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Administração de Compras A Função Compra Finalidade de suprir necessidades de materiais ou serviços, planejando nas quantidades e períodos corretos Verifica.

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2 Administração de Compras A Função Compra Finalidade de suprir necessidades de materiais ou serviços, planejando nas quantidades e períodos corretos Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado e providencia o armazenamento, quando necessário Garantir que todos os materiais necessários ao processo produtivo estejam disponíveis e ser repostos de forma a ter continuidade do processo sem interrupções indesejadas

3 Administração de Compras A Função Compra - objetivos a)obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção b)coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa c)comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos d)procurar dentro de uma negociação justa e honrada as melhores condições para a empresa, e em bom termos de pagamento

4 Administração de Compras Organização de Compras Princípios básicos de organização: autoridade para compra registro de compras registro de preços registro de estoques e consumo registro de fornecedores arquivos e especificações arquivos de catálogos

5 Administração de Compras Organização de Compras – atividades típicas a ) Pesquisa estudo do mercado estudo dos materiais análise dos custos investigação das fontes de fornecimento inspeção das fábricas dos fornecedores desenvolvimento de fontes de fornecimento desenvolvimento de fontes de materiais alternativos

6 Administração de Compras Organização de Compras – atividades típicas b) Aquisição conferência de requisições análise das cotações decidir comprar por meio de contratos ou no mercado aberto entrevistar vendedores negociar contratos efetuar as encomendas de compras acompanhar o recebimento de materiais

7 Administração de Compras Organização de Compras – atividades típicas c) Administração manutenção de estoques mínimos transferências de materiais evitar excessos e obsolescência de estoque padronizar o que for possível

8 Administração de Compras Organização de Compras – atividades típicas d)Diversos fazer estimativa de custo dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes cuidar das relações comerciais recíprocas

9 Administração de Compras Organização de Compra Nas grandes empresas, que envolvem várias fábricas e grandes volumes de compras, um problema fundamental de compras é a definição de um sistema centralizado ou descentralizado É ainda possível um misto dos dois sistemas, havendo uma central de compras, mas com determinados itens sendo comprados pelas fábricas, que devem contar com departamentos locais de compras

10 Administração de Compras Organização de Compra – sistema descentralizado Vantagens: Menores distâncias geográficas Menores prazos na aquisição dos materiais Facilidade de diálogo

11 Administração de Compras Organização de Compra – sistema centralizado Vantagens: Negociação de maiores volumes de materiais Homogeneidade da qualidade dos materiais comprados Facilidade no controle de estoques

12 Administração de Compras Organização de compra – exemplo de organograma

13 Administração de Compras Organização de Compra – a pesquisa Elemento básico na operação das compras Determinação e busca da qualidade certa, seleção de fornecedor adequado, estudo comparativo entre comprar ou fabricar determinado item, estabelecimento de padrões, entre outros, são atividades da pesquisa Acompanhamento dos novos desenvolvimentos e tecnologias, bem como da estrutura econômica dos fornecedores ativos da empresa

14 Administração de Compras Organização de Compra – a pesquisa a)Estudo dos materiais: avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto e longo prazo de ofertas e demandas, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações b)Análise econômica: efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes c)Análise de fornecedores: qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, avaliação do seu desempenho, análise da condição financeira

15 Administração de Compras Organização de Compra – a pesquisa d)Análise do custo e do preço: razões subjacentes às variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais e)Análise das embalagens e transportes: efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos, métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, melhorias na manipulação dos materiais f)Análise administrativa: controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de sistemas informatizados, preparação de relatórios

16 Administração de Compras Compras – relações com outros setores Produção: a relação deverá ser considerada do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir para o benefício geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se nos assuntos relativos ao projeto, planejamento e especificações preliminares das exigências de produção Contabilidade: cada compra efetuada representa um dispêndio futuro e põe em ação uma série de operações de contabilidade

