FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS RONALDO COSTA RODRIGUES DESENVOLVIMENTO Eng. MIGUEL HERNANDEZ . DIAGRAMAÇÃO RONALDO COSTA RODRIGUES Tudo o que produzirmos será somente o reflexo do empenho e da qualidade aplicados em nosso trabalho. Lembre-se disso desde as mais simples tarefas às mais complexas, e o resultado será o êxito.

Auditorias Exercício Definição Ciclo da Auditoria Responsabilidades 1 Exercício Definição Ciclo da Auditoria Responsabilidades Diferença Processos (Conceito e Modelo) Checklist ISO 9001:2000 2 3 4 5 Índice da Apresentação 6 7 8

Exercício Responder as seguintes perguntas: 1 – O que é AUDITAR? 2 - Porquê a Organização faz auditorias? 3 - Quais benefícios a Organização obtém das auditorias? - Verificar o cumprimento do Sistema da Qualidade e monitorar objetivos. - Para poder avaliar a situação atual. - Melhorar, melhorar, melhorar continuamente... Exercício Responder as seguintes perguntas: 1 – O que é AUDITAR? 2 - Porquê a Organização faz auditorias? 3 - Quais benefícios a Organização obtém das auditorias?

CONCLUSÃO Uma das ferramentas mais importante de um sistema de gestão são as Auditorias. As Auditorias são suportes, apoios, sugestões... ... e não buscar erros! CONCLUSÃO Uma das ferramentas mais importante de um sistema de gestão são as Auditorias. As Auditorias são suportes, apoios, sugestões... ... e não buscar erros! 1 2 3 4 5 6 7 8

Definição Auditoria: Processo sistemático, independente e documentado para se obter evidências e avaliá-las de forma objetiva, com a finalidade de determinar a extensão em que se cumprem os critérios auditados. Auditoria: Processo sistemático, independente e documentado para se obter evidências e avaliá-las de forma objetiva, com a finalidade de determinar a extensão em que se cumprem os critérios auditados.

Importante A Auditoria não é um inquérito. O Auditor deve conseguir um bom clima; O Auditor deve ser franco; As Auditorias buscam “Conformidades”, e não “Não Conformidades”; Sua atividade principal: buscar evidências objetivas. O Auditado deve entender quando algo está mal. A dúvida favorece ao Auditado. O Auditado é o protagonista. O Auditor é o responsável pela Auditoria. A Auditoria não é um inquérito. O Auditor deve conseguir um bom clima; O Auditor deve ser franco; As Auditorias buscam “Conformidades”, e não “Não Conformidades”; Sua atividade principal: buscar evidências objetivas. O Auditado deve entender quando algo está mal. A dúvida favorece ao Auditado. O Auditado é o protagonista. O Auditor é o responsável pela Auditoria. 1 2 3 4 5 6 7 8

Ciclo da Auditoria PROGRAMAR ANÁLISE ALCANCE DOCUMENTAR PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO A.C. DOCUMENTAR Quem é responsável pela Programação da Auditoria? Quem planeja, executa, documenta e como devem ser feitas estas etapas? Quem analisa a Auditoria? PLANEJAMENTO AUDITAR 1 2 3 4 5 6 7 8

