Leroy Merlin agiliza e transforma processos fiscais 22 junho 2017 1

Agenda Apresentação Inicial Diretrizes, Motivadores e Benefícios/Ganhos com a Centralização AS IS – Processo anterior ao SAP/Centralização TO BE – Processo com o SAP/Centralização Suporte nosso parceiro para Centralização Processo de Recebimento Fiscal com GED Workflow Próximos passos Agradecimentos 2

Apresentação Inicial Nome: Fernando Abreu dos Santos Idade: 34 Anos Cargo: Supervisor de Compras Não Revenda Formação: Graduação em Administração de Empresas com ênfase em COMEX na Univ. Metodista de São Paulo + MBA em Controladoria de Empresas na UNIP Projetos: Implementação do MM (Material Management) SAP para Não Revenda na Leroy Merlin 2015 – 2016 Implementação de Centralização do processo de P2P na Mabel/Pepsico 2013 – 2014 Pontos principais do Case: Centralização da Operação Eliminação da circulação de Documentos Facilitar o fluxo de informações 3

Diretrizes, Motivadores e Benefícios/Ganhos com a Centralização Promover serviços com custo, qualidade e rapidez que atendam as necessidades dos clientes internos. Permitir aos clientes internos seleção de serviços e níveis de serviços, com base no que querem e estão dispostos a pagar. Orientada a processos e focalizar atividades específicas dentro dos processos. Alavancar os investimentos tecnológicos (Sistemas) e perseguir a melhora contínua. Estabelecer orientação de parceria com demais áreas e locais de negócio com as quais se relaciona, além da prestação de serviço ou suporte ao cliente. Oferecer serviços específicos com maior controle, retendo conhecimento e expertise por meio da especialização Expectativas gerenciadas por meio de acordos de níveis de serviços (SLA) Padronização e otimização dos processos Facilidade no acesso das informações mais uniformes e acuradas. Não haver duplicidade de funções/processos nas unidades de negócio. Economia em escopo e escala Consolidação e Padronização de processos transacionais. Foco no Core Business – Aumentar o foco das áreas e unidades de negócio e liberá-las das preocupações com processamento de Backoffice. Redução de custos operacionais por meio da simplificação das tarefas e fluxos. Aumento de Produtividade. Eficiência e qualidade de processos pela especialização das tarefas. Melhor Visibilidade das informações. Maior facilidade para garantir normas e padrões. Vantagens tributárias – Conferencia através das NFs (+ Analítico com HC Capacitado) Aumentar a sinergia entre as áreas Segregação de funções.

2. Entrega bem / serv. / Emissão NF DAF – Diretoria Adm. Financeira AS IS – Processo anterior ao SAP 1. Pedido 2. Entrega bem / serv. / Emissão NF 3. Liberação pagamento 4. Recepção fiscal 5 Pagamento fornecedor 6. Conciliação bancária Lojas Solicitante Fornecedor Operação DAF – Diretoria Adm. Financeira Uso do Oracle somente no final do processo A função de pedido no Oracle não foi implementada em 2009 em função do orçamento Carimbo e / ou data assinatura + necessidade de conferência manual Circulação de documentação física, através de serviço de malotes Custo Anual: R$ 204K

TO BE – Processo com o SAP 1. Cadastro fornecedores e material 2. Requisição 3. Pedido 4. Aprovação Pedido* 5. Entrega bem / serviço. Emissão NF Célula Centralizada Solicitante Célula Centralizada Solicitante Fornecedor Integração SAP Ou 8. Recepção Físico/Fiscal (MIGO/MIRO) 9. Pagamento fornecedor 10. Conciliação bancária 6. Recebimento Físico do produto 7. Digitalizar NF para Célula X. Captura do xml na SEFAZ Fase 2 Logística Célula Centralizada Contas a Pagar (SI) Tesouraria Lojas

TO BE – Processo com o SAP + Parceiro Cotação Fornecedor SCANNER Comprar Cadastro FL – Contab. Fornecedor LOJAS Requisição de Compras Recepção de Mercadorias Aprovação dos Pedidos Receb. Fiscal MIGO/MIRO Célula de Pedidos Pagamento 7

Oferecido pelo Parceiro Suporte nosso parceiro para Centralização O que buscávamos? Oferecido pelo Parceiro Benefícios Busca de captura de imagem e dados com informações padronizadas (Taxonomia) Armazenamento de Dados e Imagens (Biblioteca Digital) Workflow de processos com configuração conforme o negócio da Leroy Merlin Tracking do ciclo percorrido pelos documentos Plataforma de trabalho amigável Statusview da operação com indicadores Acesso ilimitado de consulta com Log de Acesso Captura de XML e Demais documentos – Fase 2 Integração com SAP – Fase 3 Formato Híbrido: Captura de imagens por MFP, arquivos digitais ou Scanner Fujitsu Armazenamento em servidor externo (Cloud) Configurado + 25 fluxos (Tracking total do fluxo dos documentos) Plataforma amigável – Fácil entendimento Statusview criado conforme necessidade Leroy Merlin Mais de 1000 usuários utilizando a ferramenta Configuração de SLA conforme negocio Agilidade na busca de documentos Possibilita de respostas mais rápidas aos nossos clientes internos Redução de tempo e custo com malotes (+/- 200K a.a.) Armazenamento seguro Classificação de documentos Segurança com o histórico de alterações nos documentos Melhor gestão dos processos e das solicitações Aumento de produtividade equipe de Validação Visibilidade da operação em tempo real Comunicação com ferramenta Microsoft (Excel, Word, Outlook) Download dos arquivos

Processo de Recebimento Fiscal com GED Workflow

Processo de Recebimento Fiscal com GED Workflow

Processo de Recebimento Fiscal com GED Workflow

Próximos passos 1) Captura de XML e NFs de Serviços * Dificuldade: Formato das NFs em cada município 2) Aprovação eletrônica de Envio 3) Integração SAP

Fernando Abreu E-mail: fe_abreu9@hotmail.com Obrigado 13