17 Administração de compras Compras – relações com outros setores Vendas: deve manter Compras informado quanto às cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais, esse relacionamento é transferido para o PCP PCP: a relação é tão estreita e fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das indústrias; o efeito desejado nessa colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, da aquisição até a entrega e utilização Controle de qualidade: Compras deve adquirir materiais e produtos que satisfaçam às especificações; o controle de qualidade faz testes de aceitação dos materiais comprados e deve informar a seção de compras, que por sua vez informará o fornecedor, sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual o critério adotado para sua aceitabilidade

18 Administração de Compras Organização de compra – a pesquisa

19 Administração de Compras Organização de compra – a pesquisa

20 Administração de Compras Compras – os cargos Chefe de compras: analisa as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; analisa as necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitantes; coordena pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organiza concorrências e estuda seus resultados; solicita testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessora as várias seções com informações e soluções técnicas; controla prazos de entrega; elabora previsões de compras; examina cadastro geral dos fornecedores; mantém contatos com setores de produção; elabora relatórios e estatísticas de controle geral

21 Administração de Compras Compras – os cargos Comprador de materiais diversos: efetua e acompanha pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; pesquisa do cadastro de fornecedores de preços; estuda preços e qualidades; mantém arquivo de catálogos e fornecedores Comprador técnico: efetua compras de materiais especiais de produção sob supervisão e orientação da chefia; classifica e analisa solicitações de compra; estuda e analisa necessidades técnicas; pesquisa cadastro de fornecedores; prepara concorrência; analisa informações recebidas e informa à chefia as melhores condições; assessora outras seções com informações técnicas; acompanha e controla a entrega dos materiais

22 Administração de Compras Compras – os cargos Comprador de matéria-prima: efetua compras de matérias- primas, sob supervisão da chefia da seção; classifica e analisa solicitações de compra remetidas por outros setores; pesquisa cadastro de fornecedores e cotações dos produtos; organiza pequenas concorrências; providencia as compras e acompanha as entregas das mesmas Auxiliar de compras: controla o recebimento de solicitações de compras e efetua conferência dos valores anotados; pesquisa arquivo de publicações técnicas; elabora relações de fornecedores para cada material; emite pedidos de compra; controla arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas

23 Administração de Compras Compras – os cargos Acompanhador de compras (follow-up): acompanha, documenta e fiscaliza as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega; informa ao comprador o resultado do acompanhamento; efetua cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia

24 Administração de Compras Qualificação de Compradores Há algum tempo, os compradores começavam como almoxarifes e compravam apenas itens de menor importância, além de cuidar do recebimento das compras, inclusive das que não faziam; muitas vezes não conheciam o produto que recebiam e só sabiam da compra no recebimento, pois quem pedia era normalmente um gerente de produção Hoje, o comprador é um profissional especializado, podendo se especializar inclusive em determinados áreas industriais ou tipos de materiais

25 Administração de Compras Qualificação de Compradores a)Deve ser criterioso nas análises das ofertas dos vendedores b)Postura com agressividade bem orientada e fundamentada, para negociar com os vendedores e melhorar os termos de um possível acordo c)Deve se identificar com a política e os padrões éticos definidos pela empresa d)Deve manter uma comunicação honesta com os fornecedores, no intuito de manter boas relações com os mesmos

26 Sistemas de Compras Visão Geral O sistema adotado deve se adequar à estrutura da empresa e sua política A área de compras vem sofrendo constantes mudanças, com o objetivo de torná-la mais eficiente e melhorar as relações de parceria com fornecedores

27 Sistemas de Compras Visão geral – aspectos básicos a)Sistema a três cotações: estabelece número mínimo de cotações elevar a competição; a pré-seleção dos concorrentes qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número de fornecedores, dos quais boa parte inviáveis b)Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das cotações; pode servir como parâmetro de competitividade para os fornecedores; embasa o comprador nas discussões de aumentos de preço e de distribuição da porcentagem