Responsabilidades Os auditores designados são responsáveis por: Definir o alcance da auditoria. Tomar conhecimento e inteirar-se dos procedimentos aplicáveis no setor a auditar. Se considerarem necessário, preparar listas de verificação (checklist) afim de facilitar a auditoria e a posterior avaliação. Elaborar o relatório com os resultados e as observações da auditoria e entregar à Gerência da Qualidade. Sugerir ao Gerente de área as ações corretivas necessárias. O Gerente de área é responsável por: Preparação do setor para a auditoria interna, em relação a fornecer documentação, acesso aos locais de trabalho, realização de verificações, fornecer informações, evidências objetivas etc... Propor ações corretivas e/ou preventivas. Execução das ações corretivas. Fornecer evidências objetivas que permitam dar por atendidas as ações corretivas. Verificar e fazer cumprir que cada subordinado seja auditado no mínimo uma vez por ano. A Gerência da Qualidade é responsável por: Planejar um programa de auditorias levando em conta a importância dos processos e as área a auditar, bem como os resultados das auditorias anteriores. Designação de auditores. Manter os registros com os resultados e informes das auditorías. Acompanhamento das açoes corretivas. Informar à Direção. A Gerência da Qualidade é responsável por: Planejar um programa de auditorias levando em conta a importância dos processos e as área a auditar, bem como os resultados das auditorias anteriores. Designação de auditores. Manter os registros com os resultados e informes das auditorías. Acompanhamento das açoes corretivas. Informar à Direção. Os auditores designados são responsáveis por: Definir o alcance da auditoria. Tomar conhecimento e inteirar-se dos procedimentos aplicáveis no setor a auditar. Se considerarem necessário, preparar listas de verificação (checklist) afim de facilitar a auditoria e a posterior avaliação. Elaborar o relatório com os resultados e as observações da auditoria e entregar à Gerência da Qualidade. Sugerir ao Gerente de área as ações corretivas necessárias. O Gerente de área é responsável por: Preparação do setor para a auditoria interna, em relação a fornecer documentação, acesso aos locais de trabalho, realização de verificações, fornecer informações, evidências objetivas etc... Propor ações corretivas e/ou preventivas. Execução das ações corretivas. Fornecer evidências objetivas que permitam dar por atendidas as ações corretivas. Verificar e fazer cumprir que cada subordinado seja auditado no mínimo uma vez por ano. 1 2 3 4 5 6 7 8

Diferenças Auditando Procedimentos para CONFORMIDADE 1994 Auditando Processos da Organização para EFETIVIDADE 2000 Fazemos o que dissemos fazer? O que fazemos proporciona satisfação aos nossos CLIENTES? Benefícios: Confirma que fazemos o que dissemos fazer. Enfocada na importância de seguir os procedimentos. Ajuda para que os procedimentos sejam mantidos atualizados e pode ajudar a identificar onde os procedimentos estão incompletos ou não são funcionais. Pode-se usar Checklists standard. Limitações: Não necessariamente focado no Cliente. Pouca atenção em verificar se os procedimentos nos levam a atingir os objetivos. Tendência em ver a Organização por partes isoladas em vez de ver o sistema em sua totalidade. Não necessariamente identifica melhorias. (Ex. Eficácia dos Processos) Pode ser vista como buscador de detalhes em vez de agregar valor. Fazemos o que dissemos fazer? Benefícios: Confirma que fazemos o que dissemos fazer. Enfocada na importância de seguir os procedimentos. Ajuda para que os procedimentos sejam mantidos atualizados e pode ajudar a identificar onde os procedimentos estão incompletos ou não são funcionais. Pode-se usar Checklists standard. Limitações: Não necessariamente focado no Cliente. Pouca atenção em verificar se os procedimentos nos levam a atingir os objetivos. Tendência em ver a Organização por partes isoladas em vez de ver o sistema em sua totalidade. Não necessariamente identifica melhorias. (Ex. Eficácia dos Processos) Pode ser vista como buscador de detalhes em vez de agregar valor. Hoje a pergunta é: O que fazemos proporciona satisfação aos nossos CLIENTES? 1 2 3 4 5 6 7 8

Processos PROCEDIMENTO: Modo específico de realizar uma atividade ou um processo. PROCESSO: Um sistema de atividades inter-relacionadas que utilizam recursos para transformar: Insumos / Entradas (Inputs) em Produtos / Saídas (Outputs) PROCEDIMENTO: Modo específico de realizar uma atividade ou um processo. PROCESSO: Um sistema de atividades inter-relacionadas que utilizam recursos para transformar: Insumos / Entradas (Inputs) em Produtos / Saídas (Outputs)

