Procedimentos do Programa em matéria de verificações

Reporte da execução à Autoridade de Gestão PEDIDOS DE REEMBOLSO Com a aprovação dos pedidos de financiamento, torna-se necessário o acompanhamento e verificação da sua execução. Neste contexto, o reporte de informação e a troca de fluxos financeiros entre as Entidades Beneficiárias e a Autoridade de Gestão, em conformidade com a aprovação efetuada, realiza-se ao longo da execução do projeto através dos Pedidos de Reembolso.

Reporte da execução à Autoridade de Gestão Como efetuar um pedido de reembolso? Através da submissão dos formulários de “Pedido de Reembolso”, via SIIFSE, de modo a reportar à autoridade de gestão a execução financeira e execução física, com o consequente pedido de reembolso de despesas realizada. Quando? A periodicidade dos pedidos de reembolso, deve ser mínima mensal, ou seja o mínimo período de tempo considerado de reporte é de um mês de execução. Quais os pedidos de reembolso obrigatórios? Pedido de reembolso intermédio (IAE) com reporte da execução a 31 de Dezembro, e pedido de saldo final.

O Ciclo de Vida do pedido de reembolso AUTORIDADE DE PAGAMENTO ENTIDADES BENEFICIÁRIAS AUTORIDADE DE GESTÃO VERIFICAÇÃO CERTIFICAÇÃO PEDIDOS DE PAGAMENTO À CE Submissão PR (Via SIIFSE) DECLARAÇÃO DE DESPESA GLOBAL PARA CERTIFICAÇÃO Reembolso Reembolso Reembolso

Procedimentos da Autoridade de Gestão em matéria de verificações Tipo de Verificações As atividades de verificação efetuadas junto das entidades beneficiárias podem ser de dois tipos: Verificações administrativas, realizadas nas instalações do programa, procedendo-se à solicitação de um conjunto de elementos às entidades beneficiárias do POAT FSE. Verificações no local, realizadas no espaço onde estão em funcionamento as ações aprovadas às entidades beneficiárias ou onde estas tenham a respetiva documentação técnica e contabilística, no âmbito dos pedidos de financiamento aprovados pelo POAT FSE .

Procedimentos da Autoridade de Gestão em matéria de verificações Todos os pedidos de reembolso submetidos à Autoridade de Gestão serão alvo de verificação. Todos os pedidos de financiamento, serão alvo de uma verificação no Local, pelo menos uma vez no decurso do desenvolvimento do projeto.

Circuito de verificação administrativa ENTIDADES BENEFICIÁRIAS VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS Submissão PR Envio dos documentos (formato papel ou electrónico) Selecção da amostra (min. 20%) Análise documental Entidade Beneficiária Notificação à entidade para envio de documentos Notificação da análise do pedido de reembolso

Circuito Verificação no Local ENTIDADES BENEFICIÁRIAS VERIFICAÇÕES NO LOCAL Submissão PR Selecção da amostra (min. 20%) Análise documental no local Entidade Beneficiária Notificação da análise do pedido de reembolso Notificação de marcação da visita no local

Check Lists utilizadas nas verificações As check lists de verificações, incidem essencialmente sobre os seguintes pontos: Verificação do dossier técnico e financeiro; Verificação dos contratos do pessoal externo afeto ao pedido de financiamento, consultores e dos fornecedores; Verificação do cumprimento dos procedimentos de contratação pública; Verificação do cumprimento das regras de informação e publicidade Verificação da validade e legalidade dos documentos contabilísticos bem como do comprovativo do pagamento efetivo da despesa; (conceito de despesa efetivamente paga) Verificação da aposição do carimbo nos documentos; Verificação da natureza da despesa apresentada; Verificação do cumprimento das obrigações fiscais; Verificação do correto tratamento das receitas:

Estrutura de custos por rubrica Rubrica 1 : Encargos com pessoal Rubrica 2: Deslocações e Estadias Rubrica 3: Encargos com instalações Rubrica 4 : Encargos com Informática Rubricas 5 e 6 : Encargos com informação e Estudos : Rubrica 7: Encargos Gerais de Funcionamento Rubrica 8:Outros encargos de Assistência Técnica Rubrica 9: Despesas Especificas Rubrica 10: Despesas ao abrigo do Regulamento FEDER

Principais aspetos a ter em conta por rubrica ENCARGOS COM PESSOAL RUBRICA 1 Apenas Pessoal interno – Atenção ao limite máximo de remuneração de 3.360,65 euros (Despacho Normativo n.º 12/2012) Chave de imputação/afetação e respetivos pressupostos Lista de pessoal afeto Valor do documento no preenchimento do PR Encargos com Segurança Social – Documento de suporte DESLOCAÇÕES E ESTADIAS RUBRICA 2 A Apenas pessoal interno Táxi: devidamente fundamentado e a título excecional Kms dentro das localidades Limites Valor máximo elegível Ajuda de Custo nacional 43,39 euros (Despacho Normativo n.º 12/2012)

ENCARGOS COM INSTALAÇÕES ENCARGOS COM INFORMAÇÃO E ESTUDOS Principais aspetos a ter em conta por rubrica ENCARGOS COM INSTALAÇÕES RUBRICA 3 Rendas Alugueres de espaço ENCARGOS COM INFORMAÇÃO E ESTUDOS RUBRICA 5 E 6 Estudos Seminários, Encontros, Workshops Pessoal externo Atenção aos limites máximos dos consultores (Despacho Normativo n.º 12/2012)

Principais aspetos a ter em conta por rubrica ENCARGOS GERAIS DE FUNCIONAMENTO 7 Custos Indiretos DESPESAS AO ABRIGO DO REGULAMENTO FEDER RUBRICA 10 Aquisições de Equipamentos

Obrigada pela atenção !