GRÁFICOS Os gráficos se constituem em um dos mais importantes recursos técnicos a que as empresas podem recorrer para atuar dentro das concepções da moderna administração.

CONCEITO Gráfico é a representação em uma superfície plana de um objeto, uma relação ou de um raciocínio esquematizado, objetivando visualizar uma idéia e facilitar a transmissão precisa de uma imagem. Confúcio – filósofo chinês (551-479 aC) afirmou que "uma imagem vale por mil palavras“.

OBJETIVO: A clareza e rigor da linguagem se constituem na condição primordial de uma comunicação exata de informações na instituição e, em função disso, de seu funcionamento.

REQUISITOS INDISPENSÁVEIS À UM GRÁFICO: Simplicidade- evitar excessivo número de informações no mesmo gráfico. Clareza- um gráfico deve falar por si só, tendo uma única interpretação

TIPOS DE GRÁFICOS: Gráficos de Organização Gráficos de Fluxo ou de Processo Gráficos de Controle

GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO São todos aqueles que apresentam como finalidade básica representar a organização formal e informal, com maior ou menor riqueza de detalhes. Organização formal - existe e está escrita. Organização informal - existe mas não está escrita.

ORGANOGRAMAS São formas de representação gráfica da estrutura de uma organização. Servem para visualizar estruturas gerais ou parciais de organizações, as relações de autoridade e as situações hierárquicas dos setores, divisões, departamentos e diretorias de uma instituição. Qualquer estrutura organizacional é composta, basicamente, por órgãos de linha e por órgãos de assessoria

ÓRGÃOS DE LINHA São todos aqueles que comandam e tomam decisões dentro dos objetivos e recursos da instituição.

ÓRGÃOS DE ASSESSORIA São todos aqueles que orientam e prestam serviços aos órgãos de linha, sem decidir por si próprios.

VANTAGENS DO ORGANOGRAMA Permite melhor compreensão dos fluxos de autoridade. Permite visualizar rapidamente QUEM É QUEM na instituição. Demonstra a importância dos órgãos em termos hierárquicos.

LIMITAÇÕES DO ORGANOGRAMA Pode ficar complicado quando se tenta indicar todas as situações estruturais. Se estiver desatualizado pode conduzir a interpretações errôneas.

CUIDADOS NA ELABORAÇÃO Clareza - nas indicações, nos títulos, nos códigos empregados para os órgãos, nas convenções, etc. Simplicidade - deve apresentar apenas o essencial e o desejável, para melhor compreensão da estrutura organizacional. Precisão - deve ser o mais real e atualizado possível. Estética - (Apresentação/Equilíbrio) Apresentar, sempre que possível, certo equilíbrio na distribuição e no posicionamento dos módulos.

TIPOS DE ORGANOGRAMAS

1 - ORGANOGRAMA HIERÁRQUICO: A) Organograma Clássico B) Organograma em Barras C) Organograma Circular, em Setores ou Setograma D) Organograma Radial ou Solar 2 - ORGANOGRAMA FUNCIONAL OU FUNCIONOGRAMA 3 - ORGANOGRAMA MATRICIAL 4 - ORGANOGRAMA DE RELACIONAMENTO

A) ORGANOGRAMA CLÁSSICO Os órgãos são representados por retângulos, sendo recomendável que a maior dimensão seja dada ao órgão máximo da empresa, decrescendo progressivamente até os órgãos de base. Apresentação dos retângulos (autoridade maior). Assessorias ou comitês podem ser representados por retângulos ou círculos. Ligações hierárquicas representadas por linhas cheias. Ligações funcionais ou técnicas representadas por linhas tracejadas. Ligações de cooperação ou fiscalização representadas por linhas pontilhadas.

A.1- Quanto à sua representação Os organogramas clássicos podem ser representados, entre outras, das seguintes formas:

Utilizando-se de um plano

Com desdobramento vertical para aproveitamento do espaço e melhor estética

A.2 - Quanto às informações contidas nos retângulos Dentro dos retângulos, representativos dos órgãos, é possível inserir diversas informações com o fim de torná-lo mais completo. Contudo não há obrigatoriedade de seu uso: Exemplo: a) Nome do órgão Divisão Comercial b) Sigla do Órgão DVCM c) Código do órgão 033 d) Numero de empregados 12 e) Nome do responsável pelo órgão Ricardo da Silva f ) Cargo do responsável pelo órgão Gerente Os itens A, B, C, F são básicos e quase não sofrem alterações. Os itens D, E tem sua utilização limitada pela dinâmica das instituições

A.3 - Quanto aos órgãos a serem criados ou extintos Tornando-se necessário representar no organograma algum ou alguns órgãos que, embora ainda não existam, são previstos, recomenda-se que tenham seus retângulos representados por linha interrompida, independente de seu posicionamento na estrutura.

