GESTÃO DOCUMENTAL Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

GESTÃO DE DOCUMENTOS Art. 1º. da Lei 8159 “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

DEFINIÇÃO É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GESTÃO DE DOCUMENTOS Intervenção no ciclo de vida dos documentos IDADES Corrente Intermediária Permanente

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Fonte: Bernardes, 1998 1ª. Idade Arquivo corrente Documentos vigentes, freqüentemente consultados 2ª. Idade Arquivo intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final. 3ª. Idade Arquivo permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural

MOMENTOS DA GESTÃO PRODUÇÃO DOCUMENTAL USO E CONSERVAÇÃO DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

PRODUÇÃO DOCUMENTAL Administração dos elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos (formulários); Gestão de correspondências e dos relatórios; Sistemas de gestão de informação; Gestão de diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos; Aplicação das tecnologias a estes processos

USO E CONSERVAÇÃO controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização, implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação; gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração uso de automação e reprografia nestes processos

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS Implantação de um programa de eliminação de documentos que envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais; Avaliação das séries de valor permanente Eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente Transferências e recolhimentos

PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELEMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE MANUAL OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE

PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS BENEFÍCIOS MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS; MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO; FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO; MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA; EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO.