COLEGIADO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS: FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS PROGRAMA FGV MANAGEMENT MBA EM GESTÃO ESTRATÉGICA DE PESSOAS COLEGIADO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS: instrumento para gestão do conhecimento no Estado de Minas Gerais ALINE BRANCO MACEDO Setembro de 2007

COMO FOI ESTRUTURADO O TRABALHO: 1. CONTEXTUALIZAÇÃO 2. GESTÃO DO CONHECIMENTO 3. COLEGIADO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS 3.1. Contextualização – o cenário mineiro 4. PROPOSTA DE ATUAÇÃO 4.1. Conceito, objetivo, visão e missão do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas 4.2. Análise SWOT 4.3. Dinâmica de atuação 4.3.1. Atribuições do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas 4.3.1.1. Momento 1: aquisição e desenvolvimento do conhecimento 4.3.1.2. Momento 2: disseminação do conhecimento 4.3.1.3. Momento 3: construção da memória 4.3.1.1. Outras atribuições do Colegiado 4.3.2. A Secretaria Executiva do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas 4.3.3. Membros e dinâmica de participação 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS 6. REFERÊNCIAS

IDÉIA: Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas Políticas de Gestão de Pessoas efetivas Construção da Memória Organizacional Gestão do Conhecimento Aprendizagem Organizacional

CONTEXTUALIZAÇÃO VELOCIDADE DE MUDANÇAS DIMINUIÇÃO DAS FRONTEIRAS DINAMISMO MUDANÇA NOS VALORES DA SOCIEDADE INOVAÇÃO NOVAS TECNOLOGIAS NECESSIDADE DE INSTITUIÇÕES MAIS ÁGEIS E FLEXÍVEIS

“Um mundo globalizado é um mundo sem fronteiras “Um mundo globalizado é um mundo sem fronteiras. Em questão de minutos, recursos financeiros mudam de um país para outro em busca de melhor retorno e maior estabilidade econômica e política, bastando para isso um comando via internet. Produtos podem ser comprados ou vendidos em qualquer lugar no mundo, e para isso os sistemas de logística e de transportes estão cada vez mais eficientes e com um custo menor. Até mesmo as pessoas estão se transferindo mais facilmente de um país para outro em comparação com o passado. Assim, a globalização pode ocorrer na área financeira, comercial, de produção, de tecnologia, de processos de trabalho. O mercado tende a ser único, unido e integrado para recursos financeiros, materiais e humanos”. (TEIXEIRA, 2002, p. 346- 347. GRIFO NOSSO)

“[...]a organização precisa tanto da agilidade, da iniciativa, da capacidade de se modificar, de se adaptar continuamente, quanto da confiabilidade, constância e permanência dos seus sistemas de informação. A empresa precisa de ambos: leveza e rapidez” (Rosini e Palmisano, 2003) “Organizações que aprendem são organizações capazes de criar, adquirir, transferir conhecimentos e modificar seus comportamentos para refletir esses novos conhecimentos e insights”. (Garvin apud Fleury e Oliveira Junior, 2002) ESTRATÉGIA: Organizações de Aprendizagem Nível do indivíduo Nível do grupo Nível da organização

GESTÃO DO CONHECIMENTO IMPORTÂNCIA DO CONHECIMENTO CONCEITO: “o processo pelo qual apoiamos a geração, o armazenamento e o compartilhamento de informações valiosas, insights e experiências dentro de comunidade de pessoas e organizações com interesses e necessidades similares”. (Nisembaum, 2002) TIPOS DE CONHECIMENTO EXISTENTES NO CONTEXTO ORGANIZACIONAL (Stoeckicht, 2006) FORMAS DE CONVERSÃO DO CONHECIMENTO (Nonaka, 1997): “de implícito para implícito”: socialização “de explícito para explícito”: combinação “de implícito para explícito”: externalização “de explícito para implícito”: internalização Explícito Potencial Tácito

MOMENTOS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO COLEGIADO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS MOMENTOS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO AQUISIÇÃO E DESENVOLVIMENTO DISSEMINAÇÃO CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA experimentação, inovação, resolução sistemática de problemas, experiência realizadas por outros, contratação de pessoal comunicação e circulação do conhecimento, treinamento, rotação de pessoas, trabalho em equipe construção de banco de dados, rede de interações (Fleury e Oliveira Junior, 2002)

CONTEXTO ESTADUAL HISTÓRICO NO ESTADO: Perda de informação em decorrência da saídas dos servidores e porque estes não reconhecem aquele conhecimento/experiência como algo útil e importante para o trabalho Tentativa com o Colegiado de Recursos Humanos - Capacitação. INOVAÇÃO: CHOQUE DE GESTÃO DE PRIMEIRA E SEGUNDA GERAÇÃO: Importância da atuação das unidades setoriais de recursos humanos, como importante parceiro da SEPLAG, é essencial na disseminação e aplicação destas políticas nos órgãos/entidades estaduais. (chefias,servidor)

COLEGIADO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS CONCEITO: “Estrutura ad hoc” onde os representantes dos órgãos/entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual se encontram, sob coordenação da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG. OBJETIVOS: Trocar conhecimentos, propor ações e avaliar as políticas de gestão de pessoas que vêm sendo implementadas no Estado tendo como foco principal o aprimoramento da gestão de pessoas no Estado de Minas Gerais.

MISSÃO: “ser o instrumento que propicie a gestão do conhecimento na área de gestão de pessoas no Estado de Minas Gerais”. VISÃO: “possibilitar a construção de um Estado que conheça, valorize, e incremente a sua experiência em gestão de pessoas”.

ANÁLISE SWOT DO COLEGIADO FORÇA Predominantemente constituído por servidores com conhecimento técnico no assunto e que atuam na área. Institucionalizado, facilitando a realização de suas atividades (propósito de trabalho definido, existência de recursos específicos, apoio dentre outros) O caráter de integração/participação fortalecerá os órgãos/entidades estaduais. OPORTUNIDADE Previsão legal: instituído por meio do Decreto nº 44.205, de 12 de janeiro de 2006. A gestão do conhecimento como forma de aprimoramento institucional é o tema de inovação mais emergente dentre as instituições de ponta O governo do Estado têm se organizado cada vez mais de forma integrativa, não tratando as instituições segundo os limites de suas estruturas. FRAQUEZA Apesar da previsão legal, ainda falta de estrutura instalada – pessoas, espaço físico, recursos financeiros, equipamentos, etc. Horizonte de tempo para sua maturação razoalvemente longo (alcance da estrutura ideal) Não há certeza quanto à compreensão pelas autoridades da importância do Colegiado (legitimidade) Desnível entre o grau de conhecimento/domínio do assunto entre os órgãos/entidades. AMEAÇAS Histórico de descontinuidade das ações na área de gestão de pessoas no Estado. As unidades setoriais de recursos humanos ainda não são consideradas como estratégicas na maioria dos órgãos/entidades. Alta rotatividade de pessoal, em especial na área de gestão de pessoas nas instituições públicas. Falta de resolução específica regulamentando a atuação do Colegiado – falta de direrizes claras quanto à sua atuação.

DIMENSÕES DO BSC - COLEGIADO

DINÂMICA DE ATUAÇÃO DO COLEGIADO SEPLAG APRESENTA AS ATIVIDADES E PRODUTOS DE INTERESSE DO ESTADO O COLEGIADO ANALISA A DEMANDA E ELABORA O PLANO DE AÇÃO DO REFERIDO EXERCÍCIO. atividades com os produtos prazos para implementação responsáveis por cada ação O COLEGIADO IDENTIFICA O MOMENTO DE REALIZAÇÃO DE CADA TRABALHO, SEGUNDO SUA IMPORTÂNCIA E DEFINE A FORMA DE REALIZAÇÃO DESSES TRABALHOS O COLEGIADO, JUNTO A SEPLAG, DEFINE O MOMENTO IDEAL PARA IMPLEMENTAR AS AÇÕES (ALGUMAS DEPENDEM DA EXISTÊNCIA DE RECURSOS FINANCEIROS E DEPENDEM DA MATURIDADE DO PROCESSO).

Atribuições do Colegiado MOMENTO 1 – AQUISIÇÃO E DESENVOLVIMENTO DO CONHECIMENTO A aquisição e desenvolvimento do conhecimento deverá considerar tanto a identificação de práticas, experiências e conhecimentos presentes no contexto dos órgãos/entidades membro do Colegiado, bem como contemplar a busca de conhecimento externo, como as práticas de outras instituições, a pesquisa bibliográfica, a realização de visitas técnicas, dentre outros. promover estudos em temas específicos e de interesse do Estado promover a troca de conhecimentos/experiências identificar gaps na área de gestão de pessoas no Estado realizar campanhas de sensibilização e incentivo à troca de conhecimento promover ações de capacitação e desenvolvimento dos membros do Colegiado realizar concursos/premiações para a apresentação de idéias inovadoras Propor melhorias

MOMENTO 2 – DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO Neste momento deverão ser realizadas atividades no sentido de disseminar o conhecimento para os membros do Colegiado mas não deve se restringir a eles – deverá contemplar ações no sentido de publicizar o conhecimento adquirido inclusive no meio científico. Para isto deverão ser utilizados os meios mais adequados, seja de forma presencial, impressos ou por meio de ferramentas eletrônicas. propiciar o nivelamento do conhecimento e a assimetria de informações entre os seus membros produzir, incentivar e divulgar o conhecimento por meio da publicação de informativos, artigos, participação em workshops, fóruns, seminários, utilização de sítios eletrônicos, chats, dentre outros

MOMENTO 3 – CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA Este momento é importante pois possibilitará a construção da memória organizacional, reunindo conhecimentos importantes para a consulta futura. Com estas informações o Estado terá condições de avaliar sua experiência na área auxiliando na tomada de decisão e evitando a repetição de erros coordenar a criação e manutenção de um acervo informacional para a área de gestão de pessoas desenvolver, implantar e gerir um sistema de informação próprio resgatar, promover e consolidar a memória organizacional

OUTRAS ATRIBUIÇÕES: elaborar e implementar o Plano de Ação do Colegiado apresentar propostas para o aprimoramento das atuais políticas de gestão de pessoas à SEPLAG avaliar as ações desenvolvidas firmar parcerias/convênios com instituições para a realização de ações comuns e obtenção de recursos criar mecanismos de incentivo e valorização à participação dos membros elaborar propostas e pleitear recursos junto a SEPLAG para a realização das ações do Colegiado criar mecanismos para substituição dos membros “apáticos”

A Secretaria Executiva do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas A Secretaria Executiva do Colegiado deverá prestar assessoria aos membros do Colegiado sendo responsável pela realização de atividades administrativas como elaborar a agenda de reuniões, as pautas de discussão, as atas, divulgar os periódicos, sintetizar as opiniões da comunidade virtual, organizar os encontros, enfim, viabilizar a parte operacional do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas. Dessa forma, os membros poderão se dedicar às atividades fim do Colegiado.

Membros do Colegiado O Colegiado é formado por representantes dos órgãos/entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional, do Poder Executivo Estadual e convidados especiais segundo o tema a ser trabalhado na pauta do dia Existem os seguintes membros: Membros “fixos”: representantes das Secretarias de Estado e órgãos autonomos. Membros representantes das entidades reconhecidos por já possuírem conhecimentos diferenciados na área de gestão de pessoas (selecionados pela SEPLAG Outros membros: compostos por representantes dos outros órgãos/entidades e convidados

Cada órgão/entidade indicará 1 (um) servidor técnico da unidade setorial de recursos humanos- USRH, preferencialmente efetivo, e 1 (um) servidor, com conhecimentos técnicos, indicado pelo gabinete, caso este tenha interesse. Serão realizados encontros presenciais e virtuais. Os encontros presenciais serão no horário de serviço. Qualquer membro poderá sugerir um tema para ser estudado e discutido pelo Colegiado ou até mesmo apresentar uma proposta de revisão de determinada política de gestão de pessoas. Poderão ser formados grupos informais ou frentes de trabalho mistas (membros “fixos” e outros membros) para estudo de determinado tema de interesse comum Os membros “fixos” deverão eleger 1 (uma) pessoa para representá-los junto à SEPLAG e demais instituições (interlocutor).

CONSIDERAÇÕES FINAIS O desafio dos membros do Colegiado é identificar os conhecimentos relacionados à área de gestão de pessoas, adequá-los a uma linguagem comum, disseminá-los e preservá-los para consultas posteriores. Necessidade de sensibilização das autoridades máximas quanto ao papel e importância do Colegiado. Necessidade da implantação, de fato, do Colegiado (criação da secretária-executiva, definição de um espaço físico próprio, com equipamentos, linha telefônica e e-mail próprio, com pessoas direcionadas a este trabalho especificamente, com recursos para poder organizar os encontros dos membros) Conseguir o envolvimento dos membros com suas atribuições.

Sabemos, também, que o processo para a instituição da gestão do conhecimento nos órgãos/entidades estaduais não é simples nem rápido e reconhecemos a necessidade de ser uma prática ampla, que envolva todos os setores da organização. Entretanto, consideramos que a atuação do Colegiado de Desenvolvimento de Pessoas – mesmo atuando em uma área específica – é uma sinalização ou estímulo inicial precioso no processo de transformação organizacional e de construção de uma cultura que valorize e utilize seus conhecimentos.

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