28 Sistemas de Compras Visão geral – aspectos básicos c)Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao possibilitar revisão de uma decisão individual; tende a aumentar a eficiência, já que duas ou mais pessoas estão envolvidas no processo d)Documentação complementar: a documentação anexada ao pedido possibilita, no ato da segunda assinatura, o exame e revisão de cada fase de negociação e estará sempre disponível; essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre outros, é normalmente digitalizada em um sistema informatizado de controle e acompanhamento

29 Sistemas de Compras Solicitação de Compras Documento que autoriza a execução da compra Informa o que comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local de entrega, prováveis fornecedores e outras eventuais informações mais específicas

30 Sistemas de Compras Solicitação de Compras - modelo

31 Sistemas de Compras Solicitação de Compras - modelo

32 Sistemas de Compras Solicitação de Compras - modelo

33 Sistemas de Compras Cotação de Preços Registro dos preços oferecidos pelos potenciais fornecedores de um determinado item Contém o preço, quantidade de referência e data da pesquisa, sem rasuras É utilizada por outros profissionais, além do comprador As informações podem ser reunidas em mapas, para facilitar a análise

34 Sistemas de Compras Cotação de Preços – modelo de mapa

35 Sistemas de Compras Pedido de Compra Contrato entre a empresa e o fornecedor que representa as condições estabelecidas na negociação prévia, como especificações de qualidade, prazos, transporte e recebimento, entre outras Eventuais alterações nas condições iniciais devem ser devidamente discutidas e registradas

36 Sistemas de Compras Pedido de Compra Condições como indevida utilização de patentes e marcas registradas devem ser explicitadas no pedido Também condições de exclusividade de material, no caso de peças e ferramentas desenvolvidos pelo comprador e que não devem ser fornecidos para outras empresas, devem constar no pedido

37 Sistemas de Compras Pedido de Compra - modelo

38 Sistemas de Compras Pedido de Compra Os prazos de entrega devem ser cuidadosamente monitorados e é necessário um canal de comunicação rápido e eficiente com o fornecedor para notificação dos atrasos, questionamentos e avisos de alerta Normalmente, o meio utilizado são os informes enviadas por correio eletrônico, destinadas simultaneamente aos profissionais envolvidos

39 Sistemas de Compras Pedido de Compra O material recebido dos fornecedores é checado, para verificar se corresponde ao pedido, em termos de especificações técnicas, quantidade, preço, avarias devido transporte e outras possíveis divergências Utiliza-se para isso um formulário que facilita a checagem e a comunicação com o fornecedor

40 Sistemas de Compras Pedido de Compra – formulário irregularidades

41 Sistemas de Compras Acompanhamento de Compras O comprador deve manter um registro de todas as fases do processo de compra, incluindo variações de preço, quantidades pedidas, condições de pagamento e de não-conformidades Importante ferramenta no gerenciamento das compras

42 Sistemas de Compras Acompanhamento de Compras – modelo

43 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção Controlar a qualidade de um produto é, basicamente, comparar suas características concretas com padrões pré-estabelecidos Os consumidores, em sua própria avaliação subjetiva, podem considerar um determinado produto como sendo de alta qualidade, mas esse mesmo produto pode estar em desacordo com padrões técnicos e objetivos de qualidade

44 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção O Controle de Qualidade (CQ) já não é mais um diferencial competitivo, mas uma exigência do mercado Para se ter um ganho competitivo com o CQ, deve-se buscar uma redução nos custos totais com sua implantação, já que quando mal implantado o CQ onera os custos de produção

45 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção A empresa deve definir o nível de qualidade que deseja em seus produtos e todas as especificações técnicas decorrentes desse nível desejado Os responsáveis pelo CQ devem ser profissionais especializados, normalmente subordinados ao Diretor Industrial Podemos dividir os fatores que influenciam a definição do nível de qualidade em internos e externos

46 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção internos: as condições materiais, instalações, matéria-prima, pessoal e os custos para atingir ou manter determinado nível de qualidade. A medida de confiabilidade de um produto aceito como de boa qualidade em relação às especificações do projeto e do processo é a qualidade de fabricação

47 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção externos: quais os desejos dos consumidores? Existem condições governamentais quanto à qualidade do produto fabricado? Ocorrem exigências para determinado tipo de mercado consumidor?

