Document Management and Workflow System

AGENDA Gestão Documental Gestão Documental IportalDoc IportalDoc Interfaces Interfaces Utilização nas organizações Utilização nas organizações Perfis Perfis Workflows Workflows Relatórios Relatórios Assinatura Digital Assinatura Digital Inovação (Cebit 2009) Inovação (Cebit 2009)

Gestão Documental Opinião das Organizações Acesso fácil e abrangente aos documentos Acesso fácil e abrangente aos documentos Custos de produção mais baixos Custos de produção mais baixos Redução da duplicação de dados Redução da duplicação de dados Promoção da reutilização da informação Promoção da reutilização da informação

Informação sempre acessível Informação sempre acessível Gestão do ciclo de vida dos documentos Gestão do ciclo de vida dos documentos Redução da circulação de papel Redução da circulação de papel Melhoria da segurança Melhoria da segurança Redução de custos Redução de custos Gestão Documental E ainda...

Cópia Cópia Distribuição Distribuição Arquivo Arquivo Pesquisa, recuperação e preenchimento Pesquisa, recuperação e preenchimento Gestão Documental Redução de Custos

Documentos+Partilha+Informação Gestão Documental

Fax Server Scanner Shared Folder Application servers (ERP, CRM, CMS,..) Gestão Documental

- Web browser - Gestor de Ficheiros - Gestor de Utiliza ferramentas standard

Electronic Mail (SMTP) Electronic Mail (SMTP) File Server (SMB/NFS) File Server (SMB/NFS) Web Interface (HTTP/S) Web Interface (HTTP/S) Utiliza serviços de rede standard --- SMTP --- SMB/NFS --- HTTP/S ---

Palavra-chave: Customização Palavra-chave: Customização Hierarquia Documental adaptada à organização Hierarquia Documental adaptada à organização Suporta todos os formatos Suporta todos os formatos Adapta-se às Organizações CFO ADM

Cada utilizador tem tarefas bem definidas tem tarefas bem definidas apenas acede aos documentos respeitantes à sua função apenas acede aos documentos respeitantes à sua função Gestão de grupos e perfis

Workflows faceis de desenhar Workflows faceis de desenhar Todas as actividades empresariais podem ser programadas Todas as actividades empresariais podem ser programadas Gestão do ciclo dos documentos

Todas as cartas e faxes chegam ao seu destinatário Todas as cartas e faxes chegam ao seu destinatário Todas as acções sobre o documento ficam registadas Todas as acções sobre o documento ficam registadas Correspondência recebida é registada Correspondência recebida é registada Associação automática de e- mails aos documentos Associação automática de e- mails aos documentos Gestão da Correspondência

Por actividade, colaborador, entre outros Por actividade, colaborador, entre outros Estatísticas de todas as acções realizadas dentro da organização Estatísticas de todas as acções realizadas dentro da organização Fonte de informação para executive intelligence Fonte de informação para executive intelligence Relatórios detalhados

Assinatura Digital Facturas Facturas Contratos Contratos Propostas Propostas Memos Memos

E AINDA.... Integração com Intranet Integração com Intranet Integração com todas as formas de comunicação Integração com todas as formas de comunicação

Referências

Obrigada!