Processo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação de Metas Força Tarefa: Resultados e Indicadores (DE.PD, DE.AF, DPD, DTT, SGE, SNE) Processo de Planejamento, Monitoramento e Avaliação de Metas Revisão de Resultados Formas de Entrega, e Indicadores de Acompanhamento para os Processos e seus Sistemas Informatizados (Ideare, Side, SMAD, SisGP, SDIR e outros) Reunião dos Gestores da Embrapa Novembro de 2012

O Macroprocesso de Produção O Macroprocesso de Produção da Embrapa integra as vertentes de P&D e TT e compreende o conjunto dos processos da Empresa viabilizadores de produtos, processos, serviços e informações para o mercado e para a sociedade. Produção leva a resultados O Macroprocesso de Produção da Embrapa é operacionalizado em coerência com as Políticas Corporativas e é suportado por processos transversais de inteligência estratégica; de gestão da programação; de gestão de competências; de gestão da qualidade, de gestão da informação, de gestão da comunicação e de gestão da tecnologia da informação, dentre outros.

O Problema Diversos Processos e Sistemas de Informação Institucionais incluem RESULTADOS na sua métrica, contudo de forma heterogênea (Não há padronização). Exemplos: IDEARE, SIDE, SDIR. O SisGP é algo novo e inova! Muitos desses RESULTADOS são na verdade FORMAS DE ENTREGA DE RESULTADOS ou simplesmente INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO DOS RESULTADOS. Uma prospecção nos diversos processos e sistemas resultou em 128 itens possíveis de categorização. Há uma confusão entre o que seriam os resultados de PROCESSOS DE GESTÃO (atividades meio) e os resultados do PROCESSO DE PRODUÇÂO (atividade fim: TPPS para o Setor Produtivo).

PANORAMA NO IDEARE: Resultados Finalísticos RESULTADO FINALÍSTICO Científico Metodologia Científica Novo fundamento físico/biológico/socioeconômico Técnico Cultivar gerada Cultivar lançada Cultivar testada e recomendada Estirpe/bioprodutos Insumo agropecuário Máquinas, equipamentos e instalações Protótipo Prática/processo agropecuário/sistema de produção Prática/processo agroindustrial Raça/tipo Software Zoneamento Formação de multiplicadores Tecnologia adaptada pelo mercado/sociedade Melhoria da percepção/recepção de públicos estratégicos Melhoria da qualidade do relacionamento com públicos estratégicos Desenvolvimento Institucional Melhoria de processos Novos processos

Entendimento do conceito de resultado (bons exemplos)

Falhas de conceito relacionadas aos resultados

Falhas de conceito relacionadas aos resultados

FALHAS NA CLASSIFICAÇÃO RELACIONADAS AOS RESULTADOS

As Consequências Torna-se difícil ou quase impossível fazer um acompanhamento real da Programação: 802 Projetos 3549 Planos de Ação 42002 Atividades de Pesquisa Torna-se difícil ou quase impossível mapear a produção real da Empresa. Em especial TPPS. Há uma clara tendência de valorização das atividades meio. O planejamento com foco nos produtos finais de interesse da sociedade fica limitado. Há dispersão nos esforços reduzindo a capacidade de atingir os alvos com a precisão necessária para se resolver os principais problemas da agricultura.

Demandas e oportunidades (Prioridades da Agenda) Proposta: Categorizar os Resultados dentro de cada processo ( Produção X Gestão) Impactos Econômicos, Sociais e Ambientais Impactos Institucionais Produtos/mercado Imagem etc (A) Novo fundamento Novos conhecimentos Insumos Agropecuários Formação de agentes multiplicadores Prática/Processo Agropecuário etc. Demandas e oportunidades (Prioridades da Agenda) TP PS Resultados A) Dos Processos de Produção (ativos tecnológicos) B) Dos processos de Gestão ( ativos de relacionamento e organizacionais) Formas de Entrega e Indicadores (Comprovação e avaliação) Avaliação do Esforço/ Retorno dos Recursos (B) Arranjos Institucionais Parcerias Melhoria de Processos Capacitação interna Auditoria de qualidade Estudos Prospectivos etc Artigo indexado Boletins de P&D Artigo de divulgação Coleção biológica Patente Contrato Unidades demonstrativas Cursos Normas e manuais etc. Eficiência organizacional Desenvolvimento de competências Comunicação institucional 10

