Planificação de uma Viagem de negócios Cândida nº4

Planificação de uma viagem Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado e corresponde a uma análise pormenorizada de todas as hipóteses e possibilidades da acção, quer no campo da actividade profissional quer ainda, se possível, proporcionando itinerários que possam garantir uma certa satisfação pessoal.

Importância e a função dos documentos São os documentos que provam a execução dos termos do contrato, eles consistem como meio de prova e uma garantia. Os documentos provam a existência da mercadoria, estabelecem o preço, certificam a origem, natureza, qualidade e quantidade, comprovam a expedição, dão direito ao valor desta em caso de sinistro, etc.

Meios de transporte Muitas vezes o Profissional de Secretariado tem de recolher documentação junto das Agências de Viagem, Estações de Caminho de ferro, Automóvel Clube de Portugal.

Reserva de bilhete Depois de ter escolhido o meio de transporte, compete ao Profissional de Secretariado fazer a respectiva reserva de bilhete sem se esquecer de analisar também as vantagens e inconvenientes de cada uma das modalidades: Simples; Ida e volta; Combinado.

Passaporte Na altura do embarque ou na passagem de fronteiras é sempre exigida a apresentação de documentos de identificação e passaporte. Sempre que esse prazo tenha sido ultrapassado, deve proceder á sua renovação dirigindo-se, para isso, a uma agência.

Seguro de viagem È preciso, pois, “assegurar” a reparação dos prejuízos sofridos e por isso fazem-se os Seguros de Viagem. È preenchida uma Proposta de Seguro, e o Segurador, mediante o pagamento, entrega ao Segurado uma Apólice de Seguro e o Recibo do Prémio, que vão permitir, em caso de acidente a cobertura de todos os riscos que foram previstos no Contrato.

A moeda Todo o movimento bancário deve ser efectuado com uma certa antecedência. É possível comprar moeda que não esteja oficialmente cotada. Geralmente, para moeda não incluídas nas tarefas de negociações, os preços são calculados através das cotações estrangeiras.

Marcação de hotel Torna-se uma extrema importância a escolha de instalações confortáveis que permitam o máximo rendimento de trabalho e também um merecido repouso. Numa cidade desconhecida, ou praticamente desconhecida, é importante o “conforto” de um bom quarto. Uma falha neste sentido pode atingir graves repercussões.

Firmas a visitar Compete ao Profissional de secretariado estabelecer contactos telefónicos e por escrito com todas as empresas a visitar, solicitando as reactivas entrevistas. Na carta, para além de explicitar claramente as razões de visita, deve ainda solicitar confirmação por escrito da hora e do local em que a entrevista se devera realizar.