ELABORAÇÃO E GESTÃO DE PROJETOS SOCIAIS MÓDULO 3 PLANEJAMENTO, ADMINISTRAÇÃO, ACOMPANHAMENTO, SUSTENTABILIDADE E MODELOS DE AVALIAÇÃO DO PROJETO.

ADMINISTRAÇÃO / GERENCIAMENTO DO PROJETO Projeto: é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço; Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de recursos (insumos), prazos (cronograma) e custos (orçamento); Dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente, gestor, coordenador de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos;

Muitos empreendimentos no seio das organizações se enquadram na classe de projetos: a concepção de um novo software, a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, a revisão dos processos de venda com vistas a aumentar a taxa de fechamento de negócios, (visão de mercado), a implementação de serviços sociais privados e públicos, etc... Nos mais diversos setores, (públicos ou privados) a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização;

METODOLOGIAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Project management ou a gerência de projetos, é a combinação de pessoas, técnicas e sistemas necessários para a administração dos recursos indispensáveis ao objetivo de atingir o êxito final do projeto; Em outras palavras, gerenciar um projeto significa fazer o necessário para completá-lo dentro dos objetivos estabelecidos;

Há duas escolas de ensino de gerência de projetos: a primeira e mais antiga baseia-se no conceito de ciclo de vida do projeto e parte de uma premissa "temporal", dividindo o projeto em fases como concepção, planejamento, execução e fechamento; as atividades relativas a cada fase são delineadas e, se todas forem executadas corretamente, segundo esta escola, o projeto será bem-sucedido; A segunda escola, chamada de Universo de Conhecimento da Gerência de Projetos, vem ganhando espaço desde o início dos anos 90 e parte do pressuposto que existe uma série de disciplinas que precisam ser aplicadas em projetos para garantir seu sucesso;

Disciplinas: gerenciar prazo, gerenciar custo, gerenciar qualidade, gerenciar escopo, gerenciar risco, gerenciar comunicação, gerenciar recursos humanos, gerenciar suprimentos e contratação, assim como, gerenciar integração (que inclui planejamento, acompanhamento e controle de mudanças); Na prática, as duas escolas são complementares; A abordagem moderna leva em conta tanto o aspecto de ciclo de vida do projeto quanto as disciplinas.

Habilidades no gerenciamento de projetos (Fernando C. Barbi) Escolher e adotar uma metodologia Uma metodologia (como conduzir um projeto) é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto; Controlando melhor o processo a equipe será mais eficiente pois desenvolverá o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos, custos, objetivos, metas, resultados, impactos;

Comunique-se: “não é só o peixe que morre pela boca!” Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar; É fundamental que informações claras e confiáveis sobre o status do projeto circulem de forma ampla entre todos os interessados: equipe, público-alvo, patrocinadores, etc; A elaboração de relatórios de progresso do projeto ajuda no processo de comunicação, sobretudo por que torna o processo impessoal e mais objetivo;

Proteja o escopo do projeto e detalhe as atividades O “escopo do projeto” é o trabalho que deve ser realizado para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos; Um dos grandes segredos do gerenciamento de projetos é proteger o seu escopo; projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução têm sérias dificuldades para serem cumpridos; É fundamental saber o que deve ser feito, quais as atividades a serem desenvolvidas prioritária e secundariamente, para que se possa alcançar os resultados previstos;

Conheça todos os colaboradores envolvidos no projeto É importante que o gerente do projeto conheça os interesses e habilidades de todos os colaboradores envolvidos; Identificar lideranças e dar autonomia aos integrantes da equipe é fundamental; Aceitar os insights dos participantes discutindo e compartilhando suas opiniões contribui para o fortalecimento do grupo de executores do projeto;

Desenvolva o cronograma “junto com quem põe a mão na massa” Considere que as tarefas têm três propriedades importantes: duração, inter-dependência e responsáveis; Acompanhe o tempo de desenvolvimento de cada atividade; Verifique, sistematicamente, como estão sendo articuladas as ações; o bom andamento das atividades planejadas exige boa articulação dos recursos empregados; Responsabilize quem é efetivamente o responsável pela execução de cada atividade;

Monitore os riscos e seja pró-ativo Sabendo o que cada um e todos devem fazer, é importante identificar os riscos que podem impedir o bom desenvolvimento do projeto; Monitoração e controle dos riscos: acompanhe o status de cada risco e as opções de ações definidas para enfrentá-los, caso eles venham a se tornar problemas reais; Pró-atividade: avaliar a probabilidade de ocorrência de um risco, qual o seu impacto no andamento do projeto e como contorná-lo;

MAPA DO PROJETO Criar um projeto: planejar atividades, recursos, custos, qualidade, riscos, prazos, etc. Controlar e gerenciar um projeto: controlar o andamento, gerenciar o agendamento, gerenciar recursos, custos, escopo, riscos, informar sobre o status do projeto; Fechar um projeto: examinar as informações finais do projeto, distribuir as informações

Por que Projetos Sociais? Projetos são resultado de uma nova relação entre Estado e Sociedade Civil; Mudanças no que se relaciona à implantação de políticas sociais; Projetos se constroem a partir de novos perfis e desafios na questão social brasileira.

Processo de democratização Descentralização do Estado; Participação da Sociedade Civil organizada; Novas fronteiras entre público e privado; Políticas sociais mais complexas; Redefinição de estratégias de articulação destas políticas.

O que são Projetos Sociais? Projetos são ferramentas de ação que delimitam uma intervenção quanto aos objetivos, metas, formas de atuação, prazos, recursos, responsabilidades e avaliação. Projetos sociais são uma forma de organizar ações para transformar determinada realidade social ou alguma instituição.

Projetos sociais - riscos Fragmentação das ações; Excessiva dependência; Falta de legitimidade ou representatividade; Indefinição de responsabilidades e méritos; Descontinuidade de ações, pessoas...; Baixo controle da efetividade das ações; Dificuldade de interpretar desdobramentos.

Projetos sociais:tendências e desafios Gestão compartilhada; Ênfase na ação local; Gestão em rede; Flexibilização de programas e serviços; Participação social nas decisões, controle e execução de projetos ou programas

Perfil do Gestor – Habilidades Compreensão dos contextos políticos, sociais e institucionais; Comunicação e negociação; Definir, delegar e cobrar responsabilidades; Agilidade de avaliação; Motivar pessoas, administrar conflitos e frustrações e capacidade de gerenciamento; Valorizar e promover a visibilidade do projeto e seus resultados.

Um bom projeto social Boa articulação social e política; Visibilidade; Sustentabilidade; Transparência; Produz aprendizagem individual, social e institucional

Níveis de articulação Apoio e fomento: neste nível o projeto se relaciona com a captação de recursos financeiros e a articulação global de políticas. É importante perceber as condições de possíveis financiadores e as relações políticas decorrentes destes possíveis apoios; Mediação e articulação: equilíbrio entre captação de recursos financeiros e articulação de parcerias em torno do projeto; as articulações em torno de políticas públicas tem sua importância relacionada com a construção de projetos em comum, o que implica nas definições em torno da missão de cada organização.

Gestão local: capacidade de absorção de recursos financeiros diminui, mas não deve ser esquecida. Tem valor econômico e pedagógico. Assim, o fundamental é a capacidade de leitura da realidade em que o projeto se desenvolve. Percepção de vulnerabilidades, situações de solidariedade e lutas por reconhecimento de direitos

SUSTENTABILIDADE DO PROJETO Aspectos políticos e sociais: Enraizamento local; Diálogo com saberes e representações culturais; Visibilidade pública; Reconhecimento institucional.

Aspectos econômicos: Identificação de fontes de financiamento; Conhecimento dos procedimentos e condições das fontes de recursos; Negociação de visões, expectativas e formatos entre financiadores, financiados e beneficiários; Indicação das possibilidades de continuidade; Indicação de possibilidades de contrapartida; Planejamento estratégico de sustentabilidade

IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES, POTENCIALIDADES E ATORES Quais as necessidades da população? Que necessidades se traduzem em demandas? Quais as prioridades? Quais as potencialidades de organização? Como podem ser organizadas as reivindicações? Que atores podem apoiar nossas ações? Quais atores se opõem ao nosso projeto? Quem pode ser conquistado para o projeto