48 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção O CQ deve trabalhar para a manutenção da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa Há conflitos do CQ com os diferentes setores de uma empresa, pois a produção está interessada em reduzir prazos e custos, compras em reduzir preços, gerência geral em lucratividade...

49 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção Quanto maior for o nível de qualidade adotado, mais rigoroso é o processo, exigindo inspeções em lotes de fabricação mais freqüentes e maior critério na escolha dos fornecedores. Portanto, não é viável simplesmente adotar elevados padrões de qualidade; eles devem ser práticos, justificáveis e ter limites de tolerância

50 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção Funções do CQ: estabelecimento de normas e especificações que determinarão os níveis ou padrões de qualidade a serem seguidos inspeção e registro de dados aplicação de técnicas estatísticas de controle de qualidade definição de métodos de recuperação de produtos ou peças defeituosas manutenção de equipamentos e ferramentas de inspeção prevenção das condições que prejudicam a qualidade

51 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção A inspeção verifica na prática se os padrões de qualidade estabelecidos estão sendo respeitados A inspeção preventiva permite identificar tendências dos valores ou dos padrões estabelecidos, as quais podem servir de base na escolha futura de especificações, métodos e políticas de qualidade

52 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção a)Inspeção de matéria-prima ou de recebimento: é realizada quando se recebe material; o inspetor pode inclusive ir à fábrica do fornecedor para fazer a liberação, o que nem sempre é econômica ou interessante; de qualquer modo, deve sempre existir inspeção na recepção, identificando os materiais recebidos, condições e quantidade

53 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção b)Inspeção de processo: o que se deve inspecionar, e com que profundidade, depende de cada caso em particular. A inspeção pode ser automática, pelo próprio operador ou por um inspetor especializado

54 Qualidade Correta Controle de Qualidade e Inspeção c)Inspeção final: é a inspeção do produto acabado, podendo ser feita por um inspetor da fábrica; deve sempre existir, não só por selecionar os aprovados e rejeitar os defeituosos, mas também porque pode indicar outros problemas existentes e apontar as causas, com determinado fornecedor de matéria- prima

55 Qualidade Correta Segurança da Qualidade Quem define as diretrizes de qualidade dos itens utilizados pela empresa são os usuários dos mesmos Essas diretrizes podem ser simples ou complexas, mas devem ser estabelecidas com base na praticidade e relevância Qualidade correta não significa a melhor qualidade possível, mas sim a qualidade que satisfaz as exigências necessárias ao menor custo possível

56 Qualidade Correta Segurança da Qualidade A definição da qualidade deve atender a certos requisitos: o comprador deve saber exatamente o que se deseja o pedido de compra deve ser emitido com uma descrição adequada das especificações o fornecedor deve ser devidamente informado das exigências de qualidade devem existir meios apropriados de inspeção e de testes, para verificação do atendimento aos padrões definidos os materiais entregues devem estar de acordo com as especificações de qualidades estabelecidas pelo comprador

57 Preço-custo Custos É importante que o comprador conheça e utilize a análise preço-custo e tenha conhecimento dos sistemas de custos, especialmente na formação dos preços e impacto dos impostos Preço: exigência financeira do fornecedor na venda de um produto ou serviço Custo: esforços financeiros aplicados pelo fornecedor nos produtos ou serviços vendidos

58 Preço-Custo Custos Perguntas típicas que o comprador deve se fazer: Como o fornecedor estabelece seu preço? Qual é a reação do mercado? Qual a reação do mercado com produtos dos concorrentes? Qual o grau de confiabilidade nas estimativas do fornecedor? Qual deve ser a margem em que atua o fornecedor?

