Elaboração de um Projeto de Eventos

Elaboração de um Projeto de Eventos
Projetos turísticos são resultado de estudos de variáveis que interferem na sua identificação, da definição de necessidades insatisfeitas, de soluções que atendam as expectativas dos consumidores, de forma a garantir o sucesso e não o fracasso de um empreendimento, evento ou de um destino.

Passos para elaboração de um Projeto Turístico
1. Identifique as necessidades da demanda, em razão da falta de oferta de serviços específicos ou por falhas nos serviços existentes. 2. Defina um modelo ideal de projeto que atenda a expansão do setor turístico. 3. Seja criativo, procure não "copiar" ou "importar" outros projetos ou empreendimentos turísticos já existentes. 4. Seja realista, proponha alternativas que sejam viáveis.

Passos para elaboração de um Projeto Turístico
5. Avalie as chances de desenvolver um projeto ideal, mesmo que para isso o projeto tenha que ser realizado em etapas. 6. Tenha atenção para a localização onde será implantado o projeto. 7. Ouça outras pessoas, inclusive concorrentes, consumidores e sua futura equipe.

Componentes do Projeto
Existem diversas formas de se estruturar um projeto. Instituições de crédito ou de financiamento muitas vezes tem seus próprios procedimentos, seus roteiros de apresentação, mas em geral todas seguem a mesma estrutura.

Apresentando o projeto Todo projeto turístico deve, obrigatoriamente, ter uma apresentação. A apresentação consiste em introduzir o leitor no assunto que será abordado, definindo-o e indicando o caminho a ser seguido. Em uma visão global devem ser destacados : pontos principais, deduções mais importantes, resultados mais significativos.

Apresentando o projeto É necessário situar o projeto no tempo e no espaço geográfico - local, regional ou nacional, relacionando-o a outras atividades já desenvolvidas ou em desenvolvimento. Outro ponto importante a ser abordado na apresentação diz respeito aos promotores ou responsáveis pelo projeto. Empresas ou pessoas físicas devem ser apresentadas por meio de um histórico de suas atividades ou currículo pessoal.

Justificando o projeto Fundamentar. Explicar. Demonstrar. Dar razão. A aceitação e aprovação de um projeto está diretamente ligada a qualidade e a profundidade das informações que nele estiverem contidas. A razão de ser do projeto deve ser explicitada através de fatos e dados que lhe dêem sustentação, ao mesmo tempo que sinalize os benefícios e resultados esperados com sua implantação.

Justificando o projeto Boas justificativas devem conter: · apresentar breve histórico, antecedentes ou tendências que reforcem a necessidade do projeto; · relatar fatos e dados que permitam a caracterização do projeto; · enfatizar aspectos econômicos, sociais, culturais e ambientais identificados em estudos ou diagnósticos sobre os quais o projeto se fundamenta; · esclarecer se o projeto atende a demandas novas ou não atendidas

Justificando o projeto · informar sobre a existência de pré-requisitos ou condicionantes favoráveis ao projeto ou se o projeto, por sua vez, constituirá pré-requisito para outros projetos; · alertar sobre ganhos e perdas econômicas e políticas decorrentes da implantação ou não do projeto; · enquadrar o projeto em políticas setoriais públicas ou privadas.

Definindo objetivos (geral e específicos) O objetivo é a parte do projeto na qual se determina o fim, o propósito que se tem em vista. O projeto deve conter objetivo geral, que é o que diz respeito a resultados mais abrangentes e objetivos específicos, que serão alcançados ao longo do processo de implantação do projeto.

Definindo objetivos (geral e específicos) Um projeto pode ter mais de um objetivo e estes podem ser mais ou menos relevantes porém, regra geral, os objetivos devem ser mensuráveis. Deve-se estabelecer para cada objetivo um grau de prioridade, e identificar os indicadores que possam garantir o atingimento das metas que foram propostas.

Definindo objetivos (geral e específicos) Os objetivos devem ser apresentados com clareza, sempre com o verbo no infinitivo. Bons objetivos são aqueles que : tendem a comprometer pessoas com propostas consistentes e que reforçam objetivos pessoais e profissionais; apresentem bom potencial de retorno em termos de crescimento e valorização dos envolvidos na sua realização; estabeleçam formas de mensuração do grau de atingimento com vistas a realização de ajustes;

Definindo objetivos (geral e específicos) representam um desafio considerável, sendo motivadores; estejam alinhados com escolhas estratégicas como Missão e Visão de Futuro da empresa; apresentem clareza e profundidade na forma como for redigido. Os resultados de um projeto turístico são determinados por indicadores e metas.

Tamanho do projeto O mercado: "O mercado pode ser definido de diferentes maneiras, seja em termos da área geográfica que abrange, seja em termos do grau de competitividade que nele prevalece ou das funções econômicas que exerce." (Holanda, 1983, p.115)

Tamanho do projeto A elaboração desse estudo de mercado compreende duas etapas distintas : 1. Coleta de antecedentes e informações (quantitativas e qualitativas) que possibilitem a identificação do produto, a delimitação da área e o dimensionamento da oferta e da demanda efetiva. 2. Análise das informações e projeções para identificar a oferta e a demanda potencial e a existência de mercado para o projeto.

