GESTÃO DE CUSTOS EM TELECOM Eficácia dos Contratos Desenho da Rede GCCT Precisão das Contas Gestão da Rede Gestão para Negócios Erich R. Willner 30/10/2007

Roteiro Por Quê Gestão de Custos em Telecom Pareceres de Especialistas Telecom e TI são os negócios – Os negócios são Telecom e TI Novo no Mercado Benefícios da GCCT Gestão para Negócios Gestão da Rede Desenho da Rede Eficácia dos Contratos Precauções em Contratos Precisão das Contas Executivos Importantes para GCCT Outros Executivos Influentes para GCCT Acompanhamento das Reduções de Custos Os Próximos passos Resumo Parceiros

Por Quê Gestão de Custos em Telecom A conta de Telecom está entre as 5 maiores despesas corporativas Custos de Telecom chegam a 10% do total de despesas Em negócios de serviços, custos de telecom estão em 2º lugar Lucro de 10%: Redução R$ 10 mil = Aumento de Receita de R$ 100 mil Custos telecom são considerados overhead e não entram no custo direto Contas de telecom são muito complicadas: Planos, tarifas, taxas, impostos Mais de 100 operadoras de telecom tem ofertas competitivas: como escolher? A conta de Telecom está entre as 5 maiores despesas corporativas Custos de Telecom chegam a 10% do total de despesas Em negócios de serviços, custos de telecom estão em 2º lugar Lucro de 10%: Redução R$ 10 mil = Aumento de Receita de R$ 100 mil Custos telecom são considerados overhead e não entram no custo direto Contas de telecom são muito complicadas: Planos, tarifas, taxas, impostos Mais de 100 operadoras de telecom tem ofertas competitivas: como escolher?

Pareceres de Especialistas “Mais de 50% de grandes empresas não sabem o quanto estão gastando em custos relacionados com serviços de telecom na empresa como um todo”. “A conta de serviços de telecom é uma das 5 maiores despesas na maioria das empresas, porém, estes custos estão entre os de mais difícil gestão”. Aberdeen Group Network World

Pareceres de Especialistas “Telefones celulares e equipamentos móveis proporcionam muitos ganhos de tempo e de aumento de produtividade para usuários móveis, porém, é difícil para as empresas controlar os usos e custos relacionados. “Gestão de custos em telecom abrangem todos os processos executados para adquirir, provisionar e dar suporte aos ativos de telecom da empresa”. Gartner Group Gartner Group

Telecom e TI são os Negócios – Os Negócios são Telecom e TI Os três principais objetivos da Gestão de Serviços são: Alinhar os serviços de Telecom e TI com as necessidades dos negócios. Melhorar a qualidade e a rapidez de entrega dos produtos e serviços Reduzir o custo em longo prazo do fornecimento destes produtos e serviços “Internet demonstrou que para muitas empresas “é essencial reconhecer a absoluta dependência que muitos negócios têm de telecom e TI na qualidade e quantidade da entrega dos serviços e produtos” IT Services Management Forum

Novo no Mercado Eficácia dos Contratos Desenho da Rede Gestão Completa Custos em Telecomunicações Precisão Contas das Gestão da Rede Gestão para Negócios

GCCT pode produzir benefícios extraordinários: Benefícios da GCCT Gestão Completa de Custos em Telecom (GCCT) põe foco em todas as áreas onde os custos podem ser reduzidos, despesas desnecessárias podem ser eliminadas e a qualidade dos serviços da rede pode ser melhorada! A GCCT está estruturada para que cada empresa possa decidir onde é mais prioritário começar e também quais as fases que deseja realizar! Cada fase da GCCT proporciona a sua contribuição significativa para a redução dos custos de telecom. Existindo recursos, especialistas podem atuar em várias fases ao mesmo tempo! GCCT pode produzir benefícios extraordinários: 10% a 35% e mais!

Gestão dos Negócios Iniciar a GCCT de forma alinhada com o lucro da empresa. Lucro de 10%: Redução R$ 10 mil = R$ 100 mil de Aumento de Vendas. Centralizar as contas eletrônicas: Identificar o custo total de telecom. Implementar sistemas de processamento das contas. Automatizar o processo de aprovação de contas e pagamentos Apurar custo por negócio e a alocação destes custos. Avaliar o custo-benefício e ROI de outsourcing.

Gestão da Rede Automatizar os inventários dos Recursos de Telecom Facilidades identificadas por tipos, categorias e pagamento Equipamentos, suas classificações, idades e custos Serviços por tipo e forma de pagamento Automatizar: A preparação de orçamentos e controles Monitoramento da(s) rede(s) Planejamento de capacidade Bilhetagem e tarifação interna Uso de senhas para controlar uso consciente de telecom SLAs (qualidade, disponibilidade, contingências, etc.) Fazer Gestão de Convergência Processos para garantir segurança Políticas para outsourcing (facilidades e redes (sim) e gestão de contas (não) Pesquisar sinergias com outras empresas e soluções não convencionais

Desenho da Rede Documentar a fotografia de elementos de arquitetura e topologia Verificar componentes que podem ser eliminados Identificar elementos da rede que são ineficientes Validar que a capacidade e performance estão sendo otimizados Calcular balanceamento da convergência na rede Avaliar se a tecnologia mais adequada está em uso Pesquisar que os serviços mais adequados estão disponíveis (ex. MPLS) Elaborar políticas de tarifação do uso de voz, dados e imagem Desenvolver políticas de uso e segurança Pesquisar soluções alternativas de menor custo para telecom fixo, celular e WI-FI Pesquisar soluções inovadoras e não convencionais.

Eficácia dos Contratos Analisar a estrutura dos contratos atuais Determinar penalidades, multas, restrições a cancelamentos de contratos atuais Reunir informações corporativas para determinar escalas de uso e serviços Elaborar modelos para avaliar e comparar ofertas do mercado Desenhar estratégias para licitar serviços nas condições mais favoráveis Definir políticas para minimizar duração de contratos e penalidades Desenvolver RFPs para cada tipo de facilidade, serviços e recursos Incluir cláusula de como serão tratadas fraudes Ter acesso a especialista em regulação, multas, direitos Desenhar processos para negociações com fornecedores Verificar sinergias entre telecom fixo, celular e WI-FI Verificar o contrato atual antes de aceitar um novo contrato Pesquisar benefícios de se tornar operadora ou fazer outsourcing Procurar obter BI de contratos feitos por outras empresas Procurar incluir que empregados tenham benefícios das tarifas da empresa

Precauções em Contratos Existe obrigação de pagamento/uso mínimo mensal? Requer tempo mínimo de contrato? Pode a operadora aumentar suas tarifas ou critérios a qualquer momento? São cobradas taxas pelo faturamento standard (CD) ou unificado? Existem taxas para aumento ou diminuição de facilidades e serviços? Ocorre cobrança de fraudes ou serviços não autorizados? É cobrado uso mínimo mensal ou limites para certos horários? Há tempo mínimo para chamadas? É cobrado o tempo de “sinal ocupado” ou “toques”? São cobradas chamadas não completadas? Quais as penalidades de cancelamento ou uso abaixo do mínimo? Qual é o histórico da operadora para resolver condições não previstas em contrato? Custos de celulares requerem minutos cheios? Operadora requer algum pagamento antecipado?

Exatidão de Contas Conferir que cobranças estão de acordo com inventários atualizados Validar que tarifas, descontos, taxas, impostos estão no contrato Centralizar as contas de todos endereços em mídia eletrônica Auditar volumes, tempos, taxas, descontos, duplicidade, etc. Centralizar os custos de telefonia celular Auditar usos não autorizados (particular, serviços não permitidos) Conferir a aderência às políticas de Gestão de Contas de Telecom Realizar batimento aproximado das contas com tarifadores Monitorar uso consciente: tempos de chamadas, tipos de serviço utilizado, geografia Identificar serviços solicitados e não cobrados (evitar surpresas) Controlar cobranças de operadoras canceladas e início de novas operadoras Fazer recuperações de créditos e erros em contas antigas Utilizar informações das contas para BI de marketing