Modelo de Processo PROCESSO CONTROLE ENTRADA “INPUT” SAÍDA “OUTPUT” Treinamento Procedimentos Especificações Legislação Objetivos & metas ENTRADA “INPUT” PROCESSO SAÍDA “OUTPUT” O quê são Entradas (Input)? O quê são Saídas (Output)? O quê é Processo? Como saber se tanto o processo quanto as saídas são adequados? Materiais Informações Produtos Documentos MECANISMO ENTRADA/INPUTS SAÍDA/OUTPUTS Equipamentos Pessoas (Mão de Obra) 1 2 3 4 5 6 7 8 MECANISMOS CONTROLEES 2

CHECKLIST PARA O PROCESSO DE AUDITORIA Controles Como está definido o processo? Quem é responsável pelo processo e como foi definida esta responsabilidade e autoridade? Quais requisitos legais / regulamentares são aplicáveis? Quais são os requisitos dos Clientes e como foram definidos? Quais são as especificações do produto / serviço e como foram definidas? Que objetivos e metas são relevantes para o processo? Que controle / pontos de inspeção, existem? Que critérios de aceitação existem? Saídas / Outputs Qual o produto / serviço resultante deste processo? Os produtos são medidos para se assegurar de que atendem os requisitos? Como se medem os processos? São efetuadas as medições do produto e do processo? Que retroinformações se recebem dos clientes internos / externos sobre o processo? Entradas / Imputs O quê inicia o processo? Que entradas são necessárias? - Informações - Materiais De onde vêm as entradas? São recebidas em tempo? São adequadas ao propósito? Processo Quais são as entradas do processo? O quê ocorre em cada etapa? Quais documentos / registros são gerados? O processo foi implementado conforme o descrito nos procedimentos, instruções ou projetos? Os controles são aplicados como descrito? As atividades foram realizadas por pessoal responsável? Checagem / Verificação da Efetividade Qual o propósito do Processo? De que modo atinge: - o Cliente? - os Processos e Atividades seguintes? Há evidências de que os objetivos e metas de qualidade desse processo estão sendo alcançados? Onde pode-se observar o impacto da efetividade desse processo? Onde se identificariam / detectariam as falhas desse processo? Mecanismos Equipamentos: Que equipamentos ou recursos são necessários para completar o processo? Os equipamentos são adequados e têm sua mmanutenção em dia? Pessoal: Quais são os requisitos de competência para estas atividades? Há evidência que demonstre que o pessoal foi devidamente treinado? 1 2 3 4 5 6 7 8

ISO 9001:2000 1 2 3 4 5 6 7 8 Objetivo e campo de aplicação 1.1 Generalidades 1.2 Aplicação Referências normativas Termos e definições Gestão de Recursos 6.1 Provisão dos Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestrutura 6.4 Ambiente de Trabalho Realização do Produto 7.1 Planejamento da Realização do Produto 7.2 Processos relacionados com o Cliente 7.3 Projeto e Desenvolvimento 7.4 Compras 7.5 Produção e Prestação de Serviços 7.6 Controle dos Dispositivos de medição e acompanhamento Sistema de Gestão da Qualidade 4.1 Requisitos Gerais 4.2 Requisitos da Documentação Responsabilidade da Direção 5.1 Compromisso da Direção 5.2 Enfoque do Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planejamento 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Direção Medição, Análise e Melhoria 8.1 Generalidades 8.2 Medição e Acompanhamento 8.3 Controle de Produto Não-Conforme 8.4 Análise de Dados 8.5 Melhoria 1 2 3 4 5 6 7 8

FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS Tudo o que produzirmos será somente o reflexo do empenho e da qualidade aplicados em nosso trabalho. Lembre-se disso desde as mais simples tarefas às mais complexas, e o resultado será o êxito.