Implantação Visão Geral O modelo a ser apresentado tratará os processos de implantação de modo genérico, o que permitirá a sua utilização, com as devidas adaptações. A maioria dos fornecedores de sistemas ERP dispõe de uma própria metodologia de implantação. Exemplos: Oracle: AIM (Application Implementation Method) SAP: ASAP (Accelerated SAP)

Implantação Visão Geral As fases que compõem o modelo de implantação proposto são: Planejamento Desenho da solução Construção Testes e implantação.

Implantação Visão Geral As frentes que consideramos em nosso modelo de projeto de implantação são: Gerência do Projeto: Planejar e controlar todas as atividades do projeto. Redesenho dos Processos: As tarefas executas por esse grupo são: Desenho dos processos de negócios; Configuração do sistema; Teste do sistema; Colocação em produção.

Implantação Visão Geral Tecnologia da Informação: Pessoal responsável pela infra-estrutura tecnológica (rede, banco de dados, customização.); Gerenciamento de Mudanças: Pessoas envolvidas para facilitar a transição da mudança organizacional. Treinamento: Pessoas preparadas didaticamente para dar treinamento aos usuários finais.

Planejamento Esta fase inicia com os seguintes objetivos: Desenvolvimento de estratégias; Cronograma; Obter recursos humanos; Definição de métricas da implantação.

Planejamento Gerência do Projeto: Escopo do Projeto: a fonte básica para este item é o estudo de viabilidade feito na pré-implantação. Definição de Estratégia de Implantação: Big Bang: substituição dos sistemas existentes de uma só vez. Gradual: substituição gradativa dos sistemas.

Planejamento Uma vez que temos opções para escolher qual estratégia a ser adotada, devemos ter alguns critérios como: Volumes de dados e transações; Quantidade de pessoas envolvidas na implantação; necessidades imediatas e metas de longo prazo. Desenvolvimento do Plano de Projeto: Definição de prazos para implantação mediante aos recursos disponibilizados. Equipe do projeto: Definição das pessoas que estarão envolvidas no projeto. Direção Gerência Redesenho TI Mudanças Treinamento

Planejamento Procedimentos do Projeto: Acompanhamento do progresso; Controle do escopo; Controle de pendências. Recursos Físicos para implantação: Concentrar atividades em local único; Obter espaço físico adequado; Recursos de informática e comunicação: a equipe de projeto deve dispor de acesso pelo menos ao sistema ERP e ao sistemas de documentação. Gerenciamento de Riscos: A identificação e avaliação de riscos, a princípio, pode ser feita a qualquer momento do projeto, embora quanto mais cedo melhor. As tarefas que compõem a avaliação de riscos são:

Planejamento Identificar os pontos de riscos; Avaliar as conseqüências associadas a cada de risco e estimar a probabilidade de sua ocorrência; Priorizar os riscos. Redesenho dos Processos: Nesta fase, o pessoal alocado no projeto não tem obrigações ainda. Tecnologia da Informação: Nesta fase, as principais atividades desta frente é a preparação do ambiente tecnológico.Todos fatores relacionados ao hardware deve estar funcionando para que o processo de implantação possa iniciar sem problemas.Exemplos desses fatores: Banco de Dados ( Instalação, Políticas de administração e segurança); Rede (Configuração de cabeamento e servidores) ; Computadores (Sistema Operacional e Software devidamente instalados).

Planejamento Gerenciamento de Mudanças: Nesta fase, as principais atividades desta frente são: Alinhamento de mudanças: Alguns critérios podem ser trabalhados para este item como: Identificação dos líderes; Seminários para alinhamento dos líderes. Desenvolvimento de um plano de comunicação: A comunicação é um instrumento essencial para desempenhar a tarefa de organizar a empresa em torno de processos de negócios. Algumas regras devem ser seguidas para o sucesso da comunicação como: Criar uma identidade para o projeto (“nome”, um logotipo); Estabelecer padrões de comunicação e assegurar o seu consistente; Promover a credibilidade do projeto, por meio do apoio de lideranças.

Planejamento Team Building: Um time é um grupo cujos integrantes trabalham visando atingir um objetivo comum. As chances de sucesso de um projeto são maiores quando a equipe age como time e não como um simples grupo. O team building é um evento fora das atividades normais do projeto, como reuniões em uma chácara ou em resort. Frente de Treinamento: Nesta fase, esta frente tem como objetivo estimar o número de cursos que serão dados e o número de pessoas que estarão envolvidas neste curso. Além disso deve ser estabelecida o número de turmas e o tempo de cada curso e a data em que estes ocorrerão.

Desenho da Solução Nesta fase, desenvolve-se uma visão de alto nível dos processos de negócios, usando o sistema ERP como tecnologia de base. O principal produto desta fase é um modelo de processos que direcionará a configuração do sistema ERP.

Desenho da Solução Gerenciamento do Projeto: As principais atividades desta frente são: Gerenciamento da integração: é necessário coordenar as decisões das frentes e grupos de trabalho, pois elas são independentes; Acompanhamento do estudo de viabilidade; Monitoramento dos riscos; Planejamento das etapas subseqüentes.

Desenho da Solução Redesenho dos Processos: As principais atividades desta frente nesta fase são: Estabelecimento da visão dos processos de negócios; Alguns dos elementos que compõem a visão de um processo são os seguintes: A forma de relacionamento com clientes e fornecedores; Novas estratégias de negócios; Novos papéis e responsabilidades na empresa; Satisfação de clientes, acionistas e colaboradores com a empresa no novo modelo. Há muitas formas de estabelecer a visão do processo. Algumas possibilidades são: Análise do processo atual e das oportunidades de melhoria; Análise das alternativas de processo. A visão deve ser validada junto aos escalões mais altos da empresa, pois caso contrário corre-se o risco de produzir uma solução que não será aceita.

