(C) Preparar reuniões de acompanhamento de um projeto. Reuniões e Negociação (C) Preparar reuniões de acompanhamento de um projeto.

O que é negociação • Negociação é um processo de comunicação bilateral com o objetivo de se chegar a uma decisão conjunta (Fisher e Ury) • Negociação é a tentativa de acordo mediante concessões mútuas, visando realizar a troca de bens ou serviços.

O que é negociação • Negociação é o meio pelo qual as pessoas lidam com suas diferenças. • Negociar é buscar um acordo por meio do diálogo. • Origem: Latim Negotiatus que significa cuidar dos negócios.

Tipos de negociação • Distributiva: As partes competem pela distribuição de uma soma fixa de valor. Ex: A venda de um tapete é uma negociação distributiva

Tipos de negociação Integrativa: As partes cooperam entre si para obter o máximo possível de benefícios. Ex: O vendedor mantém o preço de um produto para o comprador, mas concorda em aumentar o prazo de pagamento.

Tipos de negociação Integrativa: Na negociação integrativa, você não pensa somente no curto prazo e sim em relações duradouras.

Tipos de negociação Negociação integrativa= ganha- ganha Negociação distributiva= ganha- perde

Negociação em projetos Para realizar projetos é necessário buscar e compartilhar recursos Premissas de projetos são alteradas por normas, regulamentos, padrões, cultura, designações, recursos, alocações, aquisições, etc..

Negociação em projetos Projetos promovem mudanças e mudanças causam resistência Para superar resistências a negociação é uma ótima alternativa A negociação em projetos requer metodologia

Negociação em projetos Integração Escopo Tempo ( prazo) Custos ( preço) Qualidade Recursos humanos Comunicações Risco Aquisições

Características do bom negociador Brasileiro

Negociação Quando negociar? Sempre que mudanças ocorrerem será importante negociar

Princípios da negociação • Quem são as partes? • Qual é o assunto? • O que você quer? • O que eles querem?

Princípios da negociação As três premissas de uma negociação : – Pessoas (seres humanos com sentimentos , vivências e culturas diferentes); – Problema – como resolvê-lo; e – Proposta ( o aspecto decisório para se obter um acordo)

Etapas do processo de negociação ITENS A CONSIDERAR Planejamento e preparação para a negociação Abertura das negociações Exploração dos interesses e necessidades Apresentação das propostas Esclarecimento e clarificação dos pontos Fechamento

Etapas do processo de negociação ITENS A CONSIDERAR Planejamento e preparação para a negociação Abertura das negociações Exploração dos interesses e necessidades Apresentação das propostas Esclarecimento e clarificação dos pontos Fechamento

1 Planejamento e preparação para a negociação Colete dados sobre a outra parte (necessidades, valores, práticas, táticas, estilo, cultura). Defina o local mais conveniente para a negociação. Avalie o que se pretende negociar e defina os limites máximo, mínimo e Macna.

1 Planejamento e preparação para a negociação Estabeleça o negociador que vai liderar o processo. Crie uma pauta ou sequência mais conveniente. Avalie possíveis implicações de longo prazo dos assuntos. Avalie quem são os “fantasmas “do outro lado.

1 Planejamento e preparação para a negociação Em negociações de contratos, quatro áreas deverão estar cobertas: Comercial, técnica, legal, financeira.

MACNA Conhecer nossa Macna significa saber o que faremos ou o que vai acontecer se não conseguirmos chegar a um acordo na negociação em pauta. Se sua Macna for forte, você poderá negociar condições mais favoráveis, sabendo que tem algo melhor a que recorrer se não for possível chegar a um consenso.

Sobre os limites Nunca revele seus limites. Se você, por exemplo, disser a alguém que pagaria entre 20.000 e 25.000 por determinada propriedade, pode ter certeza de que pagará pelo menos 25.000,00.

Sobre os limites Se o outro lado começar com um número totalmente absurdo, você pode fazer uma brincadeira para indicar que você não levou a proposta a sério, ou, afirmar com clareza que o número proposto esta totalmente fora da faixa que você havia imaginado para o assunto.

Área de barganha ou zona de acordo possível ( ZOPA) Ex: R$ 90,00 - Preço desejado do comprador R$ 92,00- Preço máximo aceito pelo comprador ( limite de desistência) R$ 91,00- Preço mínimo aceito pelo vendedor ( limite de desistência) R$ 93,00- Preço alvo do vendedor

2. Abertura das negociações Não se atrase Esteja com uma apresentação pessoal adequada Esteja concentrado na tarefa e emocionalmente controlado Cumprimente as pessoas ao chegar Crie um clima positivo

2. Abertura das negociações Articule os benefícios para ambas as partes de uma negociação positiva Foque inicialmente nos pontos comuns Demonstre interesse pela outra parte

3 Exploração dos interesses e necessidades Faça perguntas para descobrir o interesse da outra parte Tome notas e sumarize para fazer perguntas Declare sua posição de maneira clara e suscinta Teste seu entendimento ( estou entendendo que…)

3 Exploração dos interesses e necessidades Use check lists Resuma as descobertas e concordâncias

Comunicação na negociação • A qualidade da comunicação em uma negociação depende tanto do nível de entendimento mútuo como da eficiência do processo • Toda comunicação é submetida a barreiras • Devemos nos colocar no lugar da outra pessoa

Comunicação na negociação • Seja claro, objetivo e direto • Não discuta valores e crenças • Use palavras que sejam conhecidas para todos • Não critique a outra parte • Mostre os benefícios da negociação para a outra parte • Chame as pessoas pelo nome • Seja um bom ouvinte

Sinais de receptividade • Ele está inclinado para frente • Ele balança a cabeça sinalizando positivamente • Ele aumentou o contato visual • Ele toca o queixo e a testa • Ele descruza as pernas

Sinais de não receptividade • Ele gira o rosto em direção a porta • Ele cruza as pernas • Ele reduz o contato visual • Ele cruza os braços • Ele movimenta-se com nervosismo

4 Apresentação das propostas Fato Incidente Demonstração Estatística Analogia Testemunho Objeto Fideatos

5 Esclarecimento e clarificação dos pontos Use evidências claras através do FIDEATO Ouça atentamente a outra parte Use o amortecedor para discordar de maneira agradável Não menospreze o outro lado Abra mão apenas de suas prioridades menos importantes caso seja necessário.

