Módulo 10: Grau de Maturidade em Gestão do Conhecimento

Instrumentos para avaliar o grau de maturidade em GC

Modelos/Instrumentos e Roteiros Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – Ipea Organization Knowledge Assessment (Banco Mundial ) Road Map for Knowledge Management (APQC) Instrumento para a Avaliação da Gestão Pública (GESPÚBLICA) Modelo da Asian Productivity Organization (APO) Instrumento de Pesquisa da OCDE Metodologia do Prêmio MAKE Modelo de Avaliação do Fórum Europeu O conhecimento é um ativo estratégico para a Administração Publica. O conhecimento é patrimônio dos servidores públicos e dos cidadãos. Esses também detém conhecimentos importantes para a formulação e implementação de políticas públicas. Exemplo: O conhecimento dos moradores da comunidade é fundamental para a implantação com êxito das Unidades Pacificadoras nas favelas da cidade do Rio de Janeiro.

Instrumento para a Avaliação do Grau de Maturidade em GC na Administração Pública Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) Exemplo de Instrumento para Avaliar o Grau de Maturidade em GC

Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira 13

Instrumento do Ipea 1.0 Liderança em GC 2.0 Processo 3.0 Pessoas 4.0 Tecnologia 5.0 Processos de GC 6.0 Aprendizagem e Inovação 7.0 Resultados de GC (*) Fonte: BATISTA, Fábio F. Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira. Brasília: Ipea, 2012. Breve auto-avaliação

Critério 1.0: Liderança em GC A organização compartilha o conhecimento, a visão e a estratégia de GC fortemente alinhados com visão, missão e objetivos estratégicos da organização 2. Arranjos organizacionais foram implantados para formalizar as iniciativas de GC (exemplos: uma unidade central de coordenação da gestão da informação/conhecimento; gestor chefe de gestão da informação/conhecimento; equipes de melhoria da qualidade; COPs; e redes de conhecimento)

Critério 1.0: Liderança em GC 3. Recursos financeiros são alocados nas iniciativas de GC 4. A organização tem uma política de proteção da informação e do conhecimento (exemplos: proteção da propriedade intelectual, segurança da informação e do conhecimento e política de acesso, integridade, autenticidade e sigilo das informações).

Critério 1.0: Liderança em GC 5. A alta administração e as chefias intermediárias servem de modelo ao colocar em prática os valores de compartilhamento do conhecimento e de trabalho colaborativo. Elas passam mais tempo disseminando informação para suas equipes e facilitando o fluxo horizontal de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos/divisões/unidades

Critério 1.0: Liderança em GC 6. A alta administração e as chefias intermediárias promovem, reconhecem e recompensam a melhoria do desempenho, o aprendizado individual e organizacional, o compartilhamento de conhecimento e a criação do conhecimento e inovação

Critério 2.0: Processos 7. A organização define suas competências essenciais (capacidades importantes do ponto de vista estratégico que concede à organização vantagem comparativa) e as alinha à sua missão e aos objetivos da organização 8. A organização modela seus sistemas de trabalho e processos de apoio e finalísticos chave para agregar valor ao cidadão-usuário e alcançar alto desempenho institucional

Critério 2.0: Processos 9. Na modelagem de processos são contemplados os seguintes fatores: novas tecnologias, compartilhamento de conhecimento na organização, flexibilidade, eficiência, eficácia e efetividade social 10. A organização tem um sistema próprio para gerenciar situações de crise ou eventos imprevistos que assegura a continuidade das operações, prevenção e recuperação

Critério 2.0: Processos 11. A organização implementa e gerencia os processos de apoio e finalísticos chave para assegurar o atendimento dos requisitos do cidadão-usuário e a manutenção dos resultados da organização 12. A organização avalia e melhora continuamente seus processos de apoio e finalísticos para alcançar um melhor desempenho, reduzir a variação, melhorar produtos e serviços públicos e para manter-se atualizada com as práticas de excelência em gestão

Critério 3.0: Pessoas 13. Os programas de educação e capacitação, assim como os de desenvolvimento de carreiras, ampliam o conhecimento, as habilidades e as capacidades do servidor público, servem de apoio para o alcance dos objetivos da organização e contribuem para o alto desempenho institucional 14. A organização dissemina de maneira sistemática informações sobre os benefícios, a política, a estratégia, o modelo, o plano e as ferramentas de GC para novos funcionários/servidores da organização

Critério 3.0: Pessoas 15. A organização tem processos formais de mentoring, coaching e tutoria 16. A organização conta com banco de competências dos seus servidores públicos 17. A colaboração e o compartilhamento do conhecimento são ativamente reconhecidos e recompensados/corrigidos

Critério 3.0: Pessoas 18. A organização do trabalho contempla a formação de pequenas equipes/grupos (exemplos: grupos de trabalho, comissões, círculos de qualidade, equipes de melhoria de processos de trabalho, equipes interfuncionais, equipes interdepartamentais, COPs) e a estrutura por processos para enfrentar as preocupações e os problemas no local de trabalho.

