Sumário Introdução Cenário Atual Conceitos Fundamentais Por que os Projetos Fracassam? Dicas para o Sucesso do Projeto Conclusão Referências Bibliográficas

Cenário Atual Globalização Novas tecnologias surgem a todo momento Alta complexidade – escalabilidade, confiabilidade, arquiteturas heterogêneas, integração sistêmica, … Dependência cada vez maior da TI Mudanças freqüentes nos sistemas, para atender demandas de negócios Exigência de resposta rápida às mudanças Curto tempo de vida dos produtos Clientes mais exigentes

Mercado U$38 bilhões foram perdidos em projetos não entregues. U$17 bilhões são custos acima do previsto nos projetos. 15% dos projetos terminam sem entregar resultados. 66% dos projetos foram considerados não atendendo às necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2003 18% dos projetos terminam sem entregar resultados. 53% dos projetos foram considerados não atendendo às necessidades dos usuários: tempo, custo, funcionalidade Fonte: The Standish Group International - CHAOS Report 2004

Conceitos Fundamentais Projeto Stakeholders Gerenciamento de Projetos Por que Gerenciar Projetos? Sucesso em Gerenciamento de Projetos

Projeto Definição: Características: é um empreendimento temporário; com início e fim definidos; que se destina a atingir um produto ou serviço único; Características: seqüência clara e lógica de eventos; elaboração progressiva; sendo conduzido por pessoas; dentro de parâmetros predefinidos de prazo, custo, recursos envolvidos e qualidade.

Stakeholders São indivíduos e organizações diretamente envolvidos no projeto; aqueles cujos interesses podem ser afetados, de forma positiva ou negativa, com o projeto. Principais stakeholders: gerente do projeto; equipe do projeto; cliente; executor; fornecedores, ...

Gerenciamento de Projetos Aplicação de conhecimentos, talentos, técnicas e ferramentas às atividades de um projeto. Visa satisfazer os desejos e expectativas dos stakeholders do projeto. Requisitos identificados (necessidades) vs os não identificados (expectativas). Escopo x Tempo x Custo x Qualidade.

Por que gerenciar Projetos? Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhos Para antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas Para facilitar e orientar as revisões do projeto Para otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais Para documentar e facilitar estimativas para futuros projetos Para aumentar o controle gerencial Para agilizar as tomadas de decisões

Sucesso em Gerenciamento de Projetos O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados Os produtos do projeto foram entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada Os resultados globais foram cumpridos Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência

Fatores que contribuem para o Sucesso Acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle Planejamento eficaz de contingências Participação intensa da equipe de projetos Objetivos realistas quanto ao custo e a programação Compromisso do cliente no projeto Compromisso do gerente de projetos Sistema adequado de informações gerenciais

Por que os projetos fracassam? Metas e objetivos mal estabelecidos Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las Informações insuficientes ou inadequadas Tempo insuficiente para planejamento Os produtos finais não estavam bem definidos Cronogramas não realistas Padrões de trabalho não foram estabelecidos Expectativas não alinhadas com a realidade Má relação com os stakeholders do projeto Planejamento insuficiente Falta de participação da equipe na tomada de decisões O projeto baseado no feeling dos envolvidos

Por que os projetos fracassam? (continuação) Pouca compreensão da complexidade do projeto; As estimativas financeiras são pobres e incompletas; O sistema de controle é inadequado; O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários; Treinamento e capacitação inadequados; Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da organização; Falta de liderança do gerente de projetos; Falta de gerenciamento das mudanças; Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders;

Tripé Básico da Gestão Processos e Metodologias Pessoas Capacitadas Ferramentas e Tecnologia

Planejamento Escopo Prazo Custo Riscos Planejamento do escopo Definição do escopo e elaboração da WBS Prazo Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração, recursos e restrições) Custo Estimar custos e preparar orçamentos Riscos Plano de gerenciamento dos riscos Identificação, análise e plano de resposta aos riscos

Planejamento (continuação) Qualidade Planejamento da qualidade Recursos Humanos Planejamento de recursos humanos Aquisições Planejar compras e aquisições Planejar contratações Comunicações Planejamento das comunicações Integração Plano de gerenciamento do projeto

Execução Integração Qualidade Recursos Humanos Aquisições Comunicações Orientar e gerenciar a execução Qualidade Garantia da qualidade Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Aquisições Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores Comunicações Distribuição das informações

Controle Integração Monitorar e controlar o trabalho Controle integrado das mudanças Escopo Verificação do escopo Recursos Humanos Gerenciar a equipe do projeto Comunicações Relatório de desempenho Gerenciar as partes interessadas Aquisições Administração do contrato Controle escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos

Encerramento Encerramento do contrato Encerramento do projeto Lições Aprendidas Coleta Consolidação Disponibilização Divulgação Arquivamento da documentação Registros históricos Aprender com a própria experiência erros e acertos

Dicas para o sucesso do Projeto Atente para: objetivos do projeto; relações com os clientes e objetivos da organização Faça um planejamento efetivo no início do projeto Desenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe Desenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistas Desenvolva alternativas em antecedência aos problemas Mantenha as modificações sob controle Adote processos e formulários padronizados A comunicação efetiva é essencial A equipe do projeto é fundamental Evite um número excessivo de relatórios e análises Realize um encerramento bem documentado e organizado

Conclusão Gerenciamento de projetos é uma abordagem de pensar e agir Gerenciar todos os aspectos de um projeto garante maiores chances de sucesso do mesmo Bases de gerenciamento vão além do cronograma Os planos, os relatórios e as reuniões com a equipe não garantirão, sozinhos, o sucesso do projeto Gerenciamento de riscos, mudanças e comunicação é importantíssimo As pessoas, e não os números, são as que fazem o projeto “acontecer”

Referências Bibliográficas Project Management Institute; Project Management Body of Knowledge Guide (PMBok Guide) – 3ª Edição. Newton Square: Project Management Institute, 2004. Kerzner, Harold; Gestão de Projetos: as melhores práticas – Porto Alegre: Bookman, 2002. Cleland, David; Ireland, Lewis; Gerência de Projetos – Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002. Vargas, Ricardo Viana; Manual Prático do Plano do Projeto – Rio de Janeiro: Brasport, 2003. Dinsmore, P.C. & Cavaliere, Adriane; Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. 1ª Edição. Rio de Janeiro: QualityMark, 2003. Projetos: Um Guia Simplificado – Rio de Janeiro: Project Management Institute – Rio de Janeiro, Brasil Chapter, 2005.