Eficiência do Gasto Público Plano Diretor de Compras Ministério da Educação Secretaria Executiva Subsecretaria de Assuntos Administrativos Eficiência do Gasto Público Plano Diretor de Compras Reunião Plenária FORPLAD Niterói/RJ - Setembro/2009

Estrutura da Apresentação Análise histórica do contexto Proposição de trabalho Próximos passos

Análise do contexto 2008 Gastos anuais da Rede MEC por Grupo Natureza da Despesa – R$ 41 bilhões Fonte: SIGA Brasil

Análise do contexto 2008 Distribuição do montante de R$ 41 bilhões pelos Órgãos do MEC Fonte: SIGA Brasil

Análise do contexto 2008 As despesas que podem ser oportunidade de economia totalizam o montante de R$6 bilhões Fonte: SIGA Brasil

Análise de contexto Histórico de Despesas – Rede de Educação Fonte: SIAFI

Análise de contexto - Histórico de Despesas – Rede de Educação Fonte: SIAFI

Análise de contexto - Histórico de Despesas – Rede de Educação Fonte: SIAFI

Análise de contexto - Histórico de Despesas – Rede de Educação Fonte: SIAFI

Análise do contexto Considerando os principais órgãos que utilizam esses recursos, tem-se a base de R$ 4,1 bilhões, equivalente a 80% do valor priorizado de R$ 6 bilhões 10 UNIVERSIDADES R$ 1,4 bilhão MEC, FNDE, CAPES E INEP R$ 1,2 bilhão 10 FUNDAÇÕES R$ 1,0 bilhão 10 CENTROS FEDERAIS R$ 324 milhões 10 ESCOLAS TÉCNICAS R$ 55 milhões

Análise do contexto Em função dos resultados obtidos no âmbito da Administração Central e do FNDE, busca-se aprimorar a Gestão de Despesas por todo o Ministério, incluindo os órgãos vinculados 17% Economia

Proposta de Trabalho A análise estima 10% de economia sobre a base analisada Gasto Atual R$ 4,1 bilhões Economia = RS 410 milhões Gasto Futuro R$ 3,7 milhões

Proposta de Trabalho A base a ser trabalhada é composta por despesas como as seguintes: Energia Elétrica, Manutenção de bens imóveis, Limpeza e conservação, Fretes, Material farmacológico, Serviços de postagem, Vigilância, Equipamentos de processamento de dados, Serviços Técnicos Profissionais, Passagens aéreas, Telefonia, Água, Combustíveis, Material de expediente .... Gasto Atual R$ 4,1 bilhões

Proposta de Trabalho Identificar as oportunidades de economia e melhoria de processos críticos em um prazo proposto de 24 meses Contratação de Serviços Especializados para Implementação do Plano de Eficiência do Gasto Definir as áreas e o escopo de atuação (grupo de despesas) Validar a meta preliminar Definir gestores de pacotes e de órgãos Levantar e validar parâmetros e índices de comparação Avaliar contratos prioritários Analisar os resultados e definir indicadores Negociar as metas de economia Elaborar os planos de ação para alcance das metas Definir estrutura de acompanhamento Implementar as rotinas de acompanhamento

Processos de Aquisição Compartilhada MEC Serviço de Infraestrutura de Eventos: R$ 78 milhões/ano; Contact Center Fala Brasil Educação-0800: R$ 50 milhões/ano; Material de consumo/expediente: 74 UG participantes, valor estimado de R$ 16.623.765,00 milhões, valor homologado de R$ 9.538.300,79; Material elétrico/hidráulico: 22 UG participantes, valor estimado de R$ 4.245.117,00 milhões;

Processos de Aquisição Compartilhada MEC Veículos: 42 UG participantes, com 26 tipos de veículos, totalizando 569 itens, valor estimado em fechamento; Aquisição de mobiliário: 27 unidades em fechamento de adesão, totalizando 99.000 itens; Televisores de 32, 42 e 52 polegadas e gravadores de DVD: 26 UG participantes, 1.006 itens, valor estimado de R$ 3.453.094,78; Microcomputadores e notebooks: 33 UG participantes, 15.971 itens, valor estimado de R$ 47.730.977,33.