59 Preço-Custo Custos O termo custo é vago e tem aplicação abrangente, havendo diversos tipos de especificações Custo fixo ou variável; custo de produção, de distribuição ou de venda; custo médio ou de reposição, entre outras classificações De acordo com o tipo da empresa e seu processo de fabricação, podemos ter três sistemas de custos: por ordem de produção, por processo de fabricação ou custo-padrão

60 Preço-Custo Custos Custo por ordem de produção: mais utilizado para empresa de produção sob encomenda, que atende aos pedidos de clientes, por unidade ou por lotes, em função de uma venda efetivada Custo por processo de fabricação: é usado na produção contínua, em empresas que produzem para estoque

61 Preço-Custo Custos Custo-padrão ou standard: é o custo predeterminado, considerando as condições normais e aceitáveis de operação da empresa. Podem ter dois significados: a)como modelo ou meta a ser atingida, em determinada condição ou período b)como medida fixa ou guia, usado para comparações. Nesse caso, é um bom meio de controle inatingível pela política de preços, seja inflacionária, seja deflacionária

62 Preço-Custo Custos Custos fixos: não possuem uma relação direta com o volume de produção, de modo que variações no volume de produção não provocam alterações significativas nesses custos. Ex: aluguel de galpão, seguros, despesas administrativas Custos variáveis: possuem uma relação direta com o volume de produção, de modo que esses custos acompanham o volume de produção. Ex: matérias-primas, horas-extras de operários, despesas de vendas

63 Preço-Custo Custos – mecanismos de apuração Acumulação: inventários, controle de mão-de-obra, despesas históricas e previsões Classificação: contabilidade geral e analítica, ou uma contabilidade de custo integrada na contabilidade geral da empresa. Os elementos de custo podem ser classificados por natureza, em relação ao tempo, ou volume de produção, ou por áreas de responsabilidade Distribuição: consiste em distribuir os elementos de custo aos setores, departamentos, centros de custo ou linha de produtos

64 Preço-Custo Custos – mecanismos de apuração Apropriação: é basicamente a distribuição das despesas entre os produtos fabricados. O método deve ser criteriosamente selecionado, pois terá reflexos vitais na política de preços, nas decisões com respeito à diversificação de produtos, na avaliação dos estoques e na determinação do lucro do período. A apropriação dos custos nos produtos geralmente é feita com base em um coeficiente como unidades produzidas, máquinas- hora, homens-hora, custo primário etc.

65 Preço-Custo Redução de Custos Produto novo: sempre que negociada a compra, a diferença entre o preço objetivo estimado e o preço pago será considerada como economia ou perda. Variações econômicas: reajustes solicitados são analisados de acordo com os fatores econômicos que influem no preço; a negociação final, com base nos valores fornecidos, dará como um resultado que, diferente do solicitado, será computado como diferencial obtido;toma-se como base índices de correção monetária Negociação pura: sempre que se conseguir reduzir um preço através de qualquer negociação, será computada a economia obtida

66 Preço-Custo Redução de Custos Alteração da data de validade: os reajustes solicitados pelos fornecedores podem ser adiados ou parcelados; o material entregue no período anterior ao aumento integral é considerado como economia Aumento devido a alteração de produto: qualquer modificação de desenho ou especificação será objeto de uma estimativa de alteração de preço. Qualquer diferençado preço efetivamente pago é computada como economia negociada Alteração de programação: produtos adquiridos em grande volume de dois ou mais fornecedores podem ser objeto de negociações favoráveis, com a alteração do peso de cada fornecedor no volume total

67 Preço-Custo Redução de Custos Condições de pagamento: qualquer aumento do prazo de pagamento sem juros adicionais é computado também como economia negociada; para o cálculo, considera-se a taxa de juros vigente no período em que foi realizado Adiantamento de entregas: o conhecimento antecipado de um aumento expressivo nos preços permite que se estude uma antecipação no recebimento de produtos ao preço em vigor, sem o reajuste. Pode-se ainda negociar a antecipação de entregas com a ressalva de que os vencimentos dos pagamentos continuam os mesmos do sistema de entregas anterior