5 Esclarecimento e clarificação dos pontos Repasse as principais cláusulas contratuais (objeto, escopo, obrigações, preço, etc..)

6 Fechamento Cheque possíveis dúvidas Consolide as decisões em documento adequado Estabeleça forma segura de monitorar o cumprimento do acordo Conclua de maneira cortês Expresse agradecimento aos negociadores da outra parte Faça o registro da negociação comparando o previsto com o realizado

Projeto de negociação de Harvard Separe as pessoas do problema. Concentre-se nos interesses, não nas posições, ou seja, cuidado para não assumir sucessivamente e depois, abandonar uma sequência de posições. Invente opções de benefícios mútuos. Insista em critérios objetivos, ou seja, não significa insistir nos termos escolhidos por você, mas sim em algum padrão razoável tal como: Valor de mercado, opinião especializada, costumes ou lei, por exemplo.

Conflitos Os tipos de conflitos que impactam as relações organizacionais são: - Intrapessoais - Interpessoais - Intergrupais - Interorganizacionais

Sucesso Sucesso para Herb Cohen é resultado de um cuidadoso preparo para que o negociador esteja no local certo, na hora certa (timing), com a informação certa, com poder de decisão e negociando com quem pode decidir.

Sucesso Success= T x i x P Tempo- O negociador precisa ter sensibilidade e perceber o melhor momento para negociar e o timing para efetuar seus movimentos. Informação- Conhecer o tema ou assunto objeto da negociação. Poder- Poder de decisão, de escolha, de influenciar, de construir alternativas.

Táticas de negociação Ataques a outra parte – Ex: Sua organização não me parece estruturada Reflexão- Ex: Então, o senhor sugere que minha proposição é impraticável O bom e o mau- Ex: Na negociação em dupla, um age como facilitador e o outro dificulta a Negociação Data limite- Ex: Se não fecharmos hoje, não será possível atender seu pedido

Táticas de negociação Surpreender – Trazer informação nova para a Negociação Autoridade limitada- O negociador afirma ter atingido seu limite ou competência para a Questão Ausência de autoridade- Somente alguém indisponível pode autorizar a proposição da outra parte Falta de bom senso- Transformar a solicitação da outra parte em algo não razoável

Táticas de negociação Sugerir arbitragem- Ameaçar levar a negociação para arbitragem Atraso estratégico- Solicitar um recesso para dispersar a atenção sobre algum tema Retirada- Retirar-se da negociação Acordos pré estabelecidos- Mencionar termos e acordos pré estabelecidos como assuntos resolvidos

Estilos de negociador Inovador: Orientação para idéias Empreendedor, criativo, persuasivo Superficial, exclusivista, impulsivo Valoriza idéias, criatividade, custos de Mudança Gosta de trabalhos que oferecem desafios É um visionário

Estilos de negociador Apoiador: Cooperativo, joga para o time, bom ouvinte, espontâneo, confidente Dificuldade em dizer não, interesse em agradar, emocional. Valoriza aceitação das pessoas e as relações humanas Sob tensão, concorda, porém pode não cumprir Gosta de trabalhos que oferecem desafios Orientação para relacionamento

Estilos de negociador Analítico Organizado, cuidadoso, calcula riscos, perfeccionista Pode ser indeciso, minucioso, lento na tomada de decisões. Valoriza a minimização dos riscos, fatos e lógica com precaução Sob tensão, cala-se, irrita-se ou evita conflito Orientação para tarefas e procedimentos

Estilos de negociador Realizador Decidido, eficiente, rápido, objetivo, assertivo Pode ser autoritário, crítico, impaciente Racional, valoriza o cumprimento de metas e resultados. Sob tensão, ameaça, impõe Orientação para resultados

Negociação com um inovador Disponha de tempo Procure implicações de longo prazo Discuta idéias Não seja muito pessoal Não deprecie as idéias dele Não insista numa estrutura formal

Negociação com apoiador Inclua o aspecto humano Personalize a negociação, esteja próximo fisicamente Não inicie sem um “ quebra gelo” Não seja frio e impessoal Mencione que outros gostam da idéia

Negociação com analítico Seja organizado Forneça detalhes Seja específico e ofereça alternativas Seja formal Não seja generalista e faça associações vagas Não perca a sequência cronológica

Negociação com realizador Indique os resultados em primeiro lugar Enfatize a praticabilidade Seja breve Não fale muito sobre conceitos Não entre muito em detalhes Não ofereça várias alternativas Se o negociador for do tipo intransigente, faça perguntas ou apresente alternativas para fazer com que a outra parte revele mais das suas cartas..

Considerações A personalidade de cada indivíduo tende a refletir uma ordem hierárquica dos quatro estilos, com ênfase em um deles. Ao reconhecer o estilo básico do outro torna-se possível modificar e adaptar nossa argumentação Não revele nenhuma informação da negociação para uma parte externa, a menos que autorizado por escrito, pelas organizações.