Os Diferentes Componentes Relacionados a RESULTADOS Propósito/foco Para que é produzido (Setor Produtivo) X (Componente de Gestão) Resultado O que é produzido ou gerado Indicador Como é medido ou se avalia o resultado Forma de entrega Como é apresentado o resultado (comprovação)

Propósito do Resultado Exemplos no Processo de Produção: Resultados, Formas de entrega e Indicadores Propósito do Resultado Resultados Forma de Entrega Indicadores Índices Avanço conhecimento Novo Fundamento Novos conhecimentos (incremental) Produção técnico Científica Qtde artigos A1, A2 Qtde (planejado/ entregue) Base científica tecnológica Informações organizadas e disponibilizadas Banco de dados (softwares) Coleção biológica Vantagens competitivas Patentes Banco de caracteres Licenciamentos Contratos Registros Protótipos Qtde (planejado/ entregue) Transferência Formação de agentes multiplicadores Eventos de TT (Cursos, Dias de campo) Publicações técnicas Carga horária Qtde Estruturantes Arranjos institucionais Demandas/oportunidades Captação de recursos Capacitação interna Parcerias PPP /projetos rede/ Portfólios Estudos prospectivos Fontes/financiamento Cursos/treinamentos Balanço social Qtde Volume $ Impactos

A Lógica dos componentes desse planejamento Cada resultado potencial deve ser relacionado a uma ou mais formas de entrega, as quais podem estar relacionadas a um ou mais indicadores Os resultados, formas de entrega e indicadores devem: Buscar (privilegiar) a visão integrada dos processos de P&D e TT Focar elementos que sejam críticos tanto para o processo de produção e como para os processos de gestão ( transversais ) Evitar redundâncias desnecessárias: Ideare, Side, SMAD, SisGP, DIR Distinguir formas de entrega e indicadores corporativos daqueles que podem ser específicos para cada Unidade Possibilitar que a Unidade idealize e adote outros indicadores além dos corporativos Flexibilizar para que as UDs possam incorporar outras formas de entrega e indicadores que possam alimentar o DIR/SAAD.

HIERARQUIA DE INDICADORES IMPACTOS VINCULADOS AOS BENEFÍCIOS PARA O PÚBLICO-ALVO TPPS VINCULADOS AOS DESAFIOS CIENTÍFICOS E TECNOLÓGICOS / OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROCESSOS INSTITUCIONAIS: P&D, TT, ADMINISTRAÇÃO, COMUNICAÇÃO, NEGÓCIOS OPERAÇÕES SUB-PROCESSOS / ATIVIDADES

INDICADORES CORPORATiVOS A) Devem permitir o acompanhamento capacidade operacional da empresa contribuindo de forma imprescindível para o alcance de seus resultados finalísticos (TPPS e TT) em benefício do Setor produtivo. B) Devem ser necessariamente considerados por todos os Sistemas informatizados da Empresa. C) Devem ser a prioridade do SMAD na dosimetria a ser aplicada individualmente com as Unidades na negociação de suas Prioridades e Metas com a DE. D) Devem ser inclusos nos Sistemas de Avaliação Individual (SDIR) para apoiar a dosimetria a ser aplicada individualmente pelos Chefes/Supervisoresna negociação de Prioridades e Metas das Unidades com suas Equipes e colaboradores. D) Outros a serem definidos pela plenária.

INDICADORES ESPECÍFICOS DE UNIDADES A) Devem ser adotados para dar uma métrica complementar á capacidade operacional da Unidade, e que não tenham sido contemplados pelos Indicadores corporativos, contribuindo para o alcance de seus resultados de gestão. B) Devem ser flexibilizados para adoção nos Sistema de avaliação individual (SDIR) bem como em outros processos de gestão Interna da Unidade. C) Adicionalmente aos indicadores corporativos, esses podem ser adotados pelos chefes das Unidades na dosimetria a ser aplicada individualmente com seus colaboradores na negociação de Prioridades e Metas a serem alcançadas e que resultem em melhoria dos resultados de gestão da Unidade. D) Outros a serem definidos pelo grupo.