Critério 4.0: Tecnologia 19. A alta administração implantou uma infraestrutura de TI (exemplos: internet, intranet e sítio na Rede Mundial de Computadores (web) e dotou a organização com a estrutura necessária para facilitar a efetiva GC 20. A infraestrutura de TI está alinhada à estratégia de GC da organização

Critério 4.0: Tecnologia 21. Todas as pessoas da organização têm acesso a computador 22. Todas as pessoas têm acesso à internet/intranet e a um endereço de e-mail. 23. As informações disponíveis no sítio da web/intranet são atualizadas regularmente 24. A intranet (ou uma rede similar) é usada como a principal fonte de comunicação em toda a organização como apoio à transferência de conhecimento e ao compartilhamento de informação.

Critério 5.0: Processos de GC 25. A organização tem processos sistemáticos de identificação, criação, armazenamento, compartilhamento e utilização do conhecimento. 26. A organização conta com um mapa de conhecimento e distribui os ativos ou recursos de conhecimento por toda a organização. 27. O conhecimento adquirido após a execução de tarefas e a conclusão de projetos é registrado e compartilhado.

Critério 5.0: Processos de GC 28. O conhecimento essencial de servidores públicos que estão saindo da organização é retido. 29. A organização compartilha as melhores práticas e lições aprendidas por toda a organização para que não haja um constante “reinventar da roda” e retrabalho. 30. As atividades de benchmarking são realizadas dentro e fora da organização, os resultados são usados para melhorar o desempenho organizacional e criar novo conhecimento.

Critério 6.0: Aprendizagem e Inovação 31. A organização articula e reforça continuamente como valores a aprendizagem e a inovação. 32. A organização considera a atitude de assumir riscos ou o fato de cometer erros como oportunidades de aprendizagem desde que isso não ocorra repetidamente. 33. Equipes interfuncionais são formadas para resolver problemas ou lidar com situações preocupantes que ocorrem em diferentes unidades gerenciais da organização.

Critério 6.0: Aprendizagem e Inovação 34. As pessoas sentem que recebem autonomia dos seus superiores hierárquicos e que suas ideias e contribuições são geralmente valorizadas pela organização. 35. As chefias intermediárias estão dispostas a usar novas ferramentas e métodos 36. As pessoas são incentivadas a trabalhar junto com outros e a compartilhar informação.

Critério 7.0: Resultados de GC 37. A organização tem um histórico de sucesso na implementação da GC e de outras iniciativas de mudança que pode ser comprovado com resultados de indicadores de desempenho 38. São utilizados indicadores para avaliar o impacto das contribuições e das iniciativas de GC nos resultados da organização 39. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas da GC – os resultados relativos aos indicadores de qualidade dos produtos e serviços.

Critério 7.0: Resultados de GC 40. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados relativos aos indicadores de eficiência. 41. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados relativos aos indicadores de efetividade social 42. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados dos indicadores de legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e desenvolvimento

Escala Descrição Escala de Pontuação Concordo totalmente 7 Concordo em grande parte 6 Concordo em parte 5 Neutro 4 Discordo em parte 3 Discordo em grande parte 2 Discordo totalmente 1

Níveis de Maturidade em GC 42-92 93-143 144-194 195-245 246-294 GC está institucionalizada na organização pública Maturidade A implementação da GC é avaliada e melhorada continuamente Refinamento Há práticas de GC em algumas areas Introdução (expansão) Começa a reconhecer a necessidade de gerenciar o conhecimento Iniciação Não sabe o que é GC e desconhece sua importância para aumentar a eficiência e melhorar a qualidade e efetividade social Reação Níveis de Maturidade em GC

Modelo/Instrumento/Roteiro Exercício Modelo/Instrumento/Roteiro Equipe Organization Knowledge Assessment (Banco Mundial ) Road Map for Knowledge Management (APQC) Prêmio MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises) Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) Comparar os modelos/instrumentos/roteiro: Quais são as semelhanças? Quais são as diferenças?

Método OKA Organizational Knowledge Assessment (OKA) World Bank Institute (WBI) Exemplo de Auditoria do Conhecimento

Visão Geral do Método OKA

Método OKA Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) afim de gerar valor para a organização O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. O Projeto tem como objetivos principais: Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando GC for um pré-requisito Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da Gestão do Conhecimento OKA complementa o trabalho que o Banco realiza de avaliação da economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM).

