WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 27 de maio de 2009

WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS Objetivos: Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA); Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos; Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO. C D

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

POR QUE TRABALHAR COM GESTÃO POR PROCESSOS? Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022; Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de anomalias e paralelismos; Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação interna e desgastes entre as áreas; Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação dos serviços; Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).

Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na Gestão Institucional Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão administrativa Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e implementar o Escritório de Processos, garantindo a identificação, o mapeamento e o redesenho de cem por cento dos processos em vigor no MP das áreas meio e finalística

Fonte: Instrumento para Avaliação da Gestão Pública - Ciclo 2008/2009

= SATISFAÇÃO DE CLIENTES GESTÃO ENTRADA SAÍDA ATIVIDADES (inter-relacionadas ou interativas) RECURSOS = SATISFAÇÃO DE CLIENTES Os resultados são alcançados mais rapidamente quando as atividades e os recursos se relacionam de forma processual

Processo (“Conjunto de atividades Inter-relacionadas ou interativas”) Eficácia do processo. Execução adequada do processo Alcance dos resultados planejados Processo (“Conjunto de atividades Inter-relacionadas ou interativas”) Produto (Resultado de um Processo) Entrada Saída (Inclui recursos) Eficiência do Processo - Otimização dos recursos (tempo, pessoas, financeiro) Medição e Monitoramento (Antes, durante e depois do processo) Fatos e dados Tomada de decisão e produção de informação e conhecimento Alta capacidade para agir e inovar Aumento de produtividade Postura pró-ativa – antecipação e resposta rápida às mudanças no ambiente Efetividade

das Unidades Organizacionais Análise do Material das Unidades Organizacionais Unidades que enviaram o material: Controladoria Interna; Engenharia; Superintendências de Administração, Informática, Orçamento e Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão, Finanças e Recursos Humanos.

das Unidades Organizacionais Análise do Material das Unidades Organizacionais Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou fluxogramação de processos: EA – Enterprise Architect (02 un.); Igrafx (02 un.); Editor de texto (02 un.); Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho Broffice.org Draw. (01 un.); Unidades que ainda não desenvolveram trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.).

das Unidades Organizacionais Análise do Material das Unidades Organizacionais Pontos Positivos: Entrega do material solicitado; Engajamento das áreas – algumas já fluxogramaram vários processos; Unidades sensibilizadas; Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por processos (visão)‏

das Unidades Organizacionais Análise do Material das Unidades Organizacionais Oportunidades de Melhoria: Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de Processos; Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio; Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos.

BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas; Uniformização das rotinas de trabalho; Otimização dos recursos; Agilidade dos processos; Clareza de responsabilidades; Eliminação de anomalias; Conhecimento tácito e pessoal  Conhecimento expresso e institucional

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

Estágios de maturidade em Gestão por Processos

Escritório de Processos Organizacionais - EPO O QUE É: É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição. OBJETIVO: Obtenção do alinhamento organizacional através da Gestão por Processos e da produção contínua de inovação organizacional centrada em processos.

Escritório de Processos Organizacionais - EPO NATUREZA: Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição de métodos, ferramentas e padrões.

Escritório de Processos Organizacionais - EPO ATRIBUIÇÕES: Propor metodologia de gestão por processos (padrões, ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..); Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades relacionadas à gestão por processos institucional; Proporcionar a padronização, a integração e a harmonização dos processos organizacionais;

Escritório de Processos Organizacionais – EPO ATRIBUIÇÕES: Promover, em parceria com a SGRH, treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas e ferramentas de gestão por processos; Disseminar as melhores práticas; Estabelecer mecanismos para promover a contínua melhoria dos processos institucionais.

Escritório de Processos Organizacionais – EPO EQUIPE: Cristina Maria das Chagas Julio Cesar Amato Renata Vieira Evangelista

WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS Dinâmica de trabalho

Como será a condução dos trabalhos? 8 worshops Às quartas-feiras Horário: das 9:00 às 12:00h Sala 327 Participantes: Superintendentes, Chefe do Departamento de Engenharia e Arquitetura, Chefe da Controladoria Interna e Consultores Internos.

Acordos e alinhamento de expectativas… Comparecimento e comprometimento de todos; Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no setor público; Projeto piloto – necessidade da avaliação pelas unidades; Execução das tarefas previstas para a semana; Compreensão e colaboração das áreas com trabalhos mais adiantados.

Forma de aplicação do trabalho Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e aplicação prática das ações a serem realizadas posteriormente em cada unidade pelo consultor. No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades, estas podem recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento de dúvidas e orientações. Teoria → Exercício → Prática

Forma de aplicação do trabalho Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da anterior pelo Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo, pelo Responsável pela Unidade Organizacional. Cada área encaminhará para a SUPLAN (planejamento@mp.go.gov.br) os trabalhos realizados na semana para acompanhamento e orientação.

Definição dos papéis A P C D Papel do Consultor Interno: Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da unidade; Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos processos de sua área; Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade organizacional no que se refere aos processos; APOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a definição dos indicadores dos processos da sua unidade organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO. A P C D

Definição dos papéis Papel do Responsável pelo Processo Responder diretamente pelo processo Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade; Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos; Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os critérios definidos; Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos; Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos processos mapeados; Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e eficaz; Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.

Definição dos papéis Papel do responsável pela Unidade Organizacional Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de mapeamento, melhoria e normalização dos processos; Conduzir e integrar os processos afetos à sua área; Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos processos; Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e os Responsáveis pelos Processos.

Fluxo de aplicação do trabalho

1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS 1) Apresentação da metodologia a ser utilizada; 2) Apresentação de conceitos; 3) Orientação para priorização do processo da área.

1) METODOLOGIA DO TRABALHO AS QUATRO FASES 1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN. 2. Mapeamento do processo: Identificar todas as entradas e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação atual). 3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e desenvolver soluções (situação desejada). 4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir indicadores e metas, monitorar e documentar o processo.

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES WORKSHOP I – Conceitos e priorização

METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES WORKSHOP I – Conceitos e priorização

2) Apresentação de conceitos O que é um PROCESSO? É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). (NBR ISO 9000:2005) Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA) É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou organização (BPMN 2006).

2) Apresentação de conceitos Categorias de processos: Processo finalístico – processo associado às atividades-fim da organização ou diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos. Processos de apoio – processos que dão suporte a alguma atividade-fim da organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc. Processo crítico → pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da organização.

2) Apresentação de conceitos O que é MACROPROCESSO? É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre sua missão. Agrupamento de processos necessários para o desempenho de uma atribuição da organização. Corresponde a grandes funções da organização, para as quais devem estar voltadas todas as suas unidades internas. Um macroprocesso engloba vários outros processos.

2) Apresentação de conceitos O que é subprocesso? É um processo que está incluso em outro processo. O que é atividade? Ações a serem realizadas dentro de um processo ou subprocesso. E tarefa? Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade. Fonte: BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio – vários autores

2) Apresentação de conceitos Hierarquia de processos

Hierarquia de processos Gestão de pessoas Macroprocesso Provimento de cargos Processo Nomeação Subprocesso Publicar a lista dos nomeados no DO Encaminhar documento para órgão responsável pelo DO Atividade Tarefa

2) Orientação para priorização do processo da área WORKSHOP I – Conceitos e priorização

2) Orientação para priorização do processo da área A priorização de ações é necessidade básica em qualquer atividade, pois recursos são sempre escassos ou limitados; Saber priorizar é uma das bases da gerência eficaz; Para priorizar podemos utilizar dados quantificáveis ou ferramentas específicas. Ex: método GUT.

2) Orientação para priorização do processo da área O que é o método GUT? É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações. GUT é a abreviatura das palavras-chave do método (Gravidade, Urgência, Tendência).

Método GUT G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área caso o processo não seja melhorado. U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para manifestação do problema caso o processo não seja melhorado – quanto mais urgente, menor o tempo disponível para melhorá-lo. T (Tendência) - é o potencial do problema caso o processo não seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?".

Premissa para escolha do processo a ser trabalhado: IMPORTANTE!!! Premissa para escolha do processo a ser trabalhado: Ter impacto na área fim, ou seja, o processo escolhido deve ter também como cliente a área fim institucional (promotorias e procuradorias) Ex: Processo de concessão de férias, Processo de liberação de diárias, etc.

Vamos ao exercício!! 1) Escolher três processos da unidade – Grupo: integrantes de cada unidade 2) Pontuar os processos quanto à Gravidade, Urgência e Tendência - EPO 02 - FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO DE PROCESSOS – 10 minutos 3) O mais pontuado é o processo a ser trabalhado.

Agradecemos a presença. Boa semana e bom trabalho!!! Trazer para o próximo WORKSHOP – 03/06: - Processo a ser trabalhado na unidade definido utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão: realizar discussão com os chefes dos departamentos, divisão e seção para levantar os processos e realizar pontuação (o formulário está na WIKIMP – http://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO) - Realizar leitura do material de apoio entregue. Agradecemos a presença. Boa semana e bom trabalho!!!