A PADRONIZAÇÃO DE ÁREAS DE TRABALHO E SUA IMPORTÂNCIA PARA A EMPRESA

A importância da padronização Produtos que apresentam restrições de compatibilidade e aplicação praticamente perderam seu espaço no mercado. Quem se lembra dos primeiros videocassetes que eram fabricados em dois sistemas distintos: Betamax ou VHS? Venceu o VHS, logo padronizado. Hoje praticamente não se fala mais em sistemas analógicos, a tecnologia digital domina.

A importância da padronização O mundo globalizado exige produtos que funcionem tanto no Japão quanto na Argentina. Isso só é possível graças à padronização. No Brasil, grande parte dos produtos e processos têm suas normas e padrões técnicos regidos pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), seguindo modelos internacionais. As empresas privadas estão cada vez mais conscientes da necessidade de padronização interna de seus processos, visando o aperfeiçoamento de sua capacidade competitiva.

O que é padronização? É deixar documentado como a empresa alcança seus resultados através da execução de suas atividades. É preservar a tecnologia, o conhecimento e, até mesmo, a história da empresa. É tornar cada processo previsível e, conseqüentemente, ter uma menor variação nos resultados da organização.

Por que padronizar? A documentação do conhecimento, principalmente na forma de procedimentos operacionais, é um passo importante na implantação de um Sistema da Qualidade e até mesmo na obtenção de uma certificação. Para se ter uma idéia, o requisito da ISO 9000 que mais apresenta não-conformidades em auditorias é justamente aquele que diz respeito ao controle de documentos e aos registros da qualidade.

Por que padronizar? Um sistema de controle de documentos bem estruturado pode significar mais tranqüilidade no processo de certificação, quer seja ISO 9000, ISO 14000, ou mesmo o Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ.

Quais são as etapas de um processo de padronização? São basicamente: Determinação dos processos relacionados com os objetivos da organização. Treinamento dos responsáveis pela condução do processo de padronização. Elaboração dos primeiros documentos/procedimentos. Definição da formatação dos documentos e da sistemática de controle.

Quais são as etapas de um processo de padronização? Estabelecimento de objetivos, metas e respectivo cronograma de implementação e avaliação dos resultados. Gestão da informação. Verificação da aplicabilidade dos procedimentos: Documento X Execução das Atividades. Estabelecimento de auditorias internas do Sistema de Controle de Documentos. Utilização do Ciclo PDCA.

Quais são as etapas de um processo de padronização? Enfim, a prática tem demonstrado que, se colocado como estrategicamente importante para a empresa, todo esse processo, em pouco tempo, estará produzindo resultados satisfatórios e trazendo lucro para a organização.

COMO PADRONIZAR SUA ÁREA DE TRABALHO

Como padronizar sua área de trabalho O padrão é o instrumento básico para um eficiente gerenciamento da rotina de trabalho. O padrão é o instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios) para a execução dos trabalhos, de tal maneira que cada um tenha condições de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.

Como padronizar sua área de trabalho O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo ou pela organização. Não existe Gerenciamento sem Padronização. Comece a padronizar pelo processo prioritário e somente as tarefas prioritárias.

Como padronizar sua área de trabalho O uso do fluxograma é o primeiro passo para iniciar a padronização. No Gerenciamento utiliza-se o fluxograma com dois objetivos: Garantir a qualidade. Aumentar a produtividade.

Como padronizar sua área de trabalho Todos os gerentes, em todos os níveis, devem estabelecer os fluxogramas (padrões) dos processos sob sua autoridade. Por exemplo: compras, vendas, previsão de vendas, planejamento estratégico, faturamento, contabilidade, assistência técnica, desdobramento das diretrizes, desenvolvimento de novo produto, estabelecimento de canteiro de obras, manutenção preventiva, etc.

Como padronizar sua área de trabalho Mapeie sua área. Faça um fluxograma para cada produto de sua gerência explicitando os vários PROCESSOS. Não queira fazer perfeito da primeira vez. Não tenha medo de errar. Comece pelo seu produto prioritário. Faça um fluxograma que reflita a situação real e não aquela que você imagina. Vá ao local real e converse com as pessoas. Verifique.

Como padronizar sua área de trabalho Quando o fluxograma estiver pronto critique-o: Este processo é necessário? Cada etapa do processo é necessária? É possível simplificar? É possível adotar novas tecnologias (informatização ou automação) no todo ou em parte?

Como padronizar sua área de trabalho Uma das definições de processo é: toda operação que introduz uma modificação de forma, composição, estrutura, etc. Esta definição serve tanto para a área de manufatura quanto para manutenção e administração. Explicite as tarefas conduzidas em cada processo. Quantas tarefas existem em sua área de trabalho? Quantas pessoas trabalham em cada uma? (ver tabela 3.1)

Como padronizar sua área de trabalho Monte um manual para cada processo importante. Agora faça uma reunião com seus supervisores e determine, junto com eles, quais são as tarefas prioritárias a serem padronizadas. Não se esqueça: comece sempre do fluxograma do seu produto prioritário ou crítico.

Como padronizar sua área de trabalho Tarefas prioritárias são aquelas em que: Se houver um pequeno erro, afetam fortemente a qualidade do produto. Já ocorreram acidentes no passado. Ocorrem “problemas” na visão dos supervisores e na sua. (Ver figura 3.1.a)

Como padronizar sua área de trabalho Existem outras maneiras de se priorizar a padronização dos procedimentos operacionais, algumas delas são: Ocorrência de acidentes; Reclamações de clientes; Análise de anomalias repetitivas; Análise de anomalias de alto custo; Alta dispersão (avaliação de processos), etc.

Procedimento Operacional Padrão “Padronizar é organizar para melhor controlar e consequentemente gerenciar e atingir metas”

Procedimento Operacional Padrão Se você está assumindo uma gerência numa empresa (ou de um processo) nova, então você deverá receber os Procedimentos Operacionais Padrão já pontos da área administrativa, da área de engenharia ou do fornecedor do equipamento. Neste caso só lhe resta treinar o seu pessoal de acordo com estes procedimentos. Mais tarde você poderá aperfeiçoa-los em função de seus resultados. Ver tabela 3.1.b

Procedimento Operacional Padrão Primeiro verifique como cada Operador daquela tarefa está trabalhando (isto deve ser feito em todas as turmas). Esta verificação pode ser feita através de um check-list ou mesmo de uma câmera de vídeo. Peça a seu supervisores para discutirem com os Operadores as discrepâncias que vocês encontraram.

Procedimento Operacional Padrão Defina com seus supervisores a “seqüência certa” para o trabalho. Assegure-se de que todos os Operadores, em todas as turmas, que executam a mesma tarefa, estão conduzindo o seu trabalho da mesma maneira. Finalmente faça o “esboço”, colocando em um pedaço de papel qualquer a “seqüência certa” das atividades críticas.

Procedimento Operacional Padrão Não há necessidade de escrever muito. Basta listar as “atividades críticas” da forma mais resumida possível e na seqüência certa. “Atividade crítica” é uma atividade que tem que ser feita para que a tarefa tenha bom resultado. Por exemplo: “retirar as cadeiras do auditório antes de lavar o piso”. O crítico aqui é retirar as cadeiras antes de lavar o piso. O operador é livre para retirar a seu jeito...

Procedimento Operacional Padrão Só se padroniza aquilo que é necessário padronizar para garantir certo resultado final desejado. Entregue o pedaço de papel “esboço” ao escritório (área) de padronização que colocará o procedimento no formato certo e no manual. (Ver figura 3.2)