ENCONTRO 3 ANALISANDO E SOLUCIONANDO PROBLEMAS

PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL COMPETÊNCIA Conhecer uma metodologia científica de solução de problemas. Descobrir alternativas para a avaliação das causas dos problemas e adotar soluções. Identificar um problema real da empresa rural que esteja interferindo nos resultados econômicos. Elaborar um plano de ação para corrigir a causa fundamental. S1E3

FUNDAMENTOS DA QUALIDADE PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL FUNDAMENTOS DA QUALIDADE Aprendizagem organizacional Pensamento sistêmico Cultura da inovação Orientação para processos e informações S2E3

R$ ? PROBLEMA é... o resultado indesejável de um processo ou trabalho. PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL CAUSAS CONSEQUÊNCIAS R$ ? PROBLEMA é... o resultado indesejável de um processo ou trabalho. S3E3

FLORES E QUITUTES: UM SONHO PASSADO A LIMPO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL FLORES E QUITUTES: UM SONHO PASSADO A LIMPO A família Rohr: Paulo, Guiomar e Helda. A propriedade: Novo Três Passos, a 10 quilômetros de Marechal Cândido Rondon, no oeste do Paraná, superfície de 15 hectares. Baixa renda. Produção: lavoura convencional com muitos problemas pelo clima e 5 vacas de leite. “Muitas vezes faltou dinheiro e sobrou desespero” “Ou mudávamos nossa história, criando outras fontes de renda, ou não conseguiríamos mais nos manter no campo” Guiomar. S4E3

FLORES E QUITUTES: UM SONHO PASSADO A LIMPO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL FLORES E QUITUTES: UM SONHO PASSADO A LIMPO Alternativa: atividade leiteira. Buscaram informações e orientação técnica para ampliar o rebanho leiteiro; Descobriram linhas de financiamento rural e adquiriram animais de linhagem genética mais produtiva; Mudaram os processos de manejo do rebanho e pastagens a partir de orientações técnicas de órgãos públicos especializados; Produziram queijos com parte do leite; Investiram mais nas pastagens, a partir de orientações técnicas de manejo. “Muitas vezes faltou dinheiro e sobrou desespero” “Ou mudávamos nossa história, criando outras fontes de renda, ou não conseguiríamos mais nos manter no campo” Guiomar. S4E3

PASSO A PASSO PARA SOLUCIONAR UM PROBLEMA PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL PASSO A PASSO PARA SOLUCIONAR UM PROBLEMA Etapa 1 - Identificação e seleção do problema Etapa 2 - Busca de informações sobre o problema selecionado Etapa 3 – Comparação de resultados Etapa 4 - Identificação das causas Etapa 5- Ordenação das causas Etapa 6 – Seleção das causas mais prováveis. Etapa 7 – Elaboração do plano de ações Etapa 8 – Execução das ações e verificação do resultado Etapa 9 – Padronização Etapa 10 – Conclusão S5E3

ETAPA 1 - IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DO PROBLEMA PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 1 - IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DO PROBLEMA Como realizar? Reúna todas as pessoas que trabalham na empresa; Faça um levantamento dos problemas que estão ocorrendo e que afetam a qualidade; Anote todos eles, sem julgar, criticar ou discordar de ninguém; Selecione junto com o grupo o problema que, se solucionado, trouxer maiores resultados financeiros à empresa rural. S6E3

ETAPA 1 - IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DO PROBLEMA PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 1 - IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DO PROBLEMA Exemplos: - Baixa renda na empresa rural; - Baixa rentabilidade na produção da lavoura; - Baixa produção de leite. S7E3

CURSO: GESTÃO E MELHORIA DE PROCESSOS NA EMPRESA RURAL PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 2 - BUSCA DE INFORMAÇÕES SOBRE O PROBLEMA SELECIONADO Como realizar? O primeiro que você deve fazer nesta etapa é planejar a coleta de dados. Para isso deve responder as seguintes questões: O que queremos saber? O que vamos registrar? Como, por quem e a cada quanto tempo será feita a coleta de dados? A coleta poderá ser feita utilizando registros ou realizando observações no local que ocorre o problema; Logo, faça a coleta de dados. S8E3 EDUCAÇÃO SEBRAE

Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 2 - BUSCA DE INFORMAÇÕES SOBRE O PROBLEMA SELECIONADO Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. O que queremos saber? Possíveis fatores responsáveis pela baixa produção. O que vamos pesquisar e registrar? Qualidade da água; Disponibilidade de alimento; Genética dos animais; Número de vacas em lactação; Número de vacas secas; Número de touros e terneiros; Produção de leite; Litros de leite por vaca por dia; Custo de produção; Preço de venda. S9E3

ETAPA 2 - BUSCA DE INFORMAÇÕES SOBRE O PROBLEMA SELECIONADO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 2 - BUSCA DE INFORMAÇÕES SOBRE O PROBLEMA SELECIONADO Como, por quem e a cada quanto tempo será feita a coleta? A coleta de informações sobre produção, custo e preço de venda será feita pela proprietária, utilizando as planilhas de controle de produção dos últimos 3 meses. Será feita uma análise da água e a avaliação genética dos animais com um técnico assim como uma revisão do manejo alimentar. S10E3

ETAPA 3 – COMPARAÇÃO DE RESULTADOS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 3 – COMPARAÇÃO DE RESULTADOS Compare, quantitativamente, a situação desejada com a situação obtida. Para isso pode utilizar como referência: Os dados de benchmark da planilha de Levantamento de indicadores da qualidade – Parte II - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS – preenchida no Encontro 2; Informações fornecidas pelo técnico; Outras fontes oficiais de informação. S11E3

Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 3 – COMPARAÇÃO DE RESULTADOS Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. Informação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Benchmark Número de vacas em lactação 5 4 Número de vacas secas 1 Número de touros e/ou terneiros 3 Número de bezerras Produção de leite - litros/mês 1.350,00 919,00 748,00 Litros de leite por vaca por dia 9,00 7,66 6,23 12 Custo de produção – R$ 0,45 0,76 0,92 0,22 Preço de venda – R$ 0,57 0,67 0,69 0,65 Retorno da atividade 26,66% -11,84% -25,00% Qualidade da água: a qualidade da água não é boa; Disponibilidade de alimento: o pasto não é abundante e não é utilizado suplemento; Genética dos animais: 5/8 HZ; S12E3

ETAPA 4 - IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 4 - IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS Neste momento devemos determinar “por que ocorre o problema”. Como realizar? Faça uma reunião com todos os colaboradores, discutam e anotem o maior número de causas possíveis para o problema – sem rodeios nem pré-julgamentos. Devem ser buscadas todas as prováveis causas que possam influenciar o não cumprimento da situação desejada: problema. S13E3

Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 4 - IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS Exemplo: PROBLEMA SELECIONADO: Baixa produção de leite. Poucas vacas leiteiras; O touro e os terneiros consomem e não produzem; Genética ruim; Pastagem ruim; Falta suplemento alimentar; A qualidade da água não é boa; As vacas produzem pouco leite; O custo de produção é alto; As pessoas não estão motivadas; Muita chuva; Geadas constantes; Falta informação; Falta uma estratégia. S14E3

ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS S15E3

ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS S16E3

ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 5 - ORDENAÇÃO DAS CAUSAS S17E3

ETAPA 5 - VINCULAÇÃO DAS CAUSAS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 5 - VINCULAÇÃO DAS CAUSAS S18E3

ETAPA 6 – SELEÇÃO DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 6 – SELEÇÃO DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS Como realizar? Identifique as causas mais prováveis; Priorize as causas mais prováveis; Caso ainda existam dúvidas selecione responsáveis para “observar” a(s) causa(s) priorizada(s). Estabeleça um prazo para avaliar os resultados; Reúna o grupo e analisem em forma conjunta as informações coletadas; Caso no exista relação, pode ser que a(s) causa(s) selecionada(s) ainda não seja(m) a fundamental. Retorne ao passo 1; Se a(s) causa(s) trabalhada(s) realmente provoca(m) o problema vai para a próxima etapa (7). S19E3

ETAPA 6 – SELEÇÃO CAUSAS MAIS PROVÁVEIS PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 6 – SELEÇÃO CAUSAS MAIS PROVÁVEIS S20E3

ETAPA 7 – ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÕES PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 7 – ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÕES Como realizar? Definir qual vai ser a estratégia para solucionar o problema. Busque diferentes soluções, analise a eficácia e custo de cada uma e escolha a melhor; Elaborar um plano de ações para o bloqueio das causas. Determine os itens de controle e verificação ao longo das atividades. Causa a ser trabalhada: Meta: O que será feito Como Quem Quando S21E3

