TÉCNICAS DE REUNIÃO

Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões? Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?

Agenda do workshop Planejamento Como conduzir uma reunião Lidando com imprevistos Tomada de decisões Encerramento Follow up Ferramentas

Reunião – Definição Ato ou processo de se reunir, com a finalidade de realizar negócios. Congregação de pessoas com a finalidade de aumentar a confiança.

Para que convocar uma reunião? Precisa de informações de todos. Quer a participação da equipe para solução de um problema ou uma decisão Garantir a atenção de todos em uma determinada situação Lidar com problema que exige atenção de diversos grupos Esclarecer um problema Perceber necessidade do grupo de se reunir.

Não convoque uma reunião Para resolver questões pessoais Não tiver tempo para se preparar Outra estratégia de comunicação pode funcionar Problema já resolvido Assunto que não é do interesse da maioria Há conflitos latentes e as pessoas ainda não estão preparadas para tratá-los

REGRA BÁSICA DE COMUNICAÇÃO ELOGIE EM PÚBLICO E CRITIQUE EM PATICULAR

Quem participará da reunião Todos que estão envolvidos ou serão afetados O gestor precisa se preparar para fazer escolhas difíceis.

Quantas pessoas você deve convocar? REGRA – 8 – 18 - 1800

Quantas pessoas você deve convocar? 8 – Solução de problemas ou tomada de decisão. 18 – Brainstorm 1800 – Se quiser aumentar a motivação de um grupo, provocar frenesi com um novo produto, novo benefício, .....

Reuniões Individuais Feedback Comunicar aumento, desligamento. Comunicar mudança que afete diretamente aquela pessoa.

Como se preparar? Reuniões proveitosas, eficazes, exigem planejamento e bom senso.

Qual é o objetivo da reunião? Informar Esclarecer Promover um brainstorm Resolver um problema Decidir Esclarecer papéis e responsabilidades

Quem deve ser convocado? Regra – 8 – 18 – 1800 Pessoas realmente envolvidas e que deverão contribuir e depois implementar as ações definidas.

Como convidar as pessoas? Faça o convite individualmente Informe a finalidade Escolha um horário compatível aos participantes Atribua um papel ativo para os participantes

Planejamento Quando? Onde? O que vai precisar? Equipamentos Informações Disposição da sala

Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados Agenda da Reunião Finalidade Objetivos ou Resultados esperados Participantes Data, Horário e Local Duração O papel de cada participante Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados

Cuide de suas competências gerenciais Ouvir idéias Acreditar nas pessoas Monitorar debates Gerenciar conflitos Dar e receber feedback Motivar pessoas

Como conduzir uma reunião? Respeite o horário Revise a agenda Estabeleça regras básicas Dê tempo para apresentações se for o caso Deixe as pessoas a vontade

Cuidados na condução de uma boa reunião Siga a agenda Garanta que todos possam expor seus pontos de vista Estimule todos a participar Ouça primeiro os menos experientes Cuide do foco para que não haja dispersão Anote as idéias em local acessível a todos Cuide-se como líder da reunião.

Decisões em Grupo Consenso Maioria Chefe decide

Encerramento da Reunião Faça um resumo Registre tudo o que foi relevante Os principais itens de ação Peça feedback dos participantes

Imprevistos? Atrasos Cochichos Roubar a palavra Empacados Silêncio Perda de foco Conflitos

Problemas latentes Hipopótamo na sala de reuniões – Nick Morgan

Ofereça funções para os participantes Fiscal – de tempo, de assuntos Secretário – anotações de decisões e próximas ações Consultor – alguém que traz informações que serão relevantes para o grupo.

Encerramento Respeite o horário de término, isso representa respeito aos participantes. Tenha apoio de alguém para cuidar do tempo. Antecipe o encerramento se for o caso.

Encerramento Relembre as principais decisões e faça um resumo. Anuncie os próximos passos. Agradeça a participação de todos.

Follow Up Implementar o que foi decidido é o mais importante para transformar em sucesso a reunião.

Sucesso Comunicar o plano de ação – sensação de algo realizado O que? Quando? Quem?

Tecnologia – Reuniões Virtuais Videoconferência Audio Internet Webconferência Salas de bate papo A tecnologia não elimina o planejamento.