Processo de Planejamento de Metas (Base: resultados) Portfólios Metodologia científica Projetos Artigo A2 Processos Curso p/ Agentes TT Programação Atual Cultivar “X” Registrada Artigo B2 Contrato Nacional de desenvolvimento Resultados 2013 Plano de Trabalho UD 2013- 2014 Formas de entrega Indicador Estudo prospectivo Documento institucional: Demandas e oportunidades Capacitação em áreas estratégicas Cursos pesquisadores Trajetória Futura Arranjo Institucional Projeto em rede

O SEG: referência na gestão da Embrapa Políticas Corporativas “Inteligência Estratégica” Visão e Objetivos Estratégicos Agenda Institucional Diretrizes a operacionalizar Estratégico Comitê Gestor da Estratégia – CGE P&D Transf. Tecnologia Comunicação Des. Institucional Comitê Gestor da Programação – CGP Tático MP 1 Grandes Desafios MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 5 Desenv. Institucional MP 6 Agricultura Familiar Operacional UDs e Parceiros PDUs 18

SEG: Governança por Projetos e Processos P&D Transf. Tecnologia Comunicação Des. Institucional Tático: Gestão de Carteiras de MPs e Portfolios Comitê Gestor da Programação – CGP Portfolios MP 1 Grandes Desafios MP 2 Comp. & Sust. Setorial MP 3 Des. Tecn. Incremental MP 4 Trans. Tecn. Comunicação MP 5 Desenv. Institucional MP 6 Agricultura Familiar UDs e Parceiros Operacional Arranjos Institucionais 19

SIDE IDEARE SISGP SIDE Sistemas Informatizados SSMAD Planejamento SSMAD Registro da Agenda Institucional, PDUs e PDE IDEARE Projetos, Processos, Ações Gerenciais Realização associada a projetos: comprometimento de resultados Composição dos indicadores Individuais associados à programação SISGP Informa resultados prometidos SDIR SIDE Acompanhamento Relata alcance e formas de entrega associada ao PDU/PDE/UD/Ano Composição de indicadores de avaliação da UD SSMAD

Sistematização dos Resultados Corporativos Resultados do Processo de Produção (TPPS) (Atividade fim da empresa) Avanço do conhecimento - Novos fundamentos Avanço do conhecimento - Ganhos Incrementais Metodologia Técnico Científica em P&D ou TT Cultivar Estirpe/Raça/Tipo Insumo agropecuário Protótipo de máquinas, equipamentos e implementos Prática/processo agropecuário Prática/processo agroindustrial Sistemas de informação organizada em softwares ( ou Publicações Institucionais ?) Formação de agentes multiplicadores

Sistematização dos Resultados Corporativos Resultados do Processo de Gestão (Atividade meio da empresa) Arranjos institucionais Avaliação de impactos Capacitação interna em áreas estratégicas Estudos prospectivos Negócios Tecnológicos Novos processos técnicos, organizacionais e gerenciais Processos melhorados com novas metodologias e estudos técnicos, organizacionais e gerenciais Sistemas de informação e programas de computador

Sistematização dos Resultados Corporativos Forma de Entrega Discriminação da Forma de Entrega Estirpe /Raça/ Tipo Produção técnico científica Artigos indexados A1 Artigos indexados A2 Artigos indexados B1 Artigos indexados B2 Artigos indexados B3 Artigos indexados B4 Artigos indexados B5 Artigos indexados C Artigos em anais de congressos Resumos em anais de congresso Capítulo de livro Publicações técnicas Boletins de P&D Circulares técnicas Artigo de divulgação da Embrapa na mídia Folders e/ou cartilhas Comunicado e/ou recomendação técnica Organização ou Edição de Livros Sistema de produção Documentos e instrumentos institucionais Plano de Negócios Relatório de qualificação de TPPS Normas e Manuais Relatório de implantação dos Planos de capacitação na Tecnologia Contratos de licenciamento da Tecnologia

(Dinâmica do Trabalho em Grupos) Revisão dos resultados potenciais da Embrapa, suas formas de entrega e indicadores de acompanhamento (Dinâmica do Trabalho em Grupos) Grupo A: Sala Tambaqui Grupo B: Sala Pampa Grupo C: Sala Pantanal Grupo D: Sala Buriti Moderadores: Paule Jeanne (DGP) e Kelly Cohen (DPD) - Grupo A Daniela Lopes (DPD) e Maria Cristina Oliveira (DTT) - Grupo B Juarez tome (DPD) e Filipe Teixeira (SNE) - Grupo C Raul Rosinha (SNE) e Vanessa Pereira (DTT) – Grupo D

Revisão dos resultados potenciais da Embrapa, suas formas de entrega e indicadores de acompanhamento AGENDA DA SESSÃO Apresentação e Orientações Gerais: Jefferson Costa DE-PD: 30 minutos Discussão em grupos orientada por Moderadores: 90 minutos (Nas Salas específicas dos Grupos A, B, C e D) Relatoria dos grupos e discussão adicional: (Na plenária) Relator do Grupo A : 6 minutos Relator do Grupo B: 6 minutos Relator do Grupo C: 6 minutos Relator do Grupo D: 6 minutos Discussão adicional: 20 minutos

Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 1 ) Há a expectativa que a separação entre RESULTADOS DO PROCESSO DE PRODUÇÃO (TPPS) dos RESULTADOS DOS PROCESSOS DE GESTÃO (Atividades Meio), acompanhada das definições de cada resultado nos diferentes processos e sistemas de Informação poderia facilitar o entendimento e a comunicação dos resultados da empresa. O grupo deve discutir estes conceitos à luz da experiência das Unidades e exemplificar, com resultados reais das UDs representadas, cinco RESULTADOS DO PROCESSO DE PRODUÇÃO (TPPS) e cinco RESULTADOS DOS PROCESSOS DE GESTÃO (Atividades Meio).

Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 2 ) Há a proposição de que um mesmo Resultado Finalístico da Empresa possa ser monitorado e acompanhado por uma associação de INDICADORES CORPORATIVOS E INDICADORES ESPECÍFICOS DA UNIDADE. Revisite as características apresentadas na Plenária para cada um desses indicadores. a) Com foco na necessidade de apoio à gestão das Unidades e à gestão da empresa proponha características adicionais ou ainda alterações às características já definidas para melhor compreensão desses conceitos na empresa. b) Escolha um Resultado Finalístico da Embrapa e indique alguns indicadores corporativos e indicadores específicos da Unidade que poderiam ser a esse associado.

Dinâmica do Trabalho em Grupo: Discutir as seguintes questões ( 3 ) A lógica apresentada tem como pressuposto que os diferentes processos e sistemas de informação da empresa (elaboração e acompanhamento de projetos, processos de desempenho corporativo e desempenho individual e de equipes; processos administrativos e gerenciais) devem ser geridos e alimentados a partir de um mesmo conjunto de resultados, formas de entrega e indicadores, de modo a garantir a coerência destes processos entre si. A planilha a seguir exemplifica essa modelagem. Analisar o significado de cada seguimento (resultados, formas de entrega e indicadores) e apontar vantagens e dificuldades de sua utilização na Embrapa.

RESULTADOS, FORMAS DE ENTREGA , E INDICADORES para os diferentes Processos e Sistemas de Informação da Empresa

(4) Façam as livremente as contribuições que considerarem adicionais ou alternativas ao que está proposto.

DESDOBRAMENTO E CONTINUIDADE DESSE TRABALHO a) Concluiremos a elaboração de duas planilhas excel, uma com os resultados de Gestão e outra com os resultados de Produção, incluindo as definições, indicadores etc... (Contribuições das UCs). b) Enviaremos para as UDs opinarem no conteúdo e sugerirem novos resultados, formas de entrega e indicadores que considerem ser específicos para a sua Unidade. c) A força tarefa deverá fazer a compatibilização reenviar para as UDs e realizar duas videoconferências de validação: uma para Produção e outra para Gestão. d) Concluída a formatação encaminharíamos para a DE deliberar como sendo uma “Proposta Institucional de Resultados e Indicadores a serem utilizados nos processos e sistemas informatizados da Embrapa”.

OBRIGADO PELA ATENÇÃO!