Virtualização de Processos na Justiça Federal: Aplicação de Reengenharia de Processos usando BMP Robson Godoi.

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1 Virtualização de Processos na Justiça Federal: Aplicação de Reengenharia de Processos usando BMP Robson Godoi

2 Agenda Introdução Introdução Objetivo Objetivo Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) Virtualização de Processos Virtualização de Processos Realidade na Justiça Federal Realidade na Justiça Federal Conclusões Conclusões Referências Referências

3 Introdução Neste artigos procuramos apresentar a realidade na Justiça Federal brasileira dos esforços na implantação do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) e na Virtualização de Processos judiciais Neste artigos procuramos apresentar a realidade na Justiça Federal brasileira dos esforços na implantação do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) e na Virtualização de Processos judiciais Será mostrada a importância destas matérias tanto no Brasil como no exterior Será mostrada a importância destas matérias tanto no Brasil como no exterior Destacaremos a necessidade de termos a gestão adequada e o alinhamento estratégico para o sucesso destas iniciativas Destacaremos a necessidade de termos a gestão adequada e o alinhamento estratégico para o sucesso destas iniciativas Serão apresentados os pontos fortes e fracos das iniciativas realizadas na JF e que ações tomar para potencializar o sucesso das mesmas Serão apresentados os pontos fortes e fracos das iniciativas realizadas na JF e que ações tomar para potencializar o sucesso das mesmas

4 Introdução Modernização do Estado: construir um Estado que responda as necessidades do cidadão. Modernização do Estado: construir um Estado que responda as necessidades do cidadão. –A administração pública moderna deve ser eficiente, controlada por resultados e voltada para o atendimento do cidadão-cliente [Bresser Pereira e Spink 2006; Ferreira 2009] Total Quality Management (TQM): as empresas e organizações buscaram aumentar a competitividade e eficiência, investindo em qualidade, tanto de produção quanto de gestão Total Quality Management (TQM): as empresas e organizações buscaram aumentar a competitividade e eficiência, investindo em qualidade, tanto de produção quanto de gestão

5 Introdução Com o declínio da TQM: proposta metodologias e estratégias em processos e em alinhamento e gestão Com o declínio da TQM: proposta metodologias e estratégias em processos e em alinhamento e gestão Processos: Processos: –Reengenharia de Processos, Enterprise Resourse Planning (ERP), Workflow e Business Process Management (BPM) O sucesso alcançado pelo BPM: O sucesso alcançado pelo BPM: –Força da representação dos processos –Sua automação, suportada pelo uso da tecnologia da informação (TI) [Smith e Fingar 2003; Cordeiro 2004; Weske 2007; Tessari 2008; Sobreira Netto 2009; Ko 2009; Leite e Rezende 2010].

6 Introdução O Estado brasileiro iniciou a reforma em 1995 O Estado brasileiro iniciou a reforma em 1995 Destacam-se: Destacam-se: –A implantação de um novo paradigma de administração através da gestão com qualidade visando os resultados, chamado de administração gerencial –A reengenharia de processos com apoio de novas tecnologias da informação e comunicação, chamado governo eletrônico –Criação dos diversos programas para melhoria da qualidade da prestação do serviço público (PQSP e GESPÚBLICA) [Ribeiro 2002; Ferreira 2009; Lima 2009]

7 Introdução Administração gerencial: Administração gerencial: –O modelo de gestão adotado por muitos órgãos e entidades públicas brasileiras é o Gerenciamento pelas Diretrizes (GD) –Baseado na visão estratégica estabelecida –Direciona a prática do controle da qualidade por todas as pessoas da organização –Permitindo a instituição pública avaliar seus resultados –Identifica os pontos fracos e fortes que influenciaram no desempenho institucional [FALCONI CAMPOS, 2004] [FALCONI CAMPOS, 2004]

8 Introdução Governo eletrônico: Governo eletrônico: –Reengenharia de processos: as eleições eletrônicas, a declaração do imposto de renda, o acompanhamento das contas públicas pela internet, dentre outros –Com a utilização crescente de BPM pelas empresas e o setor público, surgem cada vez mais serviços virtuais de qualidade –Virtualização de Processos: transformação de processos físicos em virtuais. Um processo virtual é um processo no qual a interação física entre as pessoas e/ou objetos foram removidos [Ribeiro 2009; Leite e Rezende 2010; Loumos et al 2010; Overby 2008; Capuano 2008; Paiva 2008]

9 Introdução Poder Judiciário: Poder Judiciário: –Modernização do setor público –Controle e transparência administrativa e processual Iniciativas: Iniciativas: –Planejamento e Gestão Estratégica –Reengenharia de processos –Virtualização de Processos Judiciais [CNJ 2010; Pje 2010]

10 Objetivo Diversas atividades e iniciativas: Diversas atividades e iniciativas: –Modernização do Poder Judiciário e a Virtualização de Processos Muito ainda tem que se evoluir: Muito ainda tem que se evoluir: –Adoção de estratégias de gerenciamento e técnicas de melhoria de processos, como BPM, para a área fim do Judiciário A tecnologia da informação, por se só, não resolve todos os problemas A tecnologia da informação, por se só, não resolve todos os problemas –Integração entre a TI e técnicas de processo e gestão

11 Objetivo Neste artigo: Neste artigo: –Apresentamos a situação atual da utilização de BPM e a Virtualização de Processos no Poder Judiciário –Mostramos seus pontos fortes e fracos –Propomos uma estratégia para a consolidação destas iniciativas.

12 Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) “Desenvolvimento e manutenção de uma arquitetura de processos de negócios, que se utiliza de técnicas, metodologias e gerenciamento humano para garantir que os processos sejam continuamente melhorados e monitorados.” [Pinto Filho 2007] “Desenvolvimento e manutenção de uma arquitetura de processos de negócios, que se utiliza de técnicas, metodologias e gerenciamento humano para garantir que os processos sejam continuamente melhorados e monitorados.” [Pinto Filho 2007]

13 Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) A administração pública necessita aproveitar as novas possibilidades do uso de TIC: A administração pública necessita aproveitar as novas possibilidades do uso de TIC: –Gestor público necessita de informações gerenciais e estratégicas, conseguido através de BPM [Leite e Rezende 2010] Na Alemanha, a utilização de BPM no setor público é uma realidade: Na Alemanha, a utilização de BPM no setor público é uma realidade: –Participação dos cidadãos nas atividades da gestão de processos de negócios [Niehaves e Malsch 2009]

14 Virtualização A virtualização do trabalho: A virtualização do trabalho: –Toda a forma de realização das atividades laborais –Uso de recursos tecnológicos que favoreçam a interação entre os envolvidos –Execução das atividades de forma que presença dos profissionais seja dispensável no alcance dos resultados [Paiva 2008] Sociedade cada vez mais virtual Sociedade cada vez mais virtual –Processos que tradicionalmente físicos estão sendo realizados virtualmente –Alguns processos são mais propícios para a virtualização do que outros [Overby 2008]

15 Realidade na Justiça Federal Organização da Justiça no país: Organização da Justiça no país:

16 Realidade na Justiça Federal Em fevereiro de 2008: Em fevereiro de 2008: –Acordo de Cooperação entre o CNJ, CJF e os TRFs –Desenvolver, em parceria, o Sistema Processual Único da Justiça Federal – eJud. eJud: eJud: –Tratamento de processos eletrônicos, físicos e híbridos –Integração das informações processuais dos sistemas da Justiça Federal –Padronizar o acesso à Justiça (processo eletrônico) –Diminuir custos e esforços –Nova Justiça, mais ágil e de acordo com os novos tempos

17 Realidade na Justiça Federal eJud: eJud: –Trabalhos foram iniciados através de encontros e de maneira colaborativa –Sem utilizar as estratégia e técnicas de BPM –As previsões iniciais para a construção foram de 48 (quarenta e oito) meses –Expectativa dos condutores políticos do projeto era de 9 (nove) meses –Inviabilizou o projeto.

