GAS GRUPO ADMINISTRATIVO SETORIAL Responsável pelo grupo: Zicleia Schmidt Chevalier

O GAS está vinculado diretamente à Diretoria Geral, conforme o Decreto nº 777/07 – Art 22 que estabelece as atribuições previstas nos art-41 e 50 da Lei nº 8.485 de 1987.

LEI 8485/87 – ART 41 E 50 Define a execução das atividades concernentes ao sistema de administração geral, compreendendo a prestação de serviços meios necessários ao funcionamento regular da Secretaria.

É DE COMPETÊNCIA DO GAS I - Aquisição de materiais e a contratação de serviços necessários ao funcionamento administrativo das Unidades Administrativas da SESA, (Secretaria de Estado da Saúde). II - A manutenção geral das instalações da SESA não ligados diretamente a prestação dos serviços de saúde.

III- Transporte de funcionários, bem como, a aquisição, a guarda, a manutenção e a alienação de veículos. IV- A zeladoria, compreendendo os serviços de portaria, limpeza, conservação, vigilância e copa das instalações do prédio Central. V- Controle das atividades de recebimento e expedição de documentos que tramitam na Instituição.

VI- A programação e a coordenação dos serviços de telefonia. VII - A coordenação dos serviços de reprografia. VIII - O controle e a operacionalização dos contratos de aquisição de passagens aéreas e terrestres, bem como o transportes de usuários do SUS em TFD

APAS ÁREA DE PASSAGENS Responsável pela área: Elizabete Nunes

É função deste setor atender as solicitações de passagens aéreas para servidores, conselheiros e instrutores, independente da fonte de recurso.

DAS SOLICITAÇÕES Para efetuar o pagamento, devem obedecer aos seguintes trâmites e orientações: Por meio de formulário próprio de pedido de passagem (anexo) com o preenchimento obrigatório dos campos; 1. Número do pedido/ano, telefone do responsável pela solicitação para contato;

2.Nome completo do servidor/passageiro, n° do RG e Cargo/Função, o trecho solicitado (nome da cidade de partida e de chegada) com data e horário de vôo pretendido; 3. A finalidade da viagem (síntese), bem como, a autorização da Chefia imediata e Superintendente/Diretor (assinatura e carimbo).

4. Anexar cópia da programação do evento. 5 4. Anexar cópia da programação do evento. 5. O formulário padrão de solicitação de passagens, deverá estar acompanhado do formulário de justificativa (modelo em anexo) devidamente preenchido pelo solicitante.

A Central de Passagens não dará prosseguimento ao pedido sem as devidas autorizações.

DA LIBERAÇÃO Considerando que a maior parte dos eventos são programados antecipadamente e visando a redução de custos, os pedidos deverão ser encaminhados à Central de Passagens no prazo de até 15 (quinze) dias antes da data de partida. Somente em casos excepcionais serão liberados pedidos fora desse prazo, com antecedência mínima de 24H00 (vinte e quatro) horas.

DA COMPRA Os pedidos de passagens passarão pelo processo de cotação de preços, visando a busca da melhor oferta em compatibilidade com a data e horário do pedido. Nas hipóteses de divergência e/ou inexistência do vôo solicitado ao cotado, a Central de Passagens fará contato telefônico com o responsável pelo pedido para adequação.

Após a cotação de preços e a confirmação de data/horário ser realizada pela Central de Passagens, todos os pedidos serão encaminhados à Diretoria Geral para ciência, análise e aprovação.

DAS ALTERAÇÕES As alterações que se fizerem necessárias (cancelamento ou data/horário) após a entrega do pedido na Central de Passagens e, com o mínimo de 24 (vinte e quatro) horas de antecedência ao vôo, deverão ser solicitadas com memorando de encaminhamento do formulário de alteração de viagem (modelo em anexo) devidamente preenchido.

As mesmas estarão sujeitas ( no caso de alteração de data e horário) à aprovação da Diretoria Geral. Qualquer alteração em relação à data e horário de viagens, bem como, os custos decorrentes da mesma visando a interesses particulares, serão de responsabilidade do usuário.

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E PRAZOS O prazo máximo para a prestação de contas das passagens são 02 (dois) dias úteis, após o retorno à origem, conforme o Decreto n° 3498 de 23/08/04.

DO PALESTRANTE Salientamos que a Unidade responsável pela solicitação das passagens dos Palestrantes, Conselheiros, bem como, pela prestação de contas, a qual deverá ser identificada e certificada com a assinatura, carimbo e data do responsável pela Unidade.  

ASAU ÁREA DE SERVIÇOS AUXILIARES Responsável pela área: Décio Barreto Junior

É a área que controla todo o fluxo de: Telefonia; Reprografia; Energia elétrica; Água e esgoto; Protocolo; Manutenção do Nível Central.

