Conformidade e a função do gerente 1

Agenda Expectativas dos gerentes para a promoção da conformidade Recursos para gerentes Técnica Negócios Pessoas Passos de conformidade para os gerentes Na apresentação de hoje, iremos debater as expectativas da função do gerente. O que deverão os gerentes fazer para promover a conformidade? Descreveremos os recursos que os gerentes poderão usar para desenvolver e demonstrar as suas aptidões e conhecimento em cada área de aptidões: técnica, negócios e pessoas. E, finalmente, tentaremos dar aos gerentes uma lista de passos-chave para que os sigam e ajudem a CARE a manter a conformidade, de acordo com a política da CARE, regulamentos de doadores e outros requisitos de conformidade.

O Gerente Completo Aptidões de Negócio Gestão de Pessoas Aptidões Técnicas No geral, um gerente completo tem de exercer as suas competências em três áreas abrangentes – área empresarial, área técnica e gestão de pessoas. Os fóruns foram concebidos para prestar apoio e recursos de forma a desenvolver estas três áreas de aptidão. Esta apresentação indica de que modo cada área de aptidão ajuda a CARE a atingir as metas de conformidade. 2

Normas de Gestão da CARE A sua função Definir a Direcção Promover o Bem-Estar e a Segurança da Equipa Orientar e Desenvolver Praticar e Promover o Cumprimento de Normas Servir de Modelo para a Igualdade de Género e Diversidade Comunicar Normas de Gestão da CARE Estas são as normas de gestão da CARE. Como pode ver através deste slide, a comunicação é a fundação de todas as normas de gestão da CARE. A sessão de hoje irá cobrir directamente a prática e a promoção da conformidade e também abordará o fortalecimento da comunicação. Precisamos de ter uma comunicação eficaz, independentemente dos padrões ou aptidões de gestão que desenvolvemos enquanto gerentes. 4

Os gerentes ajudam a atingir a conformidade Missão e valores Acordo Conhecimento Comunicação Trabalho de equipa Conformidade As necessidades de conformidade da CARE estão em primeiro lugar no alcance da nossa Missão. Esforçamo-nos para eliminar a pobreza, ao mesmo tempo que demonstramos os nossos valores fundamentais de respeito, integridade, empenho e excelência. Manter os nossos valores fundamentais é o primeiro passo para demonstrar conformidade. A seguir, precisamos de entender os nossos acordos, como subsídios e contratos. Os acordos definem requisitos de conformidade mais detalhados e ajudam-nos a compreender o que é importante para os nossos doadores. Em alguns casos, os gerentes na CARE não trabalham directamente nos projectos e programas. Para essas funções, e para todas as outras funções, a política da CARE é a indicação final para compreender o que devemos fazer para demonstrar conformidade. Se compreendermos a nossa missão, acordos e política, então, como gerentes, precisamos de pegar neste conhecimento e comunicá-lo ao pessoal e outros que trabalhem connosco. Normalmente, a conformidade envolve trabalho de equipa. Trabalhar no programa com a área financeira, trabalhar na área financeira com o apoio do programa, ou simplesmente trabalhar em equipa dentro de um projecto ou programa. Todos temos de cumprir o nosso papel para demonstrar conformidade. Os gerentes, contudo, desempenham uma função chave, porque têm a responsabilidade de compreender a nossa missão, o acordo e a política da CARE e a seguir ajudando os outros a compreender as medidas que precisamos de efectuar para atingir a missão e demonstrar conformidade. Gerentes Argúcia técnica Argúcia empresarial Gestão de pessoas Política da CARE

Recursos de conformidade de negócio. Os nossos valores fundamentais Visão e missão da CARE Princípios de programação Abordagem do programa Outras melhores práticas e o seu conhecimento a respeito do nosso trabalho Negócios Gestão de pessoas Técnica A área de aptidões de "negócio" é apenas conhecimento dos valores, missão e visão da CARE. Se tomarmos esses como ponto de partida, junta-se o conhecimento dos princípios de programação e a abordagem de programa que estabelece a base para saber quando precisamos de demonstrar conformidade. Outro aspecto das aptidões de negócio é o papel funcional que desempenha. É um gerente técnico com conhecimento de um tipo particular de programa? É um gerente de apoio a programas com uma função no RH, na área de tecnologias da informação ou finanças? É importante que todos vejamos que, independentemente das nossas funções na organização, precisamos de atingir os nossos valores fundamentais de respeito, integridade, empenho e excelência. Por exemplo, se considerarmos a integridade, como é que a demonstramos diariamente na CARE? A seguir, teremos uma pergunta de opinião.

Pergunta de opinião Concorda que a conformidade inclui o cumprimento dos nossos valores fundamentais de respeito, integridade, empenho e excelência? Sim Talvez, não pensei bem em como estão relacionados Não Esta pergunta de opinião é Concorda que a conformidade inclui o cumprimento dos nossos valores fundamentais de respeito, integridade, empenho e excelência? Sim Talvez, não pensei bem em como estão relacionados Não Seleccione a sua resposta. Em seguida, apresentamos os resultados que discutiremos dentro de alguns minutos. Em seguinte, vamos debater o modo como o conhecimento técnico do seu trabalho se aplica.

