Gestão de Portfólio de Projetos Robson Godoi

Agenda Planejamento Estratégico O que é Portfólio? O que é Gestão de Portfólio? Gestão de Portfólio X Gestão de Múltiplos Projetos Gestão de Portfólio X Gestão Programas/Projetos Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Considerações Referências

Planejamento Estratégico É um importante instrumento de gestão que direciona à organização da empresa e o controle das atividades Objetivo: Fornecer aos gestores uma ferramenta que os municie de informações para a tomada de decisão, ajudando-os a atuar de forma pró-ativa, antecipando-se às mudanças que ocorrem no mercado em que atuam

Planejamento Estratégico “Uma empresa sem planejamento corre o risco de se transformar em uma folha seca, que se move ao capricho dos ventos da concorrência” [Porter 1989]

Níveis e Tipos de Planejamento

Planejamento Estratégico Análise de Cenários Identifica Oportunidades Visão de Futuro Análise de Mercado Estratégias Globais Missão da Empresa

Planejamento Tático Planejamento de Marketing Planejamento Financeiro Planejamento de Produção Planejamento de Recursos Humanos Planejamento Organizacional

Planejamento Operacional Plano de Vendas Acompanhamento e Controles de Produção Políticas de Remuneração Política de Informática Plano de Rotinas Administrativas

O que se espera do Planejamento Estratégico? Conhecer e melhor utilizar seus pontos fortes Conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos Conhecer e usufruir as oportunidades externas Conhecer e evitar as ameaças externas

Planejamento Estratégico e Gestão de Portfólio Os projetos são um meio para atingir os seus objetivos estratégicos Os projetos advêm das mais diversas fontes Como saber quais projetos proporcionam um maior valor agregado à organização e de fato facilitam a realização dos objetivos estratégicos organizacionais? Avaliados apenas com base no sentimento dos executivos e dos especialistas da organização ?

O que é Portfólio? Coleção de todo o trabalho em andamento na organização relacionado com o alcance dos objetivos do negócio Coleção de projetos, programas e outros trabalhos que são agrupados em conjunto para facilitar a gestão eficaz, de modo a cumprir estratégias do negócio [PMI 2006] Os projetos e programas denominados componentes do Portfólio podem ser mutuamente independentes ou diretamente relacionados

O que é Portfólio?

O que é Gestão de Portfólio? Processo de tomada de decisões que busca o melhor para a organização como um todo A decisão está relacionada com outros projetos e diversos fatores (reservas financeiras disponíveis e a alocação de recursos) [Kerzner 2004]

Contexto Organizacional [PMI 2006]

Gestão de Portfólio X Gestão de Múltiplos Projetos Busca o constante alinhamento estratégico dos seus componentes (nível estratégico) Identificação, seleção, avaliação e priorização dos componentes do portfólio Gestão de Múltiplos Projetos Trabalha em conjunto com a gestão dos projetos em execução (nível operacional) Distribuição equilibrada dos recursos aos projetos sob sua responsabilidade Resolução de conflitos

Gestão de Portfólio X Gestão Programas/Projetos Utiliza informações coletas pela gestão de programas e projetos Analisa o andamento das ações planejadas, o esforço desprendido e o orçamento Determinar ações necessárias para resolver desvios Gestão de Programas/Projetos Produzem informações sobre os programas e projetos Analisa o andamento do programas e projetos Ajusta os projetos para obter sucesso e alcançar os benefícios do programa Propõem ou não o cancelamento

Gestão de Portfólio X Gestão Programas/Projetos

Métricas em Gestão de Portfólio Métricas descrevem o valor do portfólio para a organização Disponibilidade e os tipos de recursos necessários para suportar os componentes Andamento do progresso dos componentes Medidas financeiras (rentabilidade total do investimento, valor presente líquido, etc.) Orçamento gastos X planejado Índices de satisfação do cliente Desempenho de lançamento do produto [Kerzner 2004]

Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio Propostas de processos de trabalho, criados para sistematizar a dinâmica decisória do portfólio Melhor distribuição e utilização dos recursos (humanos, físicos e financeiros) pelos componentes Execução dos componentes que realmente estejam alinhados com as estratégias da organização e que proporcionem maior valor agregado [Blomquist and Muller 2006]

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Criar uma lista atualizada Comparar os componentes Rejeitar os componentes Classificar os componentes

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Separar os componentes em categorias empresariais relevantes Categorias com base no plano estratégico Objetivo comum, independentemente da origem Equilibrar os investimentos e riscos

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Reunir todas as informações para avaliar os componentes Qualidade das informações é vital Avaliar os componentes do portfólio (Pontuação) Fazer recomendações para o processo de seleção

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Selecionar componentes (resultados da avaliação e capacidade da organização) Definir os recursos humanos, financeiros e capacidade de ativos Fazer recomendações para o processo de priorização

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Classificar os componentes considerando: Categoria estratégica ou de financiamento Tempo de retorno do investimento Risco versus retorno ou de foco organizacional Determinar os componentes com máxima prioridade

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Combinação de componentes com maior potencial para a organização Apoiar as iniciativas estratégicas Capacidade de planejar e alocar recursos Buscar maximizar o retorno do portfólio em termos de risco aceitável pela organização

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Comunicar formalmente à organização as decisões tomadas Realocar os recursos dos componentes inativos ou finalizados Alocação recursos para executar os componentes selecionados Comunicar os resultados esperados

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Coletar indicadores de desempenho Apresentar relatórios periódicos Revisar o portfólio (frequência pré-determinada) Determinar a continuidade, a inclusão ou o cancelamento Fazer recomendações e/ou fornecer orientação para a gestão Propor alterações na administração do portfólio

Padrão de Gestão de Portfólio - PMI Permitir que o PGP responda às mudanças estratégicas organizacionais Alterações significativas resultam em nova direção estratégica Mudanças estratégicas pode mudar a categorização (rebalanceamento do portfólio)

Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001]

Processo Stage-Gate [Cooper et al 2001] Necessita-se qualidade das informações utilizadas pelo portfólio Deve-se finalizar os projetos ruins (portfólio alinhado com os objetivos da organização) [Cooper et al 2001]

Processo Integrado de Seleção e Priorização de Projetos [Archer and Ghasemzadeh 1999]

Processo Integrado de Seleção e Priorização de Projetos O processo de seleção de projetos na gestão de portfólio é de suma importância Seleção simplificada através do desenvolvimento de uma estrutura que separa o trabalho em fases distintas

Considerações O planejamento é essencial para o sucesso das empresas Os projetos viabilizam o planejamento O gerenciamento de portfólio eficaz conduz a empresa ao sucesso Pouco usado em pequenas e médias empresas Requer qualidade nos processos produtivos

Referências [Archer and Ghasemzadeh 1999] Archer, N. P., Ghasemzadeh, F. An Integrated Framework for Project Portfolio Selection, International Journal of Project Management, Vol. 17, No. 4, pp. 207-216, ON, 1999. [Blomquist and Muller 2006] Blomquist, Tomas; Muller, Ralf. Practices, Roles, and Responsibilities of Middle Managers in Program and Portfolio Management. Project Management Journal v. 37 no. 1 (March 2006) p. 52-66 [Cooper et al 2001] Cooper, R. G., Edgett, S. J. and Kleinschmidt, E. J. Portfolio Management for New Products, 2dn edn, Perseus Publishing, NY, 2001. [Kerzner 2004] Kerzner, H. Advanced Project Management: Best Practices on Implementation. 2th ed, 2004. John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey. USA. [PMI 2006] PMI - Project Management Institute. (2006) The Standards For Portfolio Management. 2006. Project Management Institute. Four Campus Boulevard. Newtown Square. USA. [Porter 1989] Porter, M. Estratégia Competitiva: técnicas para análise de indústrias e da concorrência. Rio de Janeiro: Campus, 1989.