68 Preço-Custo Redução de Custos Os seguintes fatores podem trazer reduções de custos nas compras de manutenção e equipamentos: Negociação que reduza o preço que vem sendo pago Nova fonte fornecedora que entregue o mesmo material por melhor preço Dilatação dos prazos de pagamento sem acréscimos de juros Variação de materiais de marcas diferentes e de tipos similares Negociação das condições de entrega

69 Condições de Compra Prazos Os prazos para recebimento da mercadoria são fixados de acordo com as necessidades da produção, definidos pela produção Embora compras não defina esses prazos, deve trabalhar para que os mesmos sejam cumpridos pelos fornecedores, pois o não cumprimento desses prazos normalmente implicam em custos adicionais

70 Condições de Compra Frete Com maior abrangência geográfica dos negócios, o frete representa uma parcela muito maior do custo dos produtos. Tipos de custos: FOB (free on board): custo exclusivo do produto CIF (cost, insurance & freight): custo do produto transportado mais seguros e fretes

71 Condições de Compra Embalagens O comprador deve sempre ficar atento ao peso do custo da embalagem de transporte (não a individual) no custo total do produto Tipos de embalagens: retornáveis e não-retornáveis

72 Condições de Compra Embalagens embalagens retornáveis (cestos metálicos, caixas e engradados de madeira reforçados, contentores de aço ou de plásticos): quando planejadas adequadamente têm longa vida de uso, levam a marca do fornecedor e no caso de um não- retorno ou de avaria o valor da embalagem é debitado do comprador Não-retornáveis (caixas de madeira, papelão ondulado ou plástico ondulado, sacos multifolhados de papel, tambores de fibra): normalmente estão inclusas no preço do produto e qualquer modificação desejada é acrescentada ao preço

73 Condições de Compra Condições de pagamento e descontos O comprador procura sempre melhorar a condição de pagamento ou obter descontos no preço sem que outras condições sejam afetadas É fundamental a avaliação das diferenças entre os preços à vista e os preços com parcelamento; avaliação conjunta com o departamento financeiro

74 Condições de Compra Condições de pagamento e descontos No caso de descontos em função da quantidade comprada, a análise também é vital, pois é preciso determinar se a redução no preço compensa os custos operacionais devido a maiores níveis de estoques Nesse caso, o departamento de produção avaliará se os custos de estoque serão compensados pela redução do preço

75 Negociação Não se trata de uma disputa em que uma parte ganha e a outra perde; a boa negociação é vantajosa para todas as partes envolvidas As habilidades e técnicas de negociação devem ser desenvolvidas através de dedicação e treinamento especializado

76 Negociação Há uma corrente de pensamento que considera impossível uma pessoa reunir todas as habilidades e qualidades necessárias a um bom negociador, de modo que defendem a formação de equipes de negociadores As deficiências são compensadas e especialistas em diversos assuntos são reunidos, aumentando a abrangência das competências

77 Negociação Etapas Básicas 1.Preparação: quando são estabelecidos os objetivos ideais e os possíveis; é feita uma leitura do comportamento, das intenções e das impressões do(s) outro(s) negociador(es); importante ter e transmitir uma expectativa positiva 2.Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar os objetivos, e criar um clima de aceitação; uma conversa descontraída ajuda. Deve-se então esclarecer que se está ali para resolver um problema, preparando o outro para que seja receptivo e prestativo. É preciso ainda destacar os benefícios que serão obtidos no trabalho conjunto

78 Negociação Etapas Básicas 3.Exploração: verifica se a necessidade levantada durante a preparação é verdadeira; isso estabelece uma reciprocidade psicológica, em que as pessoas tendem a tratar os outros como são tratadas por eles; essa fase é muito importante, pois, uma vez obtida a anuência do outro, antes de detalharmos nossos produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação final. Se não houver concordância, ou o que tivermos para oferecer não for útil, a negociação não deverá prosseguir, deixando a porta aberta para nova oportunidade