A.4 - Quanto ao posicionamento hierárquico dos órgãos 1º Nível - Órgãos Deliberativos, Alta Administração 2º Nível - Órgãos Executivos, Administração Setorial   3º Nível - Órgãos Técnicos, Administração Funcional 4º Nível - Órgãos Operacionais, Administração Supervisão

A.5 - Órgãos de assessoria Assessoria pura - (orientação e serviços) - com atribuições normais de prover orientação e prestação de serviços à organização como um todo, ou a determinados órgãos, independente de seu posicionamento hierárquico. Não tem poder de comando sobre os órgãos de linha. Assessoria de linha - é um órgão com características especiais, por envolver tividades de orientação e de prestação de serviços, ao lado do exercício do comando de outros órgãos que lhe são subordinados na linha. As decisões são tomadas pelo órgão assessorado . A atribuição da assessoria consistirá em veiculá-las aos órgãos de linha, respeitando-as integralmente. Assistente - pessoa não especializada, desempenhando funções de porta-voz da chefia, seu representante. Assessor - pessoa que responde por uma área de especialização técnica.

B) ORGANOGRAMA EM BARRAS Os órgãos componentes da estrutura são configurados através de longos retângulos horizontais, começando todos na mesma posição à esquerda e prolongando-se para a direita. Quanto maior o nível do órgão, maior será o dimensionamento do retângulo. Os retângulos ou barras horizontais são posicionados sucessivamente e os órgãos representados por retângulos mais curtos são subordinados diretamente ao com maior dimensionamento no nível imediatamente acima.

Encontra real aplicação em trabalhos de levantamentos simples e na elaboração do esboço de uma estrutura

C) ORGANOGRAMA CIRCULAR, EM SETORES OU SETOGRAMA Sua construção é baseada em círculos concêntricos, de modo que represente os diversos níveis hierárquicos estética e compactamente. A autoridade máxima posiciona-se no centro e à medida que os órgãos se aproximam da periferia, diminui seu nível hierárquico. Gráfico de pouca flexibilidade, mas de forte impacto visual.

ORGANOGRAMA CIRCULAR, EM SETORES OU SETOGRAMA

D) ORGANOGRAMA RADIAL OU SOLAR Procura representar a estrutura formal, usando em sua configuração o sistema solar. A autoridade máxima localiza-se no círculo posicionado na parte central do gráfico, equivalendo à posição do sol; os departamentos ocupam posições correspondentes à dos planetas; as divisões e setores ou seções fazem correspondência com os satélites e sub-satélites. Em estruturas de grande número de níveis hierárquicos pode-se tornar pouco claro. Não é aconselhável em trabalhos de precisão, mas causa grande impacto visual. Dificulta a representação com clareza dos órgãos de apoio. A estética recomenda que os órgãos, em função de seu nível estrutural, tenham seus círculos diminuídos.

ORGANOGRAMA RADIAL OU SOLAR

GRÁFICOS DE FLUXO OU DE PROCESSO

CONCEITO É um gráfico de rotina que tem por objetivo representar dinamicamente o fluxo de um trabalho de forma analítica, suas respectivas fases ou passos.

UTILIDADE Todo o trabalho pode ser descrito com palavras. Todo o trabalho pode ser representado em suas etapas através de símbolos. Portanto, o fluxograma é o início da padronização de uma rotina e tem sua utilidade requerida para: - Garantir a qualidade, - Aumentar a produtividade.

VANTAGENS - Fornecer condições para simplificar, combinar, permutar fases ou etapas de um trabalho. - Visualizar, localizar, corrigir e eliminar movimentos e contatos desnecessários. - Facilitar a implantação de normas e instruções. - Possibilitar uma visão geral do conjunto. Os fluxogramas desempenham papel relevante no estudo da maneira pela qual se desenvolvem as atividades na empresa. Procuram mostrar o modo como as coisas são feitas e não o modo pelo qual o CHEFE diz aos funcionários que as façam. São portanto uma fotografia da situação atual.

SIMBOLOGIA, CONVENÇÕES Não existe uma padronização para as convenções utilizadas na fluxogramação. Os mais comumente usados são: = Operação = Operação, inspeção, conferência ou controle = Transporte ou deslocamento = Demora ou espera = Arquivo, depósito ou estoque = Inquérito, decisão.

TIPOS CONVENCIONAIS DE FLUXOGRAMAS Fluxograma vertical: é um gráfico utilizado na observação pessoal ou direta do analista, durante o levantamento de dados e informações da rotina de um trabalho. É um impresso pronto onde são feitas as ligações da seqüência e preenchimento dos campos: tempo, distância, executor e descrição das fases.O impresso ainda tem colunas para assinalar se a rotina pode ser eliminada, combinada, permutada ou melhorada. Diagrama de blocos: tem por objetivo definir as operações ou passos de uma rotina, descreve graficamente atos e fatos no sentido vertical (de cima para baixo), empregando na sua descrição frases curtas, simples e objetivas. Sua simbologia pode ser encontrada em réguas gabarito, feitas em diversas escalas. Não possui simbologia universalmente definida, sendo necessário identificá-la.

FLUXOGRAMAS VERTICAL