18 Realidade na Justiça Federal Em janeiro de 2009: Em janeiro de 2009: –Gestores identificaram e analisaram os principais sistemas em uso na JF e constataram o baixo nível de informatização das atividades administrativas –Surgiu o projeto dos Sistemas Integrados de Gestão da Justiça Federal (SIGJus), baseado na experiência do eJud –Missão: Unificar os sistemas organizacionais da administração da Justiça Federal, integrando as áreas e pessoas, suportada por sistemas informatizados integrados e robustos

19 Realidade na Justiça Federal SIGJus, objetivos: SIGJus, objetivos: –Mudança de cultura, através da implantação da cultura de gestão por processo –Uniformização de procedimentos administrativos –Automação de processos –Integração dos sistemas informatizados na JF –Implementação da gestão da qualidade com base no conhecimento da gestão por processos

20 Realidade na Justiça Federal Estrutura do projeto: Estrutura do projeto:

21 Realidade na Justiça Federal O mapeamento dos processos foi realizado em 2009: O mapeamento dos processos foi realizado em 2009: –Envolveu 300 servidores trabalhando colaborativamente através de reuniões e 240 videoconferências –Foram identificados 313 processos de trabalhos –Mapeados 256, abrangendo 11 áreas da administração em cada órgão da JF

22 Realidade na Justiça Federal SIGJus, resultado prático: SIGJus, resultado prático: –Alguns setores da JF iniciaram voluntariamente a utilização de alguns processos mapeados –A falta sistemas informatizados integrados e robustos para a automação dos processos, de fato os esforços não renderam os resultados esperados –Até hoje apenas o Sistema de Gestão de Pessoas (SGP) teve seu processo de aquisição iniciado, porém ainda não foi concluído

23 Realidade na Justiça Federal SIGJus, problemas: SIGJus, problemas: –As boas práticas de BPM indicam que deve-se começar com pequenos processos para que se obtenha rapidamente resultados palpáveis dos benefícios –Estratégia que não foi adotada neste projeto –O alinhamento com o planejamento estratégico da JF deve ser mantido, porém com medidas coerentes de gestão para garantir a efetivação destes esforços.

24 Realidade na Justiça Federal Em meados de 2009: Em meados de 2009: –Firmaram um convênio o CNJ, CJF e TRFs para o desenvolvimento do Processo Judicial Eletrônico (PJe), nos termos da Lei 11.419 de 19/12/2006 que trata da virtualização de processos e aproveitando o legado deixado pelo e-Jud –O sistema será utilizado em todos os procedimentos judiciais a começar pelas funcionalidades básicas que envolvem a tramitação de processos, como numeração, validação, distribuição, audiências e perícias

25 Realidade na Justiça Federal Pje, objetivos: Pje, objetivos: –Otimizar e uniformizar os procedimentos –Diminuir tempo de tramitação –Aumento da produtividade –Acesso a informação com qualidade Reengenharia de processos baseado em BPM Reengenharia de processos baseado em BPM A estratégia de viabilização: A estratégia de viabilização: –Restringir o escopo apenas para os novos feitos, com foco no funcionamento de uma vara comum cível –Aplicar rito processual comum a diferentes classes processuais

26 Realidade na Justiça Federal Fluxo judicial genérico: Fluxo judicial genérico:

27 Realidade na Justiça Federal Em 2010: Em 2010: –Iniciou o projeto de Gerenciamento de Rotinas nas Unidades Judiciárias da Justiça Federal – META 5, baseado no SIGJus –Implantar método de gerenciamento de rotinas nas unidades judiciárias da Justiça Federal –O projeto está relacionado ao objetivo estratégico da Justiça Federal “Otimizar processos de trabalho”, vinculado ao tema Eficiência Operacional –Não foi levado em consideração os trabalhos avançados na área de virtualização e gerenciamento de processos resultado do projeto PJe

28 Realidade na Justiça Federal META 5, objetivos: META 5, objetivos: –Compartilhamento de metodologia de mapeamento de processo do CJF adaptada ao Procedimento Comum Ordinário –Análise e mapeamento de processos com validação conjunta –Coleção das melhores práticas –Discussão coletiva sobre a medição de desempenho através de indicadores destes processos Primeiros resultados apresentados em outubro de 2010 Primeiros resultados apresentados em outubro de 2010

29 Realidade na Justiça Federal Processo Ordinário antigo: Processo Ordinário antigo:

30 Realidade na Justiça Federal Processo Ordinário novo: Processo Ordinário novo:

31 Conclusões Existem diversas iniciativas para a adoção de BPM e Virtualização de Processos Existem diversas iniciativas para a adoção de BPM e Virtualização de Processos Falta de integração entre os esforços tem se mostrado um entrave para a consolidação destas iniciativas Falta de integração entre os esforços tem se mostrado um entrave para a consolidação destas iniciativas A falta de uma gestão integrada das iniciativas, além dos conflitos de interesse políticos entre os envolvidos, tem prejudicado os trabalhos A falta de uma gestão integrada das iniciativas, além dos conflitos de interesse políticos entre os envolvidos, tem prejudicado os trabalhos