Recursos de conformidade técnica Acordo Política da CARE Regulamentos de doadores Wiki de conformidade http://compliance.care.org/ Argúcia empresarial Gestão de pessoas Aptidões técnicas Como gerente, muito do seu trabalho diário é baseado nas aptidões técnicas. Você trabalha na CARE para desempenhar uma função como gerente de programas, gerente de subsídios, gerente financeiro, ou papéis semelhantes. Parte da sua responsabilidade é de organizar o seu trabalho de forma que esteja em conformidade com o acordo, a política da CARE e regulamentos de doadores. Por exemplo, se planear um projecto para atingir um determinado impacto no programa, deverá fazê-lo de acordo com as normas de programação e dentro dos limites do acordo. O acordo poderá descrever limitações ao financiamento, prazos, custos disponíveis ou outros aspectos do programa. Ou por exemplo, se precisar de adquirir equipamento ou materiais para apoiar o seu programa, deverá seguir a política de aprovisionamento. Por isso, enquanto trabalha para alcançar o impacto, também deverá considerar como atingir o impacto no âmbito do acordo, regulamentos dos doadores e CARE. Um recurso adicional no qual pode obter informação é a wiki de Conformidade. http://compliance.care.org/ A seguir iremos abordar outra pergunta de opinião importante sobre este tópico. Os requisitos de conformidade encontram-se definidos com clareza nas nossas políticas e nos acordos de doadores. Siga a política da CARE a não ser quando expandida pelo doador. Faça perguntas se não compreender.

Pergunta de opinião Qual é a sua principal preocupação em relação à conformidade? Compreender os requisitos do doador Compreender a política da CARE Não ter acesso a informação de conformidade Não conhecer nem ser formado na política da CARE Outro Qual é a sua principal preocupação em relação à conformidade? Compreender os requisitos do doador: Compreender a política da CARE Não ter acesso a informação de conformidade Não conhecer nem ser formado na política da CARE Outro Nota: se escolher “outro”, indique a sua pergunta ou comentário no Webex, ou envie um e-mail para Tricia Siaso, tsiaso@care.org

Recursos de conformidade com pessoal Definição de funções Formação Trabalho de equipa Comunicação Gestão de pessoas Negócios Técnica A aptidão final de um gerente é gestão de pessoas. Como é que os gerentes trabalham com o resto do pessoal? Quem desempenha que função? Ou, por vezes, que funções não podem ser desempenhadas? Na política da CARE, trabalhamos para garantir que temos definições explícitas das funções de forma a evitar conflitos de interesse ou problemas de segregação de tarefas. Contudo, num nível mais básico, as funções e responsabilidades ajudam a definir a forma como trabalhamos dentro da organização. Como é que o aprovisionamento apoia o programa? Quando é que a área financeira se envolve? Outra forma de aprender mais sobre as funções e responsabilidades é pela formação. Garanta que tirará partido da formação quando estiver disponível, já que isso o irá ajudar a compreender melhor a sua função. Finalmente, a gestão do nosso pessoal é uma componente crítica da gestão da conformidade. Algumas das outras apresentações do fórum da gestão demonstraram ou demonstrarão modos de se tornar num membro de equipa e comunicador eficaz. Muitas vezes percebemos que, se trabalharmos em conjunto, podemos encontrar soluções para problemas mais facilmente do que se tentarmos resolve-los isoladamente. Além disso, é muito importante escutar, e não apenas dar indicações. Escutar o seu pessoal ajuda muitas vezes a evitar problemas futuros, ao invés de os resolver quando acontecem.

Resumo/debate sobre a sondagem Concorda que a conformidade inclui o cumprimento dos nossos valores fundamentais de respeito, integridade, empenho e excelência? Qual é a sua principal preocupação em relação à conformidade? Discussão aberta sobre os resultados da pergunta de opinião.

Passos de conformidade para um gerente Use o seu conhecimento e aptidões para demonstrar conformidade todos os dias Negócios Técnica Pessoas Use recursos para potenciar a conformidade Comunicar Trabalhar em equipa Faça perguntas quando necessário Encoraje a comunicação bilateral Esperamos dos gerentes na CARE que demonstrem conformidade na actividade diária. Conforme discutimos hoje, os gerentes têm uma função especial que requer que compreendam o negócio da CARE, as suas próprias aptidões técnicas e maneira de trabalhar com outras pessoas. Para o ajudar, esta apresentação identificou recursos, como as políticas da CARE, que poderá utilizar para aprofundar os seus conhecimentos. Acima de tudo, comunique. Podemos atingir a nossa missão ao mesmo tempo que demonstramos conformidade se mantivermos linhas abertas de comunicação.

Obrigado! Obrigado e lembre-se que a reprodução desta apresentação e as traduções estão disponíveis na Academia da CARE dentro de duas semanas.