Método OKA

Método OKA O Método OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento” Estas “Dimensões do Conhecimento” constituem o elemento chave do método que inclui 14 Dimensões Cada “Dimensão do Conhecimento” incorpora um número de indicadores. A escolha destes indicadores foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste do método. A estas foram adicionadas métricas demográficas O método foil viabilizado com um questionário composto de 205 questões (de um total inicial de 302) com “scores” associados a cada valor de cada questão

Método OKA “Dimensões do Conhecimento” Cultura e Incentivos Identificação e Criação de Conhecimento Compartilhamento do Conhecimento Comunidades de Prática e Times Aprendizado e Absorção do Conhecimento Liderança e Estratégia Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da Organizacao Operacionalização de processos do conhecimento nos processos institucionais Fluxos de gestão do conhecimento

Método OKA Tecnologia de informação e de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento Infraestrutura de acesso ao conhecimento Tipos de conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização Infraestrutura de suporte ao Program de Gestão do Conhecimento

Método OKA Exemplo de uma “Dimensão do Conhecimento” Culture & Incentives Definição: As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização. O que está sendo medido: O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento) O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e inovação O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização O grau em que a organização é receptiva quanto às ideias externas

Método OKA

Road Map for Knowledge Management American Productivity and Quality Center (APQC) Exemplo de Instrumento para Avaliar o Grau de Maturidade em GC

Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 1: INÍCIO 1 A Gestão do Conhecimento é atualmente tema de interesse para sua organização 2 Pelo menos alguns servidores/funcionários já identificaram os benefícios da Gestão do Conhecimento para sua organização 3 Alguém – a partir de interesse pessoal – decidiu investir tempo e energia e apostar no êxito da implementação da Gestão do Conhecimento na organização 4 Você e outros servidores/funcionários da organização aprenderam ou ouviram falar sobre Gestão do Conhecimento em palestras, cursos, congressos ou outros eventos de capacitação

ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA 1 Sua organização nomeou uma equipe para avaliar preliminarmente o tema ou um comitê para propor estratégia de implementação da GCO 2 Há um dirigente na organização que apoia a continuidade das ações voltadas para implementação da GCO 3 A organização está levantando informações sobre práticas internas bem-sucedidas de GCO 4 A área de Tecnologia da Informação (TI) tem interesse em apoiar de maneira ativa as práticas de GCO

ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA 5 Existem evidências que comprovam que o compartilhamento de conhecimento trouxe benefícios para a organização no passado 6 Você (ou alguém na organização) já identificou alguns projetos piloto que demonstram que a Gestão do Conhecimento beneficiará a organização 7 A organização já definiu as áreas responsáveis, assegurou os recursos financeiros e identificou os participantes dos projetos piloto.

ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC 1 A organização já desenhou um projeto piloto e definiu estratégias de implementação 2 A organização já implementou Comunidades de Prática, Intranet interativa de GCO, ou outros projetos piloto de implementação de práticas de GCO 3 A organização selecionou e capacitou facilitadores e líderes para atuar nos projetos piloto 4 A organização já elaborou indicadores para avaliar o desempenho dos projetos piloto e definiu um sistema de acompanhamento dos resultados

ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC 5 A organização definiu como irá aprender com a experiência de implementar práticas de GCO 6 organização definiu como irá estender as práticas de GCO implementadas nos projetos piloto a todas as áreas

ESTÁGIO 4: EXPANSÃO E APOIO Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 4: EXPANSÃO E APOIO 1 Com os resultados dos projetos piloto, outras áreas da organização manifestaram interesse em implementar práticas de GCO 2 As práticas de Gestão do Conhecimento estão sendo divulgadas em toda a organização 3 Todas as áreas conhecem as práticas de GCO da organização 4 A organização definiu uma estratégia para estender as práticas de GCO a todas as áreas 5 A organização assegurou a aplicação dos recursos necessários para estender as práticas de GCO todas as áreas

ESTÁGIO 5: INSTITUCIONALIZAÇÃO DA GC Road Map for Knowledge Management ESTÁGIO 5: INSTITUCIONALIZAÇÃO DA GC 1 A GCO está alinhada com e faz parte do modelo de gestão da organização 2 As práticas de Gestão do Conhecimento são implementadas em todas as áreas da organização 3 Todos os servidores/funcionários são capacitados para utilizar as ferramentas de GCO 4 A organização avalia de maneira contínua e sistemática a estratégia de GCO, identifica os pontos fracos e define e utiliza métodos para eliminá-los. 5 A organização dispõe de estrutura formal de apoio para manter as práticas de GCO 6 A organização utiliza sistema de reconhecimento para apoiar a estratégia de GCO 7 Compartilhar conhecimento tornou-se prática corrente na organização

FIM DO MÓDULO 10. Conhecimento Obrigado! Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e Pesquisa Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea) Secretaria de Assuntos Estratégicos (SAE) Presidência da República Tel.: (61) 3315-5082 fabio.batista@ipea.gov.br Professor do Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação (MGCTI) Universidade Católica de Brasília fferreira@ucb.br

Leitura para a próxima aula Próximo Módulo: Módulo 11: O Valor da Gestão do Conhecimento O conhecimento é um ativo estratégico para a Administração Publica. O conhecimento é patrimônio dos servidores públicos e dos cidadãos. Esses também detém conhecimentos importantes para a formulação e implementação de políticas públicas. Exemplo: O conhecimento dos moradores da comunidade é fundamental para a implantação com êxito das Unidades Pacificadoras nas favelas da cidade do Rio de Janeiro.