Desenho da Solução Configuração Inicial: verificação das funcionalidades em que o sistema suporta. Análise das Gaps: Chamamos de Gaps ao desvio existente entre a demanda do negócio e a oferta da tecnologia. Há diversos tipos de Gaps: Legais – Legislação; Prática local – prática de negócios do país ou região; Funcional – não dá suporte a uma função de negócio.

Desenho da Solução Tecnologia da Informação: A principal atividade nesta fase desta frente é em relação ao aproveitamento dos dados e a conversão dos dados. Gerenciamento de Mudanças: Esta frente deve conduzir duas atividades nesta fase: Planejamento da ação de lideranças; Implantação do Plano de Comunicações.

Desenho da Solução Frente de Treinamento: Nesta fase, esta frente deve começar avaliar a profundidade do treinamento, com base no grau de mudança em processos de negócios.

Construção Gerenciamento do Projeto: Redesenho de Processos A fase de construção é denominada pelas atividades de configuração do sistema, realizadas no âmbito da frente de Redesenho de Processos. Gerenciamento do Projeto: Acompanhamento do estudo de viabilidade; Monitoramento dos riscos; Revisão das etapas subseqüentes. Redesenho de Processos Parametrização do sistema; Documentação da Parametrização, isto é, a razão pelo qual o sistema optou em utilizar determinadas regras de negócio.

Construção Tecnologia da Informação: Transferência de conhecimento dos consultores para a organização, pois um dia eles vão deixar o projeto. Fechamento de Gaps Autorizações Avaliação da qualidade dos dados Tecnologia da Informação: Operação do ambiente de desenvolvimento: O sistema será utilizado intensamente na fase de parametrização, e a responsabilidade de mantê-lo seguro e disponível para os trabalhos é da equipe de TI.

Construção Planejamento do archiving: Verificação da capacidade de armazenamento e implantação de um plano de backup. Planejamento do help desk: Questões a serem programadas: Horário de funcionamento do help desk; Sistema telefônico; Software especifico para o help desk. Em termos de operação, podemos definir três níveis: Nível 1: questões simples, que não requerem tempo; Nível 2: questões mais complexas, que podem serem resolvidas pela equipe do help desk Nível 3: questões complexas, que exigem apoio complementar.

Construção Frente de Gerenciamento de Mudanças: O help desk pode desempenhar outras tarefas importantes também como mandar mensagens periódicas a todos os usuários, com dicas sobre o sistema. Frente de Gerenciamento de Mudanças: Execução do programa de comunicação Obtenção do compromisso das lideranças Identificação de necessidade de mudanças organizacionais: é importante manter o sigilo sobre estas mudanças, para evitar posturas antecipadas e não causar nenhuma falsa expectativa sobre novas ocupações.

Construção Frente de Treinamento: Adaptação dos processos de negócio com o sistemas abrangendo organização infra-estrutura e organização.

Testes e Implantação Esta é a fase final do sistema que culmina com o início de produção do sistema. O número de pessoas envolvidas é bem superior ao das fases anteriores, pois além da equipe do projeto participam todos os usuários. Gerenciamento do Projeto: Planejar e gerenciar a execução dos testes; Gerenciar o treinamento; Planejar e controlar o início da produção.

Testes e Implantação Redesenho dos Processos: Execução dos testes finais. Há diversos tipos de testes, entre os quais: Unitário: visa verificar o funcionamento apropriado de uma função ou processo isolado. Integrado: verifica o funcionamento das funções ou processo em conjunto com outros processos do sistema Aceitação: similar ao teste integrado, porém conduzido com menor rigor e com utilização de dados reais

Testes e Implantação A condução de um programa de testes abrange: Stress: teste relacionado ao desempenho em relação a hardware/software sob demanda normal. A condução de um programa de testes abrange: Estratégia de Testes: Nesta etapa deve ser definido os seguintes aspectos: quem planeja e quem executa; os tipos de dados que serão utilizados; os critérios para correção de problemas encontrados; os critérios para aceitação do sistema.

Testes e Implantação Plano de Testes: O plano deve ser guia para todos envolvidos no teste.Abaixo segue alguns itens que este plano deve incluir: Lista de funções e procedimentos que será testada; Autorização dos usuários que executarão os testes; Responsáveis pelo teste de cada função e procedimento.

Testes e Implantação Execução de testes e correções: Esta é uma atividade essencial para o sucesso da implantação. Algumas recomendações para execução dessa atividade são: Respeitar o plano de testes; Deve ser considerada a possibilidade de fazer com que os responsáveis por ministrar o treinamento, também conhecidos por “multiplicadores” participam dos testes. A correção dos problemas deve ser efetuada de acordo com o definido na estratégia do teste.

Tecnologia da Informação: Testes e Implantação Limpeza de dados: eliminação dos dados desnecessários. Tecnologia da Informação: Preparar o ambiente para o treinamento do usuário; Verificação da infra-estrutura para o sistema entrar em produção; Estruturar o help desk; Apoiar na limpeza dos dados.

Gerenciamento de Mudanças: Testes e Implantação Gerenciamento de Mudanças: Preparar as mudanças organizacionais; Desenvolver plano de transição para a equipe de projeto. Treinamento:Esta é a fase em que se realiza o maior volume de atividades desta frente.