ETAPA 7 – ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÕES PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 7 – ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÕES Causa a ser trabalhada: Vacas produzem pouco leite Meta: Aumentar a produção de leite para 14 LVD O que será feito Como Quem Quando Descartar ou touros e terneiros Açougue Paulo Ontem Fazer acasalamento genético Utilizar sêmen de touro Holandês P.O Técnico A partir de 15/07 Medir o leite de cada vaca lactante Com a régua ou taro graduado, de 15 em 15 dias ou uma vez por mês, anotando individualmente a produtividade de cada vaca Guiomar A partir de 16/07 Piquetirar uma área de potreiro – 1,2 ha. Fazendo 4 divisórias com cerca elétrica Até 30/09 Fazer adubação do solo Comprando adubo de aviário, através da prefeitura – 13m³/ha. 3 ha.-30/09 5 ha.-Maio próx. Fazer pastoreio a noite Após a ordenha levar as vacas lactantes até um piquete de pastagem A partir de 01/07 Suplementar a alimentação Com volumosos: capim-elefante verde picado, cana-de-açúcar adicionada de 1% de uréia, silagem, feno ou forrageiras de inverno.  Melhorar a qualidade da água Dispor de bebedouros em locais adequados e utilizar água de fonte S22E3

ETAPA 8 – EXECUÇÃO DAS AÇÕES E VERIFICAÇÃO DO RESULTADO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 8 – EXECUÇÃO DAS AÇÕES E VERIFICAÇÃO DO RESULTADO Como realizar? Divulgue o plano de ações e fixe ele no painel da qualidade; Acompanhe a execução das ações ao longo do tempo no local em que estão sendo realizadas; Anote o que é feito e de que forma para logo poder documentar a nova rotina de trabalho. Colete os mesmos dados que foram utilizados na etapa 2 para verificar a efetividade da ação e o grau de redução dos resultados indesejáveis; Responda as seguintes perguntas: - A causa fundamental foi efetivamente encontrada e bloqueada?; - Ouve redução de custos?; Caso a resposta seja afirmativa documente e adote o novo procedimento – próxima etapa; Caso o problema persista, ou tenha surgido outro, todo o processo de análise e solução deve ser recomeçado, buscando melhorias. S23E3

ETAPA 8 – EXECUÇÃO DAS AÇÕES E VERIFICAÇÃO DO RESULTADO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 8 – EXECUÇÃO DAS AÇÕES E VERIFICAÇÃO DO RESULTADO RESULTADOS Informação Junho Julho Agosto Benchmark Número de vacas em lactação 5 Número de vacas secas Número de touros e/ou terneiros Número de bezerras 1 Produção de leite - litros/mês 1.350,00 1.500,00 1.534,50 Litros de leite por vaca por dia 9,00 10,00 10,23 12 Custo de produção – R$ 0,40 0,36 0,22 Preço de venda – R$ 0,65 0,67 Retorno da atividade 62,50% 86,00% 80,00% S24E3

ETAPA 9 – PADRONIZAÇÃO Como realizar? Documente o novo procedimento; PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 9 – PADRONIZAÇÃO Como realizar? Documente o novo procedimento; Capacite os colaboradores envolvidos no novo procedimento; Estabeleça um sistema de verificações periódicas e acompanhe as tarefas e os resultados. ATENÇÃO: Você aprenderá a elaborar um padrão no encontro 10: Padronização de processos. S25E3

A busca da qualidade leva a um processo de melhoria contínua PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 10 – CONCLUSÃO A busca da qualidade leva a um processo de melhoria contínua Como realizar? Após um prazo de acompanhamento que permita colher resultados, reúna todos os colaboradores e mostre as informações para eles. É importante que todos se sintam responsáveis e envolvidos com eles; Reavalie os problemas que ficaram pendentes e planeje a solução deles aplicando o método aprendido de análise e solução de problemas. S26E3

ETAPA 10 – CONCLUSÃO EXEMPLO PROGRAMA SEBRAE DA QUALIDADE TOTAL RURAL – FASE 2 – GESTÃO DA QUALIDADE RURAL ETAPA 10 – CONCLUSÃO EXEMPLO A produção melhorou muito, mas ainda temos que melhorar a genética, por tanto vamos a pegar uma linha de crédito e comprar vacas com mais H; O custo de produção pode ser melhorado, então vamos a fazer uma análise de custos; As vacas no sistema de piquetes se alimentam melhor, pelo qual vamos a fazer mais piquetes; Ainda a renda não é o suficiente pelo qual vamos a pesquisar outras atividades complementares. S27E3