GESTÃO PARA UMA REUNIÃO EFICIENTE

Reunião - Conceito Reunião é o encontro de duas ou mais pessoas, com o propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. É um processo coletivo aberto a discussões e decisões acerca de temas de interesse comum.

Finalidade Informativa É aquela em que a decisão já foi tomada, em que se transmite a decisão prévia. Avaliativa É aquela em que, após alguma decisão, são avaliados os resultados e procedimentos, onde há o feedback para possíveis adequações. Deliberativa É aquela em que as opiniões, como a deliberação, cabem aos participantes. Há o diálogo espontâneo, contestações em sentido elucidativo, em que o grupo resolve os problemas.

Procedimentos - preparação Definir o tipo de reunião. Definir e preparar a pauta (tema). Definir tempo de duração (início e término). Selecionar e notificar os participantes. Enviar a agenda e pauta aos participantes. Definir os papéis (coordenador, secretário, redator). Definir a infraestrutura e materiais necessários (local, equipamentos etc.).

Procedimentos - durante Exposição do tema de forma clara. Discussão dos temas de forma objetiva e concisa. Evitar conversas paralelas. Rodada de esclarecimentos. Rodada de contribuições (com tempo definido). Síntese conclusiva. Redação da ata.

Regras Gerais Evitar interrupções. Saber ouvir para saber falar. Ao cortar a fala do outro você interrompe um fluxo de ideias que pode ser útil, além da indelicadeza desse tipo de atitude. Evitar críticas pessoais. Separar a pessoa do problema. As críticas à pessoa trazem referências que, na maioria das vezes, não tem relação com o que está em jogo. Evitar referências emocionais. Inteligência emocional é necessária. Ao trazer questões do plano pessoal para o profissional se estabelece uma relação de embate desnecessária. Todos devem contribuir. Se você está na reunião a sua opinião é importante. Portanto, não se esconda. Exponha as suas ideias sem receio.

Evitar Excessos: Reuniões, tempo, pessoas, etc. Pessoas: Inadequadas, despreparadas, em excesso. Motivos: Fúteis, repetitivos, etc. Interrupções: Desconcentram. Horários: Muito cedo, muito tarde, após o almoço, véspera de feriado, atrasos, etc. Falta de conclusões.

Gestão de tempo em reuniões Tempo comum – todos os integrantes da reunião são co-administradores do tempo. Determinar tempo para cada um dos tópicos da pauta. Determinar tempo para as contribuições de cada um. Eliminar ou remanejar tópicos transversais à pauta principal. Evitar interrupções (apartes). Fazer uma lista de inscrição para as contribuições. Evitar conversas paralelas. Desligar os aparelhos celulares.

Aspectos positivos e negativos em uma reunião

Questões pertinentes Você sabe o que obter ao final de cada reunião que realiza? Você convida somente as pessoas necessárias ao objetivo da reunião? Os participantes também estão cientes destes objetivos? No início da reunião a pauta é revista para se fazer as alterações necessárias? Os temas prioritários são os primeiros da pauta? É escolhida uma pessoa para conduzir a reunião? Esta pessoa se preparou para conduzir a reunião? O tempo para as contribuições de cada um é respeitado? Cada tema é esgotado ou ficam pendências? As demandas advindas das reuniões são claramente distribuídas e realizadas? Todos os participantes tem chance de expressar suas opiniões? Ao final da reunião é feita uma avaliação de como a mesma transcorreu? São incorporadas as sugestões dos participantes para futuras reuniões?

Conclusão As reuniões eficientes são realizadas com objetividade e profundidade ao mesmo tempo. O planejamento e organização determinam o sucesso ou fracasso de uma reunião. Defina com sabedoria o que é urgente e importante, priorizando o que é necessário e possível dentro da pauta da reunião. A empatia é importante para a compreensão das questões alheias e o desenvolvimento da confiança. Deve haver respeito mútuo entre todos os participantes. Flexibilidade também é um componente importante, assim como a criatividade. As pessoas devem aprender a dar e receber feedback sem melindres e/ou ofensas pessoais.

Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. Pitágoras