Tamanho do projeto No campo da coleta de antecedentes e informações, alguns elementos básicos devem ser pesquisados. Estes elementos, tanto quantitativos como qualitativos, servirão de subsídio para a definição do mercado: Quantitativos existência do produto consumo aparente e efetivo preços praticados características dos consumidores

Tamanho do projeto Qualitativos especificações do produto características técnicas exigências normativas e legais requisitos de comercialização atitudes dos consumidores área geográfica fatores demográficos ( sexo, idade ) bens e serviços competitivos capacidade instalada

Tamanho do projeto Qualitativos características do produto/ preço condições políticas econômicas e sociais favoráveis, impostos e incentivos fiscais disponibilidade de crédito para a atividade

Cronogramas físico e financeiro Todas as atividades previstas em um projeto devem ser cronogramadas, a fim de que se possa visualizar a seqüência de etapas a serem implementadas. Diversos tipos de cronogramas podem ser utilizados, de acordo com a complexidade do projeto :

Cronograma de barras ou de Gantt: muito utilizado em gerência de projetos, apresenta sua decomposição em atividades ou tarefas, posicionadas em uma escala de tempo. Diagrama de PERT/CPM : para projetos com maior Cronogramas físico e financeiro complexidade. Podem ser apresentados por diagramas de setas, de setas em escala ou por diagrama de precedência, com as atividades representadas em blocos.

Cronogramas físico e financeiro Quadro 5W1H : adequado para projetos mais simples e de curta duração, cada letra com um significado que orientam o projeto.

Meios e infra-estrutura necessária Equipe responsável – responsabilidades e parcerias Desenvolver projetos é lidar com pessoas. Pessoas desempenham diferentes papéis, em razão de diferentes habilidades e competências.

Meios e infra-estrutura necessária Recursos indispensáveis – estimativas de custos: Cálculos de estimativas de custos, são realizados em função de avaliar as repercussões econômicas do projeto, integrando seus diversos componentes. Os custos são geralmente classificados segundo sua natureza : diretos, indiretos. Custos diretos e indiretos podem por sua vez ser classificados em fixos ou variáveis.

Meios e infra-estrutura necessária Custos diretos são aqueles que por terem uma unidade definida de medida, relacionam-se diretamente ao serviço ou produto. Custos Indiretos relacionam-se de forma indireta ao produto ou serviço, por exemplo o pagamento de impostos, a remuneração dos empregados etc. Custos fixos são os que ocorrem independentemente da comercialização do produto ou serviço, geralmente mensais; custos variáveis são aqueles que oscilam em razão da comercialização do produto.

Meios e infra-estrutura necessária Viabilidade econômica: Para que a ação de implantação de um projeto seja bem sucedida, é importante que a mesma ocorra de maneira condizente com aquilo que foi projetado. Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado : no prazo previsto; no orçamento previsto;

Meios e infra-estrutura necessária dentro das especificações técnicas; com a satisfação do cliente/usuário quanto ao produto/serviço ofertado; o produto/serviço sendo usado em sua totalidade. Além dos aspectos financeiros diretamente relacionados ao projeto, também é importante que sejam abordados os resultados que sua implantação pode acarretar quanto a repercussões sócio-econômicas para a região.

AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS
Avaliação – todo projeto deverá ser avaliado após a sua implantação para identificar pontos fortes e fracos e propor adequações e melhorias; Formas de Avaliação: realizar reuniões com as equipes de trabalho e fazer uma tempestade de idéias diante das atividades desenvolvidas para levantar e identificar possíveis falhas operacionais e aplicar um questionário de avaliação com um percentual significativo de público participante para avaliar a percepção do público-alvo diante das atividades desenvolvidas durante o evento.

BUSCA DE PATROCÍNIO PARA EVENTOS:
A captação de recursos financeiros se dá através de: Patrocínios; Contribuições privadas; Contribuições públicas; Recursos próprios; Inscrições de expositores e de participantes; Vendas de estandes; Outros.

Tipos de patrocínio Patrocínio Exclusivo: quando somente um participante custeia todo o projeto e tem o direito de explorar todos os espaços para sua propaganda. Patrocínios Oficial: O patrocinador assume até 60% dos custos do evento e usa os espaços nobres para sua propaganda. Pode haver outros patrocinadores que custeiem o restante da produção.

Continuação: Co-patrocínio: Divisão do custo do projeto por dois ou mais patrocinadores, com igual divisão dos espaços para propaganda. Parceiros Comerciais: empresas que Têm interesses comerciais diretos no evento ou cooperam com patrocinador principal. Apoio; Pequenos Cotistas, que participam com dinheiro ou trocando material pelo direito de usar o espaço no evento. Apoio Oficiais: Colaboração dos órgão públicos.

Itens que devem constar na proposta a ser enviada:
Introdução: contendo argumentos que mostram a importância e a necessidade do tema. Objetivos: Mostrando a importância da atividade em que atua, os benefícios para a sociedade e as vantagens para o patrocinador. Descrição do evento: Como está feito, onde, estrutura, público-alvo.

Continuação: Estratégia de marketing a ser adotada e como o patrocinador participará do projeto. Custos: previsão, formas e prazos de pagamento. Conclusão: mostrando como a realização do projeto irá beneficiar o patrocinador.

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