Gerenciamento de Projetos Prioritários acompanhados pelo software Microsoft Project Tania Faerman Julho/2010

O que é PROJETO? Temporário Objetivo bem definido Conduzido por pessoas em todos os níveis da Organização Gera produto, serviço ou resultado único

Exemplos Construção de um edifício Mudança de estrutura de uma organização Desenvolvimento de um novo produto ou serviço Casamento

Restrições de um projeto Qualidade Custo Tempo Escopo

O que é Gerenciamento de Projetos? Ramo da Administração que trata do planejamento, execução e controle de projetos.

Objetivos Acompanhar a execução do projeto planejado Municiar de informações o Gerente de Projetos Permitir a tomada de medidas de contingência se necessárias Garantir que o projeto esteja sempre alinhado com os objetivos finais

Premissas Definição clara do Escopo Definição dos produtos a serem entregues Definição do cronograma Estimar as atividades necessárias à entrega de cada produto Estimar os prazos e custos envolvidos Realizar medições periódicas e consistentes durante a execução do projeto

Acompanhamento de projetos através do Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM)

Utilização do Software nas fases de um projeto ◦ Iniciação ◦ Planejamento ◦ Execução ◦ Controle ◦ Finalização Project

Gerenciamento de Projetos Project Abrangência do Software

Definição do Escopo Configuração Inicial do Project Definição das Atividades Sequenciamento das Atividades Detalhamento do Escopo Duração das Atividades Determinação do Tipo de atividade Planejamento dos Recursos Estimativas dos custos Montagem da Equipe Alocação dos Recursos Orçamento do Projeto Cronograma do Projeto

Barra de Menu Barras de ferramentas Barras de modos de exibição Planilha das tarefas Gráficos Iniciando um Projeto

. Após a criação do projeto, já podem ser registradas algumas informações importantes do projetos, tais como: - Data de início e término - Data da medição realizada - Calendário do projeto

. Os produtos são definidos na fase de definição do projeto (Premissas).Para o MS-Project, os produtos devem ser informados como tarefas a serem executadas.

.Para execução de cada produto devem ser especificadas as atividades necessárias para a sua entrega..Como as atividades vão estar relacionadas a um produto gerado, não há perigo de serem criadas atividades não relacionadas ao trabalho..Não deve haver preocupação com os recursos nem com o tempo necessário à execução de cada atividade..O registro das atividades é feito através da inserção de linhas logo abaixo de cada produto.

. Para cada atividade deve ser informado o tempo necessário para a conclusão..A duração deverá sempre levar em conta o tempo diário de trabalho informado nas configurações iniciais..Verificar se os tipos de atividades estão padronizados como “duração fixa”.Não informar duração para o resumo das tarefas..Registrar todos os fatores considerados no cálculo do esforço da atividade, tais como: quantidade de recursos, nível técnico dos recursos, calendário, etc..Duração da atividade é diferente do número de dias, com relação ao calendário atualmente em uso, necessário a sua execução.

.As atividades normalmente têm uma ordem para serem executadas..Existem três tipos de seqüenciamento: O exigido devido à ordem natural da execução (mandatárias). O escolhido devido às experiências passadas (discretas). Forçado devido a dependências externas

O project aceita quatro tipos de dependências: ◦ Término-Início: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar. ◦ Início-Início: A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar. ◦ Término-Término: A anterior tem que terminar para a posterior terminar. ◦ Início-Término: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. Para informar o seqüenciamento das atividades, pode ser utizada a coluna “Predecessora” ou a guia “predecessoras”.

No planejamento de uma atividade podem surgir necessidades de retardos ou adiantamentos no tocante à execução. Por exemplo: ◦ Retardos:  Tempo de espera da cura de uma laje; ◦ Adiantamentos  Antecipação da execução na tentativa de diminuir o tempo total do projeto. No MS-Project utiliza-se o recurso de “Latência” presente na guia “Predecessores”. Os retardos/adiantamentos poderão ser informados em %.

Com o fornecimento das durações, restrições e predecessões, automaticamente, o Project constrói o cronograma do projeto.

Durante o planejamento, pode ser necessário agendar a entrega de alguns produtos em datas específicas, ou determinar o fim de uma etapa e início de outras. Estas atividades são caracterizadas pela não utilização de tempo para execução. No gerenciamento de projetos atribui-se a essas atividades os nomes de Marcos e Metas. No Project estas atividades são geradas colocando-se a sua duração como 0 (zero).

Para execução das atividades é preciso proceder a uma avaliação dos recursos necessários, sejam eles materiais, humanos ou financeiros. Existe uma relação direta entre o esforço informado para execução da atividade e os recursos necessários a sua execução. A alteração de um implica obrigatoriamente na alteração do outro. Antes de serem informados os recursos de cada tarefa, tem que ser feito um registro na “Planilha de Recursos”.

Os recursos no MS-Project podem ser de dois tipos: ◦ Recursos de Trabalho  Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos. ◦ Recursos de materiais  Não utilizam hora extra e grupo de trabalho, não se pode especificar disponibilidade, não podem ser nivelados, não utilizam calendários. Para se registrar os recursos necessários à execução de um projeto, deve-se mudar o modo de visão para “Planilha de Recursos”.

A cada atividade deve ser associado um ou mais recursos. Da primeira vez que forem informados os recursos de uma atividade, o Project calcula o trabalho necessário a sua execução. O trabalho corresponde a quantas horas serão necessárias para a execução da tarefa. A todo recurso teremos custos envolvidos.

Quando do fornecimento dos recursos nas atividades o Project controlará automaticamente quais recursos estão trabalhando mais horas que a disponível (8 horas). O Project apresentará de vermelho, na visão “planilha de recursos”, quais recursos estão super- alocados.

Pode-se visualizar em qual atividade e em qual dia está ocorrendo super-alocação do recurso através da visão “Uso dos Recursos”. Para resolver este problema de super-alocação, deve ser feita a troca do recurso, ou alterar as horas de trabalho nas atividades. Cuidado deverá ser feito para não se alterar o trabalho da atividade.

Sugestões de acompanhamento do projeto  Reuniões mensais para nivelamento da equipe do projeto com a direção, para verificação: Andamento do cronograma Necessidade de mudanças (Marcos, metas, recursos) Problemas na execução das atividades

Obrigada!