ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

ORGANIZAÇÃO

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Funções da Administração

Aspectos da estrutura organizacional adequada Identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos Organização das funções e responsabilidades Informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos Condições motivadoras para a realização das tarefas estabelecidas

Tipos de estrutura Estrutura formal Estrutura informal

Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma.

Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma.

Vantagens da estrutura informal Proporciona maior rapidez no processo decisório Reduz distorções existentes na estrutura formal Complementa a estrutura formal Reduz a carga de comunicação dos chefes Motiva e integra as pessoas da empresa

Desvantagens da estrutura informal Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias Dificuldade de controle Possibilidade de atritos entre pessoas

Motivos para o surgimento de grupos informais Interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas Interação provocada pela própria estrutura formal Os defeitos da estrutura formal Flutuação de pessoal dentro da empresa Períodos de lazer Disputa pelo poder

Elaboração da estrutura organizacional

Estrutura organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

Metodologia de desenvolvimento, implementação e avaliação da estrutura organizacional

Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional Natureza dos objetivos estabelecidos Atividades operacionais exigidas para alcançar os objetivos Sequência de passos necessários Funções administrativas a desempenhar

Fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional Limitações da habilidade de cada profissional Limitações tecnológicas Necessidades sociais dos executivos e funcionários Tamanho da empresa

Delineamento da estrutura organizacional

Componentes da estrutura organizacional Sistema de Responsabilidades Sistema de Autoridades Sistema de Comunicações

Condicionantes da estrutura organizacional Objetivos, estratégias e políticas Ambiente da empresa Evolução tecnológica e tecnologia aplicada Recursos humanos

Níveis de influência da estrutura organizacional Estratégico Tático operacional

Níveis de abrangência da estrutura organizacional Empresa UEN – Unidade Estratégica de Negócio Corporação

Componentes, condicionantes, níveis de influência e níveis de abrangência da estrutura organizacional

Sistema de responsabilidades Responsabilidade é a atuação profissional de qualidade nos trabalhos e de busca de resultados, com ou sem a cobrança por parte de terceiros.

Sistema de autoridades Autoridade é o direito estabelecido de se designar o que – e, se necessário, como, por quem, quando e por quanto – deve ser realizado em sua área de responsabilidade na empresa.

Amplitude de autoridade

Tipos de autoridade Hierárquica Funcional

Autoridade hierárquica

Autoridade funcional

Sistema de comunicações Comunicação é o processo interativo em que dados, informações, consultas e orientações são transacionadas entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos à empresa.

Considerações no sistema de comunicações O que deve ser comunicado Como deve ser comunicado Quando deve ser comunicado De quem deve vir a informação Para quem deve ir a informação Por que deve ser comunicado Quanto deve ser comunicado

Esquemas de comunicação Formal Informal

Comunicação formal Consistentemente planejada, facilitada e controlada. Ela segue a corrente de comando de uma estrutura hierárquica.

Comunicação informal Surge espontaneamente nas empresas, em relação às necessidades de seus membros.

Aspectos relevantes da comunicação A oposição ao informal não destruirá a informalidade, sendo que isso servirá, apenas, para forçar o informalismo a uma posição mais afastada do formalismo; e Por meio do estudo do informal, em que a informalidade existente é eficaz, as lições podem ser aplicadas para fortalecer o formal e julgar, mais eficientemente, o que é e o que não é formal nas empresas.

Artifícios que contribuem para o aumento ou diminuição da comunicação informal Alteração do arranjo físico Utilização de pequenas salas de reunião ou café Prática de competições esportivas Alteração da estrutura organizacional

Fluxos da comunicação Horizontal, realizado entre unidades diferentes do mesmo nível hierárquico Diagonal ou transversal, realizado entre unidades e níveis diferentes Vertical, realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área de atuação

Vantagens das comunicações horizontais e diagonal Maior rapidez no processo de comunicação Menor distorção no processo de comunicação entre as pessoas Aproximam pessoas por meio de comunicação direta Proporcionam visão mais integrada da empresa Evitam sobrecarga das chefias

Desvantagens das comunicações horizontal e diagonal Informações menos confiáveis Podem reduzir a autoridade da chefia Podem prejudicar o planejamento, a coordenação e o controle Podem provocar conflitos e antagonismos

Custo da comunicação causas Demasiado número de níveis hierárquicos Demasiado número de estágios na elaboração das decisões Existência de grandes serviços funcionais ou de assessoria Complexidade da estrutura

Custo da comunicação causas Unidades organizacionais sem objetivos mensuráveis Unidades organizacionais sem meios completos e autônomos para alcançar objetivos Unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimensão necessária

Subsistema de procedimentos comunicado interno

Sistema de decisões O sistema de decisões sustenta o processo decisório dos executivos, o qual corresponde a uma sistemática estruturada e descritiva de uma futura situação, que pode ser verdadeira ou falsa, em função dos elementos que o tomador de decisão tem acesso e que lhe permitem ter visão factual da situação presente e futura.

Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional Que decisões são necessárias para consolidar o desempenho indispensável a realização dos objetivos da empresa Que espécie são essas decisões Em que nível da empresa devem ser tomadas

Aspectos do sistema de decisões para a definição da estrutura organizacional Quais atividades elas acarretam ou afetam Quais executivos devem participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser previamente consultados Quais executivos devem ser informados, depois de tomadas as decisões

Condicionantes da estrutura organizacional

Fator humano A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intríseca, do valor e da integração das pessoas que nela trabalham

Fator ambiente externo roteiro de análise Determinar de quais pessoas, fora da empresa, são as necessidades e os desejos que a empresa tenta atender Determinar como essas necessidades ou desejos são comunicados à empresa Deter minar como a informação necessária e registrada e transmitida a outras pessoas na empresa

Fator objetivos, estratégias e políticas Objetivo é o alvo ou situação que se pretende alcançar Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo Política é o parâmetro ou orientação para a tomada de decisão

Fator tecnologia Evolução tecnológica é o processo gradativo e acumulativo dos conhecimentos que tem influência direta ou indireta sobre os negócios, produtos e serviços de um conjunto d empresas Tecnologia é o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar, de forma otimizada, as diversas atividades da empresa

Níveis de influência da estrutura organizacional Nível estratégico Nível tático Nível operacional

Tipos de planejamento nas empresas

Níveis de abrangência da estrutura organizacional Nível da empresa Nível da Unidade Estratégica de Negócio Nível da corporação

Plano de implantação da estrutura organizacional

Aspectos básicos Mudança na estrutura organizacional Processo de implantação Resistências que podem ocorrer

Mudança na estrutura organizacional Ter ciência de que a estrutura organizacional mais adequada depende da atual Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo A importância dos profissionais que trabalham na empresa

Mudança na estrutura organizacional A qualidade técnica da nova estrutura é insuficiente par o sucesso da mudança A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar possíveis problemas maiores em sua efetivação Antes de mudar a estrutura, verificar se não há uma situação alternativa mais adequada

Mudança na estrutura organizacional Ter sempre em mente a importância do processo participativo, embora esta importância seja relativa, pois durante uma reunião participativa para discutir uma mudança, as forças podem estar contra as suas idéias básicas e, pior ainda, sem apresentar justificativas sustentadas para tal rejeição

Mudança na estrutura organizacional Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas

Processo de implantação Análise e aprovação pela diretoria Análise e aprovação pelos responsáveis da várias unidades organizacionais Implantação efetiva com forte treinamento Acompanhamento e avaliação do processo

Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes) Qualidade intrínseca da estrutura organizacional Conhecimento que os executantes possuem sobre ela Capacitação dos executantes Motivação dos executantes

Resistências que podem ocorrer (aspectos relevantes) Elaborar estrutura organizacional em cooperação com seus principais responsáveis Antes da promulgação da nova estrutura organizacional, submeter o texto a apreciação dos grupos responsáveis de mesmo nível hierárquico

Etapas da avaliação da estrutura organizacional

Levantamento Identificação dos problemas evidenciados pelo usuário Entrevista com os elementos-chaves da empresa

Análise Análise dos dados levantados anteriormente Interligação dos dados levantados Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação Identificação do efeito de cada um dos dados levantados

Avaliação Estabelecimento da situação dos quatro componentes da estrutura organizacional (responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões) Verificação de envolvimento de cada um dos quatro condicionantes (fator humano, tecnologias, ambiente e objetivos/estratégias/políticas

Avaliação Verificação do nível de influência de cada nível da empresa – estratégico, tático e operacional – para com o delineamento da estrutura organizacional Verificação do nível de abrangência da abordagem da estrutura organizacional – empresa – unidade estratégia de negócio - corporação

Políticas para avaliação da estrutura organizacional

Orientações básicas Estrutura organizacional adequada aos mercados existentes Estrutura organizacional adequada às novas tecnologias Estrutura organizacional descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle

Orientações básicas Estrutura organizacional voltada para resultados Estrutura organizacional racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas administrativos