Definições - Projecto - Equipa - Classificação de projectos – algumas variáveis - Envolventes do projecto - Gestão de Projectos - Componentes - O que é gerir um projecto? RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos: Algumas definições Um PROJECTO é… - Um ambiente de gestão, temporário, criado para atingir um objectivo específico, através da coordenação e controlo de recursos, humanos, logísticos e técnicos, ou - Um grupo com actividades relacionadas, organizado sob a orientação de um Gestor de Projecto, que deverá atingir determinados objectivos, ou - Um meio de confinar o caos a um âmbito perfeitamente limitado RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos: Algumas definições Uma EQUIPA é um grupo de pessoas : - Liderado - Diversificado - Culturas - Valores - Maturidade - Estilos - Conhecimentos Que trabalham e se interajudam(60/40) para atingir um OBJECTIVO COMUM RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Classificação de Projectos: Algumas variáveis Âmbito: Bem delimitado; Alargado; Restrito; Mal delimitado Assunto: Simples; Conhecido; Desconhecido; Complexo Tecnológico/Organizacional: Tecnológico/Inovador; Organizacional - Tipo: Crítico; Estratégico; Extensão; De Risco (Financeiro; Ambiental; …) RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Envolventes dos Projectos - Lógica: Temas a ser tratados - Organizacional: - Quem intervêm no projecto - sectores abrangidos - Impacto do projecto na Organização - Facilidade/Dificuldade na constituição das equipas Facilidade/Dificuldade na implementação dos resultados - Resultados: Objectivos e “produtos” a obter - Temporal: - Tempo disponível para a execução do projecto Data início/fim e fases do projecto - Financeira: - Custo total do projecto - Custo da responsabilidade do Gestor do Projecto RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos: Componentes - Pessoas - Equipa(s) nomeada(s) e Gestor do Projecto (GP) identificado - Processos - Acções do Gestor do Projecto Gerir a equipa, Planear Controlar e Reportar - Técnicas - Métodos a utilizar na Gestão do Projecto Reuniões, Workshops - Produtos - Suportes criados para definir e controlar o projecto Informação a utilizar e respectivos suportes - Ferramentas - Planeamento e Acompanhamento( ex: MSProject) - Comunicação e Reporte (ex: E-mail, Lotus Notes) RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

O que é gerir um PROJECTO? No essencial é planear, organizar e gerir as tarefas e recursos para atingir os objectivos, normalmente com limitações de tempo e custos. RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Fases da Gestão de Projectos 1. Fixar a justificação do Projecto 2. Estruturar o Projecto 3. Planear e Organizar o Projecto 4. Coordenar, Controlar, Avaliar 5. Replanear o Projecto 6. Reportar 7. Fechar o Projecto RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Fixar a justificação do Projecto Confirmar os objectivos do projecto, e os compromissos assumidos com o cliente Quais as necessidades e as expectativas do cliente RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Estruturar o Projecto Definir o Macro Planeamento do projecto - Subprojectos - Recursos - Calendário Obter a aprovação para seguir RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Planear e Organizar o Projecto Constituir as equipas do projecto (identificação dos elementos da equipa, papéis e responsabilidades ) - Equipa de Decisão - Equipa de Acompanhamento - Equipa de Desenvolvimento Estabelecer os mecanismos de comunicação - Correio Electrónico, Ferramentas de Groupware - Fomentar o relacionamento entre os elementos da equipa e com os superiores, etc... - Reuniões, etc... Detalhar o planeamento e definir a metodologia a seguir Obter a aprovação para seguir RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Coordenar, Controlar, Avaliar Coordenar a(s) equipa(s) Acompanhar e Controlar a evolução/programação do projecto - Tarefas executadas - Custos, etc.. Medir a qualidade dos resultados obtidos Analisar e tratar os pedidos de modificação RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Motivos que podem implicar o replaneamento Replanear o Projecto Motivos que podem implicar o replaneamento - Os objectivos iniciais foram alterados - Os recursos foram alterados - A planificação não foi cumprida - Planeamento inicial irrealista RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Reportar Apresentar o progresso do projecto e os principais problemas Obter a aprovação de resultados RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Fechar o Projecto Avaliar : Fechar o projecto - O grau de cumprimento dos objectivos - Desempenho da equipa - Métodos utilizados Fechar o projecto RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos Informáticos Evolução histórica Pré-história - O projecto não é gerido Não era usado o conceito de projecto informático - Projectos concebidos de acordo com um ciclo de vida técnico A concepção do projecto centra-se nas actividades técnicas a desenvolver em cada fase - Incorpora-se o conceito de Gestão do Projecto Incorporam-se os conceitos de princípios de planeamento, report, gestão de equipas,etc... - Incorpora-se a noção de Gestão Estratégica Avaliação do risco, alternativas Componente tecnológica versus componente organizativa RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos Informáticos Algumas considerações - Os métodos de gestão de projectos informáticos evoluem com a tecnologia e com as áreas de aplicação - Os projectos informáticos são uma forma privilegiada de produzir “mudança organizativa” - Numa organização é fundamental ter o conceito de desenvolvimento por projectos e métodos de gestão de projectos adequados - Os problemas de gestão de projectos informáticos não são exclusivos dos técnicos de informática mas sim de todos os gestores - A gestão de projectos depende das políticas e normas definidas na organização. RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Gestão de Projectos Informáticos Projecto de Software – Planeamento tipo - Definição de necessidades e âmbito Análise de alternativas Selecção da alternativa Análise e Concepção Desenho e Desenvolvimento Teste Implementação RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Ferramentas de Apoio ao Planeamento e Gestão de Projectos - Microsoft Project Comunicação e Gestão de Documentação - Correio electrónico (ex:E-mail) - Ferramentas de Groupware ( Exchange, Lotus Notes) RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Ferramentas de Groupware São aplicações de rede que permitem a comunicação, colaboração e coordenação entre elementos de um grupo de trabalho, de uma forma simples e independente da sua localização geográfica. - São aplicações que permitem trabalhar de forma conjunta em documentos e agendas, partilhar o conteúdo de dossiers, enviar correio electrónico e partilhar ideias em fóruns de discussão. RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Organizações Actuais - Dispersão geográfica Caracterizam-se por: - Dispersão geográfica - Diferentes fusos horários - Diferentes idiomas - Diferentes culturas - Grande mobilidade dos quadros RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Vertentes do Groupware - Sistema de mensagens - Correio electrónico - Publicação de informação - Fóruns de discussão - Aplicações - Workflow - Sistema que assegura que as tarefas são executadas na sequência correcta, segundo regras, tempos e condições pré-estabelecidas. RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos

Intranet – Um caso particular de Groupware Definição: Rede interna de uma empresa, utilizando as tecnologias da Internet e concebida para facilitar a comunicação entre os intervenientes Intranet permite: - Sistema de mensagens - Publicação de informação - Existência de fóruns, ... A intranet constitui igualmente um meio para implementar as aplicações tradicionais de Groupware, as quais poderão explorar a sua infraestrutura de rede. RMV – FEUP - 2002/2003 Gestão de Projectos