DISCUSSÃO x DIÁLOGO Numa discussão cada pessoa procura conseguir que sua visão seja aceite pelo outro. Num diálogo a meta não é vencer mas conseguir que a equipe chegue a um entendimento comum. O diálogo explora questões complexas a partir de muitos pontos de vista e implica uma atitude de ouvir de mente aberta respeitando as crenças dos outros.

DISCUSSÃO x DIÁLOGO A discussão e o diálogo são exemplos de modos de comunicação. A comunicação eficaz é um aspecto fundamental do desempenho do trabalho e da eficácia administrativa.

COMUNICAÇÃO Para coordenar as diferentes UT a administração precisa de utilizar um sistema de comunicação. Comunicação é o processo de transferir e receber informações e significados através da utilização de símbolos partilhados. Informações são dados organizados que possibilitam a análise de situações e tomadas de decisões.

FORMAS DE COMUNICAÇÃO PESSOAL ESCRITA Apresentações formais Comemorações e Solenidades Conferências Convenções periódicas Conversação um-a-um Reuniões ESCRITA Cartas Cartazes Circulares Memorandos Murais Relatórios Revistas e Jornais Sinalética

POTENCIAL DE FEEDBACK PF = Velocidade de resposta de um meio. Os meios de comunicação pessoal são mais rápidos que qualquer forma escrita – preferidos quando a velocidade de decisão é um critério importante. Nas organizações de maior dimensão a palavra escrita tem predominância porque permite o registro e recuperação das informações e sua disseminação simultânea para um grande número de pessoas.

COMUNICAÇÃO ORAL Vantagens Feedback imediato e direto O receptor pode sentir a sinceridade do emissor Mais persuasiva Menos dispendiosa Desvantagens Pode conduzir a afirmações espontâneas e não refletidas Não há um registro permanente

COMUNICAÇÃO ESCRITA Vantagens Pode ser revisada várias vezes Constitui um registro permanente que pode ser guardado A mensagem permanece igual mesmo quando é passada para várias pessoas O receptor tem mais tempo de analisá-la

COMUNICAÇÃO ESCRITA Desvantagens O emissor não tem controle sobre onde, quando, como, por quem ou se a mensagem é lida O emissor não recebe um feedback imediato O receptor pode não entender partes da mensagem A mensagem deve ser mais longa para conter informação suficiente que responda a perguntas previstas

ESCOLHA DO CANAL As mensagens mais difíceis devem ser enviadas por meios mais ricos, e mensagens simples e rotineiras por meios menos ricos, como memorandos. As mensagens importantes devem ser enviadas por meios múltiplos. Devem-se considerar fatores como o meio preferido pelo receptor, o estilo de comunicação preferido na organização e os custos.

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Vai dos níveis superiores para os inferiores da hierarquia e tem, freqüentemente, caráter diretivo: ordens, informações, relatórios. É a modalidade predominante nas organizações autoritárias e burocratizadas. Pode utilizar os sistemas de “administração visual”, que consiste em colocar cartazes nos locais de atividade operacional. Por vezes procura estimular a comunicação ascendente, quando pede sugestões ou opiniões.

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Sobrecarga de Informação Falta de abertura entre administradores e funcionários = retenção de informação Filtragem e Distorção

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Desenvolvendo procedimentos e políticas de comunicação Disponibilizando a informação àqueles que dela necessitam Comunicando a informação de forma adequada e eficiente Comunicando de forma tão direta, breve e pessoal quanto possível Produzindo informação clara, consistente e pontual

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO ASCENDENTE Vai dos níveis inferiores para os superiores da hierarquia e diz respeito a: acontecimentos, desempenho (círculos de qualidade) e sugestões (caixas de sugestões). Um tipo particular são as Pesquisas de Clima Organizacional que procuram transmitir à administração o que sentem os empregados a respeito dos diferentes aspectos da organização: tarefas, colegas, superiores, salários, condições de trabalho, etc.

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO PROBLEMAS DA COMUNICAÇÃO DESCENDENTE Filtragem das notícias ruins CAUSAS O subordinado quer parecer competente Não confia ou não gosta do chefe Teme a punição Acredita que está ajudando o chefe

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO LATERAL ou HORIZONTAL Ocorre entre UT do mesmo nível ou entre UT de níveis diferentes, mas que se situam em diferentes hierarquias (comunicação diagonal) Permite o funcionamento dos processos interdepartamentais e a tomada de decisão que envolve diferentes UT A maioria das operações envolve alguma forma de comunicação lateral: o pedido feito por um cliente (comercial) é enviado para análise de crédito (financeiro) e para produção (operações)

DIREÇÃO DA COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO TRIANGULAR Ocorre quando um funcionário comunica-se com seu chefe, que se comunica com outro chefe, que se comunica com seu funcionário. É uma exigência nas organizações muito burocratizadas e hierarquizadas.

TIPOS DE COMUNICAÇÃO COMUNICAÇÃO FORMAL Comunicação oficial sancionada pela organização; pode ser descendente, ascendente ou horizontal. COMUNICAÇÃO INFORMAL Comunicação não oficial, majoritariamente horizontal, que ajuda as pessoas a interpretar a organização, traduzindo as mensagens formais e veiculando informações que o sistema formal omite

COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A COMUNICAÇÃO INFORMAL Procurar impedir que surjam rumores: explicar os assuntos que são importantes; dispersar a incerteza fornecendo fatos; estabelecer comunicações abertas e confiança. Na presença de um rumor ou boato conversar com as pessoas envolvidas para obter os fatos e suas perspectivas;

COMO ADMINISTRAR EFICAZMENTE A COMUNICAÇÃO INFORMAL 3. Neutralizar os rumores que já surgiram: Desconsiderar o rumor se ele for ridículo; Confirmar abertamente quaisquer partes que sejam verdadeiras; Fazer comentários públicos; Negar o rumor, se a negação for baseada na verdade; Garantir que as comunicações sobre a questão são consistentes; Selecionar um porta-voz de nível e conhecimento adequados.