EXPERIÊNCIA DO HEMOCENTRO/UNICAMP NA AVALIAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES Pois é desta maneira que tem sido realizada as aquisições de insumos, principalmente os críticos, nestes últimos anos no Hemocentro

Por que qualificar o fornecedor ??? Fatores que motivam a avaliação de fornecedores: Problemas acarretados por fornecedores no dia a dia da organização; Falta de comprometimento de ambas as partes em relação a aumentos/ reduções de programações; Grande número de fornecedores. - por que qualificar os fornecedores? Quais os motivos que nos levaram a esta decisão?

Por que qualificar o fornecedor ??? “Obrigatoriedade” dos serviços públicos perante a Lei 8666/93; Atendimento às Norma ISO 9001; Redução dos estoques. Lei- que deixa claro a necessidade pelo menor preço. -ISO- Uma vez que a certificação era uma das metas do Hemocentro Redução- a necessidade na redução dos estoques Estes foram os fatores que nos motivaram a qualificação prévia do fornecedor.

A evolução no relacionamento com os fornecedores Fornecedores não são vistos como “entregadores” de matérias primas ou serviços, e sim como “parceiros” do negócio; Um mercado mais competitivo exige um relacionamento cliente-fornecedor bem estruturado; Compras passou a ser um processo estratégico e não uma função. Estudos recentes demonstra que empresas lideres em boas práticas de relacionamento com os fornecedores conseguem uma redução de custos de 5% enquanto as demais empresas apenas de 2,5%.

A evolução do relacionamento com os fornecedores A seleção, avaliação e qualificação de fornecedores torna-se um dos principais aspectos na construção da estratégia de negócio da organização. A necessidade de identificar bons fornecedores, isto é fornecedores que possam garantir a pontualidade e a qualidade, fez com que buscássemos ferramentas e metodologias que visem obter a solução desses problemas. Buscamos estas ferramentas nas normas ISO 9000, na qual o Hemocentro se certificou atualmente na versão 2000.

Requisitos da NBR ISO 9001:2000 Requisito 7.4 : Aquisição: 7.4.1 Processo de aquisição. 7.4.2 Informações de aquisições. 7.4.3 Verificação do produto adquirido. Dentro da norma ISO 9001:2000 utilizamos o requisito 7.4 de aquisição.

7.4.1 Processo de Aquisição A organização deve controlar seu processo para assegurar a compra de produtos conforme seus requisitos. O tipo e abrangência desse controle depende do impacto do produto comprado no produto final. Manter uma metodologia para acompanhamento das aquisições desde a descrição técnica dos produtos e fornecedores, até a avaliação pós compra. Este acompanhamento é necessário quando se tratar de itens de grande impacto (itens críticos) na qualidade do nosso produto final.

7.4.2 Informações de Aquisição Os documentos de compras devem conter informações claras, que descrevam o produto a ser adquirido, incluindo: Requisitos para aprovação ou qualificação do produto; Qualificação pessoal/ Serviço; Requisitos do Sistema de gestão da qualidade.

7.4.3 Verificação do Produto Adquirido A organização deve estabelecer e implementar inspeção ou outras atividades necessárias, para assegurar que o produto adquirido, atenda aos requisitos de aquisição especificados. Cada unidade tem que ter métodos para inspeção e controles dos produtos dentro de seus processos. Estes métodos tem que estar sempre escritos nos PO de cada área.

Como é feito isto no Hemocentro??? Através do Serviço de Suprimentos - Assessoria Técnica de Materiais, com a participação dos responsáveis dos diferentes processos de produção e a participação do Serviço de Almoxarifado. A assessoria de recursos de materiais é vinculada a área de suprimentos. Esta área tem uma função técnica que inclui o serviço de uma enfermeira e de uma biomédica.

Qual a função desta assessoria técnica?? Identificar junto aos usuários, as especificações e documentos complementares do produto a ser adquirido; Verificar a necessidade de aprovação anterior do material (parecer técnico) e especificações técnicas do produto (bula e laudos técnicos); É inerente a esta assessoria o trabalho em conjunto com as diferentes unidades do Hemocentro, afins de:

Qual a função desta assessoria técnica?? Contatar os fornecedores no processo de pré aquisição dos materiais; Acompanhar junto ao almoxarifado a performance do produto na entrega;

Qual a função desta assessoria técnica?? - Contatar fornecedores quando os requisitos de aquisição não forem cumpridos, durante sua utilização e imperceptíveis na avaliação inicial do lote (RNC); Manter sempre os fornecedores atualizados com relação à sua performance no Hemocentro. É esta assessoria que faz a ponte cliente- fornecedor

Em que momento é realizada a qualificação?? Em qualquer momento : Após o conhecimento de um novo produto e/ou fornecedor no mercado, desde que haja interesse da instituição; Durante o processo de licitação avaliando inicialmente o custo do produto;

Etapas Para Qualificação Determinar os itens críticos por processo. Itens críticos : são produtos ou serviços que podem afetar diretamente a qualidade do nosso produto ou serviço final. Cada unidade de processo definiu seus itens. Itens críticos não são apenas aqueles itens que não podem faltar ”os indispensáveis” mas também itens que precisam ser controlados/checados tecnicamente antes de serem utilizados, pois podem ocasionar erros nos resultados, e no produto final. A falta de um produto pode ser resolvida mais rapidamente do que os problemas com a qualidade do mesmo, isto sim poderá gerar grandes problemas irreparáveis à Instituição.