Processos de Aquisição Compartilhada FNDE Caminho da Escola (R$ 1,1 bilhões): 6 tipos de veículos de 20, 44 e até 55 lugares, com especificações adequadas de acordo com a realidade das localidades. Custo médio de R$ 114 mil a R$ 203 mil - 20% menor preços de mercado; Mobiliário Escolar (R$ 300 milhões/ano): Conjunto professor (mesa e cadeira), conjunto aluno 3 tipos inclusive com adaptação para acessibilidade (cadeira de rodas); Medicamentos antimicrobianos: Piloto de 70 itens para 43 hospitais HU. Economia estimada de 24% em relação às compras feitas individualizadas (R$ 37 milhões/ano);

Planejamento de Compras O planejamento estratégico de compras foca sua atenção no desenvolvimento de estratégias que permitam melhorar a gestão da função de compras e das despesas da Instituição.

Por que elaborar um Plano de Compras? Na Administração Pública gerenciamos recursos escassos para necessidades ilimitadas. No caso do MEC há, por exemplo, demandas por eventos, passagens e diárias, equipamentos de TI, publicações, atendimento aos usuários, telefonia, material de expediente, mobiliário; Atividades complexas que englobam diversas atividades e caracterizam processos produtivos distintos requerem atenção e controle especializados quanto à aquisição de materiais, bens e serviços; Produtividade máxima dos recursos aplicados para obtenção de menor custo unitário com maior benefício possível; Padronização dos processos de compras e de especificações de bens e serviços; Garantia da não-interrupção dos processos das áreas finalísticas.

Compreender as Atividades de Compras As compras devem ocorrer de forma programada, profissional e com controle centralizado. A abrangência do processo de compras envolve várias unidades do MEC (órgãos, entidades vinculadas e representações) a começar pelo setor usuário, o demandante. O desenvolvimento da estratégia de compras exige boa informação, capaz de extrair dados para a atividades de planejamento e controle.

Desafios estratégicos da função de compras Identificar oportunidades de melhoria nos processos; Reduzir despesas de custeio; Reduzir o tempo de análise e de tramitação de processos; Estimular o plano estratégico que viabilize a longo prazo o planejamento de compras e melhorias na sua gestão; Estabelecer metas e acompanhar as ações para o alcance de resultados; Estabelecer normas e procedimentos para alcançar a gestão unificada e modernizada.

Proposta de Trabalho Identificar as oportunidades na gestão dos processos de aquisição - prazo de 12 meses Contratação de Serviços Especializados para Elaboração do Plano Diretor de Aquisição de Bens e Serviços do MEC A exemplo do PDTI, Plano Diretor de Tecnologia da Informação;

Como fazer? Compreender as demandas de compras. 1. Analisar histórico das despesas “Qual o perfil de compras da entidade?”; 2. Nível de relevância associado a cada categoria de itens adquiridos; “Qual importância estratégica em relação ao processo finalístico?”; 3. Conhecer os principais fornecedores; “Como se comporta o mercado? Qual a sua complexidade e principais tendências?” 4. Perspectiva de ganhos com escala; “Pode ser efetiva a compra compartilhada? Quais os principais componentes de seu custo?” 5. Relevância do procedimento compartilhado; “Ele contribui para extrair processos repetitivos?” 6. Definir modelo de Contratação; ”Quais os modelos existentes?” 6. Qual a melhor oportunidade de negócio; “Qual o produto certo, na quantidade certa e implementação do processo no momento oportuno?”

O que se Pretende como Produto Final ? Um Plano Diretor para os próximos 12 meses; Termos de Referência Elaborados; Assessoramento na Gestão do Processo; Avaliação de Resultados;

O Plano Diretor de Aquisições não é: Uma “receita” feita por uma única pessoa; Uma “camisa de força”; Permanente ou imutável.

Redução do custo total Gestão de compras (obter melhor produto, na quantidade solicitada, nos locais e prazos estabelecidos, no menor preço) Gestão de contratos (definição de itens de relevância, racionalização das especificações, definição de níveis de serviços como referência de indicativos de glosa, sistema de avaliação da qualidade do produto)

Denio Menezes da Silva denio.silva@mec.gov.br OBRIGADO! Denio Menezes da Silva denio.silva@mec.gov.br