Executivos Importantes para GCCT CFOs e Controllers Obter de redução de custos de R$ 10 mil = R$ 100/200 mil de aumento de vendas Revisar os contratos de telecom: São as maiores fontes de redução de custos Melhorar os orçamentos de despesas e de investimentos em telecom Maximizar o ROI de investimentos em telecom resultante de produtos e serviços Aumentar a eficiência dos pagamentos de contas e o cash-flow Determinar os custos totais em telecom na empresa e controlar os orçamento Alocar de forma precisa os custos de telecom para que sejam custos diretos Auditar contas de telecom (voz, dados, imagem) e identificar convergência Acompanhar os inventários de ativos fixos de telecom e controlar depreciações Otimizar políticas do uso consciente de telecom com apoio do CIO e administrativo

Outros Executivos Influentes para GCCT Gerentes Administrativos e de Operações Cobrar os resultados da redução de custos para suas áreas Elaborar e controlar SLAs de telecom alinhados com os negócios Assegurar compliance com as políticas de uso consciente de telecom Obter dos back-offices o zelo pela redução dos custos de telecom CIO / Gerentes de Telecom Fazer gestão eficiente da operação, disponibilidade e capacidade da rede Usar Service Desk como Ponto Único de Contato para problemas de telecom e TI Alinhar Gestão de Telecom e TI com as necessidades dos negócios Controlar a exatidão das contas de telecom e dos tarifadores Controlar o inventário físico (hardware e software) Assegurar desenho atualizado e eficiente da rede Desenvolver RFPs de telecom Assessorar o CFO no desenvolvimento de políticas de custos de telecom Assessorar o gerente administrativo nas políticas de SLA Assessorar o desenvolvimento e aderência às políticas de segurança

Acompanhamento das Reduções de Custos GCCT identifica reduções de custos em telecom para CFOs/Controllers CFOs e Controllers acompanham reduções, orçamentos, ROI e indicadores CIO acompanham SLAs, TCO, Inventário e operação eficaz da rede Gerente administrativos acompanham SLAs e indicadores GCCT mostra: Impacto negativo nos negócios (indisponibilidade, SLAs, custos) Contratos ineficientes Gestão ineficaz da rede (lentidão, gargalos) Erros nas contas e recuperações Desenho da rede desatualizado/inadequado ROI abaixo do planejado

Os Próximos Passos Operadoras têm Contribuição Pequena: Estão sempre em transição e reorganização (M&A) São lentas em centralizar as contas da empresa completa Contas em papel e CDs são inflexíveis e caras para processar Procuram maximizar lucros dos seus próprios contratos Não tem motivação para corrigir erros em contas Investem em melhorias de redes só quando forçadas pelo mercado

Os Próximos Passos Empresas precisam de ajuda: Especialistas Outsourcing “...Uma empresa típica não possui especialistas, recursos, ferramentas e metodologias adequadas. Estas são as principais razões pelas quais o retorno do investimento interno em Gestão de Custos em Telecom não fica próximo ao retorno de investimento da contratação da Gestão de Custos em Telecom realizada por especialistas do mercado” Aberdeen Group

Resumo A Gestão Completa de Custos de Telecom (GCCT) proporciona consultores especialistas, recursos, processos de negócios, soluções de software e aplicações disponíveis on-line para reduzir custos em telecom e despesas desnecessárias. Consultores da Masterway focados em cada uma das 5 fases da GCCT asseguram o melhor ROI e custo-benefício.

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Obrigado Erich R. Willner Diretor Gerente Masterway Tecnologia e Informática Ltda F. (11) 3816-3836 - Fax: (11) 3819-8704 Av. Faria Lima, 1811 - Cj 1021 - 1024 CEP 01452-001 - São Paulo - SP erich@masterwaytec.com.br www.masterwaytec.com.br