79 Negociação Etapas Básicas 4.Apresentação: deve ser feito a avaliação dos objetivos e expectativas iniciais com as necessidades da outra parte. Quanto mais fornecermos condições para que o outro faça a ligação entre proposição, sentimento e necessidade, mais proveitosa será essa etapa 5.Clarificação: as objeções levantadas devem servir como oportunidades para fornecimento de mais informações; consiste em ouvir atentamente as objeções, aceitando não a objeção em si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela, mostrando ao outro que a entendemos

80 Negociação Etapas Básicas 6.Ação final: é a procura de um acordo ou decisão; as pessoas compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com empurrão, mas isso não quer dizer que ela tome a decisão sozinha; o negociador que faz isso geralmente fracassa

81 Negociação Características do Negociador vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico, mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato tem a mente aberta é atento às necessidades pessoais e do seu negócio e não descuida das necessidades de seu oponente é flexível e rápido na definição de metas e interesses mútuos não contraria o ponto de vista do oponente oferece alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente

82 Negociação Características do Negociador é cooperativo; cria um clima propício para a solução de problemas em harmonia é competitivo;estimula a eficiência na realização dos benefícios mútuos desejados compreende que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultante da cooperação e competição atinge os próprios objetivos e faz contribuições significativas para o alcance das metas da organização

83 Negociação Estilos de Negociador a)Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes empreendimentos, às vezes é considerado superficial e irreal; para causar impacto é preciso apelar para aspectos de novidade, singularidade, liderança e disponibilidade b)Apoiador: prioriza as pessoas e trabalho em equipe, agrada aos outros, faz novos amigos; às vezes é considerado incapaz de cumprir prazos, liderar projetos, visto mais como missionário que como executivo e, para causar-lhe impressão, deve-se mencionar harmonia, garantia de satisfação e realização a quatro mãos

84 Negociação Estilos de Negociador c)Controlador: toma decisões rápidas, organizado, conciso, objetivo, com sentido de urgência e muitas vezes é considerado insensível. Como argumento de negociação, deve-se usar tudo que se relacionar a metas, resultados e ganhos de tempo e dinheiro d)Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar dados, é perfeccionista e detalhista. Fornecer dados disponíveis, alternativas para análise, decisões seguras e pesquisas ajudará bastante na negociação

85 Fontes de Fornecimento Classificação de Fornecedores Classificação quanto à natureza do que é fornecido Matéria-prima Serviços Mão-de-obra

86 Fontes de Fornecimento Classificação de Fornecedores Classificação quanto ao tipo de fornecedor Fornecedores monopolistas Fornecedores habituais Fornecedores especiais

87 Fontes de Fornecimento Classificação de Fornecedores Fornecedores monopolistas O fornecedor é o único no mercado Grau de atendimento e relacionamento dependem do volume de compra O interesse na negociação parte do comprador

88 Fontes de Fornecimento Classificação de Fornecedores Fornecedores habituais Fornecedores tradicionais consultados nas cotações Linha de produtos padronizada e comercial Interessados na negociação, em função da concorrência

89 Fontes de Fornecimento Classificação de Fornecedores Fornecedores especiais Para negócios ocasionais Utilizam equipamentos e/ou processos muito especializados

90 Fontes de Fornecimento Os compradores devem procurar sempre mais de uma fonte de fornecimento, a não ser no caso dos monopolistas, para obter: Maior segurança na reposição Maior liberdade de negociação e maior potencial de redução de custos Maior oportunidade de melhoria da qualidade do que é fornecido

91 Fontes de Fornecimento Cadastro de Fornecedor Os compradores devem manter um cadastro de fornecedor e de materiais Fundamental para a seleção dos melhores fornecedores O cadastro permite o acompanhamento das entregas e avaliação da performance

92 Fontes de Fornecimento Cadastro de Fornecedor - modelo


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