Produção de Eventos

TROFÉU DODÔ E OSMAR 2009

ESCOLHENDO SEU EVENTO Objetivo Conceito do “Produto”; Definição clara do que deve ser o evento; o que fazer; quem faz; onde faz; quando faz; por que faz; como faz; quanto custa fazer Público-Alvo Análise do Mercado; Demanda do “produto”; Concorrência Estratégia Que “ferramentas” usar; Possibilidade de patrocínio Análise de Viabilidade Técnica/Econômica Necessidade de recursos financeiros e humanos; Simulação pessimista e otimista

ESCOLHENDO SEU EVENTO Para que um evento seja bem sucedido, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos: Produção Promoção Custos

Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para a realização de um evento. Será através do levantamento dessas atividades que você irá compor o seu check-list.

○ Produção Local; Período; Público-Alvo; Fluxo de Público; Estacionamento; Segurança; Limpeza; Atendimento Médico; Equipamentos; Equipes de Manutenção; Aspectos Legais; Licenças; Seguro; Hospedagem; Translado; Alimentação; Coquetéis; Recepção; Secretaria; Contratação de Pessoal; Administração de Pessoal; Venda de ingressos; Inscrições; Credenciamento. ○ Promoção Criação de nome; Programação visual; Cenografia promocional; Merchandising; Mídia; Comunicação; Promoção; Distribuição de Brindes; Sorteios; Divulgação; Assessoria de Imprensa; Relações Públicas; Prospecção de Patrocínio; Relatórios de Retorno; Clipping. ○ Custos Orçamento Global; Orçamento Setorizado; Fluxo de Caixa; Balancete; Prestação de Contas; Relatório com Relação Custo/Benefício.

FLUXOGRAMA DE REALIZAÇÃO DE UM EVENTO Início > Estruturar Evento Estrutura OK > Providenciar Recursos Preparar o Evento > Realizar Desmontar > Ações Pós Evento Relatório Pós-Evento > Fim

DESCRIÇÃO DO EVENTO Tarefas: Estruturar evento; Providenciar recursos para o evento; Preparar evento; Realizar evento; Desmontar evento; Realizar pós-evento; Elaborar relatório do evento. Fornecedores: Aqueles que, além de fornecerem os insumos, possibilitarão que se realizem as tarefas. Isumos (O que entra para se conseguir um produto final.) : Plano de ação comercial; Solicitação de evento (verbal, comunicação interna); Relação de público alvo; Lista de parceiros; Registro de oportunidades de negócio; Material promocional de apoio; Verba para contratação de serviços/produtos; Infra-estrutura.

ESTRUTURAR UM EVENTO Material/Recursos Necessários: Relatório de eventos similares; Registro de oportunidades de negócios; Modelo de formulário “proposta em eventos/encontros”. Atividades Críticas: Consultar relatórios de eventos similares; Explicitar objetivo do evento; Definir local, período e horário; Definir público-alvo; Definir tática de abordagem; Definir esquema de divulgação; Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias); Definir necessidade de infra-estrutura; Definir cronograma/responsabilidades; Definir esquema de treinamento; Elaborar orçamento; Divulgar proposta de participação em eventos/encontros; Obter aprovação da proposta de participação em eventos/encontros; Encaminhar proposta aprovada aos órgãos envolvidos.

ESTRUTURAR UM EVENTO Manuseio do Material: Atentar para os pontos fortes de eventos similares Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negócios; Atentar para a aprovação da “proposta de participação em eventos/encontros” pelos órgãos envolvidos em tempo hábil. Resultados Esperados: Proposta de participação em eventos/encontros com cronograma responsabilidades e orçamentos definidos em tempo hábil. Ações Corretivas: Através de críticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as correções pertinentes. Caso não consiga a aprovação da proposta em tempo hábil, acionar a chefia.

REALIZAR EVENTO Mão-de-obra treinada; Parcerias; Infra-estrutura; Lista de presença de participantes; Material promocional/apoio; Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento; Administrar material promocional/apoio; Registrar anormalidades; Informar platéia sobre possíveis atrasos/falhas; Informar platéia sobre a programação seguinte; Atentar para reposição de material promocional.

DESMONTAR EVENTO Notas fiscais recebidas; Recolher material promocional/apoio em excesso; Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados; Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos; Registrar incidentes ocorridos; Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberação da segurança; Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto

REALIZAR PÓS-EVENTO Notas fiscais recebidas; Recolher material promocional/apoio em excesso; Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados; Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentosRegistrar incidentes ocorridos; Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberação da segurança; Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto; Enviar correspondências de agradecimento (palestrantes, parceiros e público presente); Dar aval para pagamento dos serviços/produtos prestados por terceiros; Agradecimento no máximo em 5 (cinco) dias úteis; Solicitar orientação à chefia quando da elaboração das correspondências de agradecimento bem como quando do pagamento dos serviços prestados, caso seja detetado algum não cumprimento dos serviços/produtos contratados por parte dos fornecedores.

ELABORAR RELATÓRIO DO EVENTO Relatório de anormalidades; Registros de oportunidades de negócios; Registro de pontos positivos e negativos; Resultados alcançados; Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso; Fazer recomendações.