Projeto Informações Gerenciais Plano de Gestão 2008-2010 Projeto Informações Gerenciais BI – CREA-MG Março/2009

Apresentação da ferramenta Roteiro Histórico Objetivo Escopo Recursos Etapas Capacitação Principais desafios Resultados Apresentação da ferramenta

Sistema Corporativo voltado para funções operacionais Histórico Sistema Corporativo voltado para funções operacionais Geração de informações consolidadas para tomada de decisão é um processo lento Dependência da disponibilidade da equipe de TI Relatórios varrem toda a base de dados; execução no período noturno; prazo mínimo de 24 horas para relatórios já confeccionados; alto grau de manutenção de relatórios para adequação de formatação, quebras , totalizações e inclusão de informações.

Específico: Seleção, aquisição e implantação de ferramenta de BI. Objetivos Geral: Agilizar a geração de informações consolidadas para tomada de decisão Específico: Seleção, aquisição e implantação de ferramenta de BI. Meta de redução de 80% dos prazos de atendimento Prazo anterior: mínimo de 24 horas para relatórios já confeccionados.

Análise de alternativas Seleção e aquisição da ferramenta Escopo Análise de alternativas Seleção e aquisição da ferramenta Aquisição de serviços de consultoria para implantação de piloto Treinamento Implantação Etapa 1: Profissionais, Empresas e Auto de Infração Etapa 2: ART e Protocolo Etapa 3: Anuidade e Dívida Ativa

Recursos Duração do projeto Recursos Humanos Recursos Financeiros Previsto: 13 meses Realizado: 20 meses - Julho de 2007 à fevereiro de 2009 Justificativa: ampliação do escopo original, com inclusão de informação de anuidades, dívida ativa e protocolo; falta de disponibilidade da equipe técnica do projeto. Recursos Humanos Gestão e equipe técnica do Projeto: Superintendência de Gestão, Planejamento e Tecnologia Setores envolvidos: Superintendência Administrativa e Financeira, Superintendência de Registro e Acervo e Atendimento, Superintendência Técnica e de Fiscalização. Recursos Financeiros Aquisição de licença de software, suporte e garantia de atualização, serviços de consultoria para implantação e treinamento. Custos Previsto: R$ 180.000,00 Realizado: R$ 222.740,00 Justificativa: Aditivo contratual para aumento do número de licenças e horas de consultoria. Desvio de prazo: 54 % - Desvio de custo: 24% - Quantidade de licenças: - Contrato original: 5 usuários concorrentes Após aditivo: 12 usuários concorrentes - Demais setores envolvidos somente na etapa de validação final das análises gerenciais

Etapas Etapa / Atividade Período de Realização Definição do escopo do Projeto Julho de 2007 Seleção da ferramenta Agosto e Setembro de 2007 Aquisição Setembro de 2007 a Janeiro de 2008 Projeto do banco de dados multidimensional Fevereiro e Março de 2008 Extração de dados da base operacional Abril de 2008 Iteração 1 – Cubos Profissionais, Empresas e AIN Abril a Agosto de 2008 Iteração 2 – Cubos ART e Protocolo Julho a Dezembro de 2008 Iteração 3 – Cubos Anuidade de Dívida Ativa Setembro de 2008 a Fevereiro de 2009

Capacitação Treinamento Público Administração da ferramenta DBA, analistas de infra-estrutura Implementação de modelos (Implementação dos Cubos de ARTs e Dívida Ativa pela equipe técnica) Analistas de negócios, DBA Análise de Modelos Analistas, DBA e usuários

Técnicos: Principais Desafios Padronização e consolidação de informações para carga dos cubos Ex.: Situações de autos de infração, situações de débito Definir estrutura e agrupamento adequado das informações para obter análises significativas Ex.: Situações de AIN, atividades técnicas de ARTs, assuntos de protocolo Definir periodicidade de carga do banco multidimensional Definir data inicial para carga de informações Conscientização para o foco gerencial Evitar análise operacional

Estratégias adotadas: Principais Desafios Estratégias adotadas: Apresentação de uma proposta, baseada no histórico de demandas, para análise dos usuários e futuros ajustes. Treinamento e conscientização dos usuários

Gerenciais e Administrativos Principais Desafios Gerenciais e Administrativos Gerenciamento de tempo e recursos humanos do projeto Processo de aquisição da ferramenta Estratégia adotada Adequação dos prazos

Autonomia para os usuários Resultados Agilidade na obtenção de informações consolidadas para tomada de decisão Autonomia para os usuários Maior qualidade na apresentação das informações Otimização da utilização dos recursos humanos de TI Melhoria da qualidade das informações da base de dados operacional

Avaliação dos Usuários Resultados Avaliação dos Usuários Turma Participantes Respostas 1 10 9 2 7 6 Pergunta Sim Não É capaz de auxiliar colegas de trabalho na utilização da ferramenta ? 100% Considera-se capaz de buscar seu auto- conhecimento usando a ferramenta e consultando os manuais ?

Avaliação da Ferramenta Resultados Avaliação da Ferramenta

Fase 2 – segundo semestre de 2009 Próximas Ações Fase 2 – segundo semestre de 2009 Implantação módulo Gestão Estratégica Indicadores de desempenho (BSC)

Características da Ferramenta Ferramenta selecionada: Consist FlexSI Solução para gerenciamento de estratégias Ferramenta de BI que implementa abordagem do BSC Certificado pelo Balanced Scorecard Collaborative – BSCol Aplicação OLAP multiplataforma Implementa modelos georreferenciados BSC: modelo para gerenciamento de estratégias e gestão empresarial Criado em 1992 por Robert Kaplan e David Norton – professores da Harvard Business Scholl Estudo patrocinado pela KPMG e iniciado em 1990 Objetivo: desenvolver novas perspectivas para a gestão empresarial Medidas de desempenho baseadas em dados financeiros x medida de potenciais ativos intangiveis Perspectibvas: financeira, mercado, capacidade, processos

Arquitetura Servidor OLAP monta os cubos online Fonte de dados: data warehouse pré-existente, OLTP, ou outras externas Etl: extrair os dados das origens, transformar através da limpeza, formatação e integração; carregar dados em um banco de dados analítico otimizado. Base analítica: banco de dados relacional (RDBMS) que abriga as estrutudas de dados dimensionais (star schemas) Servidor OLAP: processa consjultas MDX retornando resultados multidimensionais; capaz de associar SQL a um banco de daados analítico RDBMS; cache e agrupamentos otimizados para uma melhor performance; gerenciamento dos estados para as sessões dos usuários finais; Cliente OLAP (FlexBI): ferramenta para o usuário final que possibilita funcionalidades de filtros, pivoteamento e detalhamento dos dados; gera consultas MDX dinamicamente com base nos filtros, dimensões e fatos selecionados pelo usuário; exibe os dados em visualizações semelhantes a planilhas para manipulação dos dados e construção de gráficos.

Implementação do Modelo de Gerenciamento de Estratégias

Elementos Fundamentais do BSC

Análises Gerenciais – BI CREA-MG

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Plano de Gestão 2008-2010 “Iniciativas estratégicas, sem projetos, são um conjunto de boas intenções. “ CREA-MG Março/2008