TELEFONIA MÓVEL E FIXA

TELEFONIA FIXA: Toda e qualquer modificação no sistema de telefonia faz-se necessário a solicitação por meio de memorando para viabilização e autorização da execução.

Todas as ligações acima de 15 minutos deverão ser justificadas. As ligações consideradas particulares deverão ser recolhidas via GR a SEFA.

TELEFONIA MÓVEL: Efetuar controle rígido evitando ultrapassar o limite determinado pela Casa Civil, devendo o excesso ser recolhido independente a serviço ou não.

DAS FATURAS TELEFÔNICAS Conferência com o mapa de controle de ligações; Certifico e visto da Chefia identificado e com carimbo; Devolução em 05 (cinco) dias; Ressarcimento através de GRPR, código 5339.

NÃO É PERMITIDO LIGAÇÕES PARA: CONFORME A RESOLUÇÃO DA SEAP: NÃO É PERMITIDO LIGAÇÕES PARA: Auxílio a Lista, Telegrama, Utilização do 0300

REPROGRAFIA É o setor responsável em reproduzir todos os documentos; Anexar justificativa quando a quantidade de cópias ultrapassar o limite mensal de cotas pré estabelecidas para cada Unidade; A SEAP não esta liberando para nenhuma Secretaria, aumento de cotas.

Contrato geral dos equipamentos é da SEAP com número determinado de máquinas para a SESA e definição de cota de cópias mensais; Os relatórios mensais de leitura de cópias são enviados as Unidades para conferência, atesto e posterior devolução no prazo máximo de 5 dias úteis, para que possamos autorizar o pagamento da Nota Fiscal-Geral;

ENERGIA ELÉTRICA Conferir e controlar os consumos através de planilhas de controle; Verificar e justificar os gastos excessivos; Certificar as faturas e as devoluções dentro do prazo estimado; Orientar o consumo consciente.

ÁGUA E ESGOTO Conferir e controlar os consumos através de planilhas de controle; Verificar e justificar os gastos excessivos; Certificar as faturas e as devoluções dentro do prazo estimado; Orientar o consumo consciente.

PROTOCOLO

É o Setor onde controla todos os documentos devidamente cadastrados. SEAP ( Secretaria de Administração e Previdência) é a administradora,controladora e fiscalizadora de todo o sistema;

Os procedimentos gerais de utilização dos serviços do protocolo visa a uniformização dos documentos ligados a processos, correspondências e demais documentações, gerando um Cadastramento de Documentação, onde recebem o número de protocolo “etiqueta” bem como:

Controlar a produção e movimentação do fluxo da massa documental, conforme Resolução nº00707/07 de 10/04/07 da Secretaria de Estado da Administração – SEAP, que estabelece normas e define a utilização do Sistema Integrado de Documentos – AAX, com o objetivo do efetivo controle informatizado de documentos protocolados, emitidos e recebidos.

Visando desta forma uma maior agilização na tramitação dos processos,estaremos descentralizando o Sistema AAX para todas as Unidades, ficando o nível Central com o recebimento e a distribuição da documentação.

ATRA ÁREA DE TRANSPORTES Responsável pela área: Edmilson Jacinto Correia

É a área que controla toda a frota, a manutenção, alienação, documentação, quilometragem, consumo de combustível e sinistros de todos os veículos.

A frota da SESA possui hoje 1 A frota da SESA possui hoje 1.092 ( um mil e noventa e dois ) veículos em todo o estado do Paraná.

Manutenção; Acidentes; Perda total; Multas; Alienação do veículo; Em casos de: Manutenção; Acidentes; Perda total; Multas; Alienação do veículo;

SISTEMA DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS SMV SISTEMA DE MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS

Conforme decreto 1311/99, no seu artigo 15 ( quinze) estabelece que qualquer despesa referente a consertos e ou recuperação, incluindo mão de obra e material do veículo, não poderá ultrapassar a 70% do valor venal do veículo, devendo cada Unidade, analisar com acompanhamento mensal das despesas já efetuadas, verificando o custo benefício.

Ao solicitar a SMV, o usuário deverá especificar detalhadamente os serviços a serem executados, preenchendo cada campo da solicitação via WEB. Após a aprovação da SMV, o condutor deverá conduzir o veículo a oficina Polo, para realização dos serviços, acompanhando em loco a execução prestada.

.Etiquetas nas Unidades: Tivemos muitos problemas pela utilização incorreta das mesmas; Descentralização: . Será procedida com urgência quando das reuniões das macro regiões: Será necessário: Cada Unidade informar por memorando, o nome completo e RG do(s) funcionário(s) que serão responsáveis; .Será liberado uma SENHA para entrar no sistema;

Senha/Cadastramento: Através desta senha o funcionário terá acesso a efetuar o cadastramento do processo já na Unidade; Este processo chegando ao Protocolo Geral da SESA, será somente efetuado o encaminhamento ao destino.