32 Conclusões As últimas ações mostram o amadurecimento e o valor em aplicarmos as estratégias e técnicas de BPM As últimas ações mostram o amadurecimento e o valor em aplicarmos as estratégias e técnicas de BPM Estratégia para o sucesso: Estratégia para o sucesso: –Ações completamente alinhadas com o planejamento estratégico dos órgãos –Um trabalho específico de gestão, objetivando a realização integrada destas iniciativas –Execução de projetos com escopos factíveis tecnicamente –Comprometimento de todos os envolvidos para o sucesso.

33 Referências Pinto Filho, J. B. A. (2007) “Gestão de Processos de Negócio: Uma adaptação da Metodologia de Rummler-Brache Baseada numa Aplicação Real”, Dissertação de mestrado em ciências da computação, UFPE, Recife. Pinto Filho, J. B. A. (2007) “Gestão de Processos de Negócio: Uma adaptação da Metodologia de Rummler-Brache Baseada numa Aplicação Real”, Dissertação de mestrado em ciências da computação, UFPE, Recife. Fuggetta, A. (2002) “Software Process: A Roadmap”, Future of Software Engeneering, Limerick Ireland. Fuggetta, A. (2002) “Software Process: A Roadmap”, Future of Software Engeneering, Limerick Ireland. Bresser Pereira, L. C.; Spink, P. K. (2006) “Reforma do Estado e administração pública gerencial”. 7. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV. Bresser Pereira, L. C.; Spink, P. K. (2006) “Reforma do Estado e administração pública gerencial”. 7. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV. Conselho Nacional de Justiça. Resolução nº 70 do CNJ. 2009. Conselho Nacional de Justiça. Resolução nº 70 do CNJ. 2009. Conselho Nacional de Justiça. O que é o CNJ. 2010. Conselho Nacional de Justiça. O que é o CNJ. 2010. Conselho da Justiça Federal. Breve Histórico da Justiça Federal. 2010. Conselho da Justiça Federal. Breve Histórico da Justiça Federal. 2010. e-Jud. “Sistema Processual Único da Justiça Federal”. 2008. e-Jud. “Sistema Processual Único da Justiça Federal”. 2008. SIGJus. “Sistemas Integrados de Gestão da Justiça Federal”. 2008. SIGJus. “Sistemas Integrados de Gestão da Justiça Federal”. 2008. PJe. “Processo Judicial Eletrônico”. 2010. PJe. “Processo Judicial Eletrônico”. 2010. Processo Judicial Eletrônico. Processo Judicial Eletrônico: mais um passo para a modernização do Poder Judiciário. 2010. Processo Judicial Eletrônico. Processo Judicial Eletrônico: mais um passo para a modernização do Poder Judiciário. 2010. Mendes, J. S. S. (2007) “BPM Business Process Management”. Mendes, J. S. S. (2007) “BPM Business Process Management”. Mendes, G. F (2009) “Organização do Poder Judiciário Brasileiro”. Mendes, G. F (2009) “Organização do Poder Judiciário Brasileiro”.

