqüenciar e otimizar inúmeros processos produtivos.

Fábricas flexíveis – fábricas com tempos de produção curtos, organizadas em torno dos produtos e com programação descentralizada.

Produção enxuta – operação envolvendo máximo esforço para atingir o nível mais alto possível de produtividade e qualidade total, e eficácia em termos de custos, eliminando etapas desnecessárias do processo produtivo e mantendo a busca de um aperfeiçoamento contínuo.

5.3 Organização veloz: competição baseada no tempo

Competição baseada no tempo – estratégia voltada à redução do tempo total gasto para a entrega de um produto ou serviço.

Logística – a movimentação da mercadoria correta, na quantidade correta, para o local correto e no prazo correto.

Just-in-time – sistema para produção de subconjuntos e componentes em lotes bem pequenos e entregues para a etapa seguinte do processo produtivo no momento em que eles são necessários.

Engenharia simultânea – metodologia de projeto em que todas as funções relevantes colaboram conjunta e continuamente envidando o máximo esforço para produzir itens de alta qualidade que atendam às necessidades do cliente.

6. Futuro

Para reter ou obter margem competitiva, o gerente deve ter em mente o fundamento das organizações bem-sucedidas: elas não permanecem estáticas. Não seguem modelos rígidos, mas mantêm estruturas, sistemas, esquemas organizacionais e relações adaptáveis – sempre sensíveis às mudanças no ambiente e capazes de responder rápida, eficiente e efetivamente a elas. Seus gerentes buscam constantemente superar as expectativas do cliente e aperfeiçoar continuamente a qualidade, elaborando sistemas e estruturas que ajudem a atingir esses objetivos. Aprendizado constante num mundo aonde a única certeza é a de mudança.