FUNDAMENTOS DO PLANEJAMENTO CAPÍTULO 4 FUNDAMENTOS DO PLANEJAMENTO /37

VÁRIOS CONCEITOS DE PLANEJAMENTO PLANEJAR é o processo de determinar como o sistema administrativo deverá alcançar os seus objetivos. Em outras palavras, determinar como a organização deverá ir para onde ela desejam chegar. /37

PLANEJAR é o ato de determinar os objetivos da organização e os meios de alcançá-los. PLANEJAR é decidir antecipadamente aquilo que deve ser feito, como fazer, quando fazer e quem deve fazer. PLANEJAR é o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los. /37

PLANEJAMENTO é o processo de estabelecer objetivos e cursos de ação antes de tomar a ação. /37

As organizações não operam na base da improvisação As organizações não operam na base da improvisação. E nem funcionam ao acaso. Nada é deixado ao sabor dos ventos. As organizações requerem planejamento para todas as suas operações e atividades. Principalmente quando operam em ambientes: a)dinâmicos , b)complexos , c)competitivos. /37

O planejamento constitui a primeira das funções Administrativas, vindo antes da organização, da direção e do controle. Planejar significa interpretar a missão organizacional e estabelecer os objetivos da organização , bem como , os meios necessários para o alcance desses objetivos com o máximo de eficácia. /37

inicia o processo administrativo O planejamento inicia o processo administrativo /37

O planejamento dentro do processo Administrativo. -Implementar os planos de ação e avaliar os resultados -Identificar os meios para alcançar os objetivos -Desenvolver premissas sobre as condições futuras - Definir a missão, os objetivos e prioridades -Determinar Onde as coisas estão agora Planejamento Organização Direção Controle /37

O primeiro passo do planejamento consiste na definição dos objetivos para a organização. Como todo planejamento se subordina a uma filosofia de ação, Russell L. Ackoff , professor da Wharton School, USA , aponta três tipos de filosofia do planejamento: (1919- ) /37

As três orientações do planejamento Ambiente previsível e estável Planejamento para a estabilidade Manutenção Assegurar continuidade do sucesso Planejamento conservador Assegurar reação adequada às freqüentes mudanças Ambiente dinâmico e incerto Planejamento para a melhoria Inovação Planejamento otimizante Planejamento para a contingência Futuro Ambiente mais dinâmico e incerto Planejamento adaptativo Antecipar-se a eventos que podem ocorrer e identificar ações apropriadas /37

Planejamento e Longo Prazo Onde poderá chegar PROJEÇÃO DESEJÁVEL Onde deverá chegar PROJEÇÃO PLANEJADA Lacuna NÍVEL DE DESEMPENHO ORGANIZACIONAL PROJEÇÃO DE REFERÊNCIA O que pode acontecer T-4 T-3 T-2 T-1 T0 T1 T2 T3 T4 T5 /37 T (TEMPO)

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO O planejamento é um processo constituído de uma série seqüencial de seis passos, a saber: /37

1.Definir os Objetivos. O primeiro passo do planejamento é o estabelecimento de objetivos que se pretende alcançar. /37

2. Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos. Simultaneamente à definição dos objetivos, deve-se avaliar a situação atual em contraposição aos objetivos desejados, verificar onde se está e o que precisa ser feito. /37

3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras 3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras. Premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operação. /37

4. Analisar as alternativas de ação. O quarto passo do planejamento é a busca e análise dos cursos alternativos de ação. /37

5. Escolher um curso de ação entre várias alternativas 5. Escolher um curso de ação entre várias alternativas. O quinto passo é o selecionar o curso de ação adequado para alcançar os objetivos propostos. /37

6. Implementar o plano e avaliar os resultados. Finalizando , fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir através do que foi planejado e tomar as ações corretivas à medida que se tornarem necessárias. /37

Os seis passos do processo de planejamento. Definição dos objetivos Para onde queremos ir? Qual a situação atual? Onde estamos agora? Quais as premissas em relação ao futuro? O que temos pela frente? Quais as alternativas de ação? Quais os caminhos possíveis? Qual a melhor alternativa? Qual o melhor caminho? Implemente o plano escolhido e avalie os resultados Como iremos percorrê-lo? /37

O benchmarking encoraja as organizações a pesquisar os fatores-chave que influenciam a produtividade e a qualidade em qualquer função ou área de atividade. A palavra benchmarking significa uma marco de referência, um padrão de excelência que precisa ser identificado para servir de base ou de alvo para a mudança.

Algumas razões para utilizar o benchmarking Objetivos Sem benchmarking Com benchmarking Focalizando internamente Mudanças produzidas através da evolução natural Conhecimento da concorrência Idéias originadas em práticas comprovadas por outros Torna-se competitivo Melhores práticas organizacionais Poucas soluções internas Atividade de manutenção Muitas opções de prática Desempenho superior Baseada na história ou no sentimento interno Percepção subjetiva Baseada na realidade do mercado Avaliação objetiva Definição dos requisitos do cliente Fixação de metas e de objetivos eficazes Focalização confiável, da qual não é possível discordar Abordagem proativa Falta de focalização externa Abordagem reativa Perseguição de estimativas Forças e fraquezas pouco compreendidas Caminho de menor resistência Solução de problemas reais Melhor compreensão dos resultados Com base nas melhores práticas do mercado Torna-se competitivo

BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO Foco e Flexibilidade. Foco é o ponto de convergência dos esforços. Flexibilidade é a maleabilidade e a facilidade de fazer adaptações e ajustamentos à medida que a situação exija. /37

O planejamento ajuda o administrador em todos os tipos de organização a alcançar o melhor desempenho, porque: /37

1. O planejamento é orientado para resultados. 2 1. O planejamento é orientado para resultados. 2. O planejamento é orientado para prioridades. 3. O planejamento é orientado para vantagens. 4. O planejamento é orientado para mudanças. /37

Melhoria na coordenação. Os diferentes subsistemas e grupos nas organizações, em que cada qual persegue uma variedade de objetivos em dado período , precisam ser adequadamente coordenados. /37

Melhoria no controle. O controle administrativo envolve medição e avaliação dos resultados do desempenho e a tomada de ação corretiva para melhorar as coisas quando necessário. /37

Administração do tempo. É difícil balancear o tempo disponível para atender as responsabilidades e aproveitar as oportunidades. /37

Hierarquia de objetivos de um programa de Qualidade Total Objetivos organizacionais de qualidade Fornecer produtos isentos de erro e que satisfaçam os requisitos do cliente em 100% do tempo Tornar-se um fornecedor preferido e manter as entregas pontuais dos produtos em 100% do tempo Objetivos de qualidade da divisão manufatura Objetivos da qualidade da fábrica Aumentar a percentagem de aceitação de 16% para atender aos requisitos de fornecimento do cliente Objetivos de qualidade do supervisor Melhorar a capacitação dos operadores de máquinas oferecendo programa de treinamento adequado

O planejamento nos três níveis organizacionais Nível organizacional Tipo de planejamento Conteúdo Tempo Amplitude Macro orientado. Aborda a organização como um todo. Genérico e sintético Institucional Estratégico Longo prazo Aborda cada unidade organizacional em separado Menos genérico e mais detalhado Intermediário Tático Médio prazo Micro orientado. Aborda cada operação em separado. Operacional Operacional Detalhado e analítico Curto prazo

Os três níveis de planejamento Planejamento estratégico Mapeamento ambiental e avaliação das forças e limitações da organização Envolve toda a organização Direcionado a longo prazo Focaliza o futuro e o destino Ação global e molar Nível institucional Planos táticos Tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos ao nível departamental Envolve cada departamento Direcionado a médio prazo Focaliza o imediato Ação departamental Nível intermediário Planos operacionais Desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa Envolve cada tarefa/atividade Direcionado a curto prazo Focaliza o imediato Ação específica e molecular Nível operacional

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: 1. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. /37

2.O planejamento estratégico é orientado para o futuro. 3.O planejamento estratégico é compreensivo . Ele envolve a organização um todo. /37

4.O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. 5.O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. /37

Os três níveis de planejamento Capacidade interna O que a organização é capaz de fazer? Viabilidade externa O que é necessário e possível? Área definida no plano Visão compartilhada Qual é o futuro desejado?

PLANEJAMENTO TÁTICO Planejamento tático – Os planos táticos geralmente envolvem: 1.Planos de produção. 2.Planos financeiros. 3. Planos de Marketing. 4.Planos de Recursos Humanos. /37

Os planos táticos podem também se referir à tecnologia utilizada pela organização (tecnologia da informação, tecnologia de produção etc . ) , investimentos , obtenção de recursos etc. /37

A interligação entre planejamento estratégico, tático e operacional Mapeamento ambiental, avaliação das forças e limitações da organização. Incerteza e imprevisibilidade. Planejamento estratégico Nível institucional Planejamento tático Tradução e interpretação das decisões estratégicas em planos concretos ao nível departamental. Nível intermediário Desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa ou atividade. Certeza e previsibilidade. Planejamento operacional Nível operacional

Como os planos estratégicos e táticos se ajudam mutuamente Desinvestir nos negócios não-essenciais e focalizar o crescimento nos negócios essenciais Ajudar a alcançar Balizar Planos táticos Planos de marketing Desafiar mercados regionais com produtos da empresa Planos de produção Centralizar as operações nas fábricas mais eficientes Planos de pessoal Treinar e capacitar o pessoal para aumentar a produtividade Planos financeiros Reduzir custos e aumentar lucros marginais nos produtos

PLANEJAMENTO OPERACIONAL O planejamento operacional É focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com “o que fazer” e com “como fazer” as atividades quotidianas da organização. /37

Apesar de serem heterogêneos e diversificados, os planos operacionais poder ser classificados em quatro tipos a saber: /37

São planos operacionais relacionados com métodos. 1. Procedimentos. São planos operacionais relacionados com métodos. 2.Orçamentos. São os planos operacionais relacionados com dinheiro. /37

3. Programas (ou programações) 3. Programas (ou programações). São os planos operacionais relacionados com o tempo. 4. Regulamentos. São os planos operacionais relacionados com comportamento das pessoas. /37

Classificação do Planejamento Operacional Fluxograma vertical Fluxograma de blocos Lista de verificação Procedimento Orçamento Cronograma Gráfico de Gantt Pert Programas Regulamentos