Etapas Para Qualificação 2- Estabelecer requisitos de recebimento / almoxarifado e as avaliações para aprovação dos lotes/áreas; -Almoxarifado: embalagem, bula, entrega do laudo,temperatura ,data de validade etc. – registrados em PO. Área: inspeção da embalagem, laudos; testes – descritos nos respectivos POs.

ETAPAS PARA QUALIFICAÇÃO 3- Escolha dos Métodos Produtos/Serviços Métodos de Avaliação I PTA II exp. III hist. Forn. IV visita in loco V certISO VI cert. audi Materiais e insumos críticos x Serviços de manutenção Serviços de calibração Serviços de validação Serviços de auditoria da qualidade Serviços de transportes Estes métodos depende muito do perfil de cada fornecedor e não só das necessidades da Instituição, devemos exigir o que realmente for indispensável para aumentar a nossa garantia de entrega, qualidade.

Etapas Para Qualificação 4- Fazer o feedback com o fornecedor afim de informar os métodos escolhidos para qualificação. 5- Fazer o feedback para informar os resultados da qualificação.

Etapas Para Qualificação 6-Manter registros sobre os dados de qualificação - Todas as etapas de qualificação devem ser registradas pelas respectivas áreas e comunicadas ao ARM.

AVALIAÇÕES PARA MANUTENÇÃO DA QUALIFICAÇÃO Acompanhamento da performance do fornecedor. Acompanhamento da qualidade: Através das RNCs emitidas pelos usuários – avaliação semestral com notificação ao fornecedor. . Resultando: plano de melhoria a ser monitorado pelo ARM; desqualificação ou manutenção da qualificação. Na última avaliação semestral, nossos resultados foram excelentes, as RNCs registradas foram acompanhadas e resolvidas da melhor forma possível, não ocorrendo nenhuma desqualificação pela qualidade.

AVALIAÇÕES PARA MANUTENÇÃO DA QUALIFICAÇÃO Desempenho de serviço: Através da avaliação semestral –informações do usuário do serviço. Acompanhamento das entregas: Através das informações do almoxarifado – data entrega/prazo/ entrega de laudos de análise. índice de entrega, com avaliação semestral e notificação ao fornecedor. O acompanhamento das entregas é uma das formas mais quantitativas de avaliação, é realizada no itens críticos contratados.

Índice de Entrega IE (%) = n0 de pontos obtidos x 100 n0 de pontos possíveis §      No de pontos possíveis = ( no de entregas realizadas no período) x 100 §      N0 de pontos obtidos = ( n0 de pontos possíveis) – ( n0 total de deméritos) §      N0 total de deméritos é calculado somando-se os deméritos de todas as entregas, conforme tabela:

Tabela índice de entrega Atraso na entrega de materiais Até 5 dias 40 pontos Mais que 5 dias 100 pontos Atraso na entrega de laudos Até 5 dias 20 pontos De 6 a 10 dias Mais que 10 dias    Classificação do Fornecedor: IE = 100 : Ótimo 80  IE  100 : Bom 60  IE  80 : Regular IE  60 : insatisfatório Com relação a entrega dois fatores foram considerados importantes: atraso nas entregas Atraso na entrega dos laudos

RESULTADO DA CLASSIFICAÇÃO DO FORNECEDOR Regular: comunicar via carta solicitando ações imediatas de melhoria. Insatisfatório: comunicar por carta o desempenho, convocando o fornecedor ao Hemocentro, para que apresente um plano formal a ser acompanhado pelo ARM. Reincidência de desempenho insatisfatório – o ARM abrirá uma SAC( solicitação de ação corretiva) podendo propor a desqualificação do fornecedor à diretoria.

INDICADORES DA QUALIDADE: ENTREGA DE MATERIAL Segundo semestre 2003 BIOMERIEUX = Responsável pela entrega de 4 itens contratados ASEM = Responsável pela entrega de 17 itens contratados BAXTER= Responsável pela entrega de 2 itens contratados DIAMED= Responsável pela entrega de 12 itens contratados DADE= Responsável pela entrega de 1 itens contratados ABBOTT= Responsável pela entrega de 4 itens contratados CULTILAB= Responsável pela entrega de 1 itens contratados B.BRAUM= Responsável pela entrega de 1 itens contratados EMP XX= Responsável pela entrega de 1 itens contratados Total 43 itens contratados- críticos

Meta do Hemocentro Qualificar e desenvolver o maior número de fornecedores, para que possamos garantir melhor qualidade em nossos produtos, menor custo, podendo assim atender nossos clientes sempre com segurança.