A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas e Ministérios Resultados da Pesquisa Ipea/CT- GCIE/PUCPR/TerraForum (2004) Congresso.

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1 A Belíndia Novamente! A Gestão do Conhecimento em Empresas Públicas e Ministérios Resultados da Pesquisa Ipea/CT- GCIE/PUCPR/TerraForum (2004) Congresso sobre Gestão com foco em Conhecimento – Simpósio sobre Carreiras no Serviço Público Brasília/DF - 12 – 15/06/05 Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e Pesquisa do Ipea Presidente do Pólo DF da SBGC

2 Em primeiro lugar, por que Belíndia novamente?

3 Nesta palestra, você receberá informações sobre... 1. A missão do Ipea e a pesquisa 2. Como surgiu a idéia 3. Quem realizou o trabalho 4. Definição de GC 5. Relevância do tema 6. Organizações analisadas 7. Objetivos e método 8. Resultados 9. Recomendações 10. SBGC – Pólo DF

4 1. A missão do Ipea e a pesquisa

5 Ipea: 40 anos apontando caminhos

6 2. Como surgiu a idéia

7 Estudo da OCDE (2002) 20 países membros 132 organizações Primeiro trabalho do Ipea: Governo que Aprende: Gestão do Conhecimento em Organizações do Executivo Federal (2003) Pesquisa = ação do planejamento do Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) - 2003

8 3. Quem realizou o trabalho

9 Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE) do Comitê Executivo do Governo Eletrônico PUCPR

10 Fábio Ferreira Batista (Ipea) – co-autor e coordenador da pesquisa Carlos Quandt (PUCPR) – co-autor Fernando Pacheco (PUCPR) – co-autor José Cláudio C. Terra (Terra Forum Consultores) – co-autor Rafael Godoy e Ronan Coura Ivo (coleta de dados)

11 4. Definição de GC

12 ... um conjunto de processos sistematizados, articulados e intencionais, capazes de incrementar a habilidade dos gestores públicos em criar, coletar, organizar, transferir e compartilhar informações e conhecimentos estratégicos... Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

13 ... que podem servir para a tomada de decisões, para a gestão de políticas públicas e para inclusão do cidadão como produtor de conhecimento coletivo. Fonte: Comitê Executivo do Governo Eletrônico

14 5. Relevância do tema

15 1) Conhecimento = nova riqueza das organizações e países 2) Empresas: Prestam serviços e entregam produtos à sociedade –Dependem muito do conhecimento dos funcionários (= trabalhadores do conhecimento) –Trabalho dos funcionários é resultado muitas vezes do trabalho mental e coletivo 3) O Impacto da Inovação sobre a produtividade e competitividade (GC = ferramenta de inovação)

16 GC, Inovação, produtividade e crescimento econômico Inovação: responsável por 80% do crescimento da produtividade nos países avançados Crescimento da produtividade: responsável por 80% do crescimento do PIB C. Freeman, 1994 The economics of technical change, Cambridge Journal of Economics. Inovação: chave do aumento da competitividade, crescimento e emprego GC = ferramenta para a inovação Inovação: responsável por 80% do crescimento da produtividade nos países avançados Crescimento da produtividade: responsável por 80% do crescimento do PIB C. Freeman, 1994 The economics of technical change, Cambridge Journal of Economics. Inovação: chave do aumento da competitividade, crescimento e emprego GC = ferramenta para a inovação

17 4) Países exportam cada vez mais bens e serviços intensivos em conhecimento (25% dos produtos exportados pelos EUA em 2000) 5) Pressão da Sociedade para que as empresas: Melhorem seu desempenho empresas precisam ser mais eficazes no trabalho mental coletivo. Precisam aprender maneiras mais eficazes de melhorar seu desempenho e se tornarem mais competitivas.

18 6) Tecnologia (computadores e internet): Oferece ferramentas práticas e úteis para o compartilhamento de conhecimentos e informações Ferramentas não existiam no passado: Ensino à distância, portais corporativos, Comunidades de prática virtuais, banco de talentos

19 7) Envelhecimento da força de trabalho e evasão de talentos (brain drain) Elevado número de funcionários se aposentarão nos próximos anos Perda de profissionais altamente qualificados = desafio para manter ou melhorar o nível de desempenho 8) Eficácia, eficiência e efetividade da ação do Estado dependerá cada vez mais da maneira como governos gerenciam o conhecimento

20 6. Organizações analisadas

21 Ministérios (22) Controladoria Geral da União – CGU Comandos Militares (Aeronáutica, Exército e Marinha) Casa Civil da Presidência da República Empresas Estatais (Serpro, Banco do Brasil, CAIXA, Petrobras, Eletrosul, ECT)

22 7. Objetivos e método

23 Levantar dados e informações para conhecer como tema Gestão do Conhecimento está sendo tratado na Administração Pública Comparar a situação do governo brasileiro com a dos governos dos países da OCDE Contribuir – por meio de recomendações – para a elaboração de política de gestão do conhecimento Envolver servidores e gestores dos ministérios e empresas estatais numa reflexão sobre o tema

24 Formulário eletrônico Banco de dados Reuniões para orientar preenchimento Equipe multisetorial (RH, TI, Planejamento, Qualidade, Desburocratização, Gabinete, Secretaria Executiva) Palavra de cautela: auto-análise!

25 8. Resultados – Parte 1 Como está a utilização de práticas de GC na Administração Pública?

26 Formulário Eletrônico Ação/ Prática Descriçãoab Comunidades de pr á tica / Comunidades de conhecimento Grupos informais e interdisciplinares de pessoas unidas em torno de um interesse comum. As comunidades são auto- organizadas de modo a permitir a colabora ç ão de pessoas internas ou externas à organiza ç ão; propiciam o ve í culo e o contexto para facilitar a transferência de melhores pr á ticas e o acesso a especialistas, bem como a reutiliza ç ão de modelos, do conhecimento e das li ç ões aprendidas. a) Estágiob) Alcance

27 Práticas de GC Práticas relacionadas à gestão de pessoas que facilitam a transferência, disseminação e compartilhamento do conhecimento. Exemplos: Fóruns/Lista de Discussão Comunidades de Prática Educação Corporativa Narrativas Mentoring Coaching Universidade Corporativa

28 Práticas de GC 2. Práticas ligadas primariamente à estruturação dos processos organizacionais que funcionam como facilitadores da geração, retenção, organização e disseminação do conhecimento institucional. Exemplos: Melhores práticas/Benchmarking/Memória Organizacional/Inteligência Institucional/Mapeamento do Conhecimento/Gestão por Competências/Banco de Competências Institucionais/ Banco de Competências Individuais/Gestão do Capital Intelectual

29 Práticas de GC 3. Práticas cujo foco central é a base tecnológica e funcional que serve de suporte à GC institucional, incluindo a automação da gestão da informação, aplicativos e ferramentas de TI para captura, difusão e colaboração. Exemplos: Portais/Internets/Extranets/Sistemas de Workflow/Gestão de Conteúdo/Gestão Eletrônica de Documentos/ (GED)/Data Warehouse/Balanced Score Card (BSC)/Data Mining/Customer Relationship Management

30 Estágio de Implantação [0] Não existem planos de implantação [1] Planejadas para o futuro [2] Estão em processo de implantação [3] Já estão implantadas [4] Já estão implantadas e apresentando resultados importantes e relevantes

31 Alcance dentro da instituição [1] Apenas iniciativas isoladas [2] Restrito a alguns departamentos [3] No âmbito de uma área da pró-reitoria [4] Amplamente disseminada na pró-reitoria

32 Práticas de GC – Estatais Posição/EmpresasPráticas implantadas e com resultados importantes e relevantes/Total de Práticas 1) Banco do Brasil16/27 2) Serpro14/27 3) CAIXA10/27 4) Petrobras8/27 5) Eletrosul8/27 6) ECT8/27

33 Práticas de GC – Ministérios Posição/EmpresasPráticas implantadas e com resultados importantes e relevantes/Total de Práticas 1) Exército10/27 2) Marinha10/27 3) Previdência Social 9/27 4) Defesa8/27 5) MP7/27

34 Práticas de GC – Outros Ministérios Nenhuma prática de GC implantada com resultados relevantes e importantes 10 01 prática4 02 ou 03 ou 04 práticas5 06 práticas2

35 Práticas mais implantadas (6 Estatais + 4 Ministérios) PráticaN.º de organizações Benchmarking interno e externo10 Fóruns (presenciais e virtuais) / Listas de discussão 10 Ferramentas de colaboração como portais, intranets e extranets 10 Educação corporativa10 Melhores práticas8 Universidade corporativa8

36 Práticas menos implantadas - 6 Estatais + 4 Ministérios) PráticaN.º de organizações Mapeamento ou auditoria do conhecimento 3 Gestão do capital intelectual/Gestão dos ativos intangíveis 3 Data mining (ferramenta de TI para apoio à GC) 3 Mentoring4 Banco de competências organizacionais4 Data Warehouse4

37 Organizações com mais práticas de GC implantadas Total de práticas = 27

38 8. Resultados – Parte 2 Como está a explicitação e a formalização da Gestão do Conhecimento na Administração Pública?

39 Grande disparidade 3 grupos: 1)nível razoável de comprometimento estratégico com a Gestão do Conhecimento e apresentam iniciativas de curto prazo sendo implementadas (8 ministérios) 2)não considera, a curto prazo, a Gestão do Conhecimento como um tema estratégico para a organização ou ainda contam com iniciativas muito incipientes nesta área (17 ministérios) 3)já deu passos muito concretos no sentido de tornar a abordagem proporcionada pela Gestão do conhecimento uma ação coordenada, institucionalizada e com objetivos, resultados e indicadores concretos (6 estatais)

40 Boa percepção da importância da GC Tema estratégico p/ 40% dos Ministérios Já faz parte das prioridades estratégicas para 28% Relevância do tema: Alta administração (48%) Média gerência (28%) Servidores (4%)

41 Iniciativa da alta administração Em 36% dos Ministérios a iniciativa de introduzir a Gestão do Conhecimento coube à alta administração

42 Grau de formalização bastante baixo Apenas 28% apontaram alguma forma de estruturação, tal como uma pessoa ou área responsável ou um grupo formal de trabalho

43 GC é ainda conceito abstrato 64% dos Ministérios afirmaram que a GC é ainda um conceito abstrato discutido por pequenos grupos informais

44 Baixa priorização das ações de GC Apenas 4% dos ministérios indicaram ter objetivos formalizados que permitam uma clara identificação e priorização das ações

45 Não há ferramentas de avaliação 61% dos ministérios admitem não terem ferramentas de acompanhamento para avaliar o progresso das práticas de GC na organização

46 Maiores obstáculos na implementação A maioria das organizações apontam como principais obstáculos: Inexistência de indicadores (57%), dificuldade de capturar o conhecimento não documentado (55%) e deficiências de capacitação do pessoal (53%)

47 Principais facilitadores Os principais facilitadores apontados foram: identificação da base de conhecimento organizacional relevante a empresa (26%); implementação em momento adequado, dadas as condições internas e externas à organização (22%); acesso a consultores especializados (22%) e infra-estrutura computacional, redes, servidores, etc. (22%).

48 Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios) 1.Alinhamento organizacional e estratégico de conhecimento: Alta prioridade dada às iniciativas no nível mais alto da organização Clara identificação da base de conhecimento organizacional relevante para a organização

49 2. Acesso a conhecimento externo Acesso a consultores especializados Busca externa de melhores práticas e benchmarking Acesso a recursos bibliográficos impressos e eletrônicos sobre o tema 3. Infra-estrutura computacional, sistemas de informática que apóiem os processos de GC Fatores Críticos de Sucesso (Estatais e Ministérios)

50 Principais obstáculos (Ministérios iniciantes) 1. Compreender melhor o que significa GC e o impacto que esta pode ter: Baixa compreensão sobre GC na organização Deficiência na capacitação do pessoal Pouca propensão para investimentos em tecnologias voltadas essencialmente ara facilitação de aprendizado e colaboração Receio que outro órgãos / público em geral poderiam ter acesso a informações sigilosas /confidenciais. Resistência de certos grupos de funcionários /cultura organizacional de resistência a mudanças.

51 Principais obstáculos (Ministérios iniciantes) 2. Estabelecimento de processos básicos e centrais da GC Falta de incentivos para compartilhar conhecimento Deficiências na infra-estrutura computacional, redes, servidores, etc. Dificuldade para capturar o conhecimento não documentado Falhas de comunicação Falta de tempo ou recursos para compartilhar conhecimento concretamente na rotina diária Inexistência de indicadores

52 Há uma clara e positiva relação entre o apoio e a formalização da GC no nível gerencial mais estratégico e os resultados obtidos

53 É preciso mostrar o caminho das pedras!

54 Ministérios menos avançados na GC podem avançar rapidamente na institucionalização da GC a partir do intercâmbio com outros Ministérios e empresas estatais e por meio do uso de fontes externas de aprendizado

55 8. Resultados – Parte 3 Como nós estamos em comparação com os países da OCDE?

56 Esta pergunta será respondida no Seminário Gestão do Conhecimento na Administração Pública que será realizado no próximo dia 17 de junho (sexta-feira desta semana), no Plenário 2, Anexo I da Câmara dos Deputados. Não percam! Para se inscrever, basta enviar e- mail para: fabio.batista@ipea.gov.br

57 9. Recomendações

58 Política de Gestão do Conhecimento 1) Instituir unidades de coordenação de GC. Funções: i) propor e implementar estratégia; ii) coordenar ações; iii) disseminar práticas 3) Criar função Gestor do Conhecimento (Knowledge Officer) e Diretor do Conhecimento (Chief Knowledge Officer) 2) Definir estratégia de governo de GC (Comitê Interministerial)

59 Política de GC para Administração Direta - Diretrizes 4) Implementar programa de sensibilização e capacitação 5) Instituir observatório para avaliar ações do governo na área de GC 6) Assegurar recursos financeiros por meio da implementação de programa de PPA 7) Assegurar alinhamento da política/práticas de GC com definições estratégicas das organizações

60 Política de GC para Administração Direta - Diretrizes 8) Promover a cooperação entre empresas estatais e órgãos e entidades da administração direta 9) Estimular o surgimento de comunidades de prática, sítios, fóruns, etc. por área temática para dinamizar a articulação entre os ministérios 10) Implementar sistema de avaliação do impacto das práticas de GC sobre processos, produtos e serviços