Melhor Gerenciamento Através de Governança de TI – Parte I Rodrigo Dias Especialista de Infra-estrutura Microsoft Brasil http://blogs.technet.com/rodias Nível 300

Agenda Cenário Governança de TI: Definições e Aplicações Frameworks e Melhores Práticas Soluções e Ferramentas para Governança de TI Implementação Resumo e Ações

Cenário: Mais pressão do que nunca! Mudança na Tecnologia Compatibilidade Reguladora Competitividade Segurança Redução de Custos Manter os Negócios em Funcionamento Conexão com o Cliente Produtividade do Usuário Final Resultados de Negócios e Novo Valor

Cenário: Como somos percebidos? Pesquisa ITGI feita em 2006 entre 600 executivos Percepção organizacional de baixo ROI e de baixa performance de TI são 2 dos 4 maiores problemas dos CIOs 30% declaram não conseguir aumentar a eficiência com investimentos realizados 40% declaram não ter alinhamento estratégico Visão organizacional da necessidade de controle dos investimentos em TI mais do que dobra 2003 (28%) x 2005 (58%) Estamos sendo cada vez mais controlados e cobrados por resultados e participação estratégica para aumentar o ROI!

Cenário: Mais desafios… Mais dados do mercado, reforçam a necessidade de controle: 20% dos gastos com TI são perdidos (Gartner) 40% dos gastos com TI não retornam valor (baixo ROI) para suas organizações (Fortune Survey) 29% dos projetos de TI têm sucesso (Standish CHAOS Report) A percepção geral aponta que não há uma administração eficaz dos nossos recursos!

Cenário: Como virar o jogo? Fatores de sucesso do investimento em TI Aplicações visando objetivos específicos relacionados ao negócio Uso de técnicas de Indicadores de Desempenho Projetos curtos com entregas parciais de funcionalidade e resultados Aplicações que promovem inovação e/ou mudança dos processos da organização (relação 70x30) Fechar o escopo de entrega, definir o Portfolio de Serviços oferecidos. Implementação de Frameworks de Melhores Práticas Estabelecer regras e controles claros para oferta e utilização da Tecnologia da Informação!

A comoditização da TI não implica em comoditização O que é Governança de TI? “Conjunto de especificações para apoiar decisões e estimular comportamentos desejáveis na utilização da Tecnologia da Informação”* A comoditização da TI não implica em comoditização do saber usar a TI! *Fonte: Weill, Peter ; Ross, Jeanne - IT Governance (M.Books)

Para que serve Governança de TI? Regulamentações e suas implicações legais Sarbanes-Oxley (SOX), Basilea II – direciona a necessidade para estruturar os processos de TI com controles mais efetivos. Pressões da área de negócios/ Controle de Custos Custo e valor de TI sendo costatemente questionados Alinhamento com a área de negócios é mandatório e não opcional Complexidade do ambiente Níveis de Serviço cada vez mais agressivos Gerenciamento de ambiente cada vez mais caro Responsabilidades e riscos altos Há uma necessidade para apoiar as tomadas de decisão em TI!

Governança de TI: Perspectiva Demandas de Mercado Regulamentações Mercados Regulamentações Accountants Creditors Customers Shareholders Employees Business Partners Auditors Directors and Management Stakeholders Supervisory Directors Estratégia Business Performance Goals/ Performance Desired Behavior Organização Key Assets Relatórios People Funding Information Technology Information Ciclo Completo de Mecanismos p/ Governança de TI Management, Accountability, Supervision by Committee, Rules, Processes, Funding Streams, Reporting, Frameworks, Portfolio Management, etc. Fonte: Jaap Bloem; Mennor van Doorn; Piyush Mittal, Making IT Governance Work in a Sarbanes-Oxley World (Wiley, 2005)

A habilidade de maximizar o valor dos investimentos de TI! Estrutura Básica A habilidade de maximizar o valor dos investimentos de TI! Percepção de Valor Gerenciamento de Risco Alinhamento Estratégico Governança de TI Gerenciamento de Recursos Acompanhamento de Performance Fonte: IT Governance Institute, “Source: Board Briefing on IT Governance. ©2003 IT Governance Institute. All rights reserved.” www.itgi.org/template_ITGI.cfm?template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=15994

Estabelecendo um Fundamento Strategic Plans Business Balanced Scorecard COSO; CoBIT; ISO 2005-17779 Balanced Scorecard; Business Enablement Architecture Transitional Processes Balanced Scorecard Estrutura Governance; Compliance; Enterprise Risk Management; Controls; Audit Business Architecture Environment Objectives Business Objectives IT Principles IT Guidelines Requerimentos Business Risk Business Strategy IT Strategy Business Enablement Architecture ITIL CoBIT TrustCheck TCO/ROI PMBOK CMMI OPM3 CoBIT Business Operations IT Operations IT Asset Management Security Readiness Programs Projects Methods Alignment Benefits Operations Change Capability Mecanismos Business Information’ Applications; Technical; Operational; Organizational Business Enablement Architecture; Balanced Scorecard; MIT Sloan; ITGI; et al Comunicação Fonte: Calder, Moir: IT Governance Framework -Copyright 2006 IT Governance Ltd, www.itgovernance.co.uk/page.framework

Integrando o seu Framework Entendimento Compartilhado “A Governança de TI será mais eficaz quando garantimos que as gerências das áreas de negócios participam dos projetos de TI, juntos tomando decisões, e construindo estruras através de ações coordenadas…” 2 Participação 1 Riscos do Negócio Estratégia de TI Mudanças Capacidade Operações de Negócios Tomada de Decisões Resolução de Conflitos Coordenação Infra-Estrutura 1- Fonte: Calder, Moir: IT Governance Framework -Copyright 2006 IT Governance Ltd, www.itgovernance.co.uk/page.framework 2- Fonte: Jaap Bloem; Mennor van Doorn; Piyush Mittal, Making IT Governance Work in a Sarbanes-Oxley World (Wiley, 2005)

Componentes de Decisão da Governança de TI Princípios de TI Como IT é utilizado em sua empresa? Coorporação Arquitetura As aplicações devem ser desenvolvidas ou adquiridas? Business Aplicações Necessidades Quais políticias, padrões e princípios nos possibilitará padronizar e integrar sistemas e processos? Empresa Infra-estrutura Investmentimentos Como nossos serviços compartilhados de TI podem ajudar a empresa? Que técnicas utilizamos para justificar e aprovar os gastos de TI? Fonte: Peter Weill and Jeanne W. Ross, IT Governance: How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results (Harvard Business School Press, 2004)

Níveis de Maturidade NÍVEL 5 Otimizado Em que estágio estamos hoje na implementação, integração a aceitação de nossos mecanismos de Governança de TI? NÍVEL 4 Gerenciável e Mensurável NÍVEL 3 Processos Definidos NÍVEL 2 Repetitivo Intuitivo Esses mecanismos já foram integrados em um único programa de Governança de TI? NÍVEL 1 Incial / Por demanda NÍVEL 0 Inexistente Fonte: IT Governance Institute, “Source: Board Briefing on IT Governance. ©2003 IT Governance Institute. All rights reserved.” www.itgi.org/template_ITGI.cfm?template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=15994

Governança de TI em ação Definir Objetivos Alinhar com a estratégia de negócios Garantir a geração de valor Gerenciar Riscos Estabelecer um Estrutura de Decisão Definir um escopo com uma proposta clara. Compatibilidade com cultura coorporativa Decidir Alocar Medir Definir Objetivos Controle de Alocação de Recursos Dinheiro e Pessoas Projetos e Serviços Medir Performance Ater aos objetivos de negócio ©2003 IT Governance Institute. All rights reserved.

Ferramentas Hierarquia de Performance PPMO ITSM Gov TI Estratégias Key Performance Indicators (KPIs) Métricas de Processos PPMO Inicativas e Mudanças ITSM Service Delivery Gov TI Gerenciamento Gestão de Projetos Projetos Colaboração Recursos Portfolio Configuration Items Processos Pessoas Ativos Riscos Conformidades CMDB Change Mgt Gerenciamento de Rede e Sistemas Dados de Performance

Ferramentas Portal Hierarquia de Performance PPMO ITSM Gov TI Colaboração Acesso Contextual Hierarquia de Performance Estratégias Key Performance Indicators (KPIs) Métricas de Processos PPMO Inicativas e Mudanças ITSM Service Delivery Gov TI Gerenciamento Gestão de Projetos Projetos Colaboração Recursos Portfolio Configuration Items Processos Pessoas Ativos Riscos Conformidades CMDB Change Mgt Gerenciamento de Rede e Sistemas Dados de Performance

Soluções de Software Apoio à Governança IT scorecard Otimização de Portfolio Project Management Documentação de Processos Gestão de Risco Colaboração e comunicação Guia de melhores práticas baseadas em funções/cargos Frameworks costumisados baseados em padrões Workflow Integração com sistemas e ferramentas existentes

Sistema de Gerenciamento Integrado Otimize a Gestão! Gestão de TI Financeiro PPMO Inicativas e Mudanças ITSM Service Delivery Gov TI Gerenciamento PMO Donos de Processos Gerentes de Proj. Donos dos Ativos Gerentes de Recursos Membros do Time Segurança

Ferramentas para Governança IT Portal Collaboration Contextual Access PPMO Initiatives & Changes ITSM Service Delivery IT Gov Management Hierarquia de Performance Hierarchy Strategies KPIs Process Metrics Biztalk / WinFX Porque Microsoft? Base instalada Familiar Você já ter! Project Mgt Projects Collaboration Resources Portfolio Configuration Items Processes People Assets Gestão de Rede e Performance Performance Data CMDB Change Mgt Risks Compliance

Implementação: Planejamento O importante é ter um alinhamento com a área de negócios para prover as Visões/Missões bem claras para definir sua Estratégia! Visões de Futuro Estratégias Fatores Críticos de Sucesso Indicadores de Desempenho Critérios de Avaliação

Implementação: Roadmap Definir Implementar Otimizar Automatizar Frameworks Definir Roadmap Definição de Processos Melhores Práticas Métodos de Governança Comunicação Implementar aplicações de suporte Viabilizar métodos de colaboração

Primeiros Passos… Início do Planejamento Apoio da alta gerência (top-down approach) Reuniões de Kick-off (1~2 horas) Discutir e definir objetivos e necessidades específicas Apresentações focadas nas necessidadades e demonstrações do plano para ampliar o time de stakeholders Definir diferentes abordagens TER UMA ESTRATÉGIA!!

Resumo Gerenciamento Ferramentas Medir Alocar Frameworks de processos Decidir Medir Definir Metas Alocar Gerenciamento Frameworks de processos Métricas Relevantes Integração como processos operacionais de TI Ferramentas Medição de performance Gestão de projeto e portfolio Integração com sistemas do ITSM Infra-estrutura Integração com sistemas de gerenciamento PPMO Inicativas e Mudanças ITSM Service Delivery Gov TI Gerenciamento

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