34 Referências RIBEIRO, S.M.R.; Reforma do aparelho de Estado no Brasil: uma comparação entre as propostas dos anos 60 e 90. VII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Lisboa, Portugal. 2002. RIBEIRO, S.M.R.; Reforma do aparelho de Estado no Brasil: uma comparação entre as propostas dos anos 60 e 90. VII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Lisboa, Portugal. 2002. CORDEIRO, J. V. B. M.; Reflexões sobre a Gestão da Qualidade Total- fim de mais um modismo ou incorporação do conceito por meio de novas ferramentas de gestão. Revista FAE, Curitiba, v.7, n.1, p.19-33, jan/jun 2004. CORDEIRO, J. V. B. M.; Reflexões sobre a Gestão da Qualidade Total- fim de mais um modismo ou incorporação do conceito por meio de novas ferramentas de gestão. Revista FAE, Curitiba, v.7, n.1, p.19-33, jan/jun 2004. TURRIONI, J. B. ; COSTA NETO, P. L. O. Hoshin Kanri - Uma Análise na Implementação em Operações de Manufatura no Brasil. Boletim técnico da Escola Politécnica da USP. BT/PRO. São Paulo, v. BT/PRO, n. 085. 1999. TURRIONI, J. B. ; COSTA NETO, P. L. O. Hoshin Kanri - Uma Análise na Implementação em Operações de Manufatura no Brasil. Boletim técnico da Escola Politécnica da USP. BT/PRO. São Paulo, v. BT/PRO, n. 085. 1999. HAMMER, M.; CHAMPY, J.; Reengineering the corporation- a manifesto for business revolution. HapperBusiness Essentials. 2004. HAMMER, M.; CHAMPY, J.; Reengineering the corporation- a manifesto for business revolution. HapperBusiness Essentials. 2004. DAVENPORT, T. H. Reengenharia de Processos: Como Inovar na Empresa Através da Tecnologia da Informação. 5. ed. Rio de Janeiro, Campus. 1994. DAVENPORT, T. H. Reengenharia de Processos: Como Inovar na Empresa Através da Tecnologia da Informação. 5. ed. Rio de Janeiro, Campus. 1994. SOBREIRA NETTO, F.; Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM segundo a Gestão Empresarial e a Tecnologia da Informação: uma revisão conceitual. XXXIII Encontro da ANPAD. São Paulo, Brasil. 2009 SOBREIRA NETTO, F.; Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM segundo a Gestão Empresarial e a Tecnologia da Informação: uma revisão conceitual. XXXIII Encontro da ANPAD. São Paulo, Brasil. 2009

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36 Referências LEITE, L. O.; REZENDE, D. A. Modelo de gestão municipal baseado na utilização estratégica de recursos da tecnologia da informação para a gestão governamental: formatação do modelo e avaliação em um município. Rev. Adm. Pública [online]. 2010, vol.44, n.2, pp. 459-493 LEITE, L. O.; REZENDE, D. A. Modelo de gestão municipal baseado na utilização estratégica de recursos da tecnologia da informação para a gestão governamental: formatação do modelo e avaliação em um município. Rev. Adm. Pública [online]. 2010, vol.44, n.2, pp. 459-493 CAPUANO, E. A.; Construtos para modelagem de organizações fundamentadas na informação e no conhecimento no serviço público brasileiro. Ciência da Informação. Brasília, v. 37, n. 3, p. 18-37. 2008. CAPUANO, E. A.; Construtos para modelagem de organizações fundamentadas na informação e no conhecimento no serviço público brasileiro. Ciência da Informação. Brasília, v. 37, n. 3, p. 18-37. 2008. PAIVA, A. M. M.; Os significados da virtualização do trabalho: manifestações discursivas das percepções tecnológicas, processuais e pessoais nas relações intra-organizacionais. Dissertação do Mestrado. Programas de Pós-graduação da CAPES. 2008. PAIVA, A. M. M.; Os significados da virtualização do trabalho: manifestações discursivas das percepções tecnológicas, processuais e pessoais nas relações intra-organizacionais. Dissertação do Mestrado. Programas de Pós-graduação da CAPES. 2008. RIBEIRO, M. C. F.; Uma análise sobre os processos de trabalho do setor de projetos e obras de um Instituto de P&D em saúde no Brasil: um olhar sobre a informação como apoio à inovação em saúde. RIBEIRO, M. C. F.; Uma análise sobre os processos de trabalho do setor de projetos e obras de um Instituto de P&D em saúde no Brasil: um olhar sobre a informação como apoio à inovação em saúde. LOUMOS, V. CHRISTONAKIS, G. MPARDIS, G. TZIOVA, P.; Change Management and Quality of Service through Business Process Modeling: The N-VIS, a Public Sector Project. LOUMOS, V. CHRISTONAKIS, G. MPARDIS, G. TZIOVA, P.; Change Management and Quality of Service through Business Process Modeling: The N-VIS, a Public Sector Project. NIEHAVES, B.; MALSCH, R.; Democratizing process innovation? On citizen involvement in public sector BPM. Electronic government. 8th international conference, EGOV. 2009. NIEHAVES, B.; MALSCH, R.; Democratizing process innovation? On citizen involvement in public sector BPM. Electronic government. 